علاوه بر در نظر گرفتن معیارهای مذکور در این راهنما، در موقع ماشین کردن نامه های اداری رعایت نکات زیر ضروری است:
(۱)- بعد از پایان هر جمله که به وسیله نقطه یا علامت پرسش (؟) مشخص می شود، برای شروع جمله بعدی دو فاصله ماشین تحریر در نظر گرفته می شود.
(۲) - برای پر کردن انتهای سطر نامه نباید از خط تیره استفاده شود، بلکه باید برای رسانیدن انتهای سطر به حاشیه طرف چپ، حتی المقدور سعی شود که حروف آخرین کلمه سطر طوری کشیده شود که سطر را پر کند.
(۳) - برای مطالعه و درک بهتر اعداد و ارقام نوشته شده در ویژگی های نامه های اداری، بعد از هر سه رقم از سمت راست یک علامت (،) ماشین می شود.
(4 ) - چنانچه تهیه کننده پیش نویسی، اعداد ویژه سال را کامل ننوشته باشد، ماشین نویس باید این نکته را رعایت کرده و آنها را کامل کند. به این ترتیب که اگر در پیش نویس نامه برای مثال سال ۹۷ نوشته شده باشد، ماشین نویسی باید اعداد کامل یعنی ۱۳۹۷ را ماشین کند.
(۵)- در مواردی که نامه اداری حاوی متن و یا جمله ای به صورت نقل قول باشد، باید متن مزبور را بین این علامت «............ » قرار داد. در صورتی که متن نقل شده بیش از یک سطر باشد، در حکم پاراگراف جدید تلقی می شود و فاصله شروع کلیه سطرهای آن از لبه راست کاغذ ۷۰ میلیمتر و فاصلهٔ سمت چپ آن نیز از لبهٔ سمت چپ کاغذ ۳۵ میلیمتر خواهد بود. در صورتی که جمله نقل شده از یک سطر تجاوز نکند، میان دو گیومه و به دنبال سطرهای متن نامه ماشین می شود.
مثال:
در مقدمه راهنمای تهیه و ماشین کردن نامه های اداری چنین ذکر شده است:
با تهیه و ماشین کردن نامه های اداری تابع سلیقه شخصی افراد............. میباشد» سپس
تمرین های ویژه
هدف از انجام تمرینهای ویژه، بالا بردن توان عملی و همچنین ایجاد هماهنگی لازم در دانشجویان و شرکت کنندگان در دوره های آموزش ضمن خدمت به منظور تحقق اهداف زیر است:
- ارائه هرچه بهتر نوشته هایی که با وظایف و کار آنان ارتباط مستقیم دارد.
- بیان افکار و اطلاعات خود به شکل نوشته و نوشته هایی که قابل ارائه بوده باشند.
- تهیه طرح فرم های ابتکاری برای ایجاد سهولت در اجرای امور جاری سازمانی که
در آن به محل مست اشتغال دارند.
- تدوین و تألیف نوشته های اداری، مقاله، رساله، کتاب و نشریه با شیوه های علمی و بالاخره خلق آثار ارزنده که با عنوان نویسنده به وجود خواهند آورد.
نمونه تمرین های این قسمت، ویژه دانشجویان مقاطع کاردانی و کارشناسی و کارشناسی ارشد میباشد. اساتید ارجمند با درنظر گرفتن موقعیت های زمانی و مکانی و نیاز دانشجویان و همچنین رشته تحصیلی و عنوان دوره های آموزشی می توانند نمونه های دیگری نیز ارائه فرمایند.
تمرین های ویژه، تکالیفی است که به وسیله دانشجو و یا شرکت کننده در دوره، در خارج از کلاس انجام شده و برای بررسی و اظهارنظر به استاد تحویل میگردد. این تکالیف می تواند با عنوان کار عملی و یا تحقیق علمی، مقداری از امتیازات آزمون نهایی را به خود اختصاص دهد. در هر صورت باید به وسیله استاد مورد بررسی قرار گرفته و پس از انعکاسی نظریه به تهیه کننده بازگردانده شود و در صورت امکان بھتر است در جلسه های عمومی (کلاس) با حضور دانشجویان مورد بررسی و نقد قرار گیرد و راهنمایی های لازم به وسیله استاد ارائه شود.
نمونه
تمرینهای گروه الف
یکی از آثار مزبور به وسیله استاد انتخاب و به دانشجویان و شرکت کنندگان معرفی
می گردد. سپس به فراخور توان علمی و موقعیت شغلی و اجتماعی شرکت کنندگان از آنها
: درخواست می گردد که
۱- تصویری از شعر مورد نظر تهیه و آن را با قلم قرمز نشانه گذاری نمایند.
2- شعر مورد نظر را به نثر در آورند
3- برداشتی آزاد از شعر مورد نظر حداقل در چهار ضد کلمه تهیه و ارائه نمایند.
