مقدمه
هدف اصلی از نمایه سازی و چکیده نویسی، بازنمود منابع منتشر شده در قالبی است که برای وارد کردن در نوعی از پایگاه مناسب باشند. این پایگاو بازنمودی می تواند در قالب چاپی (به عنوان آثار نمایه سازی و چکیده نویسی مثل چکیده نامه های شیمی" یا نمایه نامه مهندسی)، الکترونیکی (که در این حالت پایگاه اغلب قرینه کاملی از یک منبع چاپی است) یا در قالب کارتی (مانند برگه دان در یک کتابخانه سنتی) ارائه شود. در شکل شماره ۱، وظیفهٔ کلی عملیات نمایه سازی / چکیده نویسی در ساختار بزرگتری از فعالیت های بازیابی اطلاعات نشان داده شده است. ابتدا، تولیدکننده پایگاه اطلاعاتی از بین مجموعه ای از عناوین تازه منتشر شده، منابعی را برمیگزیند که با معیارهاي معین گزینش همخوانی دارند. ارتباط موضوعی، بدیهی ترین معیار گزینش است، اما ممکن است معیارهای دیگری مثل نوع مدرک، زبان یا منبع نیز مهم باشند. در آن دسته از پایگاه هایی که با مقالات مجلات سروکار دارند، معیار گزینش عموماً بر مجلات تکیه دارد نه بر مقالات؛ یعنی مجلات مشخصی انتخاب و بقیه حذف خواهند شد (هرچند ممکن است همهٔ مقالات برخی از مجلات و تنها گزیده ای از مقالات مجلات دیگر نمایه شوند). دامنه پوششی بسیاری از پایگاه ها، تا 
شکل ۱. نقش نمایه سازی و چکیده نویسی در بازیابی اطلاعات
حد زیادی با توجه به ملاحضات هزینه - کارایی تعیین می شوند؛ بخصوص در پایگاههایی که با حوزه های بسیار تخصصی سروکار دارند، تنها مجلاتی که مرتبط با موضوع هستند انتخاب خواهند شد.
عناوینی که برای وارد کردن در پایگاه انتخاب شدهاند باید به روش های مختلف توصیف شوند. فرآیند های فهرست نویسی توصیفی (در شکل ۱ تصریح نشده است)، نویسندگان، عناوین، منابع و سایر عناصر کتاب شناختی را شناسایی میکنند؛ اما در فرایند های نمایه سازی،محتوای موضوعی " مشخص میشود؛ ممکن است از فرآیند های چکیده نویسی برای خلاصه نویسی محتوای عناوین استفاده شود. اصطلاحات مورد استفاده در نمایهسازی اغلب از میان نوعی از واژگان کنترل شده ". مثل واژگان یک اصطلاح نامه، استخراج خواهند شد (واژگان سیستم" در شکل ۱)، اما ممکن است این واژگان به صورت "آزاد نیز گزینش شوند (مثلاً از خود مدرک استخراج شوند). این فعالیت های توصیفی، بازنمود های مدرک را در قالبی تهیه میکنند که برای وارد کردن در پایگاه مناسب هستند. مدارک، خود، عموماً در نوع دیگری از پایگاه (یا انباره مدارک) - مثل قفسه های کتابخانه - جای می گیرند.
اعضای جامعهٔ زیر پوشش، عمدتاً برای برآوردن نیاز های اطلاعاتی مختلفی خود از پایگاه بهره میگیرند. برای این کار، آنها باید نیاز اطلاعاتی خود را به صورت "راهبرد کاوش بیان کنند. راهبرد کاوش ممکن است، همانند انتخاب یک اصطلاح واحد برای ارجاع به یک نمایه چاپی یا برگهدان، ساده باشد؛ یا ممکن است به ترکیب اصطلاحات زیادی در یک راهبرد - پیچیده و دقیق نیازمند باشد که بتوان از آن برای بازپرسی در یک پایگاه دیسک نوری یا پایگاه درون خطي موجود بر روی تعدادی از شبکه ها استفاده کرد.
