دو نکته مهم دربارهٔ نمایه سازی موضوعی عبارتند از:

۱. چه کسانی نمایه سازی میکند

۲. نمایه سازان از چه سیاست گذاری هایی پیروی میکنند.

نمایه سازی موضوعی بدیهی است که برای نمایه سازی آثار جدی در یک حوزه موضوعی محدود، به سطحی از دانش موضوعی نیاز داشته باشیم. سطح دانش موضوعی مورد نیاز، به میزان تخصصی بودن محتوای موضوعی و اصطلاح شناسی آن وابسته است. فرد به طور حدسی احساس میکند که ممکن است نمایه سازی در حوزه ریاضیات یا مکانیک کاربردی - به نسبت نمایه سازی در موضوع حمل ونقل - به تجربهٔ موضوعی بیشتری نیاز داشته باشد، چراکه عموم مردم با اصطلاحات حمل ونقل اشنایی بیشتری دارند تا با اصطلاحات ریاضیات و مکانیک کاربردی. یک نمایه ساز خوب ضرورتاً نباید یک متخصص موضوعی باشد؛ برعکس، یک متخصص موضوعی ضرورتاً نمایه ساز خوبی نیست.

از آنجا که محتوای آثار تخیلی به محتوای موضوعی محدود نیستند، تخصص موضوعی با این وضعیت نامرتبط است. جعلاوه، آنچه که در این آثار ارائه شده است را میتوان در ردهٔ دانش عمومی تلقی کرد و در آنها چیزی وجود ندارد که مستقیماً با فنون مورد استفاده در تولید آثار تخیلی سروکار داشته باشد. هیچ دلیلی وجود ندارد که فرد تصور کند که مثلاً تحصیل کردگان سینما باید فیلم ها را نمایه سازی کنند (هرچند این افراد می توانند درخصوص اصطلاحات مناسب، حداقل از نظر خود آنها، اطلاعات باارزشی را فرآهم آورند) یا اینکه حتی نمایه سازی این آثار به آشنایی با فنون فیلم سازی نیاز دارد.