PowerPoint چیست؟

PowerPoint یک برنامه ارائه گرافیکی است. می توانید از آن برای آمادهسازی همه گونههای مواد ارائه شامل ارائه های ویدئو پروژکتوری، شفافیتهای سربار، مستندات کاغذی و حتی اسلایدهای ۳۳ میلیمتری استفاده کنید. شما به آسانی می توانید پس زمینه ها، تصاویر، انیمیشن ها و متن را به منظور تولید نتایج تصویری حرفهای با هم ترکیب کنید. چهار بخش برای یک ارائه وجود دارد:

اسلایدها - شامل بلاک هایی از ارائه شما که میتوانند حاوی متن، تصاویر، نمودارها و... باشند.

صفحات نکته - به شما اجازه می دهند نکات ارائه دهنده را طوری ایجاد کنید که فقط قابل دیدن توسط خود شمایاحضار مورد نظر باشند.

جزوات - ورژنهای چاپی کوچکتر از اسلایدها که میتوانند بین حضار توزیع شوند و در صورت لزوم شامل فضای خالی باشند به طوری که حضار بتوانند نکات خود را در آن بنویسند.

رئوس مطالب - محتوای متن اسلایدها که می توانند مجدداً به منظور راهنمایی ارائه دهندهاستفاده شوند یا میتوانند به صورت جزواتی برای مخاطبان ارائه چاپ شوند.اسلایدها اغلب اوقات بخش اصلی PowerPoint و آنچه مخاطب میبیند، هستند. بنابراین معمولاًمهمترین بخشی هستند که باید در نظر گرفته شوند.

استفاده کنیم یا نه؟

PowerPoint امروزه به شدت مورد استفاده قرار گرفته است. به یاد داشته باشید که ممکن است PowerPoint همیشه بهترین راه برای ارائه شما نباشد. برخی اوقات ابزارهای بصری دیگری مانند چارتها یا تخته سیاه برای نوع ارائه شما مناسبترند. همیشه قبل از انتخاب PowerPoint به خاطر داشته باشید که وجود یک PC و یک ویدئو پروژکتور را بررسی کنید. همچنین قابلیت دید را بررسی کنید. آیا همه صندلیها قادر به دیدن صفحه هستند؟

شروع

طراحی اسلاید - قبل از شروع، ممکن است نیاز به اندیشیدن در مورد طراحی کلی اسلایدهایتان داشته باشید. از Design-Themes برای انتخاب شیوه مورد نظر خود از بین طیف گستردهای از شیوههایی که از پیش تعریف شدهاند استفاده کنید. از شیوههای Background برای تغییر رنگ پیش زمینه خود استفاده کنید.

طرح کلی اسلاید-رفتن به HOME NEW SLIDEبردی پیش تعریف از طرح های کلی متن ومحتوای ارائه به شما میدهد.

نوشتن نکات  هنگامی که در دید نرمال هستید      ، از pane در انتهای صفحه برای نوشتن نکات به منظور همراهی در ارائه استفاده کنید.

مرتب سازی مجدد اسلاید ها-- از دید مرتب کننده اسلاید    به منظور دیدن همه اسلایدها با هم و جابهجا کردن آنها با drag and drop به مکان جدید استفاده کنید.

نمایش اسلاید - شما میتوانید با تغییر انتقال از یک اسلاید به اسلاید دیگر، اسلایدهای جذابتری ایجاد کنید. به Animations بروید و از بین سرعتها و صداهای موجود، انیمیشن مورد نظر خود را انتخاب کنید.

به ارائه خود ساختار دهید

یک ضرب المثل قدیمی در مورد ارائه ها میگوید که ارائه دهنده باید:

۱- به مخاطبان بگوید که قصد دارد چه به آنها بگوید (Tell them what you are going totell them).

۲- به آنها بگوید (Tell them).

3-بگویید که چه به آن ها گفته است:(Tell them what you've told them)

این متعاقباً به محتوای اسلایدهای شما اعمال می شود. آنها باید در تهیه موارد زیر به شما کمک کنند:

یک مقدمه، که شامل چیزهایی است که در ادامه خواهد آمد.

بدنه اصلی ارائه، که یک قطعه از کار را شرح میدهد، برخی چیزها به مخاطب شما آموزش میدهد، یا یک مورد برای نقطه نظر شما میسازد.

یک نتیجه گیری که به اندازه مرور بدنه اصلی، جزئیات محتوا، اشارهگرها به منابع دیگر و... راشرح می دهد

بحث های دسترسی و ناتوانی

یک تمرین خوب هنگام طراحی یک ارائه. بررسی نیازمندیهای معلولیتها یا نیازهای اضافی است. گفته میشود که تمرین خوب برای افراد ناتوان تمرینی خوب برای همه افراد است. برخی نکات که در نظر داشتن آنها ضروری است عبارتند از:

استفاده از یک فونت     Comic Sans,Verdana Arial , sans serif  

استفاده از یک فونت  حداقل با اندازه ۳۰pt

بیشتر از ۶ بولت در هر اسلاید قرار ندهید.

از نوشتن با حروف بزرگ بپرهیزید.

بین رنگ زمینه و رنگ متن تفاوت وجود داشته باشد.

رنگ پس زمینه در همه اسلایدها یکسان باشد

6- 2- اسلاید هایتان را جذاب کنید

برای جذاب کردن اسلایدهایتانیا ایجاد یک نکته خاص میتوانید تصاویر انیمیشن ها یا فایلهای فیلم به ارائه خود اضافه کنید. به یاد داشته باشید که افراد مختلف به شیوههای مختلف یاد میگیرند. بنابراین دور شدن از ارائه متنی بی پایان می تواند بسیار مفید باشد.

تصاویر: به قسمت Insert-Picture بروید سپس از بین مجموعهای بزرگ از Clip Art ها یا یک فایل، خودتان انتخاب کنید. همچنین میتوانید با استفاده از AutoShape و Word Art تصاویر خودتان را ایجاد کنید. از Insert-Diagram یا Insert-Chart برای یک سری از گرافها یا فلوچارتهای از پیش تعیین شده استفاده کنید. با

انیمیشن ها: میتوانید ترتیب ظاهر شدن متحرک متن یا تصاویر گوناگون را در اسلایدتان تغییر دهید. بنابراین میتوانید یک دیاگرام یا فلوچارت را گامبهگام ساخته و توضیح دهید. برای این کار به Slide Show-Custom Animation بروید. سپس آیتمهایی را که میخواهیدمتحرک شوند انتخاب کرده وAdd Effect را بزنید. پس از آن میتوانید ترتیب ظاهر شدن

آنها را مجدداً مرتب کنید.

فیلمها و صداها: میتوان با استفاده از Insert-Movies and sounds فایلهای فیلم و صدا به ارائه افزود. اگر PC شما مجهز به میکروفن است میتوانید همان جا یک فایل صوتی ضبط کنید. برای این کار از منوی Movies and Sounds گزینه Record Sound را انتخاب کنید.

• ابر لینک ها: میتوانید با استفاده از Insert-Hyperlink از ارائه خود به یک وبسایت یا فایل دیگری در کامپیوتر خود (مثل یک مستند word) لینک دهید. برای این کار یک فایل داخل کامپیوتر خود را انتخاب کنید یا در جعبه آدرس مربوطه URLسایت انتخابی را درج کنید. می توانید از هر متن یا تصویری به عنوان ابرلینک استفاده کنید. برای این کار روی متن یا تصویر مورد نظر راست کلیک کرده و Hyperlink را انتخاب کنید.

نکته:

از استفاده بیش از حد ازآن ها بپرهیزید effect همچنین، همیشه توجه داشته باشید که در صورت استفاده از تصاویر، فیلمها و... که در وب یافتهاید، قانون حق کپی را رعایت کنید.

 ایجاد جزوات

یکی از جنبه های مفید یک PowerPoint آن است که می توانید خیلی سریع و آسان جزوات حرفهای از آن چاپ کنید.

 ابرای اضافه کردن یک header یا footer به جزوه خود و شامل نام خود، تاریخ و شماره صفحه، از View-Presentation Views-Handout Master استفاده کنید. در فضای مناسب کلیک کرده و متن مورد نظر را تایپ کنید.

برای چاپ جزوه خود، از دکمه S office   و سپس print استفاده کنید. روی ?print whatکلیک کرده سپسی Handouts را انتخاب کنید. سپس میتوانید بین ۱ - ۹ اسلاید در هر صفحه انتخاب کرده و آنها را به صورت افقی یا عمودی در صفحه قرار دهید.

تمرین

 هنگامی که ارائه خود را ایجاد کردید، میتوانید با انتخاب دید slide show ببینید که چطور در یک صفحه بزرگ ظاهر می شود. با فشار دکمه Escروی صفحه کلید میتوانید به دید اولیه برگردید. اگر میخواهید زمان بندی خود را امتحان کنید میتوانید از Slide Show- Rehearse Timings استفاده کنید. با این کار ارائه شما فوراً آغاز می شود و زمان سپری شده را در هر اسلاید نمایش می دهد. با اتمام ارائه و فشار دادن دکمه Esc از شما پرسیده می شود که آیا میخواهید زمان صرف شده در هر اسلاید را ذخیره کنید یا خیره با انتخاب yes دید slide sorter به شما زمان صرف شده روی هر اسلاید را نمایش میدهد.

 تحویل

 شما میتوانید ارائه خود را به صورت یک نمایش (با نوع فایل pps) به جای ارائه کامل (ppt.) ذخیره کنید. با این کار هنگامی که آن را باز می کنید، اسلایدها را در فرمت Slide Show خواهید دید.به جای آنکه بسته کامل PowerPoint شامل نکات، انتخابات handout وس. را باز کنید. برای ذخیره کردن به صورت یک نمایشی، به دکمه S Office  و سپس Save as رفته و در منوی ظاهر شدهPowerPoint Show راانتخاب کنید.

برای پیش رفتن در بین اسلایدهای ارائه میتوانید از کلیک ماوس، فشردن دکمه بازگشت، یا Space bar استفاده کنید. به یاد داشته باشید که اگر از customanimation استفاده کردهاید ممکن است برای هر اسلاید بیش از یک کلیک نیاز داشته باشید. قبل از اینکه اسلاید را رد کنید. به مخاطب خود زمان دهید که هر اسلاید را بخواند و همیشه قبل از اینکه زمان زیادی از ارائه بگذرد از مخاطبان بپرسید که آیا اسلایدها برای آنها قابل دیدن است یا خیر.