سایر رهنمودها

به نظر میرسد که فرآیند نمایه سازی موضوعی پذیرندهٔ قوانینی دقیق نیست. در بین اصول جزء نگری، گرچه برای روش برخورد با اصطلاحات انتخاب شدهٔ نمایه ای قوانین بسیاری وجود دارد (مثل ایجاد ترتیبی که در آن اصطلاحات طوری فهرست شوند که در نمایه چاپی سرعنوان هایی را شکل دهند) اما واقعاً هیچ قانونی برای اختصاص دادن اصطلاحات وجود ندارد. بورکو (۱۹۷۷) تعدادی از فرضیه های مربوط به نمایه سازی را مطرح و به تعدادی از انها نیز اشاره کرده است، اما این نظریه ها صحیح به نظر نمیرسند و برای نمایه ساز کاربرد عملی کمی دارند.

فاگ من (۱۹۷۹، ۱۹۸۵) چندین اصل بدیهي نمایه سازی و فراهم آوری اطلاعات" را ارائه کرده است اما همه این اصول، فینفسه، به نمایه سازی مرتبط نیستند. تنها اصل واقعی نمایه سازی، که به الزام نمایه سازی" شهرت دارد، میگوید که یک نمایه ساز باید از مناسب ترین اصطلاحات موجود برای توصیف محتوای موضوعی مورد بحث در یک مدرک استفاده کند. از آنجا که این گفته عموماً به معنای خاص ترین اصطلاحات است، بنابراین این اصل اساساً تکرار اصل جزء نگری است. بسیاری از اصول بدیهی فاگ من، درواقع، عواملی هستند که به جای تاثیر بر عناصر بنیانی نمایه سازی، بیشتر بر عملکرد نظام های بازیابی اطلاعات اثر میگذارند، گرچه چندین اصل آن صرفاً الزاماتی برای نمایه سازی است. مثلاً اصل اولیهٔ تعریف پذیری"، به توانایی تعریفی مشخص و صریح یک نیاز اطلاعاتی مرتبط است. این اصلی را میتوان به توانایی تعریفی مشخص و صریح محتوای موضوعی تعمیم داد. اصل بدیهی فاگ من دربارهٔ پیشبینی پذیری میگوید که موفقیت یک جستجو در یک نظام بازیابی، بیشتر به قابلیت پیش بینی پذیری وابسته است که با آن محتوای موضوعی تعریف می شود. این اصلی به اهمیت "انسجام" در نمایه سازی اشاره دارد. اصل بديهي وفاداری " میگوید که عامل مؤثر دیگر بر عملکرد، توانایی تعریف دقیق و صحیح محتوای موضوعی (نیازهای اطلاعاتی و مدارک) است. این اصلی بیشتر به واژگان مورد استفاده در نمایه سازی مرتبط است نه با خود نمایه سازی.

درحقیقت، اگرچه تئوری هایی وجود دارد (برای مثال به جانکر" ۱۹۶۴ نگاه کنید) که به ویژگی های اصطلاحات نمایه ای مرتبط است اما من نتوانستم هیچ فرضیه ای که در فرآیند نمایه سازی قابل کاربرد باشد را بیابم. بعلاوه، من اعتقاد دارم که تنها می توان دو قانون بنیادی درباره نمایه سازی را شناسایی کرد؛ یکی به مرحله تحلیل مفهومی مرتبط است و دیگری به

مرحله ترجمه:

۱. باید همهٔ موضوعاتی که، به نظر، موردعلاقه بهره گیران مراکز اطلاع رسانی است و در مدرک به طور جدی مورد بررسی قرار گرفته است را اضافه کرد.

۲. هر یک از موضوعات را، تا جایی که واژگان نظام اجازه میدهد و نیازها یا علایق بهره گیران توجیه میکند، اخص ارائه کنید.

البته این اصول قابل تفسیراند. مثلاً به طور جدی یعنی چه؟ یک توصیه احتمالی می تواند آن باشد که اگر اکثریت بهره گیرانی که در جستجوی اطلاعاتی دربارهٔ X هستند این عنوان را مناسب تشخیص دهند، در آن صورت باید موضوع X را نمایه کرد. بدیهی است که کلمه به طور جدی خاصیتی نیست که بتوان آن را بیان کرده یا با هیچ دقتی بتوان اندازه گیری کرد. اینکه ایا موضوعی خاص، ارزش نمایه سازی دارد یا خیر بیشتر به سه عامل وابسته است:

الف) مقدار اطلاعاتی که درباره موضوع وجود دارد،

ب) میزان علاقه به موضوع،

ج) قبلاً چه مقدار اطلاعات دربارهٔ موضوع وجود داشته است: ممکن است مقدار کم و منفردی از اطلاعات درباره یک قطعه، در صورتی که قطعه کاملاً جدید باشد، ارزش نمایه سازی را دارا باشد؛

سالها بعد، به اطلاعات بسیار بیشتری نیاز خواهد بود تا بتوان افزودن چنین اطلاعاتی به نمایه را تضمین کرد.

عبارت نیاز یا علاقه بهره گیران در اصل دوم، بیان می کند که اگر بدانیم که بهره گیران از یک سیستم یا ابزار، با استفاده از موضوعی معین و در سطحی عام تر و در شرایطی خاص رضایت بیشتری کسب میکنند، می توان و باید اصل جزء نگری را اصلاح کرد. مثلاً در یک پایگاه پزشکی، باید مقالاتی دربارهٔ داروهای دامپزشکی برای سگ ها را زیر نام هایی که متضمن پرورش سگها است نمایه کرد. از سوی دیگر، مقالاتی که درباره استفاده از سگها در تجربیات آزمایشگاهی است را باید زیر اصطلاح سگها نمایه نمود، حتی اگر به روش نگهداری خاصی اشاره شده باشد.

یک پیآمد حاصل از اصل اول که در بالا به آن اشاره شد این است که نمایه ساز نباید موضوعاتی که در مدرک مورد بحث قرار نگرفته را به مدرک منتسب نماید. اگرچه این اصل ممکن است بدیهی و پیش پاافتاده به نظر آید اما ضرورتاً اینچنین نیست. بعضی از نمایه سازان، به ویژه آنهایی که خود را متخصصی موضوعی میدانند، ممکن است چیزهایی را در مدرک ببینند که نویسنده هرگز چنان منظوری را نداشته است (مثل اشاره به کاربردهای یک ابزار از میان ادعاهایی که در مدرک مربوطه شده است). اگرچه این مسئله ممکن است یکی از مزایاي استفاده از متخصصین اطلاع رسانی مشخصی باشد (مثل کسانی که در صنعت مشغول به کار

هستند) تا بتوان کاربردهای بالقوه را در معرض دید بهره گیران از خدمات قرار داد، اما این مسئله فی نفسه ازجمله وظایف نمایه ساز نیست. بهتر آن است که نمایه سازان به متن و نظرات نویسنده پایبند باشند. دست نامه پردازش اریک " ( ۱۹۸۰)، توصیه مناسبی در این زمینه ارائه میدهد:

مدرک موجود را نمایه سازی کن نه مدرکی که نویسنده امیدوار به نوشتن آن بود با زمانی دیگر میخواهد آن را بنویسد. حدس و گمان یا ارجاعات به استلزامات و امکانات رابا محتوای اصلی درمیم نیا میزید... (ص.13-VII)

البته، نباید نتایجی که نویسنده ادعا نکرده است. را با نتایج منفی درهم آمیخت. این مسئله معمولاً با عنوان نمایه سازی دومی قابل شرح است. مثلاً اگر یک بررسی نشان دهد که استفاده از یک ماده خاص در ابزاری معین نامناسب است، در صورتی که سایر معیارها (مثل مقدار اطلاعات) ارائه شده باشند، مطمئناً باید نام آن ابزار را نیز به نمایه سازی افزود.