مراحل تهيه همچنان که اشاره شد، تا حد بسیاری تحقیق و گزارش همسان است.
بنابراین برای تهیه گزارش مراحل زیر، پیموده می شود:
۱- مشخص ساختن موضوع گزارش
۲- تعیین محورها و سؤالهای مطلوب در گزارش
۳- تهیه اسناد، مدارک و گردآوری اطلاعات
۴- تجربه، مشاهده، بررسی و مطالعه منابع، مجلات و...
۵ - تدوین و تنظیم نهایی همه آگاهیهای فراهم شده
۶- ضمیمه ساختن اسناد، جدولها، آمارها، تصاویر و...
معلومات مورد نظر را در تحقیق و گزارش، از منابع عمومی یا منابع . خاض به دست می آوریم. منابع محقق و گزارشگر عبارت است از:
۱ - مطالعه
۲- مشاهده
۳- مصاحبه
۴- اندیشه
۵- منابع شنیداری و تصویری
مطالعه کتب، مقالات، مطبوعات، پروندهها و آثار مکتوب پیرامون موضوع، یک راه است. مشاهده حضوری از صحنه، حادثه، سوژه پژوهشی و ثبت دیدهها و شنیده ها به عنوان مواذ خام کاربرد دارد و اغلب، سریعترین و مطمئنترین دانستنیها را در اختیار پژوهشگر می گذارد. مصاحبه، چه با افراد کارشناسی و صاحب نظر در مسائل تخضصی، و چه با گفتگو با عموم، در مسائل عام به صورت گزارشهای مردمی و گردآوری نظرات شاهدان صحنه و آگاهان از موضوع، راه دیگری است. پرس و جو و طرح سؤال، به عنوان مکمل مصاحبه، راه دیگری برای کسب معلومات است. طرح سؤال هم به صورت حضوری می تواند باشد.
(اگر پرسشگر، قوی و هشیار باشد و بتواند در مصاحبه حضوری، معلومات بیشتر به دست آورد) و هم می تواند به صورت پرسشنامه مکتوب، با سؤالات از پیش طرح شده باشد. هریک از این دو شیوه، مزایایی دارد که در دیگری نیست. از راه طرح سؤال و مصاحبه، به مطالبی می توان دست یافت که در کتابخانه ها و اسناد مکتوب و جراید و بولتنها نیست. تحقیق و گزارش، بسته به اینکه تحقیق میدانی یا کتابخانه ای باشد، نوع مأخذ و منابعی که مورد استفاده قرار میگیرد، تفاوت می کند. استفاده از پرس و جو، مصاحبه، مشاهده، تحقیقات مخلی و ... در پژوهشهای میدانی کاربرد دارد، نه در تحقیقهای کتابخانه ایی.
در هر صورت، آمادگی ذهنی و تیزهوشی و جولان اندیشه محقق، پیرامون موضوع مورد کاوشی، کار پژوهشی او را جامعتر و غنی تر میسازد. در این زمینه، دقت در کارهای تحقیقی ارزشمند دیگران و توجه به سر فصلها، جزئیات، منابع و شیوه کار آن، آموزنده است.
