بخشی از پاورپوینت
اسلاید 3 :
تجزیه و تحلیل سیستم
اسلاید 4 :
آنتروپی
در هر سیستم عواملی وجود دارد که بر خلاف جهت نظم سیستم عمل می کنند ومختل کننده ی نظم سیستم هستند.این عوامل را آنتروپی گویند.که به 2 نوع تقسیم می شوند:
1- آنتروپی مثبت: عملکردش در خلاف جهت نظم سیستم است.
2- آنتروپی منفی: عملکردش خلاف جهت آنتروپی مثبت است و برای ایجاد تغییراتی در جهت اصلاح انحرافات به منظور بقاء سیستم در محیط عمل می کند.
اسلاید 5 :
خواص سیستم باز
خواص سیستم باز به شرح ذیل است:
1- کلیت وجامعیت:
سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می سازد که در اجزای تشکیل دهنده ی ان به تنهایی وجود ندارد. این کلیت نیز نتیجه گردآمدن اجزا به تنهایی نیست. بلکه ارتباط اجزا با یکدیگر و نحوه ی ترکیب نظم و سازمان یافتن آنهاست که کلیت سیستم را به وجود می آورد.
2- همبستگی اجزا:
منظور از همبستگی اجزا این است که هر جزء در سیستم به نحوی با سایر اجزا مرتبط است و به علت وجود این همبستگی چنانچه در جزئی خللی وارد شود، سایر اجزا نیز از آن خلل تاثیر می پذیرند.
3- تناسب اجزا:
بین اجزای هر سیستم تناسب، سنخیت و اکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بین اجزا سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می شود.
اسلاید 6 :
4- گردش دایره وار :
فرآیند درون داد، تبدیل و برون داد، جریانی مستمر و مداوم است.
5- خاصیت تولید مثل:
یکی از خواص سیستم باز، میل به جاودانگی است. سیستم ها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می دهند.
6- همپایی:
سیستم می تواند از راهها و مسیرهای متفاوتی به هدف واحدی برسد.
7- گرایش به فنا:
درون سیستم ها عواملی وجود دارند که سیستم را از جهت اصلی آن منحرف می کنند وتمایل در جهت عدم تعادل دارند.
8- گرایش به تکامل:
منظور از تکامل، پیچیدگی ساخت و تنوع خواص است. چنانچه ساختار سیستم پیچیده تر شود و در اثر آن پیچیدگی،عملکرد های متنوع تری از سیستم به ظهور برسد و خواص بیشتری ارائه شود، سیستم کامل تر شده است
اسلاید 7 :
تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از :
شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده ی آن و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزای آن به منظور دستیابی به مبنایی جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسب تر
در یک سازمان، سیستم را مجموعه ای از روشها نیز تعریف کرده اند. روشهایی که به یکدیگر وابسته هستند و با اجرای آنها قسمتی از هدف سازمان محقق می شود.
تعریف روش
روش عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.
تعریف شیوه
شیوه عبارت است از تشریح جزئیات و نحوه ی انجام دادن کار مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان و یا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق کارکنان.
تجزیه و تحلیل سیستم
اسلاید 8 :
یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران بر شمرده اند وظیفه ی ایجاد تغییر است. مدیرا موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند و از جدیدترین روشها و شیوه های انجام کار در اداره ی امور سازمان خود بهره بگیرد.
هدف تمامی سیستم ها بقاست یعنی بودن و وجود داشتن. هر چه وسعت سازمان بیشتر باشد وظایف متنوع تر و متعددی در سازمان پدید خواهد آمد و نیاز به کادر وسیع تر و متبحرتری خواهد بود.
در سازمان های کوچک و ساده شاید مدیر نتواند نقش تجزیه و تحلیل را شخصا بر عهده گیرد لکن هرچه قلمرو سازمان گسترده تر باشد وظایف و مسئولیت های بیشتری را نیز شامل می گردد و نیاز جدی تری به کادر متخصص جهت تجزیه و تحلیل امورسازمانی احساس می شود.
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
اسلاید 9 :
وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم به شرح ذیل می باشد:
1- بررسی تجزیه و تحلیل و ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان
2- استقرار مناسب ترین سیستم ها، روشها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق وبهنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- تدوین دستورالعمل های کتبی ومدون به توصیه مقامات مسئول سازمان
5- بررسی و کنترل فرم های موردنیاز سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
7- بررسی نحوه ی استقرار و اجرای سیستم های جدید
8- اعتلای روحیه ی تعاون و همکاری در بین کارکنان
9- تلاش در جهت افزایش سطح اثربخشی و ثمر بخشی در کل سازمان.
وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم
اسلاید 10 :
فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها به شرح ذیل می باشد:
تجزیه و تحلیل سیستم ها، اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است. در تجزیه و تحلیل سیستم هم به محیطی که سیستم در آن احاطه شده است توجه می شود و هم به کلیت سیستم و اجزای تشکیل دهنده ی آن.
بهره وری یک سازمان را معمولا از دو طریق می توان افزایش داد:
اول: با تشویق افراد به کارکردن با سرعت بیشتر
دوم: با ساده کردن و بهبود بخشیدن به روشهای کار.
3. تجزیه و تحلیل سیستم ها را می توان اقدامی در جهت کمک رسانی به مدیران و مقامات مسئول در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری است.
4. با تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد وبر میزان اثربخشی و ثمربخشی سازمان افزود.
فواید تجزیه و تحلیل سیستم
اسلاید 11 :
5. با استفاده از تجزیه و تحلیل سیستم می توان از نیرو وتلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری واتلاف نیروی انسانی جلوگیری کرد.
6. تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها باعث می شود از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع سرعت یابد.
7. یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها به دست آوردن اطلاعات دقیق و بهنگام از وضع موجود است. که این اطلاعات مبنای مناسبی را جهت برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد.
اسلاید 12 :
تحلیل کننده ی یا آنالیست فردی است علاقمند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و تجارب علمی اش، صلاحیت لازم جهت انجام دادن بررسی های جامع و همه جانبه در امر تجزیه و تحلیل را واجد است.
آنالیست سیستم، متخصص تعلیم دیده ای است که می تواند سازمان را در برنامه ریزی جهت تغییرات از طریق انجام دو وظیفه ی اساسی کمک رساند:
اول: ارزیابی
دوم: همیاری
تحلیل کننده سیستم
اسلاید 13 :
برخی از ویژگی های آنالیست به شرح ذیل می باشد:
آنالیست باید به کار تجزیه و تحلیل سیستم معتقد و علاقمند باشد.
آنالیست باید دارای ذهنی پرسشگر باشد.باید فردی باشد که درباره ی وضع موجود و انچه که هست شک کند و در مسیر آنچه که باید پیش برود به دنبال کشف بهترین ها باشد و در این راه از خود خلاقیت ونواوری نشان دهد.
آنالیست موظف است اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد درآورد.
آنالیست باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد وبا مسائل انسانی و ریزه کاری های رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد.
آنالیست بایستی با بررسی کافی وبرخورد سیستمی، علتها را از معلول ها تشخیص دهد و برای رفع مشکل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود اورنده ی مشکل، اقدام کند و راه حلهای منطقی و عقلانی جهت برطرف کردن علل واقعی ارائه دهد.
آنالیست باید واقعیت را همانگونه که هست ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند و از دخالت دادن نظرات شخصی خویش در کار تجزیه و تحلیل اجتناب کند.
آنالیست باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
آنالیست باید صبور باشد و برای پاسخگویی به سوالات و حل مشکلات صبر و شکیبایی ضرورت دارد.
ویژگی های آنالیست
اسلاید 14 :
از آنجا که تجزیه و تحلیل سیستم، امری است مستمر و دائم، لذا گامهایی که در یک دوره ی تجزیه و تحلیل طرح می شوند عبارتند از :
تعیین و تبیین حدود مشکل و تشریح آن
تعیین عواملی که سبب بروز مشکل می شوند.
انتخاب مناسب ترین روش
پیگیری جهت اجرا
ارزشیابی مجدد روش
استقرار نهایی روش
استفاده موثر از مکانیسم بازخور و ایجاد اصلاحات و تغییرات لازم
سیکل تجزیه و تحلیل سیستم
