بخشی از مقاله
نظريه سيستمها
تاريخچه نظريه سيستمها را از دو ديدگاه مي توان بررسي نمود. ديدگاه اول براي بررسي روند توسعه نظريه سيستمها ترجيح مي دهد به بررسي روند تحولات و رويدادهايي بپردازد که در دانشگاه هاي آمريکا ( و بخصوص دانشگاه MIT ) در سالهاي 1940 تا 1970 رخ داد . ديدگاه دوم به بررسي روند تحول در شيوه هاي نگرش به جهان و متدولوژي علم در سطح جهان مي پردازد . آنچه در پي مي آيد ، خلاصه اي از دو نگرش فوق است .
الف) تحولات دانشگاه MIT :
پس از جنگ جهاني دوم ، سه جهش در دانشگاه MIT بوجود آمد که هريک 10 سال به درازا کشيد . در اين جهش ها انديشه و علم پيشرفت هاي بزرگي کردند و دنيا با شناخت هاي جديدي از سايبرنتيک(Cybernetics) گرفته تا حادترين مسئله روز يعني محدوديت رشد اقتصادي آشنا شد .
در جريان بسط و نشر و حرکت و تحول افکار و آراء ، رشته هاي گوناگون دانش ، از روشها و لغات و اصطلاحات يکديگر استفاده مي کنند و به اين ترتيب زمينه هاي بکر و دست نخورده بارور مي شوند .
در سالهاي 1940 تا 1950 رابطه ميان ماشين و ارگانيسم مورد مطالعه قرار مي گيرد . در اين دوران مفاهيمي همچون بازخور (Feedback) که تا آن زمان در مورد ماشين ها بکار مي رفت ، در مورد ارگانيسم نيز بکار رفتند و راه پيدا شدن دو دانش جديد يعني اتوماسيون و انفورماتيک هموار گرديد .
در دهه 1940 چندين سمينار (بيش از ده مورد) برگزار شد که در آنها متخصصيني از رشته هاي مختلف (از مکانيک و الکترونيک تا زيست شناسي و فيزيولوژي و رياضيات ) شرکت جستند و به تبادل اطلاعات و نظريات پرداختند . دانشمندان کم کم دريافتند که برخي مسائل فقط با همکاري متخصصان رشته هاي مختلف قابل حل اند . به عبارت ديگر ، بررسي و حل برخي مسائل به ديدگاهي فراتر از ديدگاه يک رشته خاص نياز دارد .
در سال 1948 کتاب "سايبرنتيک" (علم مربوط به چگونگي ارتباطات در انسان و ماشين) توسط وينر (Norbert Wiener) منتشر شد. وينر استاد درس رياضي در دانشگاه MIT بود که در پروژه ساخت و به کارگيري دستگاههاي نشانه گيري خودکار براي توپ هاي ضدهوايي با همکاري مهندس جواني بنام جولي ين بيگلاو (Julian Biglow) شرکت جست و به دنبال آن شباهتهايي بين ناهنجاريهاي رفتاري در اين دستگاهها و بعضي اختلالات در بدن انسان ( که در پي آسيب ديدگي مخچه بوجود مي آيند ) پيدا کردند .
بررسي هاي انجام شده در آن زمان نشان مي داد اگر مخچه انسان آسيب ببيند ، بيمار قادر نخواهد بود حتي ليوان آب را بردارد و بنوشد . آنقدر لرزش دستهاي بيمار زياد مي شود که سرانجام محتوي ليوان را به بيرون خواهد ريخت . با توجه به شباهت اين اختلال با اختلال موجود در دستگاههاي هدف گيري خودکار هواپيما ، نتيجه گرفتند که براي کنترل حرکاتي که جهت به انجام رساندن مقصود معيني انجام مي شوند ، اولا بايد اطلاعاتي در دست داشت و ثانيا اين اطلاعات بايد در مدار بسته اي گردش کنند . در اين مدار بسته ، نتايج و آثار حرکات و فعاليت ها ارزيابي و سپس براساس تجارب گذشته ، حرکات بعدي تعيين مي گردد . بدين ترتيب بازخور منفي (Negative Feedback) مطرح شد که هم در تجهيزات و هم در انسان بکار مي رفت .
در سال 1948 ، کتاب "نظريه رياضي ارتباطات" نيز توسط شانون (Shannon) منتشر شد و دو کتاب فوق مبناي سايبرنتيک و نظريه اطلاعات قرار گرفتند .
در دهه 1950 دوباره توجه از ارگانيسم به سوي ماشين منعطف مي شود و مفاهيمي همچون حافظه و فراگيري در مورد ماشين هم بکار مي رود و به اين ترتيب مقدمات پديد آمدن دانش هاي نويني همچون بيونيک (علمي که مي کوشد ماشين هاي الکترونيکي را به تقليد از بعضي از دستگاههاي موجودات زنده بوجود آورد . ) و هوش مصنوعي بوجود مي آيد .
در دهه 1960 در زمينه سايبرنتيک و ديناميک سيستم پيشرفت هاي مهمي بوجود آمد. جي فارستر (Jay Forrester) در سال 1961 به سمت استادي در مدرسه مديريت دانشگاه MIT برگزيده شد و مبحث ديناميک صنعتي (Industrial Dynamics) را بوجود آورد . هدف او از طرح اين موضوع آن بود که سازمانها و موسسات صنعتي را همانند سيستمهاي سايبرنتيک بنگرد و از راه شبيه سازي (Simulation) ، نحوه کارشان را دريابد . او در سال 1964 ديناميک صنعتي را به سيستم هاي شهري نيز تعميم داد و ديناميک شهري (Urban Dynamics) را مطرح نمود و بدنبال آن در سال 1971 با انتشار کتاب ديناميک جهان(World Dynamics ) ، رشته ديناميک سيستمها (System Dynamics) را بنيان نهاد .
ب ) تحولات متدولوژي علم :
طبق ديدگاه دوم ، شيوه هاي تفکر را به سه گروه تقسيم مي کنند :
1. کل گرايي اوليه :
اين شيوه تا رنسانس ، روش غالب تفکر بود . اين دوره را دوران حاکميت فلسفه ها و وجود علامه ها ( که از هر موضوعي ، مقداري مي دانستند ) مي شناسند . در اين دوران به زنجيرة علت ها اعتقاد داشتند اما خيلي سريع به خدا مي رسيدند ( علتهاي وسطي بسياري را حذف مي کردند ) .
انسانها خيلي چيزها را مي ديدند اما توجيهي براي آن نداشتند و آنرا به علت نهايي ( خدا ) متصل مي کردند . در قرن شانزدهم همه رویدادهایی را که از شناخت آن عاجز بودند به خدا نسبت می دادند. چرا محصول از بین رفت؟ خدا خواست. چرا زمین می لرزد؟ مشیت پروردگار است . چه چیز عامل نگهداری ستارگان است؟ خدا.
يک اشکال عمده کل گرايي اين بود که رشد نداشت .
2. جزء گرايي :
تفکر جزءگرا از زمان تمدنهاي باستاني وجود داشته است و آنرا برخاسته از انديشه فلاسفه يونان باستان مي دانند . تفکر جزءگرا هر پديده اي را ابتدا به اجزاء کوچکتر تقسيم مي نمايد و مي خواهد با مطالعه رفتار هر يک از اجزاء ، به رفتار پديده اصلي دست يابد . به عبارتي رفتار پديده اصلي را حاصل جمع رفتار اجزاء آن مي داند . رنه دکارت ، فيلسوف فرانسوي (1650-1596) که خود از طرفداران اين نظريه است ، اصولي را براي آن وضع نموده است . دکارت مي گويد شخص بايد در برخورد با هر پديده اي از اصول زير پيروي نمايد:
a. تنها چيزي را بپذيرد که برايش حقيقتي روشن باشد
b. هر مسئله اي را حتي الامکان به اجزاء و عناصر کوچکتر تجزيه کند
c. کار خود را با بررسي ساده ترين عنصر آغاز نمايد سپس بتدريج و با شيوه اي منظم ، به مطالعه عناصر پيچيده تر پردازد تا سرانجام به ويژگي هاي پديده اصلي پي ببرد يا دلايل رفتار خاص آن پديده را دريابد .
وقتي شيئي ناشناخته اي به بچه بدهيد ، اجزاء آن را از هم جدا مي کند تا بفهمد چگونه کار مي کند . يعني با درک اينکه اجزاء چگونه کار مي کنند ، سعي مي کند درکي از کل بدست آورد .
روش فوق ، يک فرآيند 3 مرحله اي است :
1) چيزي که بايد شناخته شود ، تجزيه مي گردد .
2) تلاش مي گردد رفتار اجزاء جدا شده از يکديگر ، درک شود .
3) تلاش مي شود درک مربوط به اجزاء ، جهت درک کل ، مونتاژ گردد .
پس از رنسانس، روش فوق، روش غالب و فراگير علمي شد و به آن تحليل گويند . دراين دوران ، دانشمندان ، جزء کوچکي را انتخاب و دقيق مي شوند . اين روش چنان غالب شد که ما امروزه "تحليل يک مسئله" را با "تلاش جهت حل يک مسئله" برابر مي گيريم . اگر از اکثر ما روشي جايگزين براي روش تحليل بخواهند ، در مي مانيم . مشاهده و آزمون دو اصل مهم در اين دوران است .
طبق روش تحليل، براي درک يک چيز ، بايد آن را بصورت فيزيکي يا مفهومي تجزيه کنيم . سؤال اين است که اجزاء را چگونه بفهميم ؟ جواب : اجزاء را نيز تجزيه کنيد .
سؤال بعدي که مطرح مي شود : آيا اين فرآيند انتهايي دارد ؟
براي کسي که معتقد باشد درک کامل جهان امکان پذير است ، جواب سؤال فوق مثبت خواهد بود. اجزاء نهايي را عنصر (Element ) مي نامند . اگر چنين اجزائي وجود داشته باشند و ما بتوانيم آنها و رفتارشان را درک کنيم ، درک کامل جهان ، ممکن خواهد شد .
اعتقاد به امکان تقليل (Reduce ) هر واقعيت به عناصر نهايي بخش ناپذير را Reductionism گويند .
تاثير روش فوق را در تاريخ تمام علوم مي توان مشاهده نمود :
• در فيزيک و شيمي : اعتقاد بر اين بود که همه اشياء فيزيکي قابل تقليل به ذرات غير قابل تقسيم ماده به نام "اتم" هستند . ( مربوط به قرن 19 و جان دالتون )
اعتقاد بر اين بود که اتمها دو ويژگي دروني بنام ماده و انرژي دارند . فيزيکدانان تلاش کردند درک خود از طبيعت را بر اساس درک خود از اين عناصر بنا نمايند .
شيميدان ها نيز عناصر را در جدول تناوبي قرار مي دهند .
• در زيست شناسي : تمام موجودات زنده قابل تقليل به يک عنصر بنام "سلول" هستند .
يکي از مباحثي که در برخي از رشته ها (مثل روانشناسي و جامعه شناسي) در مورد آن بحث فراوان شد ، اين بود که عنصر در آن رشته چيست .
يکي از مشکلاتي که در جزء گرايي بوجود آمد ، اين بود که دانشمندان با هم مرتبط نبودند . هر کدام يک جزء را گرفتند و دستاوردهاي رشته هاي مختلف با يکديگر همخواني نداشت .
وقتي عناصر چيزي را تعيين و درک نموديم ، ضروري است اين درک را جهت درک کل ، مونتاژ نماييم . براي اين کار نياز به تشريح روابط بين اجزاء يا چگونگي تعامل آنها داريم . در عصر ماشين اعتقاد براين بود که فقط رابطة علت و معلولي ( Cause-effect ) براي شرح تعاملات ، کافي است . به عبارت ديگر اعتقاد براين بود که هر چيزي ، معلول يک علت است و شانس يا انتخاب معني ندارد . علت ، معلول را به طور کامل مشخص مي کند . اعتقاد فوق را تعين گرايي (Determinism ) گويند .
طبق تعريف ، وقتي رابطه علت و معلول بين دو چيز وجود دارد ، بدين معني است که علت براي معلول شرط لازم و کافي است. معلول بدون اين علت رخ نمي دهد . اگر علت وجود داشته باشد ، حتماً معلول هم وجود خواهد داشت .در اين دوران تلاش شد پديده هاي طبيعي را بدون استفاده از مفهوم "محيط" درک نمايند . مثلاً در قانون "سقوط آزاد اجسام" ، اصطلاح "آزاد" بمعني سقوط بدون تأثيرات محيطي است . تحقيقات معمولاً در آزمايشگاه انجام مي شود که کمک مي کند از محيط تأثير نگيريم .
تفکري که از تحليل استفاده نموده و معتقد به Reductionism وDeterminism باشد ، تفکر مکانيستي (Mechanistic) ناميده مي شود . طبق اين تفکر ، دنيا بصورت يک ماشين در نظر گرفته مي شود و معتقد است رفتار جهان بوسيله ساختار داخلي آن و قانون عليت قابل تعيين است .
تفکر مکانيستي در علوم تجربي موجب پيشرفت هاي بسياري شد و علوم رشد کردند . بتدريج تفکر مکانيستي در علوم انساني و مديريت نيز بکار رفت ولي ماهيت موضوع اين علوم بگونه اي بود که با تفکر مکانيستي سازگار نبود .
3. نظريه سيستمها :
نظريه سيستمها در سال 1940 بوسيله برتالنفي Von Bertalanffy) (Ludwig مطرح شد. برتالنفي مخالف تقليل گرايي بود و نظريه خود را تحت عنوان نظريه سيستم هاي عام (General Systems theory ) منتشر کرد .
نظريه سيستمها بر اين اصل استوار است که :
در عمق تمام مسائل ، يک سري اصل و ضابطه موجود است که بطور افقي تمام نظام هاي علمي را قطع مي کند و رفتار عمومي سيستمها را کنترل مي نمايد . يعني مي توان به يک سري از اصول و ضوابط اوليه دست يافت که تعريف کننده رفتار عمومي سيستمها صرفنظر از نوع آنهاست. اين بدان معنا نيست که يک تئوري عمومي بتواند جايگزين تئوري هاي خاص نظامهاي علمي مختلف گردد ، بلکه فقط سعي دارد بصورت يک هدايت کننده (مانيتور) عمل نمايد. کوشش براي ديدن کل ، اصل ادعايي است که روش سيستمها در برخورد با مسائل براي خود قائل است .
بيش از 100 نظام مختلف علمي (Discipline) وجود دارد که هر کدام دنيا را از ديد خود مي بينند. اما طبيعت ، مسائل را بنحوي که دانشگاهها خود را تقسيم کرده اند ، تقسيم بندي نکرده است . بلکه هر مسئله داراي ابعاد و جنبه هاي مختلفي است که درک آن احتياج به يک ديد چند بعدي دارد .
ولي آنچه در واقعيت رخ داد ، کم شدن تدريجي ارتباط بين علوم مختلف در طول زمان بود . بنابراين ضرورت ايجاد رشته هايي که ماهيت ميان رشته اي داشته باشند ، حس شد . رشته هايي همچون مهندسي پزشکي( بيو الکتريک و بيومکانيک ) ، فيزيک پزشکي ، بيوشيمي و ... در اثر همين احساس ضرورت بوجود آمدند . در اين رشته ها ، جمع شدن ديدگاههاي مختلف ، باعث هم افزايي ( Synergy ) مي گردد .
بعنوان مثال ، در بسياري از رشته ها مفهوم ارتباط يک چيز با محيطش وجود دارد . مثل الکترون ، اتم ، مولکول ، سلول ، گياه ، حيوان ، انسان ، خانواده ، قبيله ، شرکت، دانشگاه ، هر کدام از موارد فوق تحت تأثير محيط خود هستند و با آن ارتباط دارند.
در جدول زير دو تفکر مکانيستي و سيستمي با هم مقايسه شده اند :
تفکر مکانيستي تفکر سيستمي
1. پديده مورد نظر را به اجزاء ان تجزيه کن
2. رفتار و ويژگي هاي هر جزء را بطور جداگانه شناسايي کن
3. تعاريفي را که از شناخت اجزاء بدست آورده اي ، با يکديگر ترکيب کن تا تعرف کل را بدست آوري 1. سيستم بزرگتري را که پديده مورد نظر تو جزئي از آن است ، شناسايي کن
2. رفتار کل مجموعه را بشناس
3. رفتار پديده مورد نظر را در مفهوم نقش يا کارکرد آن در قالب سيستم بزرگتر تعريف کن
در تفکر مکانيستي در تفکر سيستمي
1. سيستم را از پيرامونش جدا مي سازيم و تنها به شناسايي و تعريف عوامل و اجزاء آن مي پردازيم 1. سيستم را درون محيطش بررسي مي کنيم
2. اهميت روابط متقابل اجزاء را بررسي مي کنيم 2. آثار ناشي از روابط متقابل اجزاء را مي بينيم
3. هدف ما روشن ساختن جزئيات است 3. هدف اصلي ما درک کل سيستم است
4. هر بار تنها يک متغير را تغيير مي دهيم 4. هر بار چند متغير مختلف را با هم تغيير مي دهيم
5. سيستم را مجزا و مستقل از زمان مي بينيم 5. سيستم را در زمان واقعي بررسي مي نماييم
6. نتيجه کار بررسي ما برنامه ريزي جزء به جزء فعاليت هاست 6. نتيجه کار ما برنامه ريزي مجموعه با در نظر گرفتن کل هدفهاست
7. جزئيات را مي شناسيم ، هدفها کاملا روشن نيستند 7. هدفها کاملا روشنند و شناخت دقيق جزئيات مطرح نيست
يکي از نکاتي که ماهيت نظريه سيستم ها را بهتر روشن مي کند ، وجود تنوع زياد در رشته و تخصص افراد موثر بر نظريه سيستمها است . اين موضوع بخوبي نشان مي دهد که نظريه سيستمها ، يک مبحث ميان رشته اي است . به عنوان مثال در جدول ذيل نام و تخصص چند تن از بزرگان مبحث سيستمها ارائه شده است :
فرد تخصص
Jay W. Forrester مهندسي برق ، ديناميک سيستم
Kenneth E. Boulding اقتصاد
Stafford Beer مديريت
Lwdwig Von Bertalanffy بيولوژي ، نظريه سيستمهاي عام
John Von Neuman رياضي
Warren McCulloch فيزيولوژي اعصاب
W. Ross Ashby بيولوژي ، سايبرنتيک
Russel L. Ackoff معماري ، فلسفه علم ، تحقيق در عمليات ، سيستمها
ارائه یک تعریف کامل از سیستم، بنا به زعم اکثر دانشمندان کار دشواری است. لذا برای سهولت در فهم این معنا، تعریف های چند تن از صاحب نظران را ارائه می دهیم.
فرهنگ وبستر: سیستم مجموعه ای است که از چندین جزء وابسته به یکدیگر تشکیل یافته است.
هال و فاگن: سیستم مجموعه ای است مرکب از گروهی از اشیاء و روابط بین آن اشیاء که توسط ویژگی هایی معین، با هم وابسته یا مرتبط می شوند و این اجزاء با محیط شان یک کل را تشکیل می دهند.(رضائیان)
دروسنی و بیشون: سیستم یعنی مجموعه ای متشکل از عوامل گوناگون که روی یکدیگر به طور دینامیکی اثری می گذارد، و برای به انجام رساندن کار و یا دست یافتن به هدف خاصی سازمان یافته اند.
چرچمن: سیستم مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته ای است که آن اجزاء در راه نیل به هدف معینی با هم هماهنگی دارند.(اصلانی)
اما به نظر می رسد که تعریف زیر تعریفی کامل و جامع از یک سیستم باشد.
«سیستم عبارت است از مجموعه ای از عوامل، عناصر، اجزاء، ایده ها، پدیده ها و رویدادهای وابسته به هم که دارای اثرات متقابل نسبت به یکدیگر بوده و در تعامل با هم قرار داشته و به وسیله ی مرزهای شناخته شده ای از سیستم های بزرگتر محیط برخود، جدا می شوند و هدف نهایی مشترک و واحدی را دنبال می نمایند.»
لازم به تاکید است که اصطلاح سیستم در موارد زیادی از جمله سیستم های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، انسانی، اعصاب، حمل و نقل، ارتباطات، مخابرات، آموزش، پژوهش، تولید، فروش، بازرگانی، اطلاعات و... استفاده شده و به کار می رود.
با برداشتی ساده از تعریف های فوق، به این نتیجه می رسیم که سیستم مفهوم گسترده ای دارد. به قول هیچینز باید از میان انواع تعریف ها، وجوه مشترک را دریافت. هر چند که این کار مشکل است وی با برداشت خود، تعریف های زیر را معرفی کرده ا ست.
- کل پیچیده، مجموعه ای از اشیاء با اجزای مرتبط، پیکره ای سازمان یافته از اشیاء مادی یا غیر مادی.
- گروهی از پیکره ها که در فضا تحت یک قانون پویا، مانند قوه جاذبه، پیرامون یکدیگر در حرکت هستند.
- مجموعه ای از اعضاء با اجزای بدن حیوانات که دارای ساختاری یکسان و مشابه است.
- مجموعه دانش ها یا باورهایی که به صورت یک کل سازمان یافته در نظر گرفته می شوند. پیکره جامع و فراگیری از دکترین ها، عقاید، نظریه ها، فعالیت های اجرایی و غیره که به صورت یک مکتب فلسفی، مذهب، دولت و غیره تجلی می شوند.
عوامل کلیدی در تعریف سیستم
وقتی کلمه (سیستم) دربارۀ عملیات بازرگانی بکار برده می شود، گروهی از اجراء که با خواص مشترک و به منظور دستیابی به اهداف مشترکی گرد آمده اند را مشخص می سازدو عوامل کلیدی این تعریف به شرح زیر توضیح داده خواهد شد.
۱- «گروهی از اجزاء» : یک سیستم بایستی بیش از یک جزء داشته باشد. بعنوان مثال یک صخره یک سیستم نیست ولی می تواند قطعه ای از یک سیستم باشد.
۲- « اجزاء گرد آمده و مرتبط»: تمام قطعات یک سیستم بایستی ارتباطی منطقی با هم داشته باشند. بعنوان مثال ساعت ها، ماشین ها، دوچرخه ها بمنظور اجرای کارهای خاصی طراحی شده اند و تمام قطعات در انجام این کارها مشارکت دارند. تصور می شود اجزاء یک سیستم بایستی در حالی مطابق با هم و در کنار هم کار می کنند. گر چه این حالت مطلوب است ولی الزامی نیست. یک ساعت مچی که دیگر زمان صحیح را نشان نمی دهد کما کان یک سیستم است ولی یک سیستم خراب.
۳- «قصد مشترک برای دستیابی به یک هدف»: یک سیستم برای دستیبای به یک یا چند هدف طراحی شده است. تمام اجزاء بجای دستیابی به اهداف مجزای هر جزء ، برای دستیابی به ا هداف سیستم فعالیت می کنند.
ویژگی های سیستم ها
مفهوم سیستم، شامل مفاهیمی مانند کل گرایی، نظم، به هم پیوستگی، اهداف و تعامل است که رفتار یک سیستم را تشکیل می دهد. هر یک از این مفاهیم به هم وابسته هستند، به گونه ای که تعریف یکی از مستقل از دیگری نیست.
ویژگیهای سیستم را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:
۱) هر سیستم حداقل از دو جزء تشکیل می شود.
۲) هر جزء حداقل با یک جزء از مجموعه ی اجزای سیستم، در ارتباط و تعامل می باشد (تعامل و وابستگی بین اجزاء)
۳) هر گونه تغییری در هر یک از اجزای سیستم، منجر به تغییر (هر چند ناچیز) در کل مجموعه ی سیستم می گردد. (یکپارچگی).
۴) مجموعه ی اجزای سیستم خصوصیاتی متفاوت از تک تک اجزای سیستم دارا می باشند. (کل گرایی)
۵) همه اجزای سیستم هدف واحدی را دنبال می کنند (هدف جو بودن)
۶) اجزای سیستم به گونه ای منظم فعالیت می نمایند.(نظم گرایی)
۷) همه سیستم ها دارای مرز معین و مشخصی (فیزیکی و ملموس یا غیرفیزیکی و نامحسوس) می باشند.
انواع سیستم ها
برای پیگیری مطلب، ضروری است در ساده ترین قالب، تعریفی از سیستم داشته باشیم؛ سیستم مرکب از یک سری اجزایی است که برای نیل به مقصود با یکدیگر ترکیب شده و بطور متقابل بر یکدیگر اثر می گذارد. سیستم ها دارای هدفهایی هستند که با هم در ارتباط بوده و ممکن است بر اساس اجزای تشکیل دهنده شان یا خصایشان توصیف شوند.
سیستم ها می توانند انتزاعی یا فیزیکی باشند. یک سیستم انتزاعی (غیر فیزیکی) سیستمی اداراکی است، یعنی محصول و ساخته ذهن بشر است. بدین معنی که به عنوان یک شیئی دیده یا اشاره نمی شود. به عنوان مثال؛ سیستم های اجتماعی، دینی و فرهنگی، سیستم های انتزاعی هستند. هیچ کدام از اینها را نمی توان عکسبرداری، ترسیم و یا به
عبارت دیگر به طریق فیزیکی تصویر کرد. در عین حال، آنها وجود دارند و می توان راجع به آنها بحث کرد و مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار داد. در مقابل، سیستم فیزیکی شامل یک سری عناصر غیرذهنی است که در ارتباط با یکدیگر به منظور دستیابی به هدفی مشترک کار می کنند. در مورد سیستم های فیزیکی نمونه های ذیل را می توان ذکر نمود.
سیستم های کامپیوتری، یک سری عناصر سخت افزاری هستند که در ارتباط با یکدیگر کار می کنند و تحت کنترل هستند، تا اینکه اطلاعات را پردازش و گزارش های خروجی (نموده) را تهیه نمایند.
سیستم های ارتباطی: یک سری عوامل هستند که می توانند اقلام اطلاعاتی را انتخاب و آنها را از نقطه ای به نقطه دیگر منتقل نمایند.
سیستمهای بازاریابی: مجموعه ای از فراد، ابزار و تجهیزات، وسایل و مراحلی هستند که در تولید و توسعه نقش داشته، می توانند کالاها، عقاید، ایده ها و... را بین مصرف کنندگان توزیع و پخش نمایند.
این حقیقت که سیستم را می توان به فیزیکی و غیرفیزیکی طبقه بندی کرد، هیچ گونه قضاوتی را در مورد ارزش آنها تداعی نمی کند، بدین معنی که یک سیستم فیزیکی، بیش از یک سیستم غیرفیزیکی معنی داشته باشد.بلکه این طبقه بندی به منظور تجزیه و تحلیل صورت می پذیرد.
تعریف روش
به طور کلی در یک سازمان، سیستم را مجموعه ای از روشها نیز تعریف کرده اند، روش هایی که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آنها، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد. روش ها نیز به نوبه خود، مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدف های نهایی سازمان دست یافت.
روشها یعنی مجموعه ای از دستورات کتبی و شفاهی که در یک سیستم اداری ضمانت اجرایی می دهد. روشها عناصر از یک سیستم هشتند که شامل گروهی از عملیات و وظایف اداری می باشند و معمولاً افرادی از یک و یا چند قسمت اداری در انجام آن درگیرند. روشها به منظور یکنواختی و هماهنگی در اجرای کارهای اداری و تعیین این که چه نوع کاری باید انجام شود، چه کسی باید آن را انجام دهد، مراحلی که باید دنبال گردد و نیز وسایل و شیوه هایی که برای انجام کار باید به کار روند، برقرار می گردند.
در سیستم آموزشی: روش انتخاب واحدهای درسی، روش برگزاری امتحانات، روش درجه بندی علمی دانشجویان در سیستم های کارگزینی: روش جذب نیرو، روش استخدام، روش انتقال مامورین و...
تعریف شیوه
شیوه عبارت است از تشریح جزئیات و مراحل انجام دادن یک کار. شیوه هر کار، نحوه انجام دادن عملیات یا مراحل انجام دادن آن کار را مشخص می کند. هر نوع وسیله، اعم از دستی، مکانیکی و الکترونیکی که برای انجام دادن هر کی از روشهای معمول در یک سازمان به کار می رود شیوع نامیده می شود. به طور کلی، چند شیوه وابسته به یکدیگر، تشکیل یک "روش" را می دهد و چند روش پیوسته به هم یک سیستم را بوجود می آورد.
معمولاً در سازمان های مختلف، روش های انجام کارها و عملیات و همچنین شیوه های مرتبط با آنها، به صورت مدارک رسمی نگهداری و ضبط می گردد. طبق تعریفی که از سیستم ها، روش ها و شیوه ها داشتیم، سازمان ها را مجموعه ای از سیستم ها معرفی کردیم و هر یک از سیستم های سازمانی را نیز متشکل از چند روش، و روش ها نیز متشکل از چند شیوه معرفی شد. نمودار ۲-۱ سلسله مراتب ارتباط آنان را در یک سازمان به نمایش می گذارد.
عناصر سیستم
یک سیستم مجموعه ای از اجزاء می باشد که با هم، برای برآوردن یک هدف یا مقصود، در کنش متقابل می باشند. تحت چارچوب این تعریف پایدار، عناصر لازم برای وجود هر سیستمی می تواند مشخص گردد. این عناصر مشامل محیط، مرز، ورودی، خروجی، اجزاء و بازخور یک سیستم است. نمودار ۳-۱ مدل ساده ای از یک سیستم را نمایش می دهد.
محیط سیستم
کلیه سیستم ها درون یک محیط ، کار می کنند. محیط سیستم را احاطه می کند. در عین حال هم بر آن اثر می گذارد و هم از آن متأثر می شود.
