بخشی از مقاله
معرفی و مقایسه سیستمهای ERP و BPMs
خلاصه
سازمانهای امروزی برای مدیریت صحیح اطلاعات و فرآیندهای کاری خود، نیازمند سیستمهای اطلاعاتی و مدیریتی مختلفـی چـون سیسـتمهـای ERP،BPMs و MIS میباشند که با توجه به نیاز و شرایط سازمان و نیز قابلیتهای هر یک از این سیستمها، بتوان از آنها استفاده کنند. در ایـن مقاله ابتدا به معرفی سیستمهای ERP و BPMs پرداخته و نقاط قوت و کاربرد هر یک را بیان مینماییم. سپس از منظرهای مختلفـی چـون میـزان بلوغ سازمانی، هزینه، ریسک و پویایی محیط بیرونی سازمان، این دو را با یکدیگر مقایسه کرده و پیشنهاداتی را برای کسب و کارهای مختلـف در جهت انتخاب یکی از این دو سیستم ارائه خواهیم داد.
کلمات کلیدی: ERP، BPMs ، برنامهریزی منابع سازمانی، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار.
1. مقدمه
در سالهای اخیر، جهانی شدن رقابت در عرصه ارائه کالا و خدمات باعث شده است تا سازمانها با چشم انداز و اهداف مختلفی در صدد پیوستن به این بازارهای جهانی برآیند تا بتوانند سهم قابل قبولی از آن را کسب کنند. در این راستا استفاده از سیستم های اطلاعاتی که بتواند همه فعالیت ها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در اختیار استفاده کنندگان آن قراردهد از ابزارهای حیاتی در سازمان های امروزی به شمار می رود.[1] از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات در سازمان دارند و میتوانند بازوی مهمی برای سازمان ها در پیوستن به بازارهای جهانی باشند، سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی1 و سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار2 می باشند. در ادامه به معرفی و مقایسه این دو سیستم از جنبههای مختلف خواهیم پرداخت.
2. ERP چیست؟
برای ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به برخی از آنها اشاره میکنیم. بسته نرم افزاری کاربردی ERP، یک مجموعه از ماژول های یکپارچه آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده واز پیش مهندسی شده است که تمام فرآیندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.[2] به تعریفی دیگر می توان گفت سیستم های ERP، بسته های نرم افزاری تجاری هستند که باعث یکپارچگی اطلاعات، تراکنشهای اطلاعاتی و فرآیندها در تمام سازمان میشوند. این سیستم ها مجموعه گسترده ای را از جمله برنامه ریزی منابع سازمان، برنامه ریزی و زمان بندی پیشرفته، مکانیزاسیون نیروهای فروش، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت زنجیره عرضه و پیکربندی محصول را شامل می شوند.
ERP ، یک سازمان را وادار می کند تا فرآیند کار خود را با این نرم افزار تطبیق دهدERP .[3] یک استراتژی برای برنامه ریزی و پایش تمامی منابع سازمان بوده و شامل کارکردهایی چون تولید، بازاریابی، مالی و مهندسی میشود. همانطور که در شکل 1 مشاهده میشود، قبل از استفاده از ERP مطابق بخش اول تصویر، اطلاعات مربوط به زیر سیستم هایی چون تولید، لجستیک، فروش و حسابداری و انبار هر یک بصورت جداگانه در سیستم ثبت میشدند اما با به کارگیری ERP، همانطور که در بخش دوم تصویر مشاهده میشود، ماژولهای مختلف بصورت یکپارچه عمل میکنند که این یکپارچگی، مزایایی که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد را به دنبال خواهد داشت.
شکل :1 سیستم اطلاعاتی سازمان قبل و بعد از به کارگیری ERP
چنانچه بخواهیم بصورت ساده و تلویحی ERPII را تعریف کنیم باید بگوییم، ERPII از نظر ماهیت ذاتی، همان ERP میباشد با این تفاوت که دو مقولهی اصلی قبل و بعد سازمان یعنی تامین کنندگان و مشتریان نیز به آن اضافه شده اند .[2]
3. مزایای استفاده از ERP
بطور خلاصه می توان برخی از مزایای استفاده از ERP را به شرح زیر بیان کرد.[2,1]
· کاهش هزینه، زمان تولید و دوباره کاریها
· بهبود بهره وری، کیفیت و ارائه خدمات به مشتریان
· افزایش سازگاری در اطلاعات موجود
· مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها
· فراهم شدن زیرساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره تامین3 و مدیریت ارتباط با مشتری4
· تصمیم گیری و برنامه ریزی بهینه
· افزایش دقت اطلاعات سازمان و امکان مدیریت بهتر آنها
· یکپارچه سازی فرآیندهای تجاری سازمان
· کاهش موجودی انبار
4. شرکتهای برتر ارائه دهندهی ERP
در سال 2009 مایکل وان کوتن5 و بالدر وربرن6 طی مطالعه ای، تعداد ده شرکت برتر ارائه دهندهی ERP در سطح جهان را شناسایی کردند که در صدر جدول، شرکتهای SAP، Oracle و Sage قرار داشتند.[4] شرکت آلمانی SAP که در سال 1972 تاسیس شده است، بزرگترین شرکت تولید کننده ی نرمافزارهای سازمانی در دنیا بوده و هم اکنون در بیش از 130 کشور، مشتری دارد، در رتبه اول قرار دارد. این شرکت که در حدود 54 هزار نفر را در سراسر دنیا در استخدام خود دارد.[5] در بین تولید کنندگان ERP طبعا یک محصول همه جانبه و کامل وجود نداشته و هر محصول در زمینهای خاص، از تکامل نسبی برخوردار است. به عنوان مثالSAP در لجستیک،Oracle در حسابداری و مالی، PeopleSoft در مدیریت منابع سازمان و Sage در تولید، دارای نقاط قوت می باشند.
5. BPMs چیست؟
امروزه نیاز سازمانها به ایجاد و تغییر سریع و مداوم فرآیندهای کسب وکار و همچنین لزوم تکرار چرخه بهبود مستمر PDCA، موجب تلفیق علم مدیریت و فناوری اطلاعات گردیده و تکنولوژی جدیدی با نام سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار7 پایهگذاری شد. تکنولوژی BPMs زیرساخت لازم را برای ایجاد، مدیریت، ارزیابی و بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار فراهم مینماید و چابکی لازم را برای سازمانها به ارمغان میآوردBPMs . [7,6] ، راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات است که با بهرهگیری از رویکرد فرآیند محوری و معماری سرویسگرا 8، قادر به پشتیبانی از تمام یا بخش عمده ای از چرخه حیات BPM میباشد.
در BPMs سعی شده است تا نگاه مدیریت فرآیندی و بهبود مستمر، با استفاده از ابزار مبتنی بر فناوری اطلاعات پشتیبانی و تقویت شود.[8] لازم به ذکر است که قرار نیست BPMs جایگزین کلیه سیستمهای اطلاعاتی در سازمان مانند سیستمهای حسابداری گردد بلکه مانند ستون فقراتی ما بین سیستمهای اطلاعاتی در سازمان عمل میکند که وظیفه گردش اطلاعات را به عهده دارد.
لازم است اشاره کنیم که هم سیستم های ERP و هم BPMs و برخی نرم افزارهای دیگر، در درون خود سیستم های مدیریت جریانهای کاری9 دارند که البته ممکن است تحت عناوین دیگری چون Case10 از آنها استفاده کنند . از جریانهای کاری و یا همان فرآیندهای کسب و کار می توان به مواردی چون فرآیندهای اعطای وام و یا مدیریت بیمار در قسمت اداری یک بیمارستان اشاره کرد.
