بخشی از مقاله
مقدمه :
وقتی که صحبت از عملکرد و ارزیابی و یا ارزش یابی به میان می آید بیشترارزیابی عملکرد کارکنان به ذهن میرسد . ارزیابی عملکرد تعیین درجه کفایت و لیاقت کارکنان ، مدیران ویا سرپرستان از لحاظ انجام وظایف محوله وقبول مسئولیت ها در آن سازمان میباشد .
نتایج ارزیابی عملکرد است که نشان دهنده نقاط ضعف و قوت منابع انسانی آن سازمان شامل مدیران ارشد ، مدیران میانی ، سرپرستان و کارکنان میباشد و با استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد منابع انسانی میتوان اقدامات اصلاحی و به سازی ، آموزش ها ، تعیین نیازهای آینده ، بهبود مستمر سازمان و در نهایت حرکت رو به رشد سازمان در جه ت دست یابی به اهداف کلان را متصور شد . اما آیا تنها با ارزیابی عملکرد کارکنان رده پایین توسط سرپرستان و مدیران آنها و یا توسط واحد ارزشیابی ،به اهداف اصلی ارزیابی عملکرد خواهیم رسید ؟
مسلماً پاسخ این سئوال منفی است . قسمت اصلی هر سازمان را کارکنان رده پایین در حوزه های عملیاتی تشکیل میدهند اما مسائل کلان سازمان ، برنامه ریزی ، تعیین اهداف و و استراتژیها ، روشها و رویه های کاری و در یک کلام تعیین سیاستهای اصلی سازمان بر عهده مدیران میباشد ، هر چند کارکنان و کارگران رده پایین در سیستم های با مدیریت مشارکتی میتوانند اظهار نظر کرده ، ایده و طرح جدید و پیشنهاد های اصلاحی ارائه دهند .
در اغلب سازمان ها ترکیب نیروی انسانی بصورتی است که درحدود 15 تا 20 درصد از آن بسته به نوع سازمانها ، مدیر یا سرپرست میباشد ، اما عملکرد این گروه بسیار تاثیرگذارتر از رده های پایین سازمان است زیرا عملکرد کارکنان و کارگران متاثر از عملکرد رهبران ، سرپرستان و در کل مدیریت بوده و از آنها سرچشمه گرفته و میتوان گفت که عملکرد کارکنان تابعی از عملکرد ، رفتار و نتایج کاری مدیران می باشد .
ارزیابی عملکرد مدیران :
عملکرد مدیر یک واحد سازمانی تو سط گروههای مختلفی به شرح زیر مورد ارزیابی قرار میگیرد
- 1 مدیرارشد سازمان - یا دومین رده مدیران بالا دست -
- 2 مدیر بالادست مستقیم
- 3 کارکنان تحت سرپرستی مستقیم
- 4 مدیران هم رده سازمانی
- 5 مدیران بالادست غیرمستقیم
- 6 مشتریان خارجی سازمان - ارباب رجوع -
- 7 کارکنان دیگر واحدهای سازمان
- 8 گروه ها و سازمان های غیر رسمی در سازمان اصلی
- 9 دیگر سازمان ها
یک مدیر با توجه به ارتباط با خارج سازمان و مشتریان خارجی و ارباب رجوع و تبادل کار و اطلاعات با دیگر واحدهای سازمان و عضویت در کمیته های کاری مختلف ، بطور عادی و غیر رسمی توسط گروههای فوق ارزیابی میگردد ، اما نتایج کلیه این ارزیابی ها توسط دو گروه بطور مستقیم در ارزیابی مدیر واحد مربوطه نمود میکند این دو گروه عبارتند از :
· مدیر بالادست مستقیم
· کارکنان تحت سرپرستی مستقیم
با توجه به شکل - 1 - بجز دو گروه فوق الذکر مابقی ارزیابی از عملکردهای مختلف همانند :اخلاق ، رفتار ، نحوه برخورد ، پاسخگویی ، نظم ، مشارکت ، ارتباطات ، همکاری ......به گروه های مختلف دیگر که در شکل با خطوط جهت دار نشان داده شده است ، بطور غیر رسمی وجسته وگریخته ارائه می کنند که بر ارزیابی که توسط مدیر بالادست مستقیم و یا توسط کارکنان تحت سرپرستی مستقیم مدیر ارزیابی شونده صورت می گیرد ، تاثیر می گذارد .
ارزیابی عملکرد مدیران توسط عوامل و گروههای مختلف
مدیران هم رده سازمانی : نحوه برخورد ، دادن اطلاعات سازمانی ، همکاری مدیر مورد نظر و بسیاری عوامل دیگر را در نظر گرفته و به طور غیر رسمی به مدیر بالادست او و یا به دیگر مدیران منعکس می کنند و با اظهار نظرهای منفی و مثب ت در واقع یک نوع ارزیابی را از عملکرد مدیر واحد مربوطه انجام می دهند .
مشتریان خارجی سازمان : ارباب رجوع سازمان ، مشتریان و مشترکان سازمان های خدماتی، نیز منعکس کننده عملکرد ، پاسخ گویی و نحوه برخورد مدیر واحدی را که به آن مراجعه کرده اند و یا با آن ارتباط کاری داشته اند به مدیر بالا دست مستقیم او ، دیگر سازمان ها ، دیگر مدیران و حتی کارکنان تحت سرپرستی او منعکس می کنند .
مدیر ارشد سازمان : مدیرکل یا مدیر ارشد سازمان نیز گزارشات مختلفی را از عملکرد مدیر واحد ارزشیابی شوند ، از مراکز و افراد مختلف در یافت می کند بطور مثال از مدیر بالا دست مستقیم ، دیگر مدیران ارشد سازمان ، مدیران هم رده مدیر ارزیابی شونده ، دیگر سازمان ها ، مشتریان خارجی شرکت ، و حتی سازمان های غیر رسمی سازمان . بنابراین ایشان نیز یک ارزیابی کلی از عملکرد مدیران زیر دست خود خواهد داشت و نتایج ارزیابی خود را اغلب بصورت شفاهی و در قالب اظهار نظر ولی تأثیر گذار به مدیر بالادست مدیر ارزیابی شونده ، اطلاع می دهند .
مدیران بالادست غیر مستقیم : این گروه از کارکنان سازمان ، مشتریان خارجی و دیگر سازمان ها ، و مدیران هم رده در خصوص موارد مختلف عملکردی ، رفتار شغلی و رفتار اخلاقی مدیر ارزیابی شونده اطلاعاتی را دریافت کرده و برداشت خود را از عملکرد کلی او به مدیر ارشد سازمان و یا مدیر بالادست مستقیم او در طول سال و بطور غیر رسمی و یا رسمی و به روش های گوناگون که اغلب شفاهی می باشد بر ارزیابی که توسط مدیر مستقیم آن انجام می گیرد ،تأثیرگذار می شوند .
کارکنان دیگر واحدهای سازمان ، دیگر سازمانها ، سازمانهای غیر رسمی در درون سازمان : نیز هر یک به صورت غیر مستقیم و از دریچه دید خود عملکرد مدیر یا سرپرست واحد ارزیابی شونده را تجزیه و تحلیل نموده و به دیگر مراکز ارزیابی - مدیر بالادست ، مدیر ارشد سازمان و ..... - گزارش های غیر رسمی را ارائه نموده و بدین صورت تا حدودی در ارزیابی عملکرد مدیر مورد نظر تاثیر گذار می شوند .
ارزیابی دوطرفه :
بطور کلی یک سازمان از زیر مجموعه هایی شامل : مدیر بالادست ، مدیر ارزیابی شونده ، کارکنان تحت سرپرستی مستقیم تشکیل می شود ، این زیر مجموعه ها نیز خود به زیر مجموعه های کوچک تر تقسیم می شوند بدین معنی که مدیر ارزیابی شونده در یک سطح ،ممکن است ، نقش مدیر بالادست را در سطح پایین تر - زیر مجموعه های کوچکتر - و نقش کارکنان تحت سرپرستی مستقی را در سطح بالاتر - زیر مجموعه های بزرگتر - بازی کند .این نوع ارزیابی را می توان ارزیابی دوطرفه یا ارزیابی بالا و پایین نام نهاد که شکل خاصی ازارزیابی 360 است
اجرای ارزیابی 360 درجه بسیار مشکل ، هزینه بر و زمان بر است . مدیر واحد در صورتی که وظایف مدیریتی و اجرایی و عملکردی خود را در سطح سازمان بطور مناسب انجام دهد حتماّ این دو گروه از عملکرد او راضی بوده و ارتباطات کاری و حرکت به سوی پیشرفت و بهبود واحد و کل سازمان چشم گیر و قابل قبول خواهد بود .
بدلیل اینکه عامل اصلی موفقیت یک سازمان ، ک ارخانه ، یک مجموعه و یا یک تیم کاری عملکرد مناسب مدیران آن و انجام صحیح وظایف مدیریتی توسط مدیر می باشد ، باید ارزیابی عملکرد مدیران در سازمانها متفاوت از دیگر کارکنان و دقیق-ترصورت پذیرد .
در این روش می خواهیم یک مدل مشترک جهت ارزیابی مدیران ارائه دهیم که طبق این روش کلیه مدیران و سرپرستان با یک وزن و استاندارد و به راحتی ارزیابی گردند . مدیران در هر سطحی از سازمان وظایف خاصی را بر عهده دارند بعضی از مدیران صفی هستند بعضی ستادی ، نوع کارهای هر واحد فرق می کند بطور مثال بخش های تولیدی ، پشتیبانی ، اداری ، تعمیراتی ، خدماتی ، ..... می باشند . و تعداد کارکنان و پرسنل هر واحد متفاوت بوده و محدوده کاری آنها و موقعیت جغرافیایی و .....متفاوت است ، اما در مجموع هر مدیر پنج
وظیفه اصلی دارد که عبارتند از :
-1 برنامه ریزی ، تصمیم گیری و اجراء
-2 سازماندهی
-3 آموزش و تأمین منابع انسانی
-4 هدایت و رهبری
-5 کنترل و نظارت
مقایسه سیستم پیشنهادی و موجود ارزیابی عملکرد مدیران: با توجه به بررسیها بعمل آمده مشاهده می گردد که در سیستم موجود به عملکرد مدیران فقط از دید مدیر بالادست نگاه شده و عملکرد مدیر در رابطه با مجموعه تحت سرپرستی نادیده گرفته شده است.
در صورتی که موفقیت کامل یک مدیر علاوه بر دانش و توانایی شخصی به نحوه برقراری ارتباط با زیردستان و ارجاع کار به آنها و دریافت خروجی از پرسنل تحت سرپرستی بستگی دارد و پرسنل تحت سرپرستی در صورت رضایت از مدیر و قبول داشتن او ، کارایی بالاتری دارند که در سیستم ارزیابی عملکرد پیشنهادی این موضوع تحت عنوان : معیارهای رضایت مندی کارکنان زیر دست مستقیم طراحی شده و دارای 24 امتیا ز از 100 امتیاز است و 76 امتیاز عوامل ارزشیابی نیز به مدیر بالادست اختصاص داده شده است .
در ضمن با توجه به اینکه این فرمهای ارزشیابی توسط زیردستان تحت سرپرستی به صورت محرمانه و بدون ذکر نام پرسنل تکمیل می شوند به منظور جلوگیری از تخلف قبل از تکمیل به تعداد پرسنل هر واحد به امضاء مدیرعامل ، مدیر منابع انسانی و مدیر بخش ارزشیابی شونده می رسند و میانگین نتایج این فرمها به عنوان نتیجه نهایی ارزش یابی مدیر از دید پرسنل تحت سرپرستی مستقیم منظور می گردد .
یک مورد دیگر از نقاط ضعف سیستم موجود این است که به وظایف مدیریتی هیچ اهمیت خاصی داده نشده و مانند سایر پرسنل به وظایف عملکردی توجه شده است. در صورتی که هر مدیر علاوه بر وظایف اختصاصی باید از جنبه ویژگی های عمومی مدیریت همچون رهبری ، سازماندهی، هماهنگی، کنترل ، برنامه ریزی و آموزش و تامین نیروی انسانی نیز ارزش یابی شوند .
از جمله نقاط ضعف دیگر سیستم موجود این است که مدیران درکلیه پستها به طور یکسان و با یک سیستم ارزیابی نمی شوند ، در صورتی که با بررسی های به عمل آمده مشخص گردید که این روش صحیح نمی باشد . به عنوان مثال حساسیت کار ، شرایط منطقه ای و آب و هوایی، تعداد م شترک ، وضعیت فرسودگی تجهیزات و شبکه ، تعداد ارباب رجوع، مراکز حساس اداری و خدماتی - همچون استانداری ها، بیمارستان ها ، کارخانه ها و ... - ، نوع کار ستادی یا عملیاتی بودن ، تعداد کارکنان و بسیاری عوامل دیگر در عملکرد تاثیرگذار هستند.
جهت رفع این مشکلات در ر وش پیشنهادی عوامل ارزیابی استاندارد و یکسانی برای کلیه مدیران در نظر گرفته شده است و این باعث میشود مدیران در هر رده و با هر نوع کاری با هم مقایسه شده و وظایف اصلی یک مدیرنسبت به بالادست و پایین دست مشخص میشود ، این عوامل عبارتند از :
1. شاخص های مدیریتی 50 امتیاز
1 . 1 . برنامه ریزی 30 امتیاز
1 . 2 . سازماندهی 2 امتیاز
1 . 3 . هدایت و رهبری 8 امتیاز
1 . 4 . تامین و آموزش نیروی انسانی 6 امتیاز
1 . 5 . کنترل و نظارت 4 امتیاز
2. شاخص های عمومی ، اخلاقی و رفتاری26 امتیاز
3. شاخص های رضایت مندی کارکنان 24 امتیاز
عوامل 1 و 2 توسط مدیر بالادست و عامل سوم توسط کلیه پرسنل تحت سرپرستی مستقیم مدیر ارزیابی شونده ، ارزیابی میگردد .
