بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
فصل1
سازمان، اطلاعات، مدیران و تصمیم گیری
سیستم های اطلاعات مدیریت
اسلاید 2 :
سازمان به عنوان یک سیستم
سازمان سیستمی است که منابع مالی، مواد، منابع انسانی و . را دریافت و با یک سری عملیات آنها را به محصولات یا خدمات تبدیل می کند. مدیر عنصر کنترلی سیستم می باشد و آن را به سمت رسالت و اهدافش هدایت می کند.
رسالت سازمان در واقع علت وجودی و عامل اصلی در تاسیس آن می باشد. اهداف سازمان معمولاً جهت و میزان پیشرفت را در یک محدوده ی زمانی نشان می دهد که معمولاً به اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تقسیم می شوند.
اسلاید 3 :
سازمان به عنوان یک سیستم
بازخور
اسلاید 4 :
اجزای سیستم سازمانی:
منابع ورودی:
الف) منابع مالی
ب)منابع انسانی یا کارکنان
ج) مواد خام و عملیاتی
د) اطلاعات
عملیات:
االف) وظایف اصلی که مستقیماً به تولید و عرضه کالا و خدمات به مشتری مربوط است.
ب) وظایف پشتیبانی مانند تامین منابع، توسعه تکنولوژی و فناوری، مدیریت منابع انسانی و .
خروجی:
الف) مشتریان
ب) مالکین یا سهامداران
ج) کارکنان
د) جامعه
اسلاید 5 :
وجود روابط میان پدیده ها در سازمان:
یکی از ویژگی های اساسی و مهم در اجرای فعالیتهای اصلی و نیز پشتیبانی در سازمان وجود رابطه بین بخشهای مختلف سازمان و عملیات آنها است. اهمیت و تعداد رابطه بین فعالیتهای مختلف به ماهیت سازمان و عملیات آنها بستگی دارد. ترکیب دقیق اجزاء در یک سازمان خاص بستگی به عوامل مختلف از جمله موارد زیر دارد:
حجم سازمان
ماهیت محصول و مراحل مختلف تولید
نوع تکنولوژی مورد استفاده
ماهیت بازار و وضعیت رقابتی آن
سوابق گذشته سازمان
پرسنل مربوطه
سیستم های اطلاعات برای سازمان باید به گونه ای باشند که نیازهای سازمان مربوطه را تامین کند و با ترکیب سازمان هماهنگ باشد، زیرا نمی توان یک سیستم اطلاعات استاندارد برای تمام سازمان ها در نظر گرفت.
اسلاید 7 :
سازمان و محیط :
منظور از محیط سازمان، همه ی موسسات، ساختارها، سازمان ها، فرصتها و محدودیتهایی است که سازمان در آن عمل می کند. در حقیقت هر سیستمی در یک محیط عمل می کند و با محیط خود تعامل دارد از آن دریافتهایی دارد و به آن خروجی هایی می فرستد. محیطی که از آن منابع ورودی را دریافت می کند الزاماً همان محیطی نیست که منابع خروجی را تحویل می دهد.
اسلاید 8 :
محیط سازمان بر دو نوع است:
محیط داخلی سازمان: همه ی عواملی است که نقاط قوت و ضعف احتمالی سازمان را می سازند و کنترل آنها تا حدودی در اختیار مدیران سازمان و یا صاحبان سهام است.
محیط خارجی سازمان: ماهیتی منحصر بفرد دارد و لذا برای هر سازمان باید عوامل مرتبط با آن را شناسایی و تعریف کرد. محیط خارجی سازمان و تغییراتی که در آن رخ می دهد برای سازمان فرصتها و تهدیداتی را بوجود می آورد مانند نرخ بهره، عرضه پول، نرخ تورم، پیشرفت در فناوری، قوانین مالیاتی و. . لذا مدیریت باید بتواند به تهدیدات و فرصتهایی که در محیط خارجی سازمان بوجود می آید پاسخ مناسب دهد.
اسلاید 9 :
داده و اطلاعات:
داده حقایقی هستند که یک پدیده را تشریح و توصیف می کنند و ویژگی یا ویژگی هایی از پدیده را انتقال می دهند. داده به خودی خود مفهوم دارد ولی کاربردی برای آن متصور نیست. اطلاعات داده هایی هستند و بستگی به کاربرد و شرایط زمانی و مکانی می توانند تغییر ماهیت دهند. به این معنی که داده می تواند برای گروهی از کاربران نقش داده و برای گروه دیگر اطلاعات تلقی شود و بالعکس.
چند نکته:
- نحوه ی ارائه داده ها به کاربران مختلف، بستگی مستقیم به نیازهای خاص آنان دارد.
- وجود حجم زیادی از داده های اضافی بیانگر ضعف سیستم می باشد که هم هزینه پردازش داده ها را افزایش می دهد و هم بر کیفیت تصمیم گیری اثر می گذارد.
اسلاید 10 :
انتقال داده ها:
منظور از انتقال داده ها در سازمان، حرکت از یک بخش به بخش دیگر می باشد.
ابعاد اطلاعات:
الف) بعد زمان:
دسترسی به اطلاعات زمانی که به آن نیاز است( به هنگام بودن)
برخورداری از اطلاعاتی که زمان خاصی را تشریح می نماید.
ب) بعد مکان:
بعد مکان اطلاعات اشاره به دسترسی به اطلاعات بدون در نظر گرفتن محل استقرار دارد.
ج) بعد شکل:
اطلاعات باید به شکلی ارائه شود که کاربر بتواند از آن استفاده نماید مانند: متن، صوت، تصویر، گرافیک، فیلم و .
اطلاعات مورد نیاز باید فاقد خطا باشند( صحت اطلاعات)
اسلاید 11 :
ابعاد ساختاری اطلاعات:
گردش اطلاعات در سازمان در چهار جهت می تواند انجام گیرد:
بسوی بالا
پایین
افقی
و خارج از سازمان
اطلاعات را می توان به صورت درونی، بیرونی، عینی و ذهنی تقسیم بندی کرد.
اسلاید 12 :
ابعاد کیفی اطلاعات:
کیفیت داده های اولیه: کیفیت سیستم پردازش داده ها هر قدر هم خوب باشد نمی تواند ضعف داده های ورودی را جبران نماید. ضعف کیفیت ممکن است ناشی از کیفیت داده های فراهم شده برای سازمان و یا ناشی از روشهای تهیه داده ها باشد. کیفیت خروجی سیستم بستگی به کیفیت ورودی ها دارد.
وظایف پردازشی: منظور از وظایف پردازشی، روشهای مختلف کار در سیستم پردازشی است خواه عملیات دستی باشد و یا ماشینی.
زمان: دستیابی به اطلاعات در زمان مناسب، دلیل عمده ی تهیه سیستم های ذخیره سازی بزرگ و یا پایگاه داده ها و نیز استفاده از امکانات پردازشی زمان واقعی می باشد.
اسلاید 13 :
انتقال داده ها: علاوه بر کیفیت ارائه داده ها، رسانه مورد استفاده برای انتقال داده ها نیز بر اثربخشی فرآیند تبدیل داده ها موثر است.
نحوه ارائه داده ها: نحوه ارائه اطلاعات به کاربر می تواند منجر به عدم تشخیص ارزش اطلاعاتی داده ها گردد. مثلاً اگر اطلاعات از نظر نحوه ارائه ضعیف باشد و یا خیلی وارد جزئیات شده باشد، ممکن است کاربر متوجه اهمیت داده ها نشود یا بدلیل انبوه مطالب از جستجو در مطالب صرف نظر کند.
وسیله ارتباطی: کیفیت وسیله ارتباطی کاربر و تکنولوژی سیستم هایی که داده ها را ارائه می کنند، تاثیر عمده ای بر اثربخشی فرآیند دارد. در واقع سهولت وسیله مورد استفاده برای بیان نیازهای اطلاعاتی و دریافت اطلاعات ضروری اهمیت دارد. به این سیستم ها سیستمهای کاربر-آشنا گویند.
اسلاید 14 :
ارزش اطلاعات
ارزش اطلاعات بستگی به شناخت کاربر از اطاعات و مرتبط بودن آن با موقعیت وی دارد. لذا اگر کاربر شناختی از اطلاعات نداشته باشد، داده ها همچنان داده باقی خواهند ماند. هرچه ارتباط اطلاعات با موقعیت کاربر بیشتر باشد، سطح یا میزان شناخت کاربر از موقعیت و اطلاعات بیشتر خواهد بود، لذا ارزش اطلاعات افزایش خواهد یافت.
اسلاید 15 :
طبقه بندی اطلاعات:
منبع اطلاعات: این که اطلاعات در داخل سازمان ایجاد شده اند یا خارج آن.
چارچوب زمانی: اطلاعات مربوط به موضوعی در گذشته است یا حال و یا آینده.
رسانه ارتباطی: اطلاعات کتبی ارائه می شود و یا شفاهی.
زمینه عملیاتی: اطلاعات مربوط به فعالیتهای اولیه مانند هزینه مواد خام و تدارکات می باشد، یا مربوط به امور پرسنلی و حتی هزینه غیبت و تاخیر کارکنان.
سطح تصمیم گیری: کاربرد اصلی اطلاعات در کدام یک از سطوح استراتژیک، تاکتیکی، یا اجرایی صورت می گیرد.
اسلاید 16 :
اهمیت اطلاعات:
هرچه فضای اطلاعاتی یک سازمان، دقیقتر، شفاف تر، منسجم تر و سیستماتیک تر باشد، سازمان بهتر می تواند به اهدافش نایل آید. وجود فضای اطلاعاتی نادقیق،کدر، آشفته، متناقض، ناساختمند از مهمترین عوامل عدم پیشرفت در مدیریت سازمان ها است.
اسلاید 17 :
مدیریت منابع اطلاعاتی:
فعالیتی است که باید از سوی مدیران در کلیه سطوح و با هدف کسب و اداره منابع اطلاعاتی مورد نیاز و در جهت تامین به موقع اطلاعات مورد نیاز سازمان صورت پذیرد.
شرایط خاصی که در سازمان باید برای مدیریت اطلاعات حاکم شود عبارتند از :
درک این حقیقت که برتری رقابتی از طریق منابع اطلاعاتی برتر حاصل می شود. این برتری رقابتی از طریق مدیریت صحیح اطلاعات حاصل می شود.
درک این موضوع که مدیریت اطلاعات از اساسی ترین زمینه های کسب و کار است.
درک این واقعیت که مدیر بخش اطلاعات نیز یکی از مدیران ارشد سازمانی است.
ملحوظ نمودن منابع اطلاعاتی در طرح ریزی راهبردی سازمان
وجود طرح راهبردی منابع اطلاعاتی
وجود راهبردی به منظور انگیزش و مدیریت کاربر نهایی
اسلاید 18 :
نحوه ی مدیریت اطلاعات:
در سالهای اخیر مدیران توجه بیشتری را نسبت به مدیریت اطلاعات مبذول می دارند. اولاً به دلیل پیچیده شدن شرایط کسب و کار و ثانیاً به دلیل قابلیت های فراوانی که فناوری رایانه بدان دست یافته است.
در ادامه به هریک از این عوامل می پردازیم:
اسلاید 19 :
افزایش پیچیدگی امور: پیچیدگی کسب و کار امروزه بسیار بیشتر از گذشته می باشد زیرا سازمانهای کنونی در شرایط بازار بین المللی رقابت می کنند و تکنولوژی نیز روز به روز پیشرفته تر می شود. بنابراین چارچوب زمانی برای انجام امور شکسته می شود.
اثرات اقتصاد جهانی: سازمانها تحت تاثیر نظام های اقتصادی جهان می باشند. خریداران خارجی معمولاً در کشورهایی خرید می کنند که پول خودشان نسبت به پول آنها دارای ارزش بیشتری باشد.
رقابت جهانی: رقابت بین سازمان ها امروزه تبدیل به رقابت در عرصه ی جهانی شده است و سازمان ها تنها در محدوده ی جغرافیایی خودشان رقابت نمی کنند.
اسلاید 20 :
افزایش پیچیدگی تکنولوژی: انواع تکنولوژی را هر روزه در کسب و کار مشاهده می کنیم. مانند استفاده از دستگاه بارکد در فروشگاههای بزرگ و یا سیستمهای رزرو کامپیوتری برای هواپیماها و . . سازمانها دراین تکنولوژی ها سرمایه گذاری می کنند تا بتوانند عملیات ضروری خود را کارانه انجام دهند.
شکستن چارچوبهای زمانی: با استفاده از تکنولوژی های جدید امروزه مراحل کسب و کار بسیار سریعتر انجام می شود.
محدویتهای اجتماعی: برای تصمیم گیری در کسب و کار علاوه بر عوامل اقتصادی باید به هزینه ها و پیامدهای اجتماعی نیز توجه شود.
