پاورپوینت بحث و مذاکره

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

بسم الله الرحمن الرحیم

اسلاید 2 :

لازمه بحث و مذاکره دو چیز است

1- دو نفر یا بیشتر باشد

2- بین آنها از طریق گفتگو برای رسیدن به هدف مشترکی ارتباط برقرار شود

جمع شدن این دو شرط با هم ، پدیده ای بوجود می آورد که در اصطلاح جامعه شناسی و روانشناسی اجتماعی، به آن گروه می گویند

اسلاید 3 :

دو نفر، حداقل تعدادی است که برای مباحثه لازم است و معمولاً برای تصمیم در باره امور مشترک تعدادبیشتری لازم است .

حداکثرتعداد باید در حدی باشد که مزاحم یا مانع ارتباط رودررو و زبانی آنها با یکدیگر نگردد.این حداکثر برای جلسات بحث ومذاکره میتواند از 12تا15نفرباشد

اسلاید 4 :

فوائد عملی تشکیل جلسات بحث و مذاکره گروهی 

1- تبادل اطلاعات

2-رفع اختلاف یا کدورت

3- تغییر یا تثبیت رفتار

4- اتخاذ تصمیم مقتضی

اسلاید 5 :

تبادل اطلاعات

آگاهیها و اطلاعات هر کس محدود به برد حواس پنج گانه اش است

وقتی افراد اطلاعاتی را که از نقطه یا قرارگاه وجودی خود برایشان حاصل شده است با یکدیگر در میان می گذارند ، دامنه دید و درک و اطلاع خود را با کمک یکدیگر وسعت می دهند.گروهها با وسعت دادن به دامنه برد دید- که می تواند از راه تبادل اطلاعات حاصل گردد- قادر به حل مسائلی خواهند بود که افراد به تنهایی قادر به حل آن نمی باشند.

اسلاید 6 :

رفع اختلاف یا کدورت

محدود بودن توانایی درک انسان باعث تفاوت در دید آنها و در نتیجه تفاوت باورها و اعتقادات آنان می شود. و آن نیز به نوبه خود موجب اختلافاتی میشود که سد راه حل مسائل مردم است. مثال: تمثیل بودا یا مولوی خودمان (کورها و فیل

جلسات بحث و مذاکره،اگر با بهره گیری از آگاهیهای همه اعضا و تبادل اطلاعات همراه باشد، در روشن ساختن جنبه های متفاوت مسأله مفید است و در ازبین بردن کدورتها و نزدیک ساختن عقاید سودبخش است.

اسلاید 7 :

تغییر یا تثبیت رفتار

بینشها و رفتارهای انسان همه اموری آموخته شده هستند. لذا ازطرق یادگیری قابل تغییر نیز می باشند.

واکنش دیگران به رفتار ما یکی از مؤثرترین کمک ها است که میتواند رفتاری را در ما ایجاد کند، تغییر دهد یا تثبیت کند.

در کودکی نیز اخم یا تبسم والدین شکل دهنده و کنترل کننده رفتار کودکان است.روان شناسی اجتماعی با عاریه گرفتن مفهوم بازتاب از علم مکانیک و سایبرنتیک، کارکرد آن را در روابط بین مردم مطالعه می کند.

اسلاید 8 :

اتخاذ تصمیم مقتضی

تصمیم گیری شامل سه مرحله است

الف- احساس نیاز- احساس تفاوت بین وضع موجود و وضعی که بهتر است وجود داشته باشد

ب- شناختن امکان یا عدم امکان تحقق وضع دلخواه با درنظرگرفتن اوضاع و شرایط و مقدورات

ج- انتخاب راه یا راهها و وسائل رسیدن به وضع دلخواه با درنظر گرفتن سود و زیان آنها

محدودیت انسان در مورد مراحل فوق نیز صادق است، و بحث و مذاکره بر وسعت دید در این زمینه ها نیز می افزاید. همانگونه که مولوی می گوید

عقل با عقل دگر دوتا شود نور افزون گشته،ره پیدا شودعقل قوت گیرد از عقل دگرپیشه گر کامل شود از پیشه گر

اسلاید 9 :

جلسات بحث و مذاکره گروهی

هر واحدی از وجود،سیستم یا منظومه ای است از اجزاء و افراد و بخش های گوناگون که به یکدیگر پیوسته هستند و کلیت و وحدت آن ساخته و پرداخته ارتباط بین آن افراد و اجزاء بر یکدیگر می باشد. گروه های بحث و مذاکره نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

تفاوت گروه انسانی با ماشین در آن است که رفتار و حرکات هریک از اجزاء ماشین بر اساس قوانین فیزیک از قبل تعیین شده است و بدون آگاهی و توجه اما تحت تأثیر شرایط و مقتضیات فیزیکی زمان و مکان و صرفا بر اثر کم و بیشی نیروهای وارده یا بازدارنده بر آنها صورت میگیرد ولی در گروههای انسانی نه تنها افرادی که تعیین جهت و جلوداری حرکت را به عهده دارند، بلکه هرکدام از افراد می توانند با بیان آنچه از اوضاع و احوال و دوری و نزدیکی مقصد به نظرشان می رسد، گروه را مطلع ساخته و از این راه در تغییر جهت، توقف، ادامه حرکت یا بازگشت گروه مؤثر واقع شوند.

اسلاید 10 :

این واقعیتی است که درک آن به ما می آموزد تا با شناختی که از خصوصیات رفتارها و کنشها و واکنشهای انسانها در جمع و گروه برایمان حاصل شده است، ترتیباتی بدهیم تا رفتار و حرکات گروه بر اساس بینشها و شناختهای تک تک افراد جهت بگیرد.از جمله این ترتیبات مشخص ساختن وظایف اداره کنندگان گروه و آموزش رفتارهای مؤثر هم به اداره کنندگان و هم به افراد گروه است. که در ادامه به آن می پردازیم

اسلاید 11 :

در هر جلسه لازم است عده ای به عنوان کارکنان جلسه مستقیماٌ وظیفه دار اداره بحث و مذاکره و نزدیک ساختن آن به اتخاذ تصمیم سنجیده و مورد قبول همه، یا اکثریت شوند. در جلساتی که برای آموزش و تمرین فنون بحث و مذاکره تشکیل می شود، لازم است این وظایف در هر جلسه به عهده یکی از اعضاء گذاشته شود تا هر کس از نزدیک با فراز و نشیبها و راه و خمهای کار آشنا گردد و با شنیدن اظهار نظرها و دریافت بازتابی از تأثیرات رفتار و حرکات خود بر دیگران، به اصلاح، تقویت و یا رهاسازی قسمتی از رفتارها و گفتارهای عادت شده خود بپردازد

اسلاید 12 :

چون ترتیبات مادی یا فیزیکی محل می تواند عامل مؤثری در آسان یامشکل ساختن بحث و مذاکره باشد، لازم است تسهیلاتی ایجاد گردد تا رودررو بودن مذاکرات به راحتی مقدور و اداره کردن آن به نحو شایسته ای عملی باشد . علاوه بر فضا و نورکافی، میز و صندلی به تعداد شرکت کنندگان و به شکل نعل اسب چیده می شود. و جلوی قسمت باز آن تخته سیاه با گچ و تخته پاک کن جا داده می شود. در کنار تخته سیاه در صورت ضرورت سه پایه ای برای نصب عکسها یا نمودارها قرار داده می شود.

مدیر در نقطه ای می نشیند که به خوبی همه اعضا را ببیند و آنان نیز به خوبی او را ببینند. ناظر جلسه نیز باید در جایی قرار بگیرد که همه حرکات را مشاهده کند و همه صحبتها را بشنود. میتوان از ضبط صوت برای تأمین بازتاب در صورت موافقت همه استفاده کرد

اسلاید 13 :

تخته سیاه
مدیر

اسلاید 14 :

مدیرلائوتسه:

بهترین رهبر کسی است که از خود کم بگوید و زمانی که برای مردم کاری انجام داده و آنان را به هدفشان رسانیده است، مردم همدیگر را در انجام آن کار و رسیدن به هدف شریک بدانند.ماحصل نتیجه تمامی مطالعات هم چیزی جز این نیستاز مطالعات و پژوهشهای انجام شده، بینشها و رفتارهایی استنتاج میگردد که فراگرفتن و به کار بستنشان زمینه ساز موفقیت و سودبخشی جلسات خواهد بود

اسلاید 15 :

بینش ها:1- راهنمایی نه ریاست2- نظرهای جمعی از نظرهای فردی درست تر هستند3- برای رسیدن به هدف، سرعت حرکت از خود حرکت اهمیت کمتری ندارد.

اسلاید 16 :

کنش ها:

الف- بایدها

آشنایی با موضوع

آماده سازی محیط با همکاری دیگران از قبل

تشکر از افراد در ابتدا بدلیل شرکت در جلسه و اعلام رسمی شدن جلسه و موضوع جلسه

معرفی تک تک اعضاء از یک طرف به ترتیبت 

تشویق افراد به مشارکت در بحث

ترغیب به مشارکت افرادی که کنار گذاشته شدند

بازگرداندن افراد به مسیر اصلی بحث

جلوگیری از حالت پرواز

تشویق افراد به اظهار نظر برای بهره گیری از توانائیهایشان

تمجید و ارج نهادن نقشهای سازنده اعضا

ب- نباید ها

پایین تر از خود فرض کردن اعضا

اداره جلسه بطوری که خودش و یا تعداد معدودی مورد توجه قرار گیرند

بیشتر اظهار نظرها از طرف خودش باشد

نظرخواهی فقط از اعضای سرشناس

اظهار نظر بلافاصله پس از هر نظری بدون نظرخواهی یا اظهار نظر دیگران

نباید انتخاب خود را به رهبری تنها به علت مقام و شهرت شخصی خود بداند

اسلاید 17 :

معیاری برای ارزش سنجی کار مدیریت

هر چه پاسخهای سؤالات زیر آری باشد کار مدیر بهتر است و باید سعی کند در هر جلسه بر تعداد پاسخهای آری بیافزاید

1- اعضای جلسه مرا به همان سادگی و راحتی مخاطب قرار می دادند که دیگران را

2- اعضای جلسه بیشتر اوقات احساسات واقعی خود را بیان می داشتند

3- پس از رسمیت یافتن جلسه، اعضا به راحتی و بدون فشار من مذاکرات را شروع کردند

4- اعضا در مخالفت با نظرات من به راحتی و آزادی صحبت می کردند.

5- اعضا به جای اینکه در ابراز عقاید و نظرات خود، من را مخاطب قرار دهند، گروه را مخاطب قرار می دادند.

6-جلسه که تمام شده بود، هنوز عده ای از اعضا مایل بودند که مذاکرات ادامه پیدا کند.

7- در پایان کار اعضای جلسه بدون آنکه متکی به اظهار نظر من به عنوان نفر آخر باشند توانستند تصمیمی اتخاذ کنند که مورد قبول همه باشد

8- به نظر می رسید که اعضا به هدف از تشکیل جلسه کاملا واقف هستند و آن را به خوبی می شناسند

9- عقاید و نظرات تازه فقط از طرف تعدادی از اعضا ابراز نمیگردید، بلکه بیشتر اعضا در این کار شرکت می کردند

اسلاید 18 :

10- بدون آنکه نظم جلسه به هم بخورد و حق کسی ضایع شود، اعضای جلسه با در نظر گرفتن حق و نوبت یکدیگر و بدون اینکه دست بلند کندو اجازه بگیرد، حرف خود رامیزدند

11- غالباً اعضا نظر یکدیگر را می پرسیدند و عقیده هم را جویا می شدند

12-وقتی رفتار عضوی مزاحم یا مخل بحث و پیشرفت کار گروه می شد، اعضا با حوصله و روشهای عاقلانه و صحیح و نتیجه بخش با رفتار می کردند و تنها رئیس جلسه را حلال چنین مشکلاتی نمیدانستند

13- گاهی اوقات اعضای مختلف جریان مذاکرات و تفکر و تأمل گروهی را مثل یک مدیر خوب اداره و رهبری می کردند.

14- اعضای جلسه خوب به حرف یکدیگر گوش می دادند و کمتر جریان مذاکرات را قطع می کردند.

15- جلسه خالی از اصطکاک عقاید و اختلاف نظر نبود ولی اعضا خودشان سعی می کردند تا مطالب یکدیگر را خوب درک کنند و در جهت رفع اختلاف و پذیرش نقطه نظرات یکدیگر گام بردارند

16- بیشتر اوقات اعضا با دقت به حرفهای هم گوش می دادند و با صمیمیت در باره اش قضاوت می کردند.

17- اعضای جلسه نسبت به من بغض یا احساس ناراحتی نداشتند

18- در پایان جلسه ، همه اعضا از اینکه هر کس عقیده و نظر خود را ابراز داشته و اتخاذ نظر یا تصمیم صحیح و مقتضی با کمک و همکاری دسته جمعی به عمل آمده است، اظهار رضایت می کردند.

اسلاید 19 :

منشی

کار منشی تهیه گزارش از جریان بحث و مذاکره است تا در جلسات آینده و یا آینده های دورتر سابقه گویا و روشنی از آنچه در جلسه گذشته، نظراتی که ابراز شده و تصمیماتی که اتخاذ شده است در دست باشد.کمک به اداره جلسه تا جایی که نقش او به عنوان منشی مقدور می سازد نیز از وظایف اوست.

تهیه و تنظیم گزارش (واجب عینی) کمک به اداره جلسه (واجب کفایی)منشی باید قبل از شروع جلسه و آغاز کار، به خوبی با موضوع بحث گروه آشنا شده باشد تا در ضمن مذاکرات و یادداشت کردنها بتواند مطالب مربوط را از غیر مربوط به راحتی تشخیص و تمیز بدهد.

او باید خودش را عضوی چون سایر اعضاء گروه بداند .او به مداد و کاغذ نیاز دارد. در بالای صفحه کاغذ عنوان یا موضوع بحث را می نویسد و هر صفحه را شماره گذاری می کند. در صفحه اول تاریخ جلسه، نام خدمتگزاران و اسامی کسانی که قرار است شرکت کنند را می نویسد و وقتی جلسه رسمی شد جلوی اسم حاضرین علامت می گذارد. و ساعت شروع جلسه را یادداشت می کند. برای اینکه مطالب خرده ریز را جداگانه یادداشت و در موقع تنظیم نهایی گزارش به کار برد دفترچه یادداشت کوچکی نیز با خود دارد

اسلاید 20 :

منشی در انجام وظایف کفایی خود میتواند افکار اعضاء و جریان مذاکرات را در مسیر اصلی متمرکز سازد و از انحراف آن جلوگیری کند. همچنین در تفهیم مسائل به عموم بکوشد.مثلاً بگوید:“آنچه من تا به حال نوشته ام راجع به .. بوده و آنچه اکنون مورد بحث است چیز دیگری می باشد. آیا من این مطالب را هم باید بنویسم؟”

یا برای تفهیم میتواند بگوید”برای اینکه مطمئن باشیم من همه چیز را درست نوشته ام، لطفاً این مطلب آخر را که .. تکرار بفرمایید یا بگویید چطور بنویسم”

بعد از اتمام جلسه، منشی ساعت پایان را یادداشت میکند و تا قبل از تشکیل جلسه بعد، نسخه هایی از گزارش خود را برای یک یک اعضاء ارسال می دارد. این کار کمک میکند تا در جلسه بعدی، همگی آمادگی داشته و رشته مذاکرات در ذهنشان قطع نشده باشد.