بخشی از مقاله
چکیده
سیستمهای سنجش عملکرد و شاخصهای سنجش عملکرد از ملزومات سیستمهای نگهداری و تعمیرات میباشد. در این مقاله سعی گردیده که ابتدا به وسیله بررسی منابع موجود اطلاعاتی با مفاهیم سیستمهای سنجش عملکرد و شاخصهای سنجش عملکرد و ویژگیهای ایده آل این شاخصها و دستهبندی آنها دیدگاهی در مورد این مسائل به دست آید و سپس با بیان استانداردهای نگهداری و تعمیرات و شاخصهای استاندارد به معرفی مفاهیم اولیه شاخصهای نگهداری و تعمیرات پرداخته شده و در دو دسته کمی و کیفی سعی گردیده کلیه شاخصهای اقتصادی، استاندارد و بینالمللی که در زمینه دستگاهها و ماشینآلات تعریف شده است بررسی گردد.
مقدمه
تصمیم گیری در محیطهای پیچیده و بدون ساختار با وجود هدفهای چندگانه و متضاد و با معیارهای مختلف اندازهگیری، ضرورت توجه به رویکرد سیستمی در مدلهای تصمیمگیری چندگانه را مطرح میکند. سیستمهای نگهداری و تعمیرات نیز جزئی از این محیط پیچیده می باشند که دارای معیار های سنجش عملکرد مختلفی تجهیزاتی و پرسنلی و مدیریتی می باشد در حقیقت هدف از سنجش عملکرد همان ارزیابی سیستم نت سازمان می باشد که با توجه به باز خوردهای این ارزیابی در ادامه برنامهریزیها در جهت با لا بردن شاخصهای مورد نظر به سازمان کمک شایانی خواهد کرد.
مفهوم سیستمهای سنجش عملکرد
این سیستمها، اساساً دستورالعملها و روشهای اجرائی اطلاعات محور1 هستند که مدیران جهت حفظ یا تغییر الگوها در فعالیتهای سازمان استفاده میکنند. چهار وجه این تعریف واجد اهمیت هستند.: [1]
1 هدف هر سیستم سنجش عملکرد انتقال اطلاعات است. دادههای مربوط به عملکرد باید جمعآوری و جهت پشتیبانی مدیریت در امور تصمیمگیری و برنامهریزی و ... به آنها گزارش شوند.
2 سیستمهای سنجش عملکرد دستورالعملها و روشهای اجرایی صریح به دست میدهند. طبق این دستورالعملها و روشهای اجرائی، دادههای خام عملکرد باید از نقاط مختلف فرآیندها در مکان، زمان و تناوب از پیش تعریف شدهای جمعآوری شوند. این دادهها باید به سیستمهای کامپیوتری وارد شده و مقادیر و شاخصهای عملکرد محاسبه و در فرمتهای خاصی گزارش گیری و تجزیه و تحلیل شده و به محلهای مربوطه از پیش تعیین شده گزارش شوند. شایان ذکر است، با به کارگرفتن این دستورالعملها و روشها، جمع آوری، محاسبه، تجزیه و تحلیل، و توزیع اطلاعات جزء امور جاری سازمان قرار میگیرد.
3 سیستمهای سنجش عملکرد با تعریفی که در این مطالعه مدنظر است، صرفاً توسط مدیران به کارگرفته میشوند. اطلاعات زیادی در فرآیندها و سیستمهای مدیریتی سازمان ها به طور روزانه ایجاد میشود، همه این اطلاعات به کار مدیران نمیآید. به عنوان مثال صورت حسابهای مربوط به درآمد و هزینه واحدهای مختلف سازمان یا اطلاعات مربوط به سطح رضایت مشتری، جزئی از سیستم کنترل مدیران محسوب میشوند، لکن اطلاعاتی که در سیستم انبارداری حین انتقال محصول از انبار به مشتری ایجاد میشود جزئی از سیستم کنترل مدیران نیستند.
4 مدیران، سیستمهای سنجش عملکرد را جهت حفظ و یا تغییر الگوها در فعالیتهای سازمان به کار میگیرند. الگوهای مناسب فعالیت ممکن است به کارائی و فاقد خطا بودن فعالیتها مثل نرخ بازده فرآیند ساخت یا به خلاقیت و نوآوری در محصولات یا فرآیندهای داخلی مثل درصد فروش محصولات جدید یا بهبود سالانه زمان سیکل مربوط باشد.
-1 تعریف و دستهبندی شاخصها
شاخصهای عملکرد از یک عدد و یک واحد اندازهگیری ترکیب شده است. عدد، مقدار شاخص و واحد اندازهگیری معنی آن عدد را به دست میدهد. شاخصهای عملکرد همواره به یک هدف گره خوردهاند. اساساً شاخصهای عملکرد باید به گونهای باشند که برای استفاده کنندگان آنها در تصمیمگیری کاملاً روشن و معنادار باشند. اغلب شاخصهای عملکرد در یکی از هفت گروه زیر طبقهبندی میشوند، ولی با این همه سازمĤنها میتوانند براساس رسالت خودشان شاخصهای مناسبتری برای خود طراحی نمایند . [2]
کارآمدی : 1 مشخصهای از فرآیند که درجه تطابق خروجی فرآیند با نیازمندیها را نشان میدهد - آیا کارهای درستی در سازمان انجام میشود؟ -
کارائی : 2 مشخصهای از فرآیند که نشان میدهد هزینه منابع استفاده شده برای تولید خروجیها مورد لزوم فرآیند تا چه حد پائین است - آیا کارها به درستی انجام میشوند؟ -
کیفیت : شاخصهای بیانگر مطابقت مشخصات محصول یا خدمت با نیازمندیها و انتظارات مشتری.
بهنگامی : 3 شاخصهائی که نشان میدهند آیا کاری خاص به طور صحیح و در زمان مورد لزوم انجام شده است.
انعطاف پذیری: مشخصهای از فرآیند و سازمان که نشان میدهد توان سرعت انطباق آن با تغییرات محیطی تا جه حد است.
بهرهوری : ارزش افزوده یک فرآیند تقسیم بر ارزش کار و سرمایه مصرف شده.
ایمنی : شاخصهای نشان دهنده امنیت کلی سازمان و محیط کار پرسنل.
-2 ویژگیهای شاخص عملکردی ایدهآل
شاخصهای عملکرد جهت استفاده مؤثر باید یک سری مشخصات مشترک را دارا باشند که عبارتند از:
-1 عینی و ذهنی
شاخص عینی، شاخصی است که میتوان آن را به طور مستقل اندازهگیری و تصدیق کرد. برای مثال درآمد یا هزینه کالای فروش رفته، شاخصهای عینی هستند، چرا که آنها را میتوان به وسیله ممیزهای مستقل تصدیق کرد. از آنجا که شاخصهای عینی از فرمولهای واضح و روشنی به دست میآیند، ابهام کمی درباره معنی یا نتیجه مطلوب آنها وجود دارد.
شاخصهای ذهنی را نمیتوان به طور مستقل اندازهگیری و تصدیق کرد. چرا که این شاخصها اغلب بر مبنای قضاوت افراد تعیین میگردند. رتبه بندی عملکرد یک فروشنده توسط کارفرما برمبنای مشاهده عملکرد او یک نمونه از شاخصهای ذهنی است. این شاخصهای ذهنی از طریق فرمول مشخصی تعیین نگردیده و تا حد زیادی به قضاوتهای شخصی بستگی دارند . [3]
-2 کامل و ناقص
شاخص کامل، شاخصی است که کلیه عوامل تاثیر گذار بر آن متغیر را منعکس نماید. و طبیعًتا در صورتی که در بردارنده کلیه عوامل موثر نباشد شاخصی است ناقص. کامل وناقص بودن یک شاخص تا حد زیادی به استفاده کننده و دوره استفاده آن بستگی دارد. برای روشن شدن بحث به مثال زیر توجه شود. قیمت سهام اغلب به عنوان یک شاخص کامل از متغیر عملکرد مدیریت در نظر گرفته می شود.
قیمت سهام حاوی اطلاعات زیادی مثل رضایت مشتری، کارمند،تامین کننده وکارایی تک تک فعالیتها میباشد. همین شاخص بیان کننده نتایج تصمیم گیریهای آینده مدیریت برعملکرد نمیباشد. یعنی میتوان گفت، این شاخص صد در صد کامل نیست. بنابراین شاخصها از حیث کامل و ناقص بودن به صورت یک طیف هستند و یک حالت کامل، در غیر این صورت ناقص وجود ندارد.
-3 پاسخگو و غیر پاسخگو
یک شاخص پاسخگو ، شاخصی است که بتوان بر آن مستقیما تاثیر گذاشت و مقدار آنرا تغییر داد. شاخص غیر پاسخگو، شاخصی است که نتوان بر عوامل آن مستقیما تاثیر گذاشت تا میزان آن تغییر نماید. سرعت سنج اتومبیل، یک شاخص پاسخگو است، چرا که میزان آن را میتوان با افزایش یا کاهش فشار روی پدال گاز تغییر داد.
