بخشی از مقاله
طراحی فلوچارت چرخه حسابداری خرید همراه با کنترل های داخلی
حسابرس باید برای تهیه و ترسیم چرخه کار در سیستم شرکتهای مورد رسیدگی باید طبق آیتهمای ذیل عمل نماید:
- در مرحله اول باید حوزه یا واحدی که می خواهد در مورد آنها طراحی صورت گیرد مشخص نماید
- اهداف از تشکیل از واحد مورد نظر را از طریق دستورالعملها و مدیران و کارشناسان آن واحد مد نظر قرار دهد
- نحوه گردش مدارک و کار را در سیستم بصورت نمودار ( فلوچارت) و یا تشریحی مکتوب نماید - در این قسمت بطور مثال برای طراحی و ثبت چرخه فروش باید مشخص نماید اول شروع کار به چه صورت است آیا با حضور یک مشتری کار شروع می شود یا با بازاریابی و یا تولید قبل از فروش سپس نحوه صدور حواله و تعداد آن و صدور فاکتور و تعداد آن و تقسیم نسخ را ترسیم نماید و همچنین سفارش برای تولید یا خروج از انبار و نحوه حمل و تحویل به مشتری و نحوه وصول را بصورت نمودار یا تشریح مکتوب نمایدو... - در این مرحله آشنائی به اشکال هندسی فلوچارتها تقریبا" توسط حسابرس ضروری است - اغلب شرکتها فلوچارت واحد ها را بصورت مکتوب دارند که شاید به حسابرسان ندهند و لی حسابرسان از طریق تجربه کاری می تواند شرکت را مجبور یا متقاعد نماید مدارک مرتبط را ارائه نمایند
- در ترسیم سیستم چیزی که مهم است تبحر حسابرس اهمیت ویژه دارد بطوریکه ادعای و گفته ها ی افراد شرکت را به استناد مدارک موجود و حسابهاجمع بندی و سپس ثبت سیستم نماید - پس فقط ادعاهای کارکنان کفایت امر نمی کند
- وقتی سیستم ترسیم و طراحی و مکتوب شد در مرحله بعدی حسابرس باید با توجه به استانداردها و سایر مقررات نسبت به مقایسه سیستم ترسیم شده با موارد فوق نماید و در واقع نقاط ضعف و قوت رویه مورد جاری شرکت را استخراج نماید و نقاط ضعف را با توجه به مستندات ( چرخه ثبت شده - رسیدگی به حسابهای نمونه ای مرتبط ) را در کاربرگ های رسیدگی درج نماید - در این مرحله شاید استاندارد خاصی در گردش کار یک واحد وجود نداشته باشد در این حالت مرجع استانداردهای نزدیک به کار واحد و رویه ها درست مورد اعمال واحدهای متشابه در سایر شرکتهای مرتبط کاری و تجربیات حسابرس پایه کار را تشکیل می دهند
ثبت چرخه سیستم هر ساله باید توسط حسابرس بروز گردد.
برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها
واحد مورد رسيدگي : تاريخ صورتهاي مالي :
عطف :
يادداشت :
بر پايه توضيحات بخش 1-2 دستورالعمل حسابرسي ، پس از شناخت و ارزيابي اوليه از سيستمهاي حسابداري و كنترل داخلي ( تعيين خطر كنترل مربوط به طراحي سيستم ) چنانچه خطر كنترل هر چرخه ( جمع ستون 6 فرمهاي ارزيابي سيستم كنترل داخلي ) 40% يا كمتر برآورد شود ، اجراي آزمون كنترلها ( آزمون رعايت ) در مورد كنترلهاي موجود ( علامت گذاري شده در ستون 7 فرم ارزيابي سيستم كنترل داخلي ) ضروري است . به اين منظور برنامه هاي آزمون كنترلها ( آزمون رعايت ) براي هر چرخه پيوست مي باشد .
در اجراي برنامه هاي مذكور توجه به نكات ذيل ضروري است :
1- تعداد نمونه ها براساس بند 5-1-2 دستورالعمل مزبور ، 25 نمونه يا 15 نمونه ( حسب مورد با توجه به برآورد خطر كنترل مربوط به طراحي تا 25 % و 26% تا 40% ) پيشنهاد مي شود .
2- انتخاب نمونه ها به نحوي صورت گيرد كه اطميناني معقول از استقرار كنترلهاي مربوط در طول دوره حاصل شود ( مثلاً در مورد 15 نمونه انتخابي ، حداقل هر ماه يك نمونه ) .
3- برنامه هاي پيوست حسب مورد لازمست توسط مدير تعديل گردد ( از جمله مواردي كه در ستون 6 فرم ارزيابي سيستم كنترلها درج شده است ) .
4- شواهد رعايت يا عدم رعايت كنترلهاي كلي به نحو مناسب مستند و در ستون 10 برگ ارزيابي سيستم كنترل داخلي چرخه مربوط ، ضريب عدم رعايت ، به ترتيب صفر يا 1 درج گردد .
برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها
واحد مورد رسيدگي : تهيه كننده : تاريخ :
سال مالي منتهي به : بررسي كننده : تاريخ :
مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
خريد كالا / خدمات
1
تعداد ........ برگ درخواست خرید کالا / خدمات را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
1 الف – برگ درخواست خرید کالا / خدمات به صورت کتبی صادر می گردد .
2 ب – قبل از صدور مجوز خرید ، نیاز واحد مورد رسیدگی به کالا / خدمات مورد درخواست ، توسط مسئولین مربوط بررسي می شود .
3 پ – برگهای درخواست خريد کالا / خدمات دارای شماره سریال چاپی بوده و یا به طور منظم در دفاتر خاص ثبت می شود .
4 ت – مجوز خرید براساس آیین نامه های داخلی و مقررات مربوط ، به صورت کتبی توسط مقام مسئولی صادر مي شود .
5 ث – در صورت عدم موافقت با خرید کالا / خدمات ، دلایل مربوط توسط مسئول تصمیم گیرنده ، به نحو مناسبی ثبت می شود .
8 ج – اقدام مناسبی جهت شناسایی عرضه کنندگان کالا / خدمات مورد نیاز ، به عمل آمده و شرایط پیشنهادی هر یک از عرضه کنندگان مورد توجه قرار گرفته و پس از بررسیهای لازم تصمیمات مقتضی اتخاذ می شود .
9 چ – اطلاعات مورد نیاز مربوط به تعهدات ناشی از قراردادهای عمده منعقده با فروشندگان ، تعیین و به نحو مناسبی نگهداری و به اطلاع مسئولین مربوط رسانیده می شود .
برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها
مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
دریافت کالا / خدمات
2
تعداد ..... رسید کالا / خدمات را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
11 الف – در هنگام تحویل کالا / خدمات ، مقادیر و کیفیت کالا / خدمات توسط مسئولین مستقل از صدور سفارش خرید ، با مقادیر مشخصات کالا / خدمات سفارش شده کنترل و تایید می شود
12 ب – برگ رسید کالا / خدمات ، دارای شماره ترتیب چاپی بوده و تحویل کالا / خدمات دریافتی در دفاتر خاص ثبت می گردد .
13 پ – برگ رسید کالا / خدمات با مجوز های خرید مربوط توسط افراد مسئول تطبیق و اختلافهای موجود پی گیری می شود .
14 ت – اطلاعات برگ رسید کالا / خدمات عیناً در سوابق انبار ثبت می شود .
دریافت صورتحساب
3
تعداد ........ صورتحساب خرید کالا / خدمات را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
15 الف – صورتحساب خرید کالا / خدمات و برگ رسید کالا / خدمات دارای عطف متقابل به یکدیگر می باشند .
17 ب – مقادیر ، مشخصات و کیفیت کالا / خدمات مندرج در صورتحسابها با برگ رسید دریافت کالا / ارائه خدمات مطابقت می شود .
18 پ – صورتحسابهای مربوط به کالا / خدمات دریافتی ، از نظر صحت محاسبات ، قيمت و شرایط موجود ( قرارداد ، لیست قیمتها و...) بررسی می شود .
19 ت – صورتحسابهای مربوط به خدمات دریافتی با مدرک مربوط به انجام کار ( مانند : مدارک دریافت خدمات و گزارشهای تکمیل کار ) مطابقت می شود .
برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها
مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
20 ث – صورتحسابهای مربوط به خدمات عمده دریافتی که در مورد آنها برگ درخواست صادر نمی گردد ( مانند : آب ، برق ، تلفن و . . .) توسط اشخاصی مستقل از پرداخت کنندگان صورتحسابهای مربوط بررسی می شود .
21 ج – مجوز ثبت صورتحسابهای دریافتی در حسابها ، توسط مقام مسئولی صادر می شود .
23 چ – بررسیهای موضوع بندهای " ب " ، " پ " و " ت " بالا ، توسط افرادی مستقل از مسئولین صدور مدارک دریافت کالا / خدمات انجام می شود .
24 ح – صورتحساب خرید کالا / خدمات در سوابق حسابداری انبار ثبت می شود .
برگشت کالا و سایر مبالغ مورد مطالبه
تعداد ...... برگ برگشت کالا انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
4
25 الف – برگ برگشت کالا حاوی اطلاعاتی مشتمل بر نوع ، مقدار ، وضعیت کالای برگشتی و دلایل عدم قبول کالا یا خدمات دریافتی می باشد .
26 ب – براساس برگ برگشت کالا اعلامیه بدهکار صادر می شود
27 پ – اعلامیه های بدهکار صادره جهت عدم پذیرش و صحت ادعا ، توسط مقام مسئولی تایید می شود .
28 ت – برگ برگشت کالا پس از تایید ، عیناً جهت ثبت کالای برگشتی در سوابق انبار مورد استفاده قرار گرفته است .
30 ث – مدارک موید ادعاهای شرکت به اعلامیه های بستانکاری دریافت شده ، عطف متقابل می شود .
برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها
مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
32 ج – اعلامیه های بستانکار فروشنده ، با مدارک مربوط به کالای برگشتی و مبلغ مطالبه شده و همچنین قیمتهای مندرج در صورتحسابهای اصلی ، مطابقت می شود .
33 چ – مجوز ثبت اعلامیه های بستانکار فروشنده در حسابها توسط مقام مسئولی صادر می شود .
34 ح – اعلامیه های بدهکار صادره يا بستانکار دریافتی از فروشنده ، جهت ثبت در حسابهای پرداختنی ثبت می شود .
پرداختهای بانکی
5
تعداد ........ برگ از دستور پرداخت بوسیله چک را انتخاب و شواهد اعمال کنترلهای زیر را مشاهده نمایید :
37 الف – صدور چک تنها در مقابل برگهای دستور پرداخت دارای شماره ترتیب چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات واحد مورد رسیدگی صادر شده و توسط مقام مسئولی تایید گردیده ، انجام می شود .
38 ب – همزمان با صدور چک ، مستندات و مدارک پیوست ، جهت جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود .
39 پ – صدور چک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت ، صورت می گیرد .
40 ت- صدور چک و حواله های بانکی در موارد زیر منوط به وجود مدارک لازم و مورد تاييد صحت معاملات براساس روشهای واحد مورد رسیدگی است :
1- پرداخت بدهیها
2- پرداخت بهای کالا / خدمات خریداری
3- پرداخت حقوق و دستمزد و کسورات مربوط
4- تامین مخارج نقدی
5- سایر پرداختها
برنامه آزمون كنترلها (رعايت)-چرخه خريد ، هزينه ها و پرداختها
مسئول انجام شماره جدول عطف به ارزیابی سیستم کنترل داخلی روشــهـای رسیــدگـی ردیف
