بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه
اسلاید 2 :
فهرست مطالب
کليات سازمان و مديريت
هدف و وظايف اداره امور دفتری
روابط اداری
سيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر
بايگانی
فراگرد تلفنی- نقش و وظايف مسؤول دفتر
عمليات اداری مسؤول دفتر
مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن
جلسه
چند نکته مهم
مختصری از آيين نگارش
اسلاید 3 :
دانش
نگرش
رفتار فردي
رفتار گروهي
تغييراجباري
تغييرمشاركتي
اسلاید 4 :
تعريف سازمان
گروهی از واحدها و افراد که برای رسيدن به هدفی مشترک با ضوابط و ارتباطهای مشخص با هم همکاری مي نمايند.
فلسفه وجود سازمان
بافت و ترکيب سازمان
اسلاید 5 :
انواع سازمان از نظر نوع ساختار
سازمان مکانيکی
(دارای ساختار تشکيلاتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر
برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد.)
سازمان ارگانيکی
(دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها
و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد.)
اسلاید 6 :
انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظايف اساسی
واحدهای صف
(مسؤول اجرای عمليات مربوط به انجام هدف های اصلی سازمان)
واحدهای ستادی
(مسؤول اجرای طرح و برنامه ،ارايه مشورت و پشتيبانی وکمک به واحدهای صف)
اسلاید 7 :
مناطق مديريت
منطقه بالا
(مديران عالی)
منطقه ميانی
(مديران ميانی)
منطقه پايين
(سرپرستان)
مسووليت سياستگذاری وهدفمند ساختن سازمان
مسووليت اجرای سياست کلی وخط مشی های سازمان
مسووليت عملکرد اجرايی وتوليدی
ودرتماس دائم باکارکنان ورهبری وهدايت آنان
مديران صف (مدير توليد)
مديران ستاد تخصصی(مدير طرح وبرنامه)
مديران ستاد کمکی(مدير امور اداری)
اسلاید 8 :
مهمترين اصول مديريت
برنامه ريزی
انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر
سازماندهی
ترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.
هماهنگی
فرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند.
رهبری
فراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
نظارت و کنترل
فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.
اسلاید 9 :
نحوه برقراری ارتباطات سازمانی
حالت گفتاری ( شفاهی )
◊ تشکيل جلسه اداری، همايش اداری، دستور شفاهی، گزارش شفاهی، مکالمات روزمره
حالت نوشتاری ( کتبی )
◊ نامه های اداری، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آيين نامه ها، گزارشات کتبی
خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نگهداری نوشته- زبان مشترک ارتباطات جامعه
مراحل:
1- مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری )
2- مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری )
3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی )
اسلاید 10 :
مسؤول دفتر
تعريف
عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد.
صفات کاری صفات شخصی
رازداری و وفاداری به سازمان پاکيزگی و مرتب بودن
قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای تندرستی
قوه ابتکار و پيش قدم شدن تعادل روحی
هوشياری و حافظه برتر نحوه صحبت کردن
وقت شناسی و قابل اطمينان بودن
مرتب بودن و سازمان دادن
قابليت اتکاء
قدرت کارايی و اثر بخشی
قدرت آموزش دهی
اسلاید 11 :
روابط اداری
روابط با مديران
شناسايی خصوصيات مدير و وفق دادن فعاليت های کاری با آن خصوصيات
روابط با همکاران
تطبيق دادن نقش خود با قوانين و مقررات اداری
اثبات عضويت خودمان در گروه همکاران
مدنظر قراردادن حقوق و خواسته های همکاران، جلب همکاری، دوستی و احترام، پذيرش مسؤرليتها و وظايف
روابط با کارکنان جديد
پاسخ گويی به سؤالات ايشان و آشنا ساختن آنها با قوانين و مقررات سازمان و .
اسلاید 12 :
برخورد با کسانی که با داشتن وقت قبلی به ملاقات رئيس می آيند
- مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات
- لغو ملاقات در صورت تأخير ملاقات کننده و ارايه توضيح علل لغو ملاقات و تعيين وقت ديگر
- داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات کننده تعارف روزنامه يا مجله و پذيرايی از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد
نحوه معرفی
- اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نيست کداميک اول معرفی می شوند.
- هميشه، مرد به زن معرفی می شود.
- شخصی که معروفيت زيادی ندارد به شخص معروف، معرفی می شود.
- هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود.
- شخصی که سمت پايين تر دارد به سمت بالاتر معرفی می شود.
اسلاید 13 :
روابط با مراجعان عادی
راهنمايي مراجعه کننده با توجه به آگاهی از وضع کار و سازمان و داشتن روحيه همکاری
روابط با کسانی که تلفن می کنند
- ارجاع تلفن کننده به مسؤول اصلی انجام کار
- اگر تلفن کننده با مدير وی کار دارد و مدير در اداره حضور ندارد با توجه به اهميت کار، می توانيد او را به مرجع صلاحيتدار ديگری معرفی نموده و يا پيام او را برای مدير ثبت نموده و موعد دريافت پاسخ را مشخص نماييد.
- در اختيار گذاشتن اطلاعات مورد نياز تلفن کننده با در نظر گرفتن سیاستهای سازمان
- شمرده صحبت کردن، با حوصله بودن، دقت در کاربرد کلمه ها و داشتن روحيه همکاری
انتقادها و پيشنهادها
اسلاید 14 :
مراحل گردش نامه
دريافت
تفکيک
ثبت
توزيع
ارسال
پيگيري
تعريف دبيرخانه
محلی که در آن، کليه عمليات مربوط به دريافت، ثبت، تفکيک، توزيع، پيگيری و ارسال نامه های اداری صورت می گيرد و شامل وسايلی همانند:( دفتر انديکاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر انديکس، دفتر ارسال نامه ها و راهنمای سيستم گردش نامه ها ) می باشد.
اسلاید 15 :
عمليات مربوط به دريافت و تفکيک نامه ها و ساير موارد حاوی اطلاعات
مسؤول دبيرخانه برای نامه های سفارشی پستی و یا نامه های سازمانها و شرکتها که توسط پيک يا نامه رسان آورده ميشود، رسيد می دهد.
نامه های خصوصی و شخصی، نبايد باز شوند و مستقيم برای گيرنده آن فرستاده ميشود.
نامه های محرمانه و مهر و موم شده، مسير خاص خود را طی می کنند.
نامه های اداری در دبيرخانه باز ميشود، محتويات آن بررسی ميگردد و اگر ضمايمی دارد به آن پيوست ميشود.
هنگام خالی کردن پاکتها بايد دقت شود که چيزی در آن باقی نماند، همچنين در صورتيکه آدرس فرستنده، فقط روی پاکت نوشته شده باشد، لازم است تا آن را ضميمه نامه نمود.
اسلاید 16 :
عمليات مربوط به ثبت نامه ها
دفتر انديکاتور
نامه های وارده
نامه هاي صادره
اسلاید 17 :
مهر ورودی
دفتر انديکس ( راهنمای دبيرخانه )
اسلاید 18 :
عمليات مربوط به توزيع و ارسال نامه
پيگيری نامه ها
گردش و کنترل نامه ها در داخل واحد
اسلاید 19 :
تعريف بايگانی
جمع آوری، طبقه بندی و نگهداری اسناد و مدارک يک سازمان با روش منطقی منظم به نحوی که بتوان به سادگی و به سرعت به آنها دسترسی يافت.
دلايل ايجاد بايگانی
نشان دادن و اثبات فعاليتهای گذشته و حال
آگاهی از اطلاعات مورد لزوم، برای آنها و تصميم و اقدام در آينده
عوامل متشکله بايگانی
اسناد و مدارک
کارکنان
محل و وسايل
روش های تنظيم
اسلاید 20 :
سند
تعريف قانون مدنی :
هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استفاده باشد.
تعريف مديريتي :
هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده، و از نظر اطلاعات محتوای آن در اموراجتماعی، اداری، مالی، فنی و غيره دارای ارزش دريافت و نگهدای باشد.
روش های طبقه بندی و تنظيم
روش شماره ای ( شرکت تلفن و سازمان آب » شماره اشتراک « اداره راهنمايي و رانندگی و . )
روش الفبايي ( امور کارکنان و . )
