پاورپوینت کارگاه آموزشی مقدماتی و پیشرفته EXCELL

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

کارگاه آموزشی مقدماتی و پیشرفته EXCELL

اسلاید 2 :

تاریخچه
اولين صفحه گسترده VisiCalc در سال ۱۹۷۸ به بازار آمد. اين صفحه گسترده از نخستين "برنامه هاي کاربردي عالي " محسوب مي شد. لوتوس ۱و ۲ و ۳ در سال ۱۹۸۳ به بازار آمد و براي مدت طولاني بيشترين سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسل در سال ۱۹۸۷ به بازار معرفي شدند که هر دو تحت محيط گرافيکي ویندوز عمل می کردند.
برنامه Microsoft Excel يك برنامه صفحه گسترده است.
Excel جزء نرم افزارهاي گروه Office می باشد. نرم افزارهاي Office نصبي مي باشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرار می گیرند. براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي مي كنيم:
Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel

اسلاید 3 :

صفحه گسترده
صفحه گسترده به برنامه هايي گفته مي شود كه اطلاعات متني و عددي را در قالب جدول نگهداري مي كنند. ساختار جدولي صفحات اين گونه برنامه ها، كاربران را قادر مي سازد تا با استفاده از فرمول، بين اطلاعات موجود در آن ها ارتباط برقرار كنند.
در برنامه Excel بسياري از محاسبات پيچيده از طريق توابع از پيش تعريف شده قابل انجام است. از نمونه هاي متداول آن مي توان تابع جمع، ميانگين، تعيين حداكثر، تعيين حداقل، شمارش داده هاي عددي، شمارش شرطي و . . . را نام برد.
اين برنامه علاوه بر فرمول ها و توابع، قابليت هاي ديگري براي سازمان دهي صفحات و مديريت آن ها ارائه مي دهد. هم چنين امكاناتي نظير جستجوي اطلاعات و مرتب كردن داده ها، به سهولت كار با داده هايي با حجم بالا كمك مي كند.
قالب بندي داده ها و رسم نمودار بر مبناي داده هاي جدول نيز از جمله امكاناتي است كه براي ارائه بهتر گزارش ها عرضه مي كند.

اسلاید 4 :

(كارپوشه) Workbook
Worksheet (كاربرگ): صفحاتي كه اطلاعات را در قالب جدول نگهداري كرده و براي انجام محاسبات بكار مي روند.
Chart Sheet (برگ نمودار): صفحاتي كه براي نمايش نمودار به كار مي روند.
دو نوعSheet مورد استفاده قرار مي گيرد:
هر فايل Excel را يك Workbook مي گويند. هر كارپوشه مي تواند حاوي 1 تا 255 Sheet باشد. اطلاعات در اين برگه ها نگهداري مي شوند.

اسلاید 5 :

(Worksheet) ساختار يك كاربرگ
هر Worksheet دارای 1048576 سطر و 16384 ستون است. سطرها با عدد و ستون ها با حروف انگليسي (از A تا Z و سپس ترکیب دو حرفی و سه حرفی مانند XFD) مشخص مي شوند.
از محل برخورد هر سطر با يك ستون ، يك سلول (Cell) ايجاد مي شود. اطلاعات در اين سلول ها نگهداري مي شوند. در هر Worksheet حداقل يك سلول فعال است. اين سلول با كادري ضخيم تر از ساير سلول ها ديده مي شود و اطلاعاتي كه وارد مي كنيد، در اين سلول قرار مي گيرد. با كليك روي هر سلول، مي توان آن را فعال نمود.

اسلاید 6 :

رفتن سريع به يك آدرس
هر سلولي درSheet با نام يا آدرس خاصي مشخص مي شود. براي نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مي نويسيم. مثلا آدرس E5 به سلول ستون E در سطر پنجم اشاره مي کند.
نشاني يا آدرس سلول
براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر کافي است در اولين کادر خط فرمول (Name Box) آدرس سلول را تايپ كرده و Enter كنيم.

اسلاید 7 :

Excel اطلاعات در
اطلاعات موجود در سلول يا مقدار است و يا فرمول.
منظور از مقدار، داده هاي ثابتي است كه در سلول ها وارد مي كنيد. اين مقادير به چهار نوع تقسيم مي شوند:
عدد
متن
تاريخ
ساعت
فرمول شامل محاسباتي است كه درنتيجه انجام آن، يك مقدار بدست ميآيد. اين مقدار نيز ممكن است عدد، متن، تاريخ يا ساعت باشد.

اسلاید 8 :

(AutoFill) شناسايي اصول پركردن خودكار سلول ها
در گوشه كادر ضخيمي كه در اطراف سلول فعال ديده مي شود، يك مربع كوچك سياه ديده مي شود. اين مربع، دستگيره AutoFill نام دارد. هنگامي كه ماوس را روي اين علامت قرار مي دهيم، اشاره گر آن به شكل  ديده مي شود. با درگ كردن اين دستگيره به سمت سلول هاي مجاور (يا در جهت عمودي و يا در جهت افقي)، محتويات سلول در آنها كپي مي شود. از اين قابليت براي وارد كردن داده هاي تكراري كه سلول هاي آن ها در مجاورت يكديگر قرار دارند، استفاده مي شود.

اسلاید 9 :

(AutoFill) شناسايي اصول پركردن خودكار سلول ها
نكته: قابليت AutoFill در مورد اعداد، مي تواند به صورت افزايشي يا كاهشي مورد استفاده قرار گيرد. براي اين منظور، هنگام كشيدن دستگيره AutoFill كليد Ctrl را نگه داريد.
اگر دستگيره را به سمت جلو (سلول هاي بعدي) يا پايين بكشيد، خاصيت افزايشي دارد.
اگر دستگيره را به سمت عقب (سلول هاي قبلي) يا بالا بكشيد، خاصيت كاهشي دارد.

اسلاید 10 :

(AutoFill) شناسايي اصول پركردن خودكار سلول ها
نكته: قابليت AutoFill در مورد تاريخ، ساعت و متن هاي تركيبي با اعداد (مانند "سال 10") كه به عدد ختم شوند، به طور پيش فرض، به صورت افزايشي يا كاهشي عمل مي كند و نيازي به نگه داشتن كليد Ctrl نيست.
در چنين مواردي براي لغو حالت افزايشي يا كاهشي، لازم است هنگام كشيدن دستگيره AutoFill كليد Ctrl را نگه دارید.

اسلاید 11 :

سه روش براي ويرايش داده هاي يك سلول وجود دارد:
استفاده از نوار فرمول: محتويات سلول هميشه در نوار فرمول قابل رويت است و به راحتي مي توانيد آن را ويرايش كنيد.
دابل كليك روي سلول موردنظر: در اين حالت مكان نماي تايپ در محل دابل كليك شده، آماده ويرايش داده ها خواهد بود.
استفاده از كليد ميانبر F2: فشردن اين كليد، سلول را در حالت ويرايش قرار داده و مكان نماي تايپ را در پايان كاراكترها نشان مي دهد كه آماده ويرايش داده ها است.
نكته: فراموش نكنيد پس از ويرايش داده هاي سلول، عمليات خود را با كليد Enter تاييد و يا با كليد Esc لغو كنيد. در غير اين صورت اکسل هم چنان منتظر اعمال تغييرات خواهد بود.

اسلاید 12 :

حذف سلول:
وقتي يك سلول را حذف مي كنيم محتويات آن به همراه خود سلول حذف مي شود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد مي شود. اين فضاي خالي بايد توسط سلول هاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول به روش زير عمل مي كنيم:
Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Delete
با انتخاب گزينه Delete پنجره اي ظاهر مي شود که شامل چهار گزينه زير است (در اين پنجره مي توانيم تعيين كنيم كه محل خالي سلول حذف شده با كدام يك از سلول هاي مجاور پر شود):
Shift Cell Left : باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن مي شود.
Shift Cells Up : خانه زيرين خانه پاک شده را به جاي آن منتقل مي کند.
Entire Row : سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل مي کند.
Entire Column : ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل مي کند.

اسلاید 13 :

نکته:
اگر محيط فارسي باشد به جاي ستون سمت راست، ستون سمت چپ جايگزين مي شود.

اسلاید 14 :

روش انتخاب یک سری از سلول ها (مارک کردن)
اگر سلول هایی که قصد مارک کردن آن ها را دارید در کنار هم (متوالی) هستند اشاره گر ماوس را بر روی اولین خانه از گروهی که قرار است مارک شود برده و با فشار دادن دکمه سمت چپ ماوس دست خود را از روی این دکمه بلند نکنید و بعد اشاره گر ماوس را تا آخرین خانه ای که قرار است در گروه مارک شده ها اضافه شود بکشید سپس دکمه چپ ماوس را رها کنید.
نکته: توجه داشته باشید که سلول های مارک شده به رنگ آبی در می آیند اما سلول رنگ اولین سلول انتخاب شده تغییر نمی کند.
مثال: خانه های B2 تا D4 را انتخاب کنید.

اسلاید 15 :

روش انتخاب یک سری از سلول ها (مارک کردن)
براي انتخاب يک خانه کافي است با ماوس بر روي آن کليک کنيم.
براي انتخاب تعدادي خانه مجاور کافي است دکمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag کنيم.
براي انتخاب يک سطر/ ستون کافي است روي شماره سطر/ ستون کلیک کنیم. برای انتخاب چند سطر/ ستون مجاور، ماوس را روي شماره سطر/ ستون اول قرار داده، كليد چپ آن را نگه داشته و به سمت شماره آخرين سطر/ ستون موردنظر حركت دهيد و سپس كليد ماوس را رها كنيد. با اين روش كليه سلول هاي سطر/ ستون هاي موردنظر انتخاب مي شوند. برای انتخاب چند سطر/ ستون غير مجاور، سطر/ ستون اول را انتخاب كرده و در حالي كه كليد Ctrl را نگه داشته ايد، سطر/ ستون هاي بعدي را انتخاب كنيد.

اسلاید 16 :

روش انتخاب یک سری از سلول ها (مارک کردن)
روش دیگر مارک کردن:
انتخاب اولین سلول + Shift + انتخاب آخرین سلول (انتخاب محدوده ای از سلول های مجاور)
انتخاب اولین سلول + Ctrl+ انتخاب آخرین سلول (انتخاب سلول های غیرمجاور)
Ctrl + A یا کلیک بر روی دکمه قبل از نام ستون A و شماره سطر1 (برای انتخاب کل سلول ها)

مثال:
محدوده های A1 تا B2 و D1 تا E2 را انتخاب کنید.

اسلاید 17 :

روش انتخاب یک سری از سلول ها (مارک کردن)
مثال:
سطر 2 و ستون های A و C را انتخاب کنید.

اسلاید 18 :

انتخاب يک يا چند خانه با استفاده از صفحه کلید
براي انتخاب يک خانه کافي است با جهت نما (Arrow key) بر روي آن برويم.
براي انتخاب تعدادي خانه مجاورکافي است دکمه Shift را پايين نگه داشته و با كليد هاي جهت نما (Arrow key) بر روي آن حرکت کنيم.
براي انتخاب سطر جاري کافي است کليد هاي Shift + Spacebar را بفشاريم.
براي انتخاب يک ستون کافي است کليد هاي Ctrl+ Spacebar را بفشاريم.
براي انتخاب کاربرگ جاري (کل سلول ها) کافي است کليدهاي Ctrl + Shift+ Spacebar را بفشاريم.

اسلاید 19 :

ويرايش سطر و ستون
اضافه کردن سطر: سطري که مي خواهيم سطر جديد قبل یا بالای آن اضافه شود، را انتخاب می کنیم و سپس:
روش اول: بر روی شماره سطر یا یکی از سلول های سطر کليک راست می کنیم و گزینه Insert را انتخاب مي کنيم.
روش دوم: Home / cells/ Insert/ Insert Sheet Rows
روش سوم: كليد Ctrl را نگه داشته و كليد + را فشار می دهیم. سطر جديد، بالاي سطر انتخاب شده، ايجاد مي شود.

اسلاید 20 :

ويرايش سطر و ستون
اضافه کردن ستون: ستوني که مي خواهيم ستون جديد قبل (سمت چپ) آن اضافه شود، را انتخاب می کنیم و سپس:
روش اول: بر روی نام ستون یا یکی از سلول های ستون کليک راست می کنیم و گزینه Insert را انتخاب مي کنيم.
روش دوم: Home / cells/ Insert/ Insert Sheet Columns
روش سوم: كليد Ctrl را نگه داشته و كليد + را فشار می دهیم. ستون جديد، قبل از ستون انتخاب شده، ايجاد مي شود.