پاورپوینت دستورالعمل بایگانی موضوعی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

بسم الله الرحمن الرحيم

اسلاید 2 :

موضوع درس:
دستورالعمل بايگاني موضوعي

اسلاید 3 :

مقدمه
بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاي يك سازمان محسوب مي شود ، همچنين اسناد بايگاني مي توانند بيانگر سير ايجاد و روند تحولات ساختاري و سازماني و در نتيجه مبناي تحقيقات علمي و قضاوتهاي تاريخي حال و آينده باشند ، بنابر اين براي بيان ارزش و اهميت بايگاني بايد به سه نكته توجه شود .
1 ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت )
2 ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذيه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و… )
3 ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود )

اسلاید 4 :

(( تعاريف و اصطلاحات ))
ـ بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ، تنظيم و نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك ، بر طبق روش معين ، به نحويكه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد .
ـ بايگاني به محلي كه اسناد و مدارك طبق ضوابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود .
بايگاني :

اسلاید 5 :

تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زمان نگهداري اسناد :
1- بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2 سال پس از صدور دستور بايگاني نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود .
طبق برخي از تعاريف تاماداميكه سازمان در ارتباط مستمر با پرونده يا سند قرار دارد ، آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند .
2 ـ بايگاني نيمه جاري = محلي است كه پرونده ها و اسناد پس از طي مراحل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود .
مراجعه به اين گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نياز سازمان به آنها رجوع مي شود .
3 ـ بايگاني راكد = محلي است كه پرونده هاي نيمه جاري پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25 سال نگهداري مي شوند .

اسلاید 6 :

توضيح :
1 ـ اسناد و پرونده هاي جاري ، نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند .
2 ـ بايگاني راكد معمولاًدر مراکز سازمانها ايجاد مي شود .

اسلاید 7 :

آرشيو :
محلي است كه اسناد و مدارك با ارزش نظامي ، تاريخي ، حقوقي و … پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد بطور دائمي در آنجا نگهداري ميشود.

اسلاید 8 :

تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد :
الف ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگهداري پرونده ها فقط در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت ميگيرد و ساير رده ها مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و يا نگهداري پرونده ها نخواهد بود .
ب ـ سيستم نيمه متمركز = در اين شيوه علاوه بر بايگاني مركزي، اولين سطح از زير مجموعه رده نيز مجاز به ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداري مي نمايند .
ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح مختلف داراي بايگاني مستقل بوده و مجاز به نگهداري پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمي باشند .

اسلاید 9 :

توضيح :
1ـ اسناد داراي طبق بندي سري و بكلي سري در رده هايي كه داراي شعبه اسناد ويژه مي باشند بهطور متمركز توسط شعبه مذكور نگهداري ميشوند .
2 ـ اسناد داراي طبقه بندي در ساير رده ها توسط دبيرخانه مركزي رده نگهداري مي شود .

اسلاید 10 :

پرونده :
مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت تقدم و تأخر در يك پوشه يا كلاسور نگهداري شده باشد .

اسلاید 11 :

سند :
به هر نوع سابقه اعم از مكتوب ، منقوش و مضبوط گفته مي شود كه به موجب مقررات و آيين نامه هاي مصوب در اجراي وظايف يك سازمان بوجود آمده و داراي ارزش نگهداري باشد .

اسلاید 12 :

سند داراي طبقه بندي :
سندي است كه اطلاعات آن داراي ارزش حفاظتي بوده و بهمنظور جلوگيري از افشاي غيرمجاز آن و تعيين محدوديتهاي لازم براي دسترسي ، در يكي از چهار نوع طبقه بندي بهكلي سري، سري، خيلي محرمانه و محرمانه قرار ميگيرد.

اسلاید 13 :

تنظيم پرونده :
منظم ومرتب كردن پرونده ها در هريك از گروههاي تعيين شده در طبقه بندي اسناد را تنظيم پرونده مي گويند .

براي تنظيم اسناد بايد نكات ذيل مورد توجه قرار گيرند :
1 ـ جايگزيني يا چينش صحيح و منطقي اسناد
2 ـ رعايت تقدم و تأخر در چينش اسناد
3 ـ اجتناب از نگهداري اسناد تكراري و غير ضروري
4 ـ رعايت تعداد برگه هاي پرونده ( 120 برگ )
5 ـ نصب برچسب و برگه (فرم ) اطلاعات پرونده

اسلاید 14 :

بر چسب پرونده :
برچسب پرونده يا سرلف عبارتست از فرمي كه براي شناسايي پرونده ها بر روي آنها نصب و حاوي مشخصات كلي مانند شماره ، موضوع ، تاريخ تشكيل و ساير موارد مشابه مي باشد .

اسلاید 15 :

برچسب كارتن يا زونكن :
فرمي است كه بمنظور شناسايي پرونده ها يا اسناد موجود در كارتن يا زونكن روي آنها نصب مي شود و حاوي مشخصاتي مانند كد يا موضوع بايگاني مي باشد .

اسلاید 16 :

تعريف كد يا شناسه :
كد يا شناسه يا علامت رمز عبارتست از تبديل يك موضوع يا اسم يا حروف به يك علامت قراردادي كه مي تواند بصورت عدد يا حرف يا تركيبي از هر دو مورد باشد .

اسلاید 17 :

تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني :
طبقه بندي از نظر بايگاني عبارتست از تقسيم بندي اسناد و مدارك به دسته هايي كه ميان آنها حداقل يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته و داراي خصوصيات ذيل باشد .
1 ـ اطمينان : به شكلي كه محل دقيق سند مشخص باشد .
2 ـ سرعت : بگونه اي كه بسادگي و در كوتاهترين زمان قابل دسترسي باشد .
3 ـ سهولت : طوري كه اجراي آن بسادگي ميسر و براي مجري قابل فهم باشد .
4 ـ  انعطاف پذيري : با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد .
5 ـ توسعه پذيري : در صورت لزوم قابليت گسترش داشته باشد .

اسلاید 18 :

(( روشهاي بايگاني ))
الف ـ روش اسمي = در اين روش اسناد بر اساس شاخصههايي مانند؛ نام افراد، نام سازمانها، نام مناطق جغرافيايي و موارد مشابه آن طبقه بندي مي شوند .
ب ـ روش موضوعي = در اين روش اسناد بر اساس عنوان و محتواي پرونده تحت عنوان يك موضوع خاص تشكيل مي شوند .
ج ـ ساير روشها = كه ممكن است تركيبي از چند روش يا تاريخ يا كارتن و جزوه دان باشد .
تقسيم بندي كلي روشهاي بايگاني :

اسلاید 19 :

الف ـ روش اسمي شامل :
1 ـ روش الفبايي ( مانند دفترچه تلفن يا لغتنامه ها )
2 ـ روش الفبايي و شماره اي با گروه بندي حروف اول و دوم نام خانوادگي
3 ـ روش شماره گذاري متوالي يا مسلسل
4 ـ روش شماره گذاري بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگي
5 ـ روش شماره رمز الفبايي
6 ـ روش حرف و عدد
7 ـ روش سازماني

اسلاید 20 :

ب ـ روش موضوعي :
1 ـ روش شماره گذاري محدود يا مقطع
2 ـ روش شماره گذاري مركب يا روش موضوعي شماره اي
3 ـ روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال