بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
موضوع : مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)
اسلاید 3 :
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، بسته به رویکرد افراد مختلف، تعاریف متفاوتی دارد. به طور کلی BPM عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب و کار End To End با استفاده از مدلها و سناریوهای متفاوت به منظور درک شیوه انجام فعالیتها توسط یک سازمان بزرگ. این امر موجب ایجاد بینشی جدید برای ارائه توصیه و آزمون بهینهسازیها و بهبودهای سازمانی شده و تکرار مجدد فرآیند برای بهبود مداوم و بهینهسازی فرآیند را باعث میشود. این تعریف دربردارنده دو نکته اساسی است:
دوم اینکه، یک راهکارِ یکبار مصرف نیست. کارکرد BPM شامل تشخیص چگونگی عملکرد اجزا و بهینهسازی مداوم بهمنظور نیل به نتایج ملموس برای کسبوکار است.
نخست اینکه، BPM در حالت کلی به دنبال شناسایی و بهینه سازی شیوه ارائه محصولات و خدمات توسط سازمان ها، شیوه کار کردن پرسنل و کیفیت کاری و ارتباطی با سایر پرسنل و خریداران محصولات سازمان است.
اسلاید 4 :
رشد و افزايش نگهداشت مشتري
كاهش زمان فرآيند
كاهش هزينه
بهبودكيفيت
افزايش انعطاف پذيري
بهبود همراستايي با مقررات
بهبودكارايي در سرتاسر مرزهاي سازماني
مديريت كاراتر واثربخشتر منابع سازمان
افزايش بهرهوري و رضايت كاركنان
كاهش مخاطرات
افزايش چالاكي
افزايش رقابت پذيري
رشد سودآوري
مزايايحاصلازمديريتفرآيندهايكسبوكار:
اسلاید 5 :
امروزه موفقیت سازمانها تنها درگرو محصولات و خدمات آنها نیست، بلکه توانایی آنها در بازطراحی فرآیندها در راستای طراحی پویا و منعطف فرایندهای کسبوکار تأثیر بسزایی بر عملکرد سازمان دارد. این مسئله منجر به ظهور مدیریت فرآیندهای کسبوکار در سالهای اخیر شده است. مدیریت فرآیند کسبوکار تعیین میکند که سازمان چگونه کار ایجاد کند تا منجر به ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان گردد.
مدیریت فرآیندهای کسبوکار یک روش سازمانیافته و نظاممند بهمنظور تعریف، طراحی یا بازطراحی، ایجاد، مستندسازی، اندازهگیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای کسبوکار مکانیزه و غیرمکانیزه، بهمنظور ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان و اهداف سازمان با چابکی بالاتر است. مدیریت فرآیندهای کسبوکار، سازمان را قادر میسازد که فرآیندها را با اهداف و استراتژیهای کسبوکار همسو ساخته که این امر زمینه افزایش بهرهوری (کارایی و اثربخشی) از طریق بهبود فعالیتها، فرآیندها و درنهایت واحدهای سازمانی را در ارتباطات درون و برونسازمانی فراهم میآورد.
فرآيندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به مأموریت سازمان طراحی شدهاند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواستههای مشتریان باید فرآيندهای موجود کارایی و اثربخشی لازم را داشته باشند. یک فرآيند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بهصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثربخشی برخوردار خواهد بود که بهصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد.
اسلاید 6 :
معنای لغوی واژه فرآيند به معنی روش ويژه انجام کار است که شامل مراحل و فعاليتهای متعددی است. در دیدگاه سیستمی يک فرآیند عبارتست از آنچه ورودی را به خروجی تبدیل مينمايد و دربرگیرنده چگونگی انجام عملکرد نهادهای کار است. فرآيندگرايي يعني درك اين حقيقت كه هر فعاليت تنها زماني ارزشمند است كه به تكميل یك فرآيند كمك كند و آن فرآيند نيز، نيازي را در يك شبكه فرآيندي بزرگتر برآورده و ارزش جديد ايجاد كند. استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در تعريف فرآیند گرایی ميگويد: «بهكارگيري سيستمي از فرآيندها در درون يك سازمان همراه با مشخص كردن و تعامل اين فرآيندها و مديريت كردن آنها رويكرد فرآيندي ناميده ميشود».
در عصر حاضر ارتباط حوزه مدیریت فرآیندهای کسبوکار با توسعه سازمانها از طریق فرآیندهای افقی است که سبب ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان میشود. مدیریت فرآیندهای کسبوکار تعیین میکند که چگونه یک سازمان کار ایجاد کند تا منجر به ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان گردد. مدیریت قاطع و مصمم اینگونه فرآیندها سبب ایجاد کسبوکاری حرفهای میشوند که آنهم بهنوبه خود منجر به افزایش کارایی و بهرهوری فرآیندها و چابکی بیشتر سازمان خواهد شد. در شکل زیر مدل مفهومی مدیریت فرآیند کسبوکار آمده است.
اسلاید 7 :
در مدیریت فرآیند کسبوکار، تحول فرآیندی در سازمان تاثیر به سزایی بر اثرگذاری رویکرد فرآیندی دارد. تحول فرآیند، سیر تکاملی برنامهریزی شده فرآیندهای کسبوکار است که با استفاده از یک روش نظاممند و متدولوژی معین برای حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای کسبوکار اهداف سازمان را دنبال میکند، به کار میرود. طراحی مجدد فرآیندها تفکر مجدد بر روی چگونگی انجام کلیه فرآیندها از ابتدای شروع تا انتهای تحویل محصول و خدمات فرآیند، در وضعیت موجود است. این امر با بهبود فرآیندها تفاوت دارد چراکه از یک روش جامع و کلینگر جهت فرآیندهای سازمان، با جای تشخیص و پیادهسازی تغییرات جزئی استفاده میکنند.
متدلوژی مدیریت فرآیند کسبوکار در قالب چرخه حیات مدیریت فرآیندها عنوان میگردد.
اسلاید 8 :
نتایج معمولاً منتهی به بهبود حداقل یکی از شاخصهای کسب و کار زیر میشود:
معمولاً در یک کسبوکار، فرآیندهایی وجود دارند که بر این شاخصها تأثیر میگذارند همانند بهبود جریان کار در فرآیند ارتباط با تأمینکنندگان به منظور کاهش هزینهها یا بهبود فرآیندهای فروش برای افزایش درآمد.
افزایش درآمد
افزایش سود
کاهش هزینههای عملیاتی
افزایش ارزش مشتری (در مقابل ارزش چرخه عمر مشتری)
کاهش نرخ خروج مشتری
کاهش نرخ خروج کارکنان
اسلاید 9 :
سازمان هایی که از مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کردند:
ادیداس:
شرکت ادیداس با استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار بین ۵۰۰تا عملیات فروش و ۴۰۰کارخونه ای که دارد ارتباط ایجاد کرد و سفارش خریدش را ساده تر کرده که نتیجه این کار کاهش ۶۰درصدی هزینه بوده،خیلی از کارهارا که مکانیزه کرد کاهش نیروی انسانی داشته و همچین زمان انجام فعالیت هایش هم به 4\1 زمان قبلی رسید.
الیانز در المان:
شرکتی چند ملیتی برای بیمه و خدمات مالی در المان میباشد.برای شروع تجارت الکترونیکی اش و ساده کردن فعالیت های شرکت با استفاده از bpm توانست میزان کارایی رو ۸۰درصد افزایش بدهد و همچنین زمان انجام فرایند هایش به 7\1 زمان قبلی رسید.
با اینکه این پروژه ۲سال طول کشیده در این شرکت اما نرخ برگشت سرمایه اش ۶ماه بوده.
شرکتkpn :
شرکتی مخابراتی پیشرو در هلند هست و ۸میلیون مشترک تلفن ثابت و ۱۴میلیون مشترک تلفن همراه دارد.این شرکت زمانی که تقاضا ها برای افزایش پهنای باند زیاد شد،فرایند سفارش هایش را مکانیزه کرد با استفاده از bpm و نتایج حاصل فوق العاده بوده زیرا درصد خطاها ۹۵درصد کاهش یافت و درنتیجه کیفیت ارئه خدماتش خیلی خیلی بالا رفت.
همچنین ماهانه 200.000یورو صرفه جویی اقتصادی برایش داشت ضمن اینکه زمان انجام فرایندهایش ۹۰درصد کاهش پیدا کرد.
اتفاق مهم دیگری که برای این شرکت رخ داد این بود که با توجه به درخواست های متفاوت مشتری ها و متقاضی های این شرکت سرعت انجام تغییرات افزایش یافت،درگذشته زمان انجام تعییرات در بازه ی ۴تا ۶ هفته .بوده و الان تنها ۲ هفته زمان لازم است برای اجرای تغییرات
اسلاید 10 :
مهم ترین دست اورد مدیریت فرایند ها:
مودا: هر فعالیتی که در سیستم تولید که به ارزش افزوده منجر نشود.
موداهای هفتگانه:
تولید ضایعات و دوباره کاری ها: تولیدهای نامناسب حین تولید و زمانی که برای بهبود تولید نامناسب قرار است صرف شود
انبارش: در صورت تولید بیش از حد نیاز
انتظار و تاخیر: زمانی که صرف میشود برای رسیدن تجهیزات و مواد اولیه)فواصل زمانی بین انجام دوفعالیت(
حرکات اضافی:به چیدمان محیط کار و ترتیب و توالی فعالیت ها برمیگردد
حمل و نقل های اضافه: به طور مثال برای اخذ مجوز و تایید به رفت و امد هایی احتیاج هست یا در بحث بازیابی اطلاعات
تولید بیش از حد نیاز :اطلاعات بیش از حد یا حتی تولید بیش از حد یا زودتر از سفارش مشتری
عملیات فرایند :اقدام ها و فعالیت هایی که از دید مشتری ارزشی ندارد.
تمام موداهای نام برده شده باید حذف شوند و اینکار توسط bpm صورت میگیرد.
حذف مودا در سازمان ها
اسلاید 11 :
هدف از bpm چیست ؟
مهمترین هدف BPM که در بسیاری از موارد نادیده گرفتهمیشود دستیابی به پیشرفت و ارتقاء مداوم است. چرا که تنها چیز ثابت در زندگی، تغییرات است. شرکت، محیط پیرامون شما و تکنولوژی تغییر میکنند. فرآیندهای شما نیز نیاز به تغییر و رشد دارند تا پاسخگوی نیازهای شما باشند.
اسلاید 12 :
مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار:
مجموعه فعالیتهای BPM به چهار دسته زیر تقسیم میشود :
طراحی فرایند Process Design این مرحله مشتمل بر درک و شناخت فرآیندهای موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید است. مدلسازی و مستندسازی فرایندها به مدیران سازمان کمک میکند تا درک بهتری از کسب و کار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند.
اجرای فرایند Process Execution فرایند های مدلسازی شده در فاز قبلی بایستی اجرا شوند. وجود مدلهای سازمانی از فرایندهای کسب و کار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدلها، موجب میگردد تا میزان یکنواختی اجرای فرایندهای کاری به تدریج افزایش یابد.
پایش فرایند Process Monitoring بطور همزمان با اجرای فرایندها در سازمان، بایستی عملکرد و نتایج اجرای فرایندهای کسب و کار را به طور مداوم اندازهگیری و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند.
بهبود فرایند Process Improvement تحلیل وقایع در هنگام پایش و نظارت بر فرآیند برای تحلیلگر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاهها را مهیا میسازد.
اسلاید 13 :
فرآیند
ارتباط “فرآیند” با سایر عناصر سازمان:
اسلاید 14 :
فرایند = عنصر کلیدی کسب و کار سازمان
مدیریت و بهبود فرایندها
بهبود کارایی سازمان
اسلاید 15 :
شاخص های ارزیابی و بهبود فرایندها:
اسلاید 16 :
تعریف مدیریت فرآیند کسب وکار:
BPM پلي بين كسب و كار با فناوري اطلاعات
نوع خاصي از نرم افزار مي باشد كه از تمام چرخه عمر فرآيندهاي كسب وكار پشتيباني مي كند.
BPMS
اسلاید 17 :
تاریخچه : BPM
اسلاید 18 :
چرخه عمر مديريت فرآيندها:
اسلاید 19 :
چارچوب اجراء مديريت فرآيندهاي كسب و كار :
تطابقساختارسازماني
کنترلشاخصها
اصلاحجريانفرآيندهاوکار
آموزشمتخصصينفرآيندها
اصلاحوبهبودسيستمهايفناورياطلاعات
استقرارسيستمهايارزيابيکنترل عملکرد
تدوينشاخصهايارزيابيعملکرد
مميزيفرآيندها
تعريفسيستم هايگزارشدهي
تهيه ماتريس حوزه بندي سازمان
تعريف عوامل کليدي موفقيت
شناسايي محيط فرآيندهاي سازمان
تعريف اهداف فرآيند
تهيه پورتفوليوي فرآيندها
تجزيه و تحليل فرآيندها
طراحي فرآيندهاي هدف
تعريف نقاط قابل بهبود در فرآيند
شناسايي فاکتورهاي مزيتي
تجزيه و تحليل هزينه و منفعت
امکانسنجي اجراي فرآيندهاي هدف
اسلاید 20 :
مزايا و نتايج فاز استراتژي:
مشخص نمودن اهداف و مكانها با استفادي از ماتريس حوزه بندی كسب و كار
مشخص نمودن فرآيندهای كلان به صورت End to End
مديريت پروژي BPM با استفاده از اهداف فرآيند
تمركز بر روی فرآيندهای مهم
