بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
به نام خالق یکتا
اسلاید 2 :
موضوع : کنترل در کتابخانه
اسلاید 3 :
فهرست
1.مقدمه 11. مشکلات کنترل
2. تعریف کنترل 12. کنترل در کتابخانه
3. اهمیت کنترل 13. نتیجه گیری
4. اهداف کنترل
5. رابطه ی میان کنترل و سایر وظایف مدیریت
6. کنترل نیروی انسانی
7. مراحل کنترل
8. انواع کنترل
9. عوامل تاثیر گذار بر کنترل
10. ویژگی ها ی کنترل
اسلاید 4 :
مقدمه
یک سازمان در روند شکل گیری و حرکت به سمت اهداف تعیین شده، همواره با موانع گوناگونی روبرو می شود که در به انحراف کشاندن سازمان به سمت مسیرهای پیش بینی نشده و گاه متوقف موندن آن فعالند.
برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، کنترل تنها راه چاره است و ضرورت دارد که یک مکانیزم کنترل مبتنی بر استانداردهای خاص و مشخص، تضمین کننده و حافظ بقای اهداف سازمان باشد.
اسلاید 5 :
تعریف کنترل
کنترل فعالیتی است منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای برای اجرای عملیات معین می شود.
کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آنها اقدام می شود.
کنترل وظیفه ای است که چرخۀ مدیریت را کامل می کند در واقع کنترل مکانیزم هدایتی است که کلیه وظایف قبلی سازماندهی، کارگزینی و هدایت را به اهداف برنامه ریزی متصل می کند .وند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آنها اقدام می شود.(
اسلاید 6 :
ادامه.
کنترل موفق فرایندی است که انحرافات سیستم را قبل از آنکه جنبه جدی پیداکند تصحیح نماید. کنترل شامل مراحلی نظیر تعیین استانداردها، مقایسه نتایج واقعی با معیارهای کار و اعمال اقدامات اصلاحی است. پیگیری و نظارت برنحوه صحیح انجام شدن کار برنامه ریزی نیز از دیگرمراحل کنترل است.
اسلاید 7 :
اهمیت کنترل
کتابخانه نیز مانند هر سازمانی برای هدایت فعالیتهای خود در مسیر نیل به اهداف تعیین شده به برنامه ریزی می پردازد. دراین مسیر همواره ممکن است موانع و محدودیتها بروز کنند و سیستم سازمانی را منحرف سازند. هر یک از این موانع ممکن است عاملی برای انحراف یا متوقف ساختن حرکت سازمان گردد. بنابراین همواره باید از یک سازوکار اصلاح کننده برای حفظ عملکرد سازمان استفاده شود. منظور از سازوکار، کنترل است که یکی از وظایف حائز اهمیت مدیران محسوب می شود.
اسلاید 8 :
ادامه.
از طریق کنترل یک مدیر می تواند از منابع و فعالیتهای اعضای سازمان، حداکثر کارایی و اثر بخشی را در جهت نیل به اهداف سازمان به دست آورد و می توان گفت که فقط با کنترل است که برنامه ریز به صحت پیش بینی خود پی خواهد برد.
اسلاید 9 :
اهداف کنترل
تحقق اهداف و جلوگیری از انحرافات
بررسی وضعیت فعلی ادارات، سازمانها و واحدهای مربوطه از نظر سلا مت ودرستی کار
نظارت بر اجرای درست و صحیح پژوهشهای در دست اقدام برای جلوگیری از انحرافات
کنترل و نظارت بر تغییر و تحول ساختار سازمان، ایجاد و شناسایی موقعیت بهتر
بازرسی و نظارت برای روحیه دادن به کارکنان و بالا بردن تولید و داده های سازمانی.
اسلاید 10 :
رابطه میان کنترل و سایروظایف مدیریت
کنترل
اقدامات اصلاحی
اهداف
برنامه ریزی
سازماندهی
هدایت
هماهنگی
اسلاید 11 :
مدیر می تواند با زیر نظر قرار دادن دقیق کارکنان آنان را کنترل کند:
با این همه در بیشتر کارها به علت پیچیدگی کار چنین اقدامی ممکن نیست و حقیقت این است که کار مدیریت باید بیش از کنترل بر کار روزانه افراد باشد بدین لحاظ یک مدیر باید نقاطی را برای توجه ویژۀ خود برگزیند و با در نظرداشتن این نقاط، اطمینان یابد که همه کارها برابر برنامه پیش می رود. نقطه هایی که برای کنترل گزینش می شوند باید نقاط مهم و حساس باشند به گونه ای که یا عاملهای محدود کننده عملیات باشند و یا بهتر از سایر عاملها، پیشرفت برنامه ها کاری را نشان دهند و بدین وسیله پهنه مدیریت خود را گسترش دهند و در نتیجه در هزینه ها صرفه جویی کرده، ارتباطات را بهبود بخشند.
اسلاید 12 :
کنترل نیروی انسانی
بهترین شیوۀ کنترل نیروی کار، کنترل هایی هستند که به طور متقابل تعیین شده اند و راهنمایی به جای دستور قرار گرفته است. بازخورد، یک ساز و کار کنترلی است. سازماندهی کارکنان در داخل تیم ها و توسعه گروههای کاری موجود درون تیم های بهتر، همچنین عملکرد کارکنان را کنترل می کند. هیچ کنترلی قدرتمندتر از هنجارهای ایجاد و تقویت شده در بین اعضای تیم نیست.
اسلاید 13 :
مراحل فرایند کنترل
تعیین استانداردها
سنجش عملکرد
تشخیص انحرافات
اقدامات اصلاحی
اسلاید 14 :
تعیین استاندارد ها برای هر عمل را شامل می شود. این استانداردها باید مشخص، دارای معنی ومفهوم، قابل اجرا و مورد قبول مسئولان مربوطه قرار گیرد. معیارها واستانداردها بر چند نوع اند.
الف) استانداردهای کمی : استانداردهای زمان، هزینه، درآمد، بهره وری، سودآوری، بازده سرمایه گذاری، استانداردهای کمی پرسنلی
ب) استانداردهای کیفی : بر حسب عواملی نظیر کیفیت و مطلوبیت محصولات وخدمات
ج) استانداردهای مختلط : ترکیبی از استانداردهای کیفی وکمی
1- تعیین استانداردها
اسلاید 15 :
برای مقایسه عملکرد ها و نتایج عملیات انجام شده با اهداف و معیار های تعیین شده از روش های آماری و شاخص های کمی استفاده می شود.
مقایسه نتایج عملیات با هدف ها و استانداردهای از قبل تعیین شده را گویند.
سنجش عملکرد در کتابخانه ها در قالب سنجش رضایت کاربر، خدمات فنی، هزینه سودمندی و . انجام می گیرد.
2-سنجش عملکرد
اسلاید 16 :
برخی از روشهای مورد استفاده برای مقایسه و ارزیابی عبارتند از :
الف) آمارگیری : آمارگیری را بر چهار پایه قرار می دهند.1- منابع مورد استفاده، 2- استفاده کنندگان، 3- مراجعین جذب شده به کتابخانه، 4-کمبودهای منابع ومراجع مورد استفاده
ب)روش مشاهده
ج) گزارش کتبی
اسلاید 17 :
3- تشخیص میزان انحرافات و بررسی علل بروز آنها
قبل از تصحیح هر گونه انحرافات باید علل و ریشه های انحراف مورد بررسی قرار گیرد تا معلوم شودکه انحراف در نتیجه استانداردهای غیر واقعی حادث شده است یا در نتیجه فقدان عملکرد کارآمد پدیدآمده است.
مقایسه نتایج عملیات با استانداردها منجر به تشخیص انحرافات می شود.
اسلاید 18 :
4- تنظیم و اجرای برنامه ها و اقدامات اصلاحی
اگر نتیجه عملیات از استانداردها پایین تر باشد تنظیم اجرای برنامه های اصلاحی ضرورت می یابد. برای انجام اقدامات اصلاحی باید نکات ذیر را رعایت کرد.
مدیران نباید صرفا به علایم و نشانه های انحراف توجه کنند بلکه بایستی علل و ریشه های مسائل را مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار دهند.
اقدامات اصلاحی باید به طور سریع اعمال شود.
هر وقت و در هر مورد که امکان پذیر باشد اقدامات اصلاحی باید در محتوای برنامه ها گنجانده شوند.
باید دانست که خود هدف نیز پدیده ای ایستا نیست بلکه تابع تغییرات محیط است.
اسلاید 19 :
انواع کنترل از دیدگاه زمان
کنترل آینده نگر( کنترل سکانی ): برمبنای پیش بینی نتایج عملیات، برنامه های اصلاحی مناسبی تنظیم گردد. ( شرط : دسترسی سریع به اطلاعات دقیق)
کنترل حال نگر: کنترل در حین اجرای هر مرحله از برنامه، برای جلوگیری از وقوع خطاهای بیشتر.
کنترل گذشته نگر: پس از انجام عملیات، نتایج بررسی و اصلاحات انجام شود ( ارزیابی عملکرد کارکنان برای تشویق یا تنبیه)
اسلاید 20 :
كنترل سازماني (نظامها، مقررات، آئين نامه ها و .)
اين نوع كنترل فرد را مجبور مي كند كه در قالب مقررات زندگي نمايد. بهترين تنبيه اخراج و بالاترين تشويق دادن پست و مقام والاست. به علت اعمال اين نوع كنترل فرد خيلي بيشتر تابع مقررات مي شود و كارآيي خويش را از دست مي دهد.
كنترل گروهي
در گروه استانداردها و هنجارهايي ايجاد مي گردد كه افراد گروه بايد از آن تبعيت كنند.
كنترل فردي
اگر افراد خودشان خود را كنترل كنند كار مديريت سهل و ساده ميشود. در اينجا نه سازمان و نه گروه استانداردهايي را براي اجرا نمي گذارند بلكه فرد شخصاً معيارهايي را براي خويش تعيين مي نمايد.
اقسام كنترل از دیدگاه تعداد
