پاورپوینت ارتباطات در سازمان ( مفاهیم، فرایند، وسایل، موانع)

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

ارتباطات در سازمان ( مفاهيم، فرايند، وسايل، موانع)

اسلاید 2 :

ماهيت و اهميت ارتباطات
((در تمام سطوح سازماني75 درصد از كار روزانه صرف ارتباط مي شود 25 درصد آنچه را كه ما مي شنويم به آن بي توجه هستيم و 75 درصد را با دقت مي شنويم.))
اوقات انسانها در سازمان چگونه مي گذرد؟ يك مرور اجمالي نشان مي دهد كه، بعنوان مثال،يك مدير طي روز وقت خود را اينگونه صرف مي كند: به چند نفر درداخل و خارج سازمان براي امور اداري و شخصي تلفن مي كنديا از طرف چند نفر به او تلفن مي شود، پيش نويس نامه هايي را تهيه مي كند و آنها را همراه با يادداشتي براي ماشين نويس مي فرستد يا آنكه پيش نويسهاي تهيه شده به وسيله مرئوسان را براي اظهارنظر و تاييد مطالعه مي كند، نامه هاي وارده را مرور مي كند و دستورات لازم را درباره نحوه اقدام در حاشيه هريك يادداشت مي كندو آنها را جهت اقدام براي متصديان مربوط ارسال مي دارد، گاهي نيز كتباً يا شفاهاً نظر مافوق را درباره بعضي مكاتبات استفسار

اسلاید 3 :

مي كند، بخشنامه يا اطلاعيه اي را مثلا در زمينه هدفهاي تجديد نظر شده واحد متبوع تدوين مي كندو جهت اطلاع و اقدام به كارمندان مربوط ابلاغ مي نمايد يا آنكه بخشنامه هاي وارده را مطالعه مي كند، در جلسات و كميسيونهايي شركت مي كند و نظرات خود را ابرازمي داردو از نظرات ديگران مطلع مي شود، به گفته يك ارباب رجوع ناراضي گوش مي دهد، ضمن صحبت در مواردي سر را به علامت تصديق و تاييد يا نشانه نفي و مخالفت تكان مي دهد و در مقابل ، مقررات ، روش جاري و محظورات را تشريح مي كند از كارمندي مي خواهد در زمينه ماموريت محوله گزارش دهد، ضمن گوش دادن به گفته هاي او از روي رضايت لبخندي مي زند يا آنكه به علامت عدم رضايت ابرو در هم مي كشد، در پايان ممكن است به نشانه رضايت وصميميت دست او را بفشارد و آهسته به پشت او بزند يا آنكه او را به انجام اموربا جديت و دقت بيشتري دعوت كند، ملاحظه مي شود مدير در انجام اين وظايف كه نمونه اي از فعاليتهاي روزانه او را تشكيل مي دهد همواره سعي دارد به طريقي قصد ونيت خود را به ديگران منتقل كند يا آنكه از نظرات و مفاهيمي كه به وسيله ديگران ابراز مي شود ، مطلع شود.

اسلاید 4 :

ارتباط:
انتقال اطلاعات از فرستنده به گيرنده به طوري كه اطلاعات توسط دريافت كننده قابل درك باشد.
به عبارت ديگر: انتقال و تبادل اطلاعات،معاني و مفاهيم و احساس ها بين افراد در سازمان با واسطه يا بلا واسطه

اسلاید 5 :

بازخورد
دريافت كننده
(گيرنده)
منبع (فرستنده)
پيام
فرايند ارتباط

فهيمدن
رمزگشايي (كدبرداري)
كد گذاري فكر

اسلاید 6 :

ارتباط موثر چيست؟
((ارتباطات موثر آن است كه فرستنده بتواند منظور خود را به گيرنده پيام برساند.))عموما ارتباطات زماني موثر است كه محركي را به عنوان آغازگر و مورد نظر فرستنده با محرك مشهود گيرنده كه از خود بروز مي دهد در يك راستا قرار دهد و آن دو را به گونه اي نزديك به هم مورد توجه قرار دهد. ارتباطات زماني كامل است كه معني و مفهومي كه از ذهن فرستنده است و قصد دارد آن را ارسال دارد ( معني مورد نظر يا منظور)، با آنچه گيرنده از ان دريافت مي كند و از خود نشان مي دهد ( معني مورد مشاهده يا شاهد) يكي باشد.بديهي است كه هر فراگرد ارتباطي همه آنچه در ذهن فرستنده است به گيرنده منتقل نمي شود يا اگر منتقل مي شود به مرحله جذب نمي رسد و به گونه مشهود مشاهده نمي شود.

اسلاید 7 :

نقش ارتباطات
در يك گروه يا سازمان ، ارتباطات چهار نقش ايفا مي كند كه عبارت اند از :
كنترل، ايجاد انگيزه، ابراز احساسات و اطلاعات
ارتباطات به چندين روش، رفتار اعضاء را كنترل مي كند. سازمانها، سلسله مراتب اختيارات و دستورالعملهاي رسمي دارند كه كاركنان و اعضا بايد آنها را رعايت كنند.و اين چنين گروه مي تواند از اين طريق ( يعني رعايت هنجارها و معيارها) اعمال كنترل نمايد.
ارتباطات از طريق روشن ساختن مطالبي همچون شيوه انجام كارهاوطريق بهبود عملكردها در كاركنان و اعضاي سازمان انگيزه ايجاد كند.

اسلاید 8 :

براي بسياري از كاركنان واعضاي سازمان، گروه مهمترين منبع ارتباطات اجتماعي (روابط متقابل يا تعامل) است. ارتباطاتي كه دردرون گروه صورت مي گيرد نمايانگر ابرازنفرت، درجه استيصال يا رضايت فرد و نوع احساسات او مي باشد.
آخرين نقش ارتباطات با تمهيداني است كه در زمينه تصميم گيري به وجود مي آيد. ارتباطات مي تواند اطلاعاتي را ارائه كند كه افراد و گروهها براي تصميم گيري به آنها نياز دارند و ميتوانند از طريق رد وبدل كردن داده ها، شيوه هاي مختلف اجرايي را ارزيابي و بهترين شق يا راه حل را انتخاب نمايند.
لازم بذكر است هيچ يك از اين چهار وظيفه نسبت به بقيه برتري ندارد.

اسلاید 9 :

منابع آلودگي(سر و صدا)

انواع كانال هاي ارتباطي

الف) ارتباطات كلامي: گفتاري و نوشتاري
ب) ارتباطات غيركلامي: تصاوير،بيانات چهره اي،حركات و ژست ها.

اسلاید 10 :

الف)كلامي، ب) غير كلامي

اسلاید 11 :

پيام
پيام: عبارتست از شكل عيني شده مفهوم ذهني فرستنده پيام
بعنوان مثال مديري كه با چهره عبوس و اخم آلود به كارمندي كه ديرتر از زمان مقرر وارد اداره شده است صبح بخير مي گويد،با حالات چهره خود پيامي را مخابره مي كند كه متضمن ناخشنودي و عدم رضايت اوست.

اسلاید 12 :

انواع پيامها و فعاليتهاي گيرنده و فرستنده
 

اسلاید 13 :

برنامه ريزي پيام
قبل از فرستادن پيام شما بايد برنامه ريزي كنيد.
هدف شما قبل ار فرستادن پيام چيست؟
شما در پايان ارتباط به دنبال چه نتيجه اي هستيد؟
مشخص كنيد كه چه كسي پيام را دريافت مي كند؟
در ذهن خود برنامه ريزي كنيد كه دريافت كننده،پيام را چگونه كدخواني مي كند تا آن را درك كند.
تصميم بگيريد كه پيام را به كجا مي خواهيد منتقل كنيد؟
رسانه مناسبي را براي موقعيت و افراد ي كه براي آنها مي فرستيد انتخاب كنيد.
چه چيزي خواهيد گفت يا انجام خواهيد داد؟
كجا مي نويسيد؟
چه زماني پيام را انتقال مي دهيد؟

اسلاید 14 :

موانع ارتباطي:
هر نوع علتي كه در راه ارسال يا درك پيام اختلال ايجاد كند يا در بهبود وضعيت ارتباطي موثر،تاثير منفي بگذارد.
موانع ارتباطي موثررا مي توان به دو گروه خارجي و داخلي تقسيم كرد.

اسلاید 16 :

ادراك و نقش آن در ارتباط
1- به علت آنكه افراد موقعيت و محركهاي پيرامون خود را تعبير و تفسير مي كنند اين امكان وجود دارد كه از پديده هاي واحدي ادراكات متفاوتي حاصل گردد.در ارتباطات اين امر مي تواند باعث شود كه پيام واحدي به گونه اي مختلف درك شود.
2- آموخته هاي و تجربه هاي قبلي فرد بر ادراك او اثر مي گذارد. كارگري كه به تجربه آموخته است كه مديران در ابتداي ورودشان به دادن وعده ووعيد مي پردازند، سخنان آنان را با بي اعتمادي پذيرا مي شود.
3- انسان آنچه را تهديد كننده، ناخوشايند وغير قابل قبول باشددرك نمي كندو ناديده مي گيرد.
4- انسان در هر لحظه با محركهاي مختلف مواجه است اما در جريان ادراك، يك يا چند محرك خاص مورد توجه او واقع مي شوند.
5- گاهي اوقات انسان از پديده ها، ادراكي كليشه هاي دارد. بدين معنا كه آنها را در

اسلاید 17 :

طبقاتي قرارداده و همه را يكسان تلقي مي كند. مثلا همه حسابداران را كاركناني دقيق
و محتاط، يا همه مديران را افرادي خشك و خشن فرض مي كنند.
اين امر در ارتباطات موجب آن مي شود كه پيام دريافت شده از اين افراد تحت تاثير خصوصيات تعميم داده شده در مورد آنان قرار گرفته و به درستي درك نشود.
6- هرگاه در ادراك يك خصوصيت، ساير خصوصيتها را تحت الشعاع قرار دهد انسان دچار خطايي شده كه آن را خطاي هاله اي مي گويند. هنگامي كه مديري پس از دريافت گزارش در مورد يكي از كاركنان، به علت وجود يك نكته منفي ساير خصوصيات مثبت را ناديده مي گيرد، به علت خطاي هاله اي در انتقال اطلاعات و ايجاد ارتباط دچار اشكال شده است.
7- فرد ممكن است چيزي را درك كند كه انتظار دارد، نه آنچه كه واقعا وجود دارد.

اسلاید 18 :

حكايت
چنين اتفاق افتاد كه در ايام خردسالي مدتي در معيت عمويم كه ساكن يكي از شهرستانهاي جنوبي بود در آن خطه بسر برم. در نخستين روزهاي ورودم عموجان مرا با خود به گرمابه برد. چون به سربينه در امديم وي كه نزد حماميان سابقه اي نيكو داشت از انان حرمت بسيار ديد. پس ان گاه وي در حالي كه اشاره به من داشت، رو به سر بينه دار كرد كه : براي برادرزاده عزيزم يك بستني بياور، مرا اين سخن به وجد آورد زيرا در هواي گرم حمام تصور بستني سرد بسيار دلچسب بود. ما به حمام شديم و شستشو كرديم و مجددا به سربينه امديم اما هيچگاه خبري از بستني تا خروج از گرمابه نشد. اين واقعه در آن ايام براي من به صورت مسئله اي بغرنجي در آمده بود تا اينكه پس از مدتي اقامت در آن ديار به فراست دريافتم كه نزد مردم آن اقليم بستني به معناي لنگ ،يعني آنچه به خود مي بندند بكار مي رود

اسلاید 19 :

پنجره جوهري ( ارتباط، انتظار و اختلاف انتظار)جوزف لوفت، هري اينگام
مدير
كاركنان

اسلاید 20 :

مثلث و منشور (ارتباط و انتظار)ليفم، هوه
فاصله ارتباطي
فاصله موجود
فاصله ادراكي