بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
مديريت زمان
اسلاید 2 :
مديريت زمان
خود ـ ارزيابی
تسلط بر مکاتبات اداری
برنامه ريزی
مديريت جلسات
مديريت پروژه ها
مهار کردن تماس های تلفنی
نکات ديگری در باره ی مديريت زمان و باز نگری
اسلاید 3 :
خود ـ ارزيابی
تحليل نحوه کنونی صرف زمان
شناخت عوامل اتلاف زمان
تغيير عادات وروشهای پيشين
اسلاید 4 :
تحليل نحوه کنونی صرف زمان
تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی
ايجاد جدول زمان بندی کار ها
اسلاید 5 :
پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که :
چه درصدی از کارهايم از پيش برنامه ريزی شده بود؟
آيا روز کاري ام ساختاردرستی داشت؟
آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول انجاميد؟
چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟
چند مورد وقفه در کارهايم ايجاد شد؟
آيا بهره وری داشتم؟
چه زمانی از روز بيشترين بهره وری را داشتم؟
چگونه می توانم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشم؟
برای چند درصد از وقت خود می توانستم برنامه ريزی درستی به عمل آورم؟
ميزان کارآيی ام را بر اساس امتياز های 1 تا 10 چگونه برآورد می کنم؟
اسلاید 6 :
شناخت عوامل اتلاف زمان
گم کردن چيز های مورد نياز
جلسات
تماس های تلفنی
وقفه ها
تعلل ها
کاغذ بازی های بی حاصل
مشکلات کاری
واگذاری کار به صورت معکوس
کمال طلبی
آشفتگی و عدم تمرکز
اسلاید 7 :
تغيير دادن عادت ها
ياد داشت کردن عامل اتلاف زمان
تهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان
پرورش عادت صرفه جويی در زمان
برای ايجاد تغيير فرآيند چهار مرحله ای زير را بايد درمورد هر يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم:
اسلاید 8 :
تسلط بر مکاتبات اداری
مبارزه برای کاهش مکاتبات
رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاری
بايگانی مؤثر و صحيح
اسلاید 9 :
مبارزه برای کاهش مکاتبات
حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت
حذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل شرکت
درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
تغيير مسير نامه ها به هنگام لزوم
صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن
کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
بازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها
اسلاید 10 :
رسيدگی مؤثر به کاغذ های کاری
به هنگام رسيدگی به نامه های وارده مصمم باشيد و قاطعانه عمل کنيد.
سعی کنيد هر يک از مکتوبات را يک بار بررسی کنيد.
بيش از حد از دفاتر يادداشت استفاده نکنيد.
محيط کار را در يک زمان مشخص فقط به يک پروژه اختصاص دهيد.
از کازيه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنيد.
روشRAFT ( – Act on it – File it – or Throw it Away Refer ارجاع کردن – اقدام کردن – بايگانی – دور ريختن ) را مورد استفاده قرار دهيد.
جهت پيگيری کارهای ناتمام يک پرونده در دست اقدام تشکيل دهيد.
کاغذ ها را در قفسه ميز دسته بندی کنيد.
اسلاید 11 :
بايگانی مؤثر و صحيح
پاک سازی سيستم بايگانی از کاغذ های بيهوده
سازماندهی مجدد پرونده ها
اسلاید 12 :
برنامه ريزی
مشخص ساختن اهداف
برنامه ريزی طرح های عملی
برنامه های روزانه
اسلاید 13 :
مشخص ساختن اهداف
اهداف کاری
اهداف شخصی
اسلاید 14 :
اهداف کاری
تا زمان بازنشستگی به چه چيزهايی می خواهم دست يافته باشم؟
چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟
ترجيح می دهم برای خودم کار کنم يا آن که مدير ارشد يک شرکت بزرگ باشم؟
آيا در همين کشور به کار خود ادامه می دهم يا به خارج از کشور خواهم رفت؟
آيا داشتن تحصيلات بالاتر به نفع من است؟
در چه مهارت های کاری بايد پيشرفت کنم؟
کار در کدام صنعت را ترجيح میدهم؟
شغل ايده آل من چيست؟
به کدام يک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟
اسلاید 15 :
اهداف شخصی
سرگرمی ها و علايق خاصی را که مايلم به آن ها بپردازم کدامند؟
چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟
آيا لازم است وقت بيشتری را با خانواده بگذرانم؟
مايل هستم به کدام نقاط دنيا سفر کنم؟
آيا بايد زبان جديدی بياموزم؟
آيا بايد رژيم غذايی مناسب تری در پيش بگيرم؟
آيا بايد تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟
خانه مورد علاقه من کدام است؟
اسلاید 16 :
برنامه ريزی طرح های عملی
اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستيابی تقسيم می کند.
انگيزه لازم را برای دستيابی به اهداف به وجود می آورد.
عملی کردن برنامه هايمان را آسان تر می سازد.
نگرش و ديدگاه کلی و مفيدی به ما می دهد.
ما را قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم تمرکز کنيم.
معياری برای قضاوت در مورد پيشرفت کار در اختيار ما قرار می دهد.
ما را ياری می کند تا مشکلات را پيش بينی کنيم.
اسلاید 17 :
برنامه های روزانه
ما را قادر می سازد تا آگاهانه برنامه ريزی کنيم.
به عنوان يک يادآوری کننده عمل می کند.
به افکار ما نظم و سامان می بخشد.
کمک می کند تا کارها را در مهلت تعيين شده به اتمام رسانيم.
انگيزه لازم برای کارها را به وجود می آورد.
کمک می کند تا توجه خود را بر اولويت ها متمرکز سازيم.
اسلاید 18 :
هشت مرحله برای کارآيی طرح های روزانه
برنامه ريزی پنج دقيقه ای
انتقال کارهای نيمه تمام امروز
برنامه ريزی فعّاليت های فردا
در نظر گرفتن فعّاليت هايی که به هدف مربوط می شود
کارهايی که حقّ تقدّم دارد
محوّل کردن فعّاليت ها
تخمين زمان لازم برای اجرای هر فعّاليت
بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آن ها به فهرست
اسلاید 19 :
مديريت جلسات
چرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟
چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟
چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟
بعد از جلسه چه بايد کرد؟
اسلاید 20 :
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟
هزينه تشکيل اين جلسه ها چقدر بوده است؟
آيا هزينه شرکت در اين جلسه ها بيش از مزايای آن ها بوده است ؟
آيا جلسات از پيش و به طور صحيح برنامه رِيزی شده بود؟
چه تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شرکت کنندگان به تعويق افتاد؟
آيا جلسه ها مکررأٌ بيش از حد انتظار به درازا کشيده است؟
آيا مشکلاتی در ارتباط با دستگاه ها وتجهيزات وجود داشته است؟
آيا مشارکت من در اين جلسه ها ارزنده بوده است؟
آيا مشارکت سايرشرکت کنندگان نيزارزشمند بوده است؟
آيا جلسه ها از دستور کار خود منحرف شده است؟
آيا تصميماتی که طی جلسه ها اتخاذ شده به اجرا در آمده است؟
