بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
باسمه تعالی
اخلاق حرفه ای و ویژگیهای بازرسان
اسلاید 8 :
بازرسي عبارت است: از فعاليتهاي منظم و هدف دار بر اساس ماموريت قانوني سازمان نسبت به دستگاههاي مشمول بازرسي از طريق
الف) بررسي آنچه انجام گرفته و آنچه بايد انجام مي گرفت
ب) تجزيه و تحليل عملكرد گذشته و حال
ج) تشخيص و تعيين موارد اختلاف و انحراف بين وضعيت موجود ، وضعيت مطلوب و ارزيابي ميزان اهميت آنها، ارائه پيشنهادهاي لازم به منظور اصلاح امور و رفع نقائص و بهينه كردن رفتار كاركنان و عملكرد دستگاهها و نيز اجراي سياستهاي تشويق و تنبيه.
اسلاید 11 :
بازرس يا هيات بازرسي موظف است قبل از شروع بازرسي ، به ترتيب زير اقدام نمايد:
الف) كسب آگاهي هاي لازم نسبت به مورد بازرسي و شناخت موضوع ماموريت
ب) احراز صلاحيت خود در انجام ماموريت با توجه به آيين نامه
ج) توجه كامل به اهدافي كه از اجراي ماموريت محوله مورد نظر است و بررسي طرق نيل به اين اهداف و انتخاب روشهاي مناسب و مقتضي
د) تدارك طرح بازرسي (نظير تهيه چك ليست ، رجوع به سوابق موجود در سازمان ، مطالعه مقررات حاكم بر دستگاه يا موضوع بازرسي ، شناسايي و تعيين موثق براي جمع آوري اطلاعات مورد نياز ، آشنايي با محيط مورد بازرسي و خصوصيات طبيعي و اجتماعي آن ، كسب اطلاعات اجمالي از وجود برنامه ها و طرحهاي اجرايي مرتبط با موضوع ماموريت)
اسلاید 12 :
بازرس مي تواند اطلاعات مورد نياز را با رعايت اصول و قواعد شناخته شده به نحو مقتضي از
جمله با استفاده از روشهاي زير جمع آوري نمايد
الف) مشاهدات
ب) استطلاع از شهود و مطلعين
ج) مطالعه سوابق و پرونده هاي موجود و تهيه مدارك لازم از آنها
د) كسب نظر كارشناسي
ه) استعلام نظر مسؤلان و كاركنان دستگاه مورد بازرسي
اسلاید 13 :
بازرس با استفاده از حاصل بررسي ها ، اطلاعات و دلايل جمع آوري شده در جريان بازرسي ، طرح گزارش خود را تهيه و با ايجاد ارتباط منطقي بين مطالب به تحرير متن گزارش مورد نظر اقدام مي نمايد. در تدوين گزارش مذكور نكات زير رعايت خواهد شد:
الف) تنظيم مطالب نتيجه تحقيقات و اطلاعات بدست آمده و طبقه بندي آنها بر مبناي درجه اهميت دلايل و مستندات و تعيين جايگاه آنها در گزارش
ب) تجزيه و تحليل عملكرد دستگاه يا موضوع مورد بازرسي
ج) ارزيابي وضعيت موجود با لحاظ قوانين و مقررات مربوط و اهداف بازرسي
د) اعلام نظر بر حسن جريان امور و يا تعيين موارد اختلاف بين آنچه انجام گرفته و آنچه بايد انجام مي گرفت و بيان اشكالات ، معايب و نواقص
ه) استنتاج از مجموعه بررسي ها و اعلام نظر نهايي با توجه به شرايط و اوضاع و احوال موثر ارائه پيشنهادهاي ارائه شده
و) تعيين روش پيگيري و نظارت براي تحقق نظريات و پيشنهادهاي ارائه شده
اسلاید 14 :
ویژگی های بازرس موفق
1- تسلط و اشراف علمی و اطلاعاتی به حوزه استحفاظی خویش: کسی میتواند به بازرسی از یک حوزهی خاص بپردازد که به لحاظ دانش و شناخت پیچ و خمها و زیر و بم کارها، از متولیان و متصدیان امر برتر باشد. لذا نمیتوان فرد تازهکار و ناآشنای به امور را به عنوان بازرس آن کار منصوب کرد.
۲- تسلط به قوانین، مقررات، آییننامهها، شرح وظایف سازمانها و پستهای سازمانی: علاوه بر داشتن دانش علمی و شناخت تجربی کار، آگاهی کامل از قوانین و مقررات و آخرین آییننامهها و دستورالعملها و تسلط کامل به شرح وظایف پستهای سازمانی برای عملیاتی شدن یک بازرسی موفق، الزامی است. زیرا اگر بازرس نداند آن چه در صحنهی عمل اتفاق افتاده یا نیفتاده، در شرح وظایف مخاطب خود هست یا نیست، نمیتواند له یا علیه وی مطلبی را بیان کند یا گزارشی بنویسد.
اسلاید 15 :
3- شجاعت و صراحت بیان: تبحر علمی و دانش تجربی و تسلط کامل بر قوانین و مقررات، از شروط لازم برای کار بازرسی است. اما اگر بازرس از شجاعت کافی برخوردار نباشد، در عمل نمیتواند مشکلاتی را که دیده است به زبان بیاورد و از متصدیان امور مطالبه کند. بازرسی به یک روحیهی چالشبرانگیز و قاطع نیاز دارد. محافظهکاری و گیر افتادن در دام رودربایستیها و به عبارت عامیانه آهسته رفتن و آهسته آمدن از ترس شاخ گربهها، بزرگترین آفت بازرسی است که عملاً جز نام و عنوانی از شغل بازرسی باقی نخواهد گذاشت و جایگاه بازرس را به بیخاصیتترین شکل ممکن تنزل خواهد داد.
۴- استقلال رأی: بازرس میبایست فرای ارتباطات و رفاقتها و به دور از در نظر گرفتن مصالح صنفی، حزبی، همشهریگری و ارتباطات سازمانی، رأی و نظرش را به قصد اصلاح افراد، ساختارها و رویهها اعلام نماید. طبیعی است، بازرسی که با سفارش فلان مدیر یا فلان شبکه سازمانی روی کار آمده است، مناسبات قدرت و ارتباطات سازمانی را در نتیجهی بازرسیهای خود به منظور بقای در پست بازرسی و پرهیز از اتهام نمکناشناسی، لحاظ خواهد کرد.
۵- پاکدستی و پاکدامنی: بازرس، به جهت اقتداری که دارد و نتایجی که از ارسال گزارشهایش پدیدار خواهد شد، در معرض انواع پیشنهادهای اغوا کننده است. همان گونه که پیشتر اشاره شد، شجاعت یکی از ویژگیهای بازرسی است که مسدود کنندهی تهدید است و پاکدستی سپری در برابر تطمیع خواهد بود.
اسلاید 16 :
۶- داشتن نگاه انتقادی و ایدهآلگرا: بازرس اصولاً باید به پدیدههای پیرامون خود نگاهی انتقادی و ایدهآلگرایانه داشته باشد. فردی که با هر شرایطی سازگار است و به هر چیزی قانع است و انگیزهای برای اصلاح امور و اهتمامی به بهبود وضعیت ساز و کار مجموعهی تحت بازرسی خود ندارد، به هیچ عنوان برای کار بازرسی مناسب نیست. بازرس میبایست همواره از نگاه مشتری و مصرفکننده و دریافت کننده خدمات، امور را نظاره و مطالبه کند و به اصطلاح «مو را از ماست بیرون بکشد». اگر بازرس، تصویری از حالت مطلوب و شرایط ایدهآل در ذهن خود نداشته باشد، کثرت امور درست و منطبق بر قوانین، چشم او را پُر میکند و از بیرون کشیدن آن اندک امور ناصواب و خلاف قانون بازمیماند. حال آن که وظیفهی بازرس تعریف و تمجید از نیمهی پر لیوان نیست، بلکه پرداختن به چیستی و چرایی نیمهی خالی لیوانی است که قرار است به دست مصرفکننده یا دریافت کنندهی خدمات برسد. حتی اگر نسبت این دو نیمه ۹۰ به ۱۰ باشد، از مصرفکننده پول ۱۰۰ واحد را گرفتهاند و نمیتوان از همان ۱۰ واحد کمبود نیز چشمپوشی کرد.
۷- جزءنگری و نکتهسنجی: حرفهی بازرسی سراسر نکته سنجی و جزءنگری است. برخلاف نظارت که به امور کلان و تجزیه و تحلیل نتایج بازرسی به منظور دستیابی به یک جمعبندی کلی از موضوعات میپردازد، در بازرسی میبایست به جزئیات توجه کرد. از پر کردن چک لیستها گرفته تا چک کردن بند به بند شرح وظایف و بررسی محیط کار و تصویربرداری از زوایای مختلف محیط و بخشهای گوناگون و زیر و رو کردن اقلام و تجهیزات و پرسیدن سؤالات متعدد و متنوع از متصدیان امور و بعضاً ضبط کردن صدا یا فیلمبرداری از وقایع و ریز شدن در آرم یک شرکت تولیدی بر روی محصولات سالهای مختلف خود و کنترل تاریخهای تولید و انقضا و مرور گزارشهای بازرسان قبلی در ذهن برای چک کردن آسیبهای همیشگی و بعضاً برطرف ناشدنی امور.
اسلاید 17 :
۸- داشتن مهارت گزارشنویسی: نتیجه و خروجی کار یک بازرس، غالباً در گزارش بازرسی ظهور و بروز مینماید و بازرسی که توانایی نگارش گزارش نداشته باشد و نتواند دیدهها و شنیدههایش را به درستی در قالب کلمات جاری نماید، مثل کودکی است که فقط با جیغ و فریاد میتواند خطر را هشدار دهد، اما نمیتواند دقیقاً بگوید چه اتفاقی افتاده یا خواهد افتاد. لذا گماردن برخی افراد ناتوان در امر نگارش و همچنین با توجه به پیشرفت علم و فناوری، ناتوان در استفاده از رایانه و تایپ گزارش، به امر خطیر بازرسی، ابتر گذاشتن و بیخاصیت کردن فرایند بازرسی است. از جمله مهارتهای گزارشنویسی، مستندنویسی است. یعنی اسنادها و ارجاعات اخبار به درستی و روشنی بیان شده باشد و از مرجع ضمیرهای مبهم و نامعلوم که اعتبار گزارش را مخدوش میکند، پرهیز شود.
۹- ادب و متانت: همهی خصایصی که در بالا ذکرش گذشت میبایست در قالبی متین و مؤدبانه ارائه گردد تا ضمن حفظ حقوق و حرمت مخاطبان، حریم بازرسی استوار و باصلابت باقی بماند و بهانهای به دست متخلفان داده نشود. چه بسیار دیده شده است که متخلفان و آب زیرکاهان با حاشیهسازی و جنجالسازی از حضور بازرس در محل اشتغالشان، اصل موضوع تخلف را به حاشیه بردهاند و از جایگاه متهم به خواستگاه شاکی نشستهاند تا دست پیش را بگیرند که پس نیفتند. لذا ادب و متانت بازرس میبایست دو برابر دیگران باشد تا برای مخاطبان این تصور اشتباه پیش نیاید که بازرس به واسطهی جایگاهش، خودش را گرفته است و از موضع بالا به پایین صحبت میکند. در تمامی جملات میبایست عدم انطباق خدمات یا محصولات را با آییننامه یا شرح وظیفهی مورد نظر اعلام کرد که اولاً اثبات شود نظر گفته شده بر اساس رأی و سلیقهی شخصی نیست و ثانیاً آن چه بیان میشود از سر وظیفه و از زبان قانون است نه از زبان من بازرس.
اسلاید 18 :
۱۰- صبر و حوصله: امر بازرسی بیشباهت به کار قضاوت نیست. نه از سلام و علیک گرم یک نفر میبایست زیاده از حد در خصوص وی خوشبین شد و نه از تحویل نگرفتن فردی دیگر دربارهی او گمان بد اندیشید. برای دستیابی به کنه و غایت امور باید صبر و حوصله به خرج داد و مشاهدات و گفتههای افراد مختلف را همانند یک پازل کنار هم چید تا به تصویر مناسبی از طرحوارهی موضوع مورد بازرسی دست یافت. از نگارش و ارسال گزارشهای شتابزده که آبرو و اعتبار بازرس را برای همیشه به باد میدهد، میبایست پرهیز کرد. یک خبر را باید از کانالهای مختلف و از زبان افراد مختلف سنجید و ارجاعات خبر را با حفظ امانت نقل کرد و آن جا که آبرو یا موقعیت شغلی برخی افراد به واسطهی همکاری با بازرس، در معرض خطر قرار میگیرد، نهایت دقت و شکیبایی را در تنظیم و ارسال گزارشها لحاظ کرد.
۱۱- حمایت مقام مافوق: آخرین و مهمترین رمز موفقیت یک بازرس، حمایت مقامات مافوق از بازرس است. زیرا بازرس، افسری است که در خط مقدم میجنگد؛ اگر جایی با بیاعتنایی یا پرخاشگری و تندخویی مواجه شد و خاطیان اخطار نگیرند و مجازات نشوند، حنای این بازرس دیگر رنگی ندارد. اگر با ارسال گزارشهای تخلفات یک متصدی یا مجری امر، با متخلفان برخورد نشود و به عبارت دیگر، پشت جبهه از خط مقدم حمایت نکند، تیغ این بازرس نیز دیگر برنده نیست. در این گونه مواقع باید فاتحهی بازرس و بازرسی را خواند.
