پاورپوینت بودجه بندی از تئوری تا عمل

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 2 :

فصل پنجم
بودجه بندی
از تئوری تا عمل

اسلاید 3 :

مقدمه
در این فصل روش هایی را در نظر میگیریم که به وسیله آنها از ساختارهای هزینه و درآمد برای پیش بینی برنامه و بودجه بهترین استفاده به عمل آید.
تهیه بودجه و استفاده از آن در کنترل عملیات، کارکرد اصلی حسابداری مدیریت است.
از بودجه در تمام بخش های تولیدی، خدماتی، عمومی و غیرانتفاعی استفاده می شود.

اسلاید 4 :

مقصود از بودجه ها
بودجه ها دو نقش اصلی دارند:
الف) مجوز خرج اند، به این معنی که به مدیران اجازه میدهند که در قسمت های خود مقادیری از هزینه را به حساب بگذارند.
ب) عامل مقایسه عملکرد جاری اند، مثل متری که می توان عملیات جاری را با آن کنترل کرد.
این دو نقش در سیستم برنامه ریزی و کنترل بودجه ای در هم می آمیزد.

اسلاید 5 :

برنامه ریزی و کنترل بودجه ای
برنامه ریزی عملیات سازمان، این اطمینان را به دست می دهد که سازمان در مسیر درست افتاده است.کارکنان سازمان هم هدف های معینی دارند که باید به آن برسند.
در نبود برنامه رسمی، سازمان مسیر مناسبی نداشته، مدیران هم از هدف ها و مسئولیت های خود آگاهی ندارند.
اما مراحل بودجه بندی نباید با تنظیم برنامه متوقف گردد. با این کار، سازمان تازه به مسیر درست افتاده است ولی مسوولیت مدیران اینست که برای اطمینان از ادامه درست راه، به عملیات کنترلی هم اقدام کنند.
عملیات برنامه ریزی و کنترل باید همزمان پیش برده شوند. پیشبرد برنامه ریزی بودجه ای بدون استفاده از برنامه برای مقاصد کنترلی، تنها قسمتی از کار است.

اسلاید 6 :

بودجه چیست؟
«برنامه عملیات برحسب مقادیر و برای یک دوره معین از زمان»
بودجه ای مفید است که برحسب مقادیر بیان شده باشد.
مقداری کردن بودجه این امکان را فراهم می کند که:
الف) هدف معینی برای مقاصد برنامه ریزی
ب) متری برای مقاصد کنترلی داشته باشیم.
فحوای این رویکرد آنست که بودجه، بهترین معیار ارزیابی عملکرد است. اگر قسمتی یا کسب و کاری بتواند به عملکرد بودجه ای خود دست یابد، فرض می شود که خوب عمل کرده است. برعکس، اگر نتواند، فرض می شود که بد عمل کرده است.

اسلاید 7 :

دورۀ زمانی بودجه
دوره زمانی معینی که بودجه را برای آن تهیه می کنیم «دورۀ بودجه» نامیده می شود.
این دوره هرمدت زمانی که به نظر مدیریت مناسب است می تواند باشد ولی معمولاً یکسال است.
طول دورۀ بودجه به عوامل زیادی بستگی دارد، شامل ماهیت سازمان و نوع هزینه ای که مورد توجه است. هر دورۀ بودجه را می توان به دوره های کنترلی معینی تقسیم کرد، حتی می توان باتوجه به سطحی از کنترل که مورد نظر مدیریت است طول زمانی متغیری را در نظر گرفت. طول دروه کنترل معمولاً یک ماه است.

اسلاید 8 :

برنامه ریزی راهبردی، برنامه ریزی بودجه ای و عملیاتی
بهتر است تفاوت های این سه نوع برنامه ریزی را مشخص کنیم.
این سه فرم برنامه ریزی خیلی به هم مربوط اند.
وجه تمایز اصلی شان به دورۀ زمانی آنها که می تواند کوتاه، متوسط یا بلندمدت باشد برمیگردد.
دورۀ کوتاه برای یک سازمان، با توجه به نوع فعالیت، می تواند برای سازمانی دیگر متوسط یا بلندمدت باشد.

اسلاید 9 :

برنامه ریزی راهبردی به تهیه برنامه های عمل بلندمدت برای رسیدن به اهداف سازمان مربوط می شود. برنامه ریزی راهبری را برنامه ریزی شرکتی یا برنامه ریزی بلندمدت هم می نامند.
برنامه ریزی بودجه ای همان تهیه برنامه های کوتاه تا میان مدت سازمان است. این برنامه ضمن برنامه راهبردی اجرا می شود. بودجه سالیانه سازمانها را می توان قدم هایی تعریف کردکه برای اجرای برنامه های بلندمدت یا راهبردی برداشته می شوند.
برنامه ریزی عملیاتی مراحل برنامه ریزی روز به روز یا کوتاه مدت را شامل می شود و عملاً مربوط به برنامه ریزی استفاده از منابع و در چارچوب برنامه بودجه ای اجرا می شود. به آن برنامه ریزی تاکتیکی هم می گویند.

اسلاید 10 :

مراحل تهیه بودجه
مراحل تهیه و استفاده از بودجه از سازمانی به سازمان دیگر فرق می کند.
اما چند نیازمندی کلیدی در طراحی برنامه ریزی و کنترل بودجه ای وجود دارد.
1- هماهنگی: کمیتۀ بودجه
در مراحل برنامه ریزی، نیاز به هماهنگی کاملاً مشخص است. روابط متقابل بین بودجه های قسمت ها (مثلاً فروش، تولید، خرید) به این معنی است که هیچ کدام را نمی توان بدون توجه به بقیه کامل کرد.

اسلاید 11 :

2- بودجه بندی مشارکتی
CIMA بودجه بندی مشارکتی را این طور تعریف می کند:
«روشی برای بودجه بندی که در آن به تمام متصدیان بودجه امکان مشارکت در تنظیم بودجه های خود داده می شود.»
این کار را می توان «بودجه بندی معکوس» هم نامید.

اسلاید 12 :

مزایای بودجه بندی مشارکتی به قرار زیر است:
-کیفیت بهتر پیش بینی های به عمل آمده به عنوان مبانی بودجه، مسوولانی که کارهای روزمره را سامان می دهند احتمالاً نظرات بهتری از آنچه در دورۀ آینده قابل حصول است، آنچه احتمال دارد اتفاق بیفتد، شرایط تجاری محلی و غیره دارند.
- انگیزش بیشتر در این روش متصدیان بودجه انگیزش بیشتری برای حصول به بودجه ای دارند که خود در تنظیم آن دخیل بوده اند، خیلی بیشتر از زمانی که بودجه از بالا به آنها تحمیل می شود.
عیب اصلی بودجه بندی مشارکتی این است که مراحل بودجه بندی را پیچیده تر و مفصل تر می کند.

اسلاید 13 :

3- اطلاعات: دستورالعمل بودجه
برنامه ریزی بودجه ای موثر بستگی تام به ارائه اطلاعات صحیح از طرف افراد درگیر در پروسۀ برنامه ریزی دارد.
بسیاری از این نیازهای اطلاعاتی در دستورالعمل بودجه جمع آوری می شود.
دستورالعمل یودجه مجوعه ایست از مدارک که اطلاعات کلیدی را برای کسانی که درگیر مراحل برنامه ریزی هستند فراهم می کند.

اسلاید 14 :

4- شناسایی عامل اصلی (کلیدی) بودجه
عامل کلیدی یا اصلی بودجه، عاملی است که عملیات سازمان را با محدودیت مواجه می سازد. شناسایی زودهنگام این عامل در مراحل برنامه ریزی بودجه ای مهم است چون همین عامل است که تعیین می کند کدام بودجه را باید اول تهیه کرد.
مثلاً، اگر حجم فروش عامل کلیدی بودجه باشد، آنگاه باید اول بودجه فروش را بر اساس پیش بینی فروش ممکن تهیه کرد. تمام بودجه های دیگر بعداً به این بودجه وصل می شوند.

اسلاید 15 :

5- پیوستگی بودجه ها
اهمیت فوق العاده عامل اصلی بودجه از این واقعیت ناشی می شود که بودجه ها با هم پیوستگی و ارتباط دارند. مثلاً، اگر فروش را عامل اصلی بودجه فرض کنیم، اول بودجه فروش را تهیه می کنیم سپس آن را اساس تهیه بودجه های دیگر مثل بودجه هزینه های فروش و بودجه تولید و غیره قرار می دهیم.
اما، بودجه تولید را هم مستقیماً و فقط براساس بودجه فروش و بدون درنظرگرفتن سیاست نگهداری موجودی ها نمی توانیم تهیه کنیم.
مثلاً، اگر مدیریت بنا دارد موجودی کالای ساخته شده را بنا به دلایلی، بالاتر ببرد، آنگاه تعداد تولید را باید بالاتر از میزانی که از بودجه فروش حاصل می شود، در نظر گرفت.

اسلاید 16 :

6- استفاده از رایانه ها و کاربرگ های الکترونیکی در تهیه بودجه
مقادیر زیادی از داده ها و ارقام در مراحل برنامه ریزی بودجه مطرح اند و مدیریت این حجم از اطلاعات در سیستم های دستی کاری طاقت فرسا و در عین حال دست و پاگیر است.
سیستم های برنامه ریزی بودجه رایانه ای مزایای بی شماری نسبت به سیستم های دستی دارند:
● رایانه ها به راحتی از پس حجم زیاد اطلاعات برمی آیند؛
● سرعت سیستم های رایانه ای برای داده پردازی قطعاً بسیار بیشتر از سیستم های دستی است؛
● سیستم های رایانه ای با دقت به مراتب بیشتری، عملیات داده پردازی را انجام می دهند؛
● رایانه ها به سرعت و دقت به اطلاعات دسترسی داشته و آنها را در سیستم پردازش می کنند.

اسلاید 17 :

7- بودجه اصلی
بودجه اصلی، خلاصه تمام بودجه های قسمت ها است. معمولاً شامل حساب سود و زیان بودجه ای، ترازنامه بودجه ای و صور ت گردش وجوه بودجه ای هم می شود.
این همان بودجه ای است که به مدیران ارشد ارائه می شود تا مورد تصویب قرار گیرد و لذا لازم نیست که با جزئیات ارقام همرا باشد.
در این بودجه اطلاعات مهم و خلاصه ارائه می شود تا مدیران ارشد به راحتی بتوانند بررسی نمایند که برنامه قابل قبولی برای دورۀ بعدی هست یا نه.

اسلاید 18 :

تهیه و تنظیم بودجه های عملیاتی