بخشی از مقاله
سيستم استهلاك دارايي ثابت
كليات
1ـ1ـ اهداف
2ـ1ـ منابع و مدارك مرجع
1ـ كليات
1ـ1ـ اهداف
هدف از تهيه اين گزارش مشروح از مكانيزه نمودن عمليات دستي سيستم استهلاك دارائيهاي ثابت مي باشد عمليات مكانيزه نمودن سيستم فوق با توجه به بررسي هاي اوليه در نظر گرفته شده و به منظور :
1ـ سهولت و سرعت بخشيدن به روش دستي سيستم .
2ـ قابليت مرتبط بودن با ساير سيستمهاي مجتمع .
3ـ ايجاد كد هاي واحد در سيستم جهت يكپارچه سازي بيشتر.
4ـ بهره گيري ازمحدوديت هاي متنوع در گزارشات .
5ـ محدودنمودن دستيابي به اطلاعات براي عناصر غيرمجاز .
6ـ ارائه آمارتلفيقي و خروجيهائي كه داراي پردازشهاي تكراري و زياد در زمان اندك باشند .
2ـ1ـ منابع و مدارك مرجع
به منظور طراحي مشروح و راه اندازي سيستم مكانيزه مطرحه بخش هاي گوناگون مورد مطالعه و بررسي قرار گرفت و اطلاعات لازم در مورد وروديها،
خروجيها ، گردش كار ،وظايف نيروي انساني و ارتباطات با ديگر قسمت ها از اين طريق كسب گرديد.
2- شرح سيستم
1-2- تعريف سيستم
2-2 – نمودار سيستم
2ـ شرح سيستم
1ـ2ـ تعريف سيستم
هدف از اين سيستم مكانيزه نمودن عمليات حسابداري اموال مي باشد كه به منظور سهولت و سرعت بخشيدن در روند تعيين استهلاك اموال و صدور سند
حسابداري آن طراحي گرديده . اين سيستم امكاناتي نظير سهولت در بازاريابي اطلاعات توان تعيين ماهانه استهلاك اموال بر حسب طبقه بندي خاص آن پشتيباني و حفظ امنيت سيستم با تعويض اسم رمزها ، فشرده سازي و باز سازي ونسخه برداري داده ها را در اختيار مي گذارد .
سيستم حسابداري اموال در حالت كلي به زيرسيستم هاي ذيل تقسيم مي گردد:
الف ـ ورودي اطلاعات .
(ثبت و تصحيح اطلاعات جمعداري و حسابداري اموال و قطعي نمودن دوره)
1ـ ثبت اطلاعات
2ـ نقل و انتقال بين مراكز هزينه
3ـ ثبت سند خريد
4ـ ثبت سند تعديلات
5ـ حذف يا فروش مال
6ـ پاكسازي اطلاعات بانك
7ـ ثبت قطعي دوره
ب ـ بخش عمومي سيستم
( ورود و تصحيح كدينگ عمومي سيستم )
1ـ كد محل مال
2ـ كد نوع مال
3ـ كدينگ حساب گروهها
4ـ كدينگ مراكز هزينه
5ـ كد تحويل گيرنده
6ـ نوع حذف
ج ـخروجي سيستم
(گزارشات استهلاك و جمعداري اموال )
1ـ صدور كارت دارائي ثابت
2ـ صورت ريز استهلاك
3ـ صورت استهلاك مركز هزينه
4ـ صورت استهلاك انباشته
5ـ گزارش سوابق انتقالات اموال
6ـ گزارش سوابق اموال حذف شده
7ـ گزارش ليست اموال مستهلك شده
د ـ اپراتور
(توانائيهاي مورد نياز كاربران سيستم )
1ـ تغيير محدوديت كاربران
2ـ نسخه برداري
3ـ بازسازي
4ـ صفحه كليد
5ـ بارگذاري
6ـ فشرده سازي
و ـ گزارش آماده
لازم بذكر است تقسيم بندي فوق صرفا جهت آشنائي با عملكرد سيستم بوده و هيچگونه اولويت بندي مد نظر نبوده در صورتيكه روابط و اولويتها مد نظر نبوده در صورتيكه روابط و اولويتها مد نظر باشد بايستي بصورت زير مد نظر گرفته شود.
بخش ذخيره سازي اطلاعات اسناد خريد اموال از اولويت اولبرخوردار است و سپس بخش ذخيره سازي اطلاعات اسناد تغييرات اموال ، در واقع اين بخش فعال نخواهد بود
مگر بعد از ورود اطلاعات خريد اموال .
بعد از قسمتهاي بالا بازيابي اطلاعات و صدور سند استهلاك را مي توان نام برد .
ذكر اين نكته حائز اهميت است كه توانائي اپراتور داراي قدرت و رمز گذاري و امكان دهي به كاربران و ايجاد محدوده كاري براي آنان مي باشد ، جاي مشخص در ترتيب و توالي مراحل فعاليتهاي سيستم ندارد . ترتيب انجام فعاليتهاي سيستم بصورت نمودار زير است .
ذخيره سازي اطلاعات اسناد
خريد اموال
ذخيره سازي اطلاعات اسناد
تغييرات اموال
بازيابي اطلاعات
حسابداري اموال
ارتباط با مالي و صدور سند
استهلاك
3- وروديهاي اوليه سيستم
0-3- صفحه اول ورود به سيستم
1-3 – صفحه ورودي ثبت اطلاعات
2-3- صفحه ورودي ثبت سند تعديلات
3-3- صفحه ورودي نقل و انتقالات بين مراكز هزينه
4-3- صفحه ورودي حذف يا فروش مال
5-3- صفحه ورودي ثبت سند خريد
6-3- صفحه ورودي سند خريد
7-3- صفحه بخش عمومي
0ـ3ـ صفحه اول ورود به سيستم
1ـ0ـ3ـ شكل صفحه
2ـ0ـ3ـ شرح صفحه
الف ـ كد كاربر : طول اين مشخصه شش كاركتر مي باشد . اين كد تعيين كننده كاربري است كه با سيستم مشغول به كار است .
ب ـ تاريخ : در اين مقطع سال مورد نظر وارد مي گردد و بر حسب آن فهرست مربوطه و فايلهاي آن باز مي شوند.
صفحه انتخاب ورودي اين بخش به شكل زير است
سيستم استهلاك دارائي ثابت
ثبت و تصحيح اطلاعات جمعداري و حسابداري اموال و قطعي نمودن دوره
در اين منوي اوليه هر كدام از موارد بالا خود داراي زير مجموعه هائي هستند كه با زدن كليدENTERزير مجموعه هاي مربوطه باز مي شود كه به قرار زير مي باشد.
1ـ3ـ صفحه ورودي ثبت اطلاعات
1ـ1ـ3ـ شكل صفحه
جهت ورود اطلاعات اموال به سيستم جمع داري از اين منو استفاده مي شود .
بخش ورود اطلاعات اموال سيستم جمع داري
شماره برچسب: كد آخرين تحويل گيرنده :
نوع مال: تاريخ برگه اعلام وصول:
محل مال: شماره برگه اعلام وصول:
تاريخ تحصيل: وضعيت مال:
شماره قبض انبار: توضيحات:
تاريخ قبض انبار:
برچسب قبلي :PgUp برچسب فعلي:PgUp
نوع مال:
محل مال:
نام تحويل گيرنده:
2ـ1ـ3ـ شرح صفحه
در اين فرم شماره برچسب به طول 7 رقم به صورت عددي پر مي شود شماره برچسب نمي تواند خالي باشد و از دو قسمت (گروه) +(شماره مسلسل)تشكيل ميگرددكه به وسيلة(-)ازهم جدا ميشود .
در اين فرم در صورت وارد كردن ،اگر شماره برچسب وجود داشته باشد دستگاه اطلاعات مربوط به ان اموال را ريز ميكنند كه در اين صورت سوالي مبني بر وارد كردن اين كد جديد مي نمايد كه در صورت بلي/خير مراحل بعدي كار انجام مي شود :
در اين اطلاعات خواسته شده كاربر ميتواند نوع مال ، محل مال و كد آخرين تحويل گيرنده را با زدن
(؟)و بعد Enter اطلاعات را به صورت به صورت ضبط شده از روي سيستم انتخاب كند و موارد بعدي از طريق سند هاي موجود در دست ثبت قابل اجرا مي شود.
منوي وضعيت مال در صورتي كه مال شركتي يا اماني باشد بااستفاده از كليد <Space>مي توانيد نسبت به انتخاب آنها اغدام نمايد .
منوي توضيحات در صورتي كه توضيح اضافي نسبت به مال وجود داشته باشد با انتخاب كردن منوي توضيحات مي توانيد به صورت خلاصه متني را مبني بر مال مورد نظر يادداشت كرده وبا كليد <Esc>يا<Enter> متن مورد نظر را به ثبت برسانيد .
در پايان در صورتي كه اطلاعات واردشد پنجره اي به شكل زير باز مي شود.
2ـ3ـ صفحه ورودي ثبت سند تعديلات
1ـ2ـ3ـ شكل صفحه
با انتخاب اين منو پنجره اي به شكل زير باز مي شود
بخش ورود اطلاعات اسناد تغييرات حسابداري اموال
شماره بر چسب : شماره سند :
نوع مال :
محل مال :
2ـ2ـ3ـ شرح صفحه
پس از ورود اطلاعا ت شماره بر جسب به صورتيكه شرح آن در بالا آمد در صورتيكه براي بر چسب مربوط سند خريد قبلا زده شده باشد ، مبادرت به گرفتن شماره سند مي نمايد در اين حالت در صورتي كه (؟) زده شود ليست تمامي سندهاي مربوط به شماره برچسب براي انتخاب نمايش داده مي شود . لازم به توضيح است كه شماره وارد شده نبايد شماره سند خريد باشد .
بعد از زدن شماره سند در صورتي كه سند وجود داشته باشد نوع تغيير مشخص بوده و در صفحه نمايش داده مي شود و در صورتي كه سند وجود نداشته باشد منويي براي انتخاب نمايش داده مي شود تا نوع تغيير مشخص گردد.
پس از مشخص نمودن نوع تغيير فيلدهاي شماره و تاريخ برگه وضع تاريخ و شرح سند از كاربر گرفته مي شود و در صورت تعديل جابجايي فيلد كد حساب و در صورت فروش به صورت عددي 12 رقمي نيز گرفته مي شود.
پس از پر نمودن اطلاعات فوق منويي بصورت زير براي انتخاب ظاهر مي گردد كه بنا بر انتخاب كاربر عمل مربوطه را انجام مي دهد .
3ـ3ـ صفحه ورودي نقل و انتقال بين مراكز هزينه
1ـ3ـ3ـ شكل صفحه
منوي مربوطه به شكل زير مي باشد :
بخش ورود اطلاعات سوابق نقل و انتقال
شماره جمعداري : تاريخ برگه :
شماره برگه : تحويل دهنده :
قسمت تحويل دهنده : تحويل گيرنده :
قسمت تحويل گيرنده :
ملاحظات :
نوع مال :
محل مال :
تحويل گيرنده :
2ـ3ـ3ـ شرح صفحه
با وارد كردن شماره جمعداري مال مورد نظر شماره برگه و تاريخ برگه را وارد مي كنيد .
كدهاي قسمت تحويل دهنده و تحويل گيرنده با كليد (؟) كه يك به يك مراحل كد گذاري را انجام مي دهند .
در قسمت تحويل دهنده كد بصورت سلسله مراتبي وارد مي گردد كه بر اساس تقسيمات وارد شده در كدينگ عمل مي نمايد و منوي تحويل دهنده از يكسري اسمها كه با كدهايي از هم مشخص شده مجزا شده است منوي قسمت تحويل دهنده و تحويل گيرنده هم بصورت منوي پايين عمل مي شود.
4ـ3ـ صفحه ورودي حذف يا فروش مال
1ـ4ـ3ـ شكل صفحه
بخش ذخيره سازي اطلاعات حذف يا فروش اموال سيستم جمع داري
شماره بر چسب :
شماره برگه حذف :
تاريخ برگه حذف :
علت حذف :
توضيحات :
قبلي PGDN بعدي PGUP
وضعيت سال :
تاريخ تحصيل :
نوع مال :
محل مال :
نام تحويل گيرنده :
2ـ4ـ3ـ شرح صفحه
با وارد كردن شماره بر چسب اگر حذف يا فروش صورت گرفته باشد اطلاعات بر روي صفحه مشخص مي شوددر غير اينصورت سئوالي به شكل زر ايجاد مي شود .
كد مربوطه وجود ندا
كه در صورت تصميم گيري ، سيستم مراحل بعدي را انجام مي دهد .در پايان منوي مربوط به
نمايان مي شود .
5 _ 3 _ صفحه ورودي ثبت سند خريد
1_5_3_ شكل صفحه
منوي مربوط به شكل زير مي باشد:
بخش ورود اطلاعات اسناد خريد حسابداري اموال
شماره برچسب: شماره سند:
نوع مال:
محل مال:
2 _ 5_3_ شرح صفحه
ابتدا شماره برچسب را وارد كرده و بعد از<Enter> اگر شماره سند داشته باشد سيستم قيد مي كند در غير اينصورت شماره سند جديد را وارد كرده و تاُييد مي كنيد.
در اين مرحله پنجره اي به شكل زير باز مي شود.
شماره برگه: تاريخ برگه:
مبلغ سند: كد حساب:
تاريخ سند: روش استهلاك:
شرح سند: نرخ استهلاك:
قابل توجه: در اين پنجره در صورتيكه تاريخ سند قبل از آخرين محاسبه استهلاك باشد منوي زير ظاهر مي شود:
مبلغ استهلاك انباشته :
قيمت تمام شده:
كه مبلغ فوق از كارت دارائي استخراج و ضبط مي گردد.
پس در اين صورت اگر تاريخ سند خريد قبل از سال 76 باشد سيستم سنوات را تا تاريخ (؟) خواسته مي شود در هر سال نسبت به سال قبل روال سيستم طي خواهد شد.
كد حساب: از طريق مراكز هزينه قابل اجرا مي باشد كه با انتخاب مركز هزينه جدولي تحت عنوان گروه دارائيها باز مي شود كه هر كدام كدهاي بخصوصي مي باشد.
روش استهلاك : اين گزينه تحت دو عنوان قابل اجرا مي باشد.
1) مستقيم 2) غيرمستقيم
اگر روش استهلاك مستقيم باشد نرخ استهلاك بصورت سال و اگر غيرمستقيم باشد نرخ استهلام بصورت درصد پرسيده مي شود.
كه در اين گزينه روش استهلاك بصورت كليد <Space> تغيير مي كند بعد از پركردن اطلاعات منويي به شكل زير باز مي شود.
بعد از تاُييد هر يك از آنها سيستم به منوي اصلي اطلاعات اسناد خريد باز مي گردد.
6 _ 3 _ صفحه ورود سند خريد
1_5_3_ شكل صفحه
منوي مربوط به شكل زير مي باشد:
بخش انتقال قطعي دوره استهلاك
لطفاً مجدوده انتهاي دوره را مشخص نمائيد.
شماره برچسب :
شماره سند :
2 _6_ 3 _ شرح صفحه :
با وارد كردن تاريخ و شماره سند ، سوالي به صورت زير ايجاد مي شود.
(آيا كاملاً مطمئن مي باشيد؟ خير _ بلي )
در صورتيكه جواب مثبت باشد سيستم مراحل ثبت اسناد را انجام مي دهد.
7_3 _ صفحه ورودي بخش عمومي
1_7_3_ شكل صفحه
با انتخاب اين منو پنجره اي به شكل زير باز مي شود:
سيستم استهلاك دارائي ثابت
ورود و تصحيح كدينگ عمومي سيستم
2_7_3_ شرح صفحه
اين بخش ، بخش كدينگ سيستم مي باشد.
الف _ كد محل مال :
بصورت چهار مرحله انتخاب كه از تفكيك 1 شروع و به تفكيك 4 پايان مي يابد.
اين تفكيك ها به صورت سلسله مراتبي به هم وابسته مي باشند و تا 4 سطح پيش مي رود.
ب _ كد نوع مال :
كه از سه قسمت تشكيل شده همانند شكل زير:
طبقه اين بخش از سيستم هم با استفاده از كليد (؟) فعال ميشود و طبقات از 01 شروع و تا 13 پايان مي يابد.
نوع : هر طبقه از اموال خود به خود زير مجوعه هايي تقسيم شده كه نوع گفته مي شود و با كليد (؟) فعال وبا <Enter> انتخاب مي شود.
مدل : هر نوع از اموال خود به زير مجموعه هائي تقسيم مي شود كه بستگي به مدل دستگاه مورد نظر دارد.
ج _ كدينگ حساب گروهها :
با انتخاب اين منو پنجره اي به شكل زير باز مي شود:
بخش ورود و استعلام كد گروهها
كد حساب شرح حساب نوع استهلاك نرخ استهلاك
اطلاعات مربوط به اين بخش بصورت ثبت شده بر روي سيستم مي باشد و نوع استهلاك به دو صورت مستقيم و يا غيرمستقيم مي باشد.
و نرخ استهلاك بصورت سال و درصد مي باشد كه اگر در سيستم نوع استهلاك بصورت مستقيم بود نرخ استهلاك با سال قيد مي شود و اگر نوع استهلاك غير مستقيم بود نرخ استهلاك بصورت درصد مي باشد.
د _ كدينگ مراكز هزينه:
اين بخش از دو منو كد و شرح تقسيم شده است كه با استفاده از كليد (؟) اول كد مراكز هزينه باز مي شود و با انتخاب يكي از مراكز هزينه شرح مربوطه در محل مخصوص شرح نوشته مي شود.
