بخشی از مقاله
چکیده: یکی از مهمترین فاکتورهاي بقا و پیشرفت شرکتها، بهبود بهرهوري و کیفیت میباشد. روشهایی جهت ارتقاي بهرهوري وجود دارد، ازجمله کایزن که کلیهي فعالیتهاي سازمان را در بر میگیرد. در فرآیند پیادهسازي آن هر فرد اعم از مدیران بالایی سازمان تا سرپرستان پایینترین قسمتها با ارائه پیشنهادها، مداوم در بهبود و توسعه سهم دارند. از جمله روشهاي مؤثر در اجراي کایزن میتوان به نظام آراستگی محیط کار - 5S - اشاره نمود که یکی از روشهاي بهبود بهرهوري براساس بهبود مستمر است.
در این پژوهش طراحی و پیادهسازي نظام آراستگی در شرکت موزاییک اتوماتیک سنگامیک یزد انجام شده تا با برقراري و حفظ فضاي کیفیتی در شرکت بتوان بهرهوري سازمان را افزایش داد. با توجه به بخشهاي مختلف کارخانه با نظر مدیر کارخانه در ابتدا واحد انبار و تعمیرگاه وسایل نقلیه و ماشینآلات به عنوان پایلوت مورد اجرا قرار گرفته و نتایج اثربخش آن با توجه به وضعیت پیش از اجراي نظام آراستگی و پس از آموزش کارکنان به اجراي آن نشان داده شده است. فرآیند انجام شده میتواند بطور مشابه در واحدهاي صنعتی مختلف به اجرا گذاشته شود.
.1 مقدمه
امروزه بیشتر از پیش سازمانها ناچار هستند همزمان با ملاحظه تحولات پیرامون، به تغییرات بنیادي و راهبردي چشم دوزند، در واقع مهمترین فاکتور بقا و پیشرفت در عرصه رقابت جهانی ارتقاء بهرهوري میباشد. در این راستا راه حلهاي زیادي پیشنهاد و انبوهی از تئوريهاي مدیریتی و سیاستهاي تولیدي معرفی میشوند ولی مطمئناً بسیاري از آنها پشتوانه تئوري دارند و ممکن است در عمل با بنبست روبرو شوند 1]،.[2 یعنی در این میان نکته حائز اهمیتی وجود دارد و آن این است که آیا این ابزارها و طرحها از اهمیت یکسانی برخوردار هستند، یا میتوانند تفاوتهایی باهم داشته باشند.
تفاوتها، از این منظر که به سهولت درك شوند و به راحتی به کار گرفته شوند و یا این هدف که دگرگونیهاي تعالیسازي را باعث شود .[2] همه ساله شرکتهاي زیادي به استقرار استانداردها و روشهاي بهرهوري علاقهمند شده، اجراي آن را در برنامه کاري خود قرار میدهند. این شرکتها براي رسیدن به هدف خود هزینههاي زیادي متحمل شده، زمان زیادي صرف کرده و نهایت موفق به پیادهسازي یک استاندارد با یک روش روش بهرهوري میگردند.
ولی متأسفانه و در کمال ناباوري مشاهده میگردد که تعداد کثیري از این شرکتها پس از صرف همهي این هزینهها و زمانها و دریافت گواهینامهها، همچنان کارآیی مناسبی نداشته و در عمل، تفاوت چندانی در نتیجه کارشان حاصل نگشته است. تردیدي در اثربخشی این روشها و استانداردها وجود ندارد، شرکتها نیز با اطمینان کامل و علاقه وافر به اجراي آنها مبادرت ورزیده، ولی اینکه چرا به نتیجه مورد نظر نمیرسند را میتوان در یک جمله خلاصه کرد: "عدم انتخاب نقطه شروع مناسب" . یک راه حل معقول آن است که به سراغ تجربیات جهانی برویم و بررسی کنیم دیگر کشورها چه سیاستی در قبال چنین محیطی از خود نشان دادهاند.
به عنوان مثال علیرغم آن که کشور ژاپن شروع قدرتمندي نداشت ولی امروزه صنایع آن تهدیدي براي صنایع دیگر کشورها به شمار میروند .[1] شرکتهاي ژاپنی بسیاري از موفقیتهاي چشمگیر خود را مرهون وجود نظم و ترتیب در محیط کار و هماهنگی بین کارکنان خود میدانند. الهام گرفتن از رموز موفقیت ژاپنیها از یک سو و پذیرفتن ارتقاء بهرهوري و کیفیت به عنوان یکی از مهمترین فاکتورهاي پیشرفت در عرصهي رقابت جهانی از سوي دیگر، موجب توجه و به کارگیري روش ارتقاء بهرهوري به کمک ایجاد نظم و ساماندهی گردیده است .[4]
سیستم مدیریت کایزن که ریشه در فرهنگ سازمانها و مؤسسات ژاپنی دارد، امروزه در بسیاري از کشورهاي صنعتی براي افزایش بهرهوري مورد الگوبرداري قرار گرفتهاست. مفاهیم مدیریت کایزن نه تنها در شرکتها و سازمانها، بلکه در کارهاي شخصی و امور خانگی نیز مورد استفاده قرار میگیرند .[5] در بین روشهاي بهبود بهرهوري، استفاده از کایزن - بهبود مستمر - از درجه اهمیت بالایی برخوردار و نظام آراستگی محیط کار - 5S - یکی از مؤثرترین تکنیکهاي بهبود بهرهوري براساس بهبود مستمر میباشد که بر ایجاد محیطی پاکیزه منظم و استاندارد تأکید دارد.
اجراي تکنیک نظام آراستگی ساده و کم هزینه میباشد و امروزه به عنوان یکی از تکنیکهاي رایج در شرکتهاي مختلف مورد استفاده قرار میگیرد و با اجراي آن میتوان اطمینان یافت که محیط، سازمانیافته و فاقد هرگونه بینظمی است. از آنجا که براي به کارگیري روشهاي دیگر افزایش بهرهوري، فعالیت در چنین محیطی ضروري است، از این رو نظام آراستگی به عنوان اولین گام جهت ارتقاء بهرهوري مطرح میگردد. اولین گام، در واقع نظام آراستگی است که در ایجاد محیطی سامانیافته و با انضباط براي کار، تأکید دارد .[6] اگر این تأکید برداشته شود، پیدا کردن اشتباهات و تشخیص مشکلات، امري ناممکن است.
علیرغم اینکه اصول کلی تکنیک نظام آراستگی ساده به نظر میرسد ولی از درجه اهمیت بسیار بالایی جهت رسیدن به بهرهوري و کیفیت مطلوب برخوردار است. تکنیک نظام آراستگی همواره داراي اصول واحدي است، ولی متناسب با شرایط شرکتها و سازمانهاي مختلف میتواند به شکلهاي گوناگون اجرا گردد. به منظور اجراي صحیح این تکنیک باید مشارکت همهجانبه بین کلیهي افراد سازمان اعم از مدیر شرکت و کلیهي کارکنان و غیره صورت پذیرد و اهداف و مزایاي حاصل از تکنیک مذکور براي همهي افراد در سازمان توضیح داده شود .[7]
برخی از مزایایی که نظام آراستگی محیط کار براي شرکت به وجود خواهد آورد بدین شرح است؛ حذف موجودي غیرضروري طی فرآیند، حذف انبارش غیرضروري، کاهش ملزومات غیرضروري، آشکارسازي مشکلات در کارگاه، اتلافزدایی زمانی با کاهش زمان دسترسی به اقلام، بهبود وضعیت نگهداري و تعمیرات و جلوگیري از خرابیها و توقفات ناخواسته ماشینآلات، بهبود بهرهوري تجهیزات و ابزارآلات بدلیل استفاده صحیح، مکانیابی صحیح، بازگرداندن پس از مصرف به مکان مقرر و جلوگیري از گمشدن آنها، بهبود کیفیت محصولات و خدمات، تقویت کار تیمی، بهبود روحیه کارکنان بدلیل آراستگی، زیبایی و دلپذیرتر شدن محیط کار، افزایش ایمنی و پیشگیري از حوادث، کاهش ضایعات و دوبارهکاريها و غیره.
علیرغم گسترش دانش مدیریت چه در نوشتهها چه در عمل و به کارگیري آن در سازمانها، بررسیهاي بیشتر، نشان میدهد که اغلب مدیران و رهبران سازمانها در مسیر استقرار نظام آراستگی، گام برنداشتهاند و بر این اساس از اثرات، نتایج و منافع حیاتی آن بهرهمند نشدهاند. سعی این تحقیق بر آن است تا با معرفی کایزن و همچنین اجراي یکی از بهترین تکنیکهاي بهبود مستمر، نظام آراستگی محیط کار، قادر به ایجاد اصلاحاتی سیستماتیک به منظور بهبود شرایط و افزایش راندمان کاري و در نهایت افزایش بهرهوري شود.
در شرکت موزاییک سنگامیک یزد به دلیل نداشتن محیطی منظم و سازمانیافته و همچنین داشتن مشکلاتی از جمله درصد بالاي دورریز، انبار کردن قطعات و ابزارآلات در حجم زیاد، وجود مواد غیرضروري در حجم بالا، تمیز نبودن وسایل کار، قطعات و ابزارآلات، نبود نور کافی و غیره، مدیریت محترم شرکت تصمیم به پیادهسازي و اجراي نظام آراستگی محیط کار گرفتند تا به کمک آن به ارتقاء کیفیت، بهرهوري و راندمان کاري رسند.
ادامه مقاله بدین صورت تدوین شده است که ابتدا مروري بر ادبیات مسأله صورت گرفته است و سپس در بخش بعد مورد مبانی نظري نظام آراستگی مطالبی بیان شده است. در بخش چهارم نحوه پیادهسازي 5S مطابق گامهاي نظام آراستگی در شرکت سنگامیک بطور کامل تشریح گردیده است. در انتهاي پژوهش نیز نتیجهگیري به همراه توضیحات تکمیلی آورده شده است.
.2 مروري بر ادبیات تحقیق
نظام آراستگی براي اولین بار توسط ژاپنیها بعد از جنگ جهانی دوم براي جبران خسارتهاي ناشی از جنگ و آغاز زندگی نوین مطرح گردید. آنها در مطالعات و بازدیدهاي خود، با پدیده خانهداري صنعتی آشنا شدند و با مطالعه در فرهنگ خود به پنج اصطلاح ژاپنی دست یافتند. از آنجا که این پنج اصل با تلفظ S در زبان ژاپنی شروع میشود، آن را 5S نامیدند که در زبان فارسی تشخیص و تفکیک، نظم و ترتیب، تمیزي، تداوم و استانداردسازي و انضباط و فرهنگسازیمیباشند.[8]
براي اولین بار 5S در سال 1980 در کشور ژاپن معرفی و سپس به دیگر کشورها از جمله سنگاپور، مالزي، تایلند و غیره منتقل گردید و در ایران آغازگر 5S سازمان نوسازي صنایع در صنایع خودروسازي بوده است .[7] همه ساله شرکتهاي زیادي به استقرار استانداردها و روشهاي بهرهوري علاقمند شده و اجراي آن را در برنامهي کاري خود قرار میدهند.
در سال 1386 در محیط آشفتهاي که شرکتهاي نساجی در آن مشغول به فعالیت بودند، داداشیان و همکاران، مفهوم 5S، مراحل اجرایی و فواید حاصل از بکارگیري آن در صنایع نساجی را توصیف کردند. نتایج حاصل از پیادهسازي تکنیک 5S در واحد نمونهگیري چاپ شرکت بافت آزادي باعث بهبود بهرهوري و کیفیت در این شرکت شد .[1]
بررسی و مطالعات انجام شده در خصوص محیط کار سازمانها نشان میدهد که وجود نابسامانی در محیط سازمان میتواند بر راندمان کاري مجموعه تأثیر منفی گذارد. از این رو سید رضوي که مشاور مدیرعامل در شرکت آب منطقهاي اردبیل بود به استقرار نظام آراستگی در شرکت آب پرداخت تا پیروي از یکسري اصول بنیادین و انجام مستمر آن باعث شود تا نظم و انضباط در محیط کار و الگوي ذهنی کارکنان ایجاد شده و بتوان به اهداف و افقهاي مورد انتظار سازمانی دست یافت .[9]
در مراکزي مانند کتابخانهها، انجام درست کار یا استفاده درست از منابع، تجهیزات و امکانات بخصوص امري بسیار ضروري است. لذا جهت کاهش قیمت تمام شده، جلوگیري از اتلاف انرژي، بهبود بهرهوري و نهادینه کردن نظم، کتابخانه نیاز به استفاده از روشهایی جهت کاهش ضایعات و اتلافها و افزایش کارایی دارند.
بدین منظور نوشینفرد و محمدامینی به انجام معیارهاي نظام آراستگی که تاکنون در ایران براي ارزیابی محیطی کتابخانههاي عمومی استفاده نشده است، پرداختند و با استفاده از پرسشنامههایی که در کتابخانههاي عمومی کرمان پخش کردند به ارزیابی این کتابخانهها براساس این تکنیک پرداختند .[8]
نظام آراستگی محیط کار، از جمله رویکردهایی است که بهرهوري و تعالی سازمانی را امکانپذیر میسازد. مزایا و منافع حاصل از به کارگیري این نظام در ابعاد اقتصادي، فرهنگی و اجتماعی سیستمهاي انسانی در سطوح خرد و کلان نشانگر جایگاه مهم این طرح نوین مدیریتی میباشد. موضوع پژوهش میرزائی و شارقی بررسی استقرار 5S همراه با اقدامات لازم در خصوص بسترسازي آن بوده است. با تحلیل آزمون آماري t تک نمونهاي بر روي پرسشنامه پژوهشگرساخته، تأیید مسئولین و کارکنان را از به کارگیري ابعاد پنجگانه 5S را نشان دادند .[2]
در سال 1383 پایان نامه کارشناسی میرآتشی، بررسی روشهاي مؤثر در بهبود سازمانها بود. این پروژه با هدف معرفی شیوههایی که واژه بهبود سازمان را معنا بخشند انجام شده است. در واقع با بیان تاریخچهي پرداختن به مفهوم بهبود سازمان و تعاریف گوناگون از زبان اشخاص صاحب نام در عرصهي مدیریت این واژه به گونهاي روشن معرفی میگردد. در ادامه به دلیل اهمیت موضوع نظم و ترتیب و رعایت پاکی در محیطهاي کاري، به معرفی نظام 5S، اصول و مبانی آن پرداخته شده است. همچنین فعالیتی عملی نیز در جهت استقرار نظام آراستگی در شرکت فولاد آلیاژي ایران انجام گرفته است .[10]
.3 نظام آراستگی 5S
هدف اولیه اجراي نظام آراستگی افزایش سطح سلامت و امنیت محل کار و افزایش بهرهوري است. عبارت 5S بر اساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است. در کتابها و مقالات مختلف، ترجمههاي متعددي از این نظام ارائه شده است. جدول از ترجمه کتاب 5s Pocket Guide اقتباس شده است .[7] در ادامه هریک از اصول 5S به صورت مختصر تشریح میگردد.
.3,1 ساماندهی
هدف ساماندهی، مدیریت اولویتها و مبارزه با علل مسائل و مشکلات است. در این مرحله، تشخیص اقلام ضروري از غیرضروري، دور کردن غیرضروريها از محیط کار، تعمیرات جزئی و برطرف ساختن نقصها صورت میگیرد. اشیاء غیرضروري لزوماً اشیا بیفایده و بیمصرف نیستند؛ اما دلیل و ضرورتی براي نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد.
بنابراین براي هرکدام برحسب فایدهاي که دارند، تصمیمگیري میشود. تصمیم ممکن است فروختن، بازیافت، دورانداختن یا ذخیره کردن در مکانی دورتر باشد. براي تشخیص اقلام ضروري از غیرضروري باید ملاكهایی در نظر گرفته شود و براساس آنها تفکیک صورت گیرد. اجراي این مرحله به دلیل تأثیر زیادي که بر مراحل بعدي دارد، مهمترین مرحله محسوب میشود.
در مرحله جداسازي پس از شناسایی اقلام، لیست اقلام غیرضروري هربخش در فرم "تعیین تکلیف اقلام غیرضروري" و اطلاعات اقلام ضروري نیازمند تعمیر در فرم "تعیین تکلیف اقلام ضروري نیازمند تعمیر" وارد میشوند. پس از جداسازي اقلام، کمیته نظام آراستگی در مورد اقلام غیرضروري و اقلام ضروري نیازمند تعمیر تصمیمگیري میکند .[11]
