بخشی از مقاله
ضرورت تلفیق مدیریت ریسک و مهندسی ارزش در مدیریت پروژه هاي بزرگ عمرانی
چکیده
مدیریت پروژه مجموعه اي از فرآیندهاست که با هدف انجام موفقیت آمیز پروژه در طول چرخه عمر آن به کار گرفته می شوند. طبق استاندارد PMBOK، مدیریت پروژه، به کارگیري دانش، مهارت، ابزار و تکنیک هاي لازم در جهت اجراي فعالیت ها به منظور رفع نیازهاي پروژه از طریق به کار گیري فرآیندهاي آغازین، برنامه ریزي، اجرایی، کنترلی و اختتامی است. به بیان دیگر مدیریت پروژه فن هدایت، هماهنگ بودن منابع انسانی و مصالح در طول عمر یک پروژه با استفاده از روش هاي مدرن مدیریت است، به طوري که بتوان به نحوي رضایت بخش به اهداف از قبل تعیین شده در مورد حدود کار، هزینه، زمان، کیفیت و مشارکت نائل آمد.
مدیریت ریسک1 یکی از فرایندهاي نه گانه مدیریت پروژه می باشدکه به منظور بیشینه نمودن نتایج وقایع مثبت و کمینه نمودن احتمال وقوع یا اثر پیامدهاي ناگوار بر اهداف پروژه می باشد. مهندسی ارزش2 به روشی سیستماتیک اطلاق می شود که هدف آن بهینه سازي شاخص ارزش یک پروژه می باشد.
با مطالعه پروژه هاي بزرگ عمرانی می توان ملاحظه کرد که دو فرایند فوق (مدیریت ریسک و مهندسی ارزش ) یا در پروژه ها بکار برده نشده اند که موجب افزایش هزینه هاي غیرضروري و بروز مسائل و موارد عدیده اي می گردند و یا اینکه بصورت مجزا به کار برده شده اند، که اثربخشی لازم را ایجاد ننموده اند. در این وضعیت نیز مشاهده می شود که کارایی و انتظاراتی که از این دو فرایند می رود عملا" بدست نمی آید. در این مقاله رویکردي تلفیقی از این دو فرایند ارائه می شود. با استفاده از این رویکرد است که روند مدیریت پروژه در هر مرحله مشخص، قابل ارزیابی و کنترل می باشد. نگرش جدید به مدیریت پروژه از این دیدگاه می تواند علاوه بر حذف هزینه هاي غیرضروري موجب بهینه کردن پروژه گردیده و سبب تحول چشمگیر در فرآیند پروژه و دسترسی به اهداف آن با هزینه کمتر و کیفیت بالاتر گردد.
مقدمه
در دهه هاي پایانی قرن بیستم شاخه اي جدید به نام علم مدیریت پروژه بر علوم مدیریت افزوده شد. نیازها و دستاوردهاي بشر، به این علم شکل و محتوي خاصی داد. تفاوت اصلی این شاخه از علم مدیریت با دیگر شاخه هاي آن در کاربرد آن می باشد.
محیط پروژه، محیطی است که در آن تحولات سریع صورت می گیرد، به بیان دیگر پروژه مجموعه تلاش هاي موفق براي تحقق یک تعهد و تقبل در ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات می باشد.
براي تمام پروژه ها سه محدودیت زمان، هزینه و کیفیت متصور است، اگر در پروژه اي عوامل درگیر در حد مطلوب استفاده شوند، آنگاه شاهد موفقیت پروژه می باشیم. این عوامل عبارتنداز:
• سازماندهی مناسب
• به خدمت گرفتن عوامل اجرایی مناسب
• مدیریت مطلوب زمان در پروژه
• مدیریت تعارضات در پروژه
• تقویت متغیرهاي موثر در موفقیت پروژه
• برنامه ریزي بهینه
• تخمین صحیح کارها
• کنترل همه جانبه هزینه ها
• پیگیري فعالیت ها
• مدیریت بحران
• مدیریت تغییر
علم مدیریت پروژه، ترکیب تک تک شیوه ها و روش هایی است که گاهی به صورت جدا به کار گرفته شده اند، ملاحظه همه این شیوه ها با هم و ارائه یک ترکیب مناسب ارمغان مدیریت پروژه است.
مدیریت پروژه، فرآیندي با مجموعه فعالیت هاي یکپارچه و بهم مرتبط است. لذا کسب نتیجه براي هر یک از محدوده هاي مدیریت پروژهمعمولاً در سایر این محدوده ها نیز موثر است. موفقیت در مدیریت پروژه، مستلزم مدیریت بر تعامل بین محدوده ها براي نیل به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن می باشد .[1 ]
ارزش و ریسک در مدیریت پروژه پیوند غیر قابل گسستنی نسبت به یکدیگر دارند. اما هر دو باید بصورت صریح و شفاف در یک برنامه هماهنگ بمنظور کسب موفقیت پروژه، مشخص و بکار برده شوند. تمام پروژه ها با محیطی سرو کار دارند که داراي علائق و شرایط گوناگون و طبیعتی متغییر بوده که می بایست شناسایی و متمایز گردند. هیچ پروژه اي در یک فضاي ایزوله انجام نمی شود. فعالیت هاي تیم پروژه می بایست در ارتباط با فضایی که در آن عمل می نماید در نظر گرفته شود. رویکردهاي مهندسی ارزش و مدیریت ریسک تمام این مباحث ارتباطی را مشخص نموده، موارد کاربردي را ایجاد نموده و نکات مدنظر در مدیریت تعاملات پیچیده ارزش ، ریسک، مردم و محیط پروژه را آزمون می نمایند0
مدیریت ریسک
فرآیند مدیریت ریسک فرآیند برنامه ریزي رسمی می باشد که تمامی ریسک هاي یک پروژه، فرآیند، سیستم و یا رویه ها را مورد شناسایی و ارزیابی قرار می دهد. مدیریت ریسک چهارچوبی براي شناسایی، ارزیابی، اجرا و تحلیل ریسک می باشد. مدیریت ریسک به منظور بهینه کردن تصمیم ها و همچنین به جهت اجتناب از هزینه هاي غیرضروري، به حداقل رساندن مدیریت بحران، بهینه نمودن استفاده از منابع محدود و پیدا کردن بهترین شیوه هاي پاسخ به ریسک اجرا می شود. در عالم واقعیت هیچ پروژه ي اجرایی بدون ریسک وجود ندارد. ریسک می تواند مدیریت ، حداقل ، منتقل و یا پذیرفته گردد و یا اینکه به اشتراك گذاشته شود، ، اما نمی تواند نادیده گرفته شود0
بنابراین ضرورت دارد که ریسک مد نظر قرار گیرد ، اگر باعث شودکه مزایا ] و یا ارزش [ یک سازمان افزایش یابد. بنابراین اولین و مهمترین مزیت مدیریت ریسک اینست که به مدیریت ارشد این توانایی را می دهد که با دانش و آگاهی کامل بر روي پروژه ها احاطه پیدا کرده که این مهم منجر به کنترل از طریق حداکثر نمودن آگاهی ها خواهد شد0
مدیریت ریسک به تیم پروژه کمک خواهد کرد تا بر روي مباحث بزرگ متمرکز گردیده و آنها را از طریق یک روش سازمان یافته مدیریت نمایند. یک فرآیند معمول مدیریت ریسک مزایاي ذیل را براي تیم پروژه به دنبال خواهد داشت :[2 ]
• این الزام را دارد که مدیریت زیر ساختارها جهت ارائه نتایج موفق ایجاد گردد. این رویه شامل اهداف واضح، حقیقی و قابل انجام پروژه می باشد که از ابتدا تعیین می گردد
• یک چشم انداز براي ریسک هاي پروژه ایجاد میگردد که با بهره گیري از آن، بخشی از بهترین فضا براي مدیریت واکنش یا پاسخ به ریسک ایجاد میگردد. تبیین ریسک یکی از اجزاء کلیدي در مستند سازي قراردادها می باشد
• به تیم این اجازه را می دهد که ریسک را بصورت موثر و کارا مدیریت نموده، منابع را بر روي وقایعی که احتمال رخداد
و شدت آنهابالا باشد، متمرکز نمایند که این امر به کاهش ریسک در پروژه منجر خواهد شد. همچنین این توانایی را به آنها میدهد که بر روي فرصت هاي بالقوه در تمام مراحل استفاده از فرآیند، سرمایه گذاري کنند
• این اطمینان افزایش خواهد یافت که با اعمال محدودیت هاي زمان، هزینه و الزامات کیفی، پروژه انتظارات گروه هاي ذینفع و مصرف کنندگان نهایی را برآورده خواهد کرد
• تحلیل ریسک به مدیریت در انجام فعالیت افزایش ضرورت ها کمک نموده و نهایتا، کنترل پروژه با به کارگیري قضاوت هاي صحیح و ترسیم ریسک هاي فوق العاده صورت می پذیرد. در موقعیتی که وضعیت پروژه بخشی از مجموعه پروژه هاي بزرگتر می باشد، میتواند ریسک هاي فوق العاده را از یک پروژه دیگر منتقل نماید
• مکانیزمی برپایه قوانین بمنظور گزارش گیري از سطوح مختلف و مقتضی مدیریت ایجاد نموده ، شدت افزایش ریسک ها را در یک روش منظم از بالاترین سطوح جهت هدایت و رهبري ایجاد می نماید
شکل( ( 1 ، شماي کلی فرایندهاي اصلی مدیریت ریسک پروژه را نشان می دهد. [3]
مهندسی ارزش
مهندسی ارزش در عمل به شرح مطالعه ارزش بر روي یک پروژه یا محصول در حال توسعه می پردازد. یکی از اهداف عمده مهندسی ارزش حذف هزینه هاي غیر ضروري است. مهندسی ارزش هزینه پروژه را در حالی که در فاز طراحی مفهومی است تحلیل می کند .[4] مهندسی ارزش تکنیکی جهت بهینه سازي ارزش یک پروژه در کلیه ابعاد در مرحله طراحی از طریق هم اندیشی و خلاقیت گروهی جهت انتخاب بهترین راه حل براي رسیدن به اهداف پروژه با حداقل هزینه در طول عمر پروژه است. به کارگیري مهندسی ارزش منجر به شفاف شدن نیازها، مشخص شدن درست اهداف پروژه و اتخاذ تصمیمات مورد حمایت تمام ذینفعان پروژه می گردد. در عمل اجماع مطلقی براي توالی فرایند مهندسی ارزش وجود ندارد، اما بسیاري از کاربران و تحلیلگران توالی زیر را براي انجام مهندسی ارزش پروژه ها و یا فرایندها بکار می گیرند.:[5]
• فاز بررسی (اطلاعات)
• فاز تحلیل کارکرد3 و هزینه
• فاز هم اندیشی (خلاقیت)
• فاز ارزیابی (قضاوت)
• فاز بسط و توسعه
• فاز ارائه
• جمع بندي و تدوین گزارش نهایی
• فاز اجرا
• بررسی و ممیزي نمودن نتایج حاصل از اجراي پیشنهادات در حین اجرا
در ابتداي یک پروژه، مهندسی ارزش یک روش استثنایی قدرتمند بمنظور شناسایی عمیق نیازمندیهاي مشتریان ایجاد می نماید که با بهره گیري از مشخص نمودن تناقضات، بیان آنها به یک زبان براي تمام اعضاء، چه در قالب تکنیک هاي معمول و یا جدید براي صنعت اجرا، می تواند شناخته شود. چنین نتایجی را می توان در قالب مزایاي ذیل بیان کرد. به عبارت دیگر مهندسی ارزش:
• بیان می کند که صاحبان و مصرف کنندگان نهایی چه منظور و هدفی را از ارزش پیگیري می کنند و در تمام مراحل پروژه، یک پایه و اساس براي تصمیم گیري مبتنی بر ارزش ایجاد می نماید.
• یک بنیان براي چکیده هاي واضح و روشن ایجاد می کند که منعکس کننده اولویت ها و انتظارات مشتریان بوده، و به زبانهایی بیان می شود که براي همه قابل فهم باشد. همچنین یک ارتباط بین تمام ذي نفعان ایجاد می کند به نحوي که هریک از آنها می توانند محدودیت ها و الزامات یکدیگر را درك و به آن احترام بگذارند.
• اطمینان ایجاد می کند که پروژه کاراترین روش هزینه اي جهت ارائه مزیت هاي رقابتی را داراست و یک بنیان براي تصفیه و تصحیح وضعیت فعالیت ایجاد می نماید.
• از طریق بهبود ارتباطات ، یادگیري دو جانبه و افزایش کار تیمی از طراحی مناسب حمایت می کند که منجر به جوابهاي بهتر فنی همراه با افزایش کارایی و کیفیت خواهد شد. متدهاي آن تقویت کننده چالش هاي وضعیت پیش رو بوده و نوآوري در زمینه گزینه هاي طراحی را توسعه می دهد.
• یک روش براي اندازه گیري ارزش ایجاد نموده و آن را در محاسبات مزایاي غیر پولی گنجانده و تعیین می کند که ارزش به ازاي چه مقدار پول بدست آمده است.
3. کارکرد ، ترجمه کلمه function در انگلیسی می باشد که ترجمه نارسائی است . بهتر است از کلمه نقش ، کار ، عمل و یا وظیفه استفاده شود ولی در زبان فارسی از کلمه کارکرد بیشتر استفاده شده است.
4.
ضرورت تلفیق دو رویکرد مدیریت ریسک و مهندسی ارزش
فرضیه هایی که تاکنون در مدیریت پروژه هاي بزرگ عمرانی به کار رفته است را می توان در قالب 3 فرضیه عنوان کرد :
الف - دراین پروژه ها از رویکرد مدیریت ریسک و مهندسی ارزش استفاده نشده است و با توجه به طبیعت و پیچیدگیهایی که این پروژه ها دارا هستند ، می توان انتظار داشت که هر گاه درابتداي پروژه از تکنیک هاي مهندسی ارزش و مدیریت ریسک استفاده نشود ، این پروژه ها پس از مدت زمانی با مشکلات و مسائل عدیده اي روبرو می گردند که درنهایت تاخیرات زمانی و بار مالی گسترده اي را بر پروژه وارد نموده و حتی منجربه تغییرات عمده در اهداف پروژه ، شکست پروژه و یا حذف پروژه می گردد.
پروژه هایی با این رویکرد را می توان در بسیاري از پروژه هاي عمرانی ملاحظه نمود.
ب – رویکرد دوم استفاده از مهندسی ارزش و مدیریت ریسک در مدیریت پروژه هاي عمرانی بزرگ اما بصورت مجزا با تقدم و تأخر زمانی می باشد . در این رویکرد مدیران و افراد درگیر در پروژه از این تکنیک ها بصورت جدا و تفکیک شده بهره می جویند .
این رویکرد نیر در عمل داراي کارایی و بهره مناسب جهت مدیریت پروژه هاي بزرگ نمی باشد. زیرا:
اول اینکه هرگاه در ابتداي مطالعات پروژه ، مدیریت ریسک انجام گیرد و آنگاه مهندسی ارزش صورت پذیرد با توجه به اینکه در مهندسی ارزش ممکن است بسیاري از خط مشی ها ورویکردهاي آغازین پروژه با تغییر مواجه شود ، این تغییرات خود سبب بروز مخاطرات و ریسک هاي ناشناخته جدید می گردد. در عین حال اگر مدیریت ریسک در فاز قبلی صورت پذیرفته باشد ، خروجی مهندسی ارزش داراي تغییراتی خواهد بود که بدون مطالعات مدیریت ریسک جدید انجام پذیرفته است .
دوم اینکه نگرش مدیریت ریسک می تواند یک نگرش افزایشی به هزینه هاي پروژه باشد، زیرا حاشیه ها و ضریب اطمینان و ایمنی پروژه را افزایش می دهد. از سویی مهندسی ارزش تا حدودي یک نگرش کاهش هزینه اي می باشد ، بنابراین پیاده سازي مهندسی ارزش و مدیریت ریسک بصورت مجزا ممکن است سبب نگرش به هزینه هاي پروژه از دو دیدگاه کاهشی و افزایشی باشد، در عمل این دو نحوه نگرش می تواند سبب کاهش کارایی مدیریت گردد . این مشکل ما رابه سوي ارائه فرضیه سوم ذیل سوق می دهد.
ج ) رویکرد تلفیقی مدیریت ریسک و مهندسی ارزش4 در مدیریت پروژه هاي عمرانی : این رویکرد که می توان آن را بسیار کاراتر از دو رویکرد قبلی دانست ، با این دیدگاه به مسئله می نگرد که می بایست مدیریت ریسک و مهندسی ارزش بصورت همزمان و با همپوشانی مناسب در مدیریت پروژه پیاده گردد. این نگرش نه تنها موجب کاهش زمان اجراي پروژه می گردد ، بلکه با شناسایی و تعریف صحیح ریسک ها و مسائل پروژه موجب کاهش بار مالی نیز گردیده و در نهایت منجربه پیاده سازي صحیح اهداف وخط مشی هاي پروژه می گردد.دیاگرام جریان وجود این مشکل، بررسی راهکار و تدوین مدل براي این رویکرد را می توان در شکل((2 مشاهده کرد.
در مدیریت پروژه این رویکرد وجود دارد که فعالیتهاي تیم پروژه می بایست از هر دو منظر ارزش و ریسک مدیریت گردد. یک نکته کوچک در فرآیند حداکثر نمودن ارزش یک پروژه اینست که هر گاه ریسک هاي مهم پروژه رخ دهند در این حالت موجب خراب و نابود شدن خروجی هاي پروژه گردیده که نتیجتأ ارزش پروژه به شدت آسیب خواهد دید . از سویی دیگر اگر از تمام ریسک هاي پروژه نیز اجتناب شود این رویه براي حداکثر نمودن ارزش مطلوب نمی باشد .
براي حداکثر نمودن ارزش ضرورت دارد که ریسک هاي پروژه مد نظر قرارگیرند . فرآیند هاي معمول که با دقت به کار برده می شوند ، یک مسیر پیکره بندي شده را براي تیم پروژه ایجاد می کنند که منجربه کنترل موثر ریسک می شود .
یک روش عمومی براي اجراي مهندسی ارزش و ریسک ، پیاده نمودن آنها بصورت فرآیند هاي مجزا می باشد که در مقالات وکتب متعدد به آن اشاره شده است . در حالیکه در بخشهاي قبلی این مقاله ، اشاره شد که دو فرآیند مهندسی
