بخشی از مقاله
تلفیق مهندسی ارزش و مدیریت ریسک در پروژه های عمرانی
چکیده :
مدیریت پروژه مجموعه ای از فرآیندهاست که هدف آنها رساندن موفقیت آمیز پروژه در طول چرخه حیات آن است. طبق استاندارد PMBOK، مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت، ابزار و تکنیکهای لازم در جهت اجرای فعالیتها و هماهنگ نمودن و هدایت منابع انسانی و مصالح در طول عمر یک پروژه با استفاده از فن مدیریت است به نحوی که رضایتمندی به اهداف از قبل تعیین شده در محدوده پروژه ایجاد شود. مدیریت ریسک یکی از فرآیندهای 9 گانه مدیریت پروژه میباشد که به منظور بیشینه نمودن نتایج مثبت و کمینه نمودن احتمال وقوع یا اثر پیامدهای ناگوار بر اهداف پروژه است. مهندسی ارزش به یک روش سیستماتیک اطلاق می شودکه اهداف آن بهینه سازی شاخص ارزش پروژه است. مهندسی ارزش و مدیریت ریسک دو مقوله مهم و غیرقابل انکار در اجرای پروژه های عمرانی میباشد. این دو تکنیک پیوند ناگسستنی نسبت به یکدیگر دارند و میبایست به طور صریح و شفاف در یک برنامه هماهنگ به منظور کسب موفقیت پروژه به کار میروند و از آنجایی که رویکرد مهندسی ارزش اغلب به سوی کاهش هزینه ها است و با کاهش هزینه ها، ریسکها بالاتر میروند به کارگیری این دو تکنیک در پروژه های عمرانی به صورت صحیح و سیستماتیک امری لازم الاجرا و سودمند است. در این مقاله ابتدا مفهوم کلی از مهندسی ارزش و مدیریت ریسک بیان میگردد و سپس دو تکنیک با هم مقایسه میگردند و با استفاده از این رویکرد میتوان روند مدیریت پروژه را در هر مرحله مشخص، قابل ارزیابی و کنترل قرار داد که بر طبق آن در پروژه را به اهداف با هزینه کمتر و کیفیت بهتر دست سوق داد. در نهایت مزایای تلفیق آنها در پروژه های عمرانی بیان خواهد شد.
واژههای کلیدی: مهندسی ارزش، مدیریت ریسک، مدیریت پروژه ، تلفیق.
-1 مقدمه
مدیریت پروژه 1 مجموعه از فرآیندها است که با هدف انجام موفقیت آمیز پروژه در طول چرخه حیات آن به کار میرود. طبق استاندارد PMBOK2، مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت، ابزار و تکنیکهای لازم در جهت اجرای تمامی فعالیتها برای دستیابی به نیازهای پروژه از مسیر به کارگیری فرآیندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرایی، کنترلی و اختتامی است.[1]
مدیریت ریسک یکی از ارکان 9 گانه مدیریت پروژه است که با هدف شناسایی، تحلیل و واکنش به ریسک در جهت کاستن وقایع احتمالی و وقایع ناگوار در پروژه ها به کار میرود. مدیریت ریسک تضمین کننده بیشینه نمودن احتمال و پیامدهای رویدادهای مثبت و کمینه نمودن احتمال و پیامدهای رویدادهای نامطلوب در راستای اهداف پروژه است. هرچند مقصود رویکرد مدیریت ریسک بهینه سازی پروژه ها است ولی در عمل بیشتر افزایش ایمنی و ضریب اطمینان در سیستم است که در کنار آن ریسکهای پروژه کاهش مییابد اما در عمل رویکردی هزینه زا میباشد.
مهندسی ارزش یک رهیافت سازمان یافته خلاق با هدف تشخیص موثر هزینه های غیر ضروری است که با استفاده از این رویکرد سازمان یافته و گروهی در جهت تحلیل کارکرد سیستمها، تجهیزات و پروژه ها با حداقل صرف منابع صورت پذیرد. بکارگیری این تکنیک در مراحل اولیه طرحها و پروژه ها بخصوص در فاز طراحی مفهومی و طراحی تفصیلی به کسب نتایج ارزشمند در اقتصادی نمودن پروژه ها دست یافت. بنابراین تلفیق تکنیکهای مدیریت ریسک و مهندسی ارزش علاوه بر رویکردی حقیقی به سوی بهینه سازی هزینه ها به جای رویکرد افزایش مدیریت ریسک و رویکرد کاهشی مهندسی ارزش باعث به وجود آمدن تعادل بین ریسک و ارزش و همچنین معرفی عاملهای مهم در دستیابی به موفقیت پروژه به کارفرما میشود.[2]
-2 مدیریت ریسک
مدیریت ریسک شاخهای نوین از علم مدیریت است که چارچوبی برای شناسایی، ارزیابی، اجرا و تحلیل ریسک میباشد. مدیریت ریسک به منظور بهینه نمودن تصمیمها و نیز به جهت اجتناب از هزینه های غیر ضروری، بهینه نمودن استفاده از منابع محدود در پروژه و ایجاد موثرترین شیوههای پاسخ به ریسک ایجاد میشود. لازم به ذکر میباشد که در واقعیت هیچ پروژه اجرایی عمرانی بدون ریسک وجود ندارد و هرگز نباید آن را نادیده گرفت، بلکه میتوان آن را مدیریت، کاهش، انتقال و یا پذیرفت و در مواقعی نیز به اشتراک گذاشت. پس میبایست ریسکها در پروژه ها مد نظر قرار گیرند.[3] ریسک پروژه شامل تهدیدات برای اهداف پروژه و هم فرصتهایی برای ارتقای اهداف میباشند و به همین دلیل مدیریت ریسک را فرآیندی به منظور بیشینه نمودن نتایج وقایع مثبت و کمینه نمودن احتمال وقوع یا اثر پیامدهای ناگوار بر اهداف پروژه میدانند.[1] منشاء ریسک در پروژه ها در عدم قطعیتی است که وجود دارد. ریسکهای معلوم آنهایی هستند که شناسایی و تحلیل گشتهاند و قادر خواهیم بود آنها را برنامه ریزی نمائیم.
بر اساس استاندارد مدیریت پروژه امریکا مراحل اساسی مدیریت ریسک به صورت زیر معرفی شده اند:[1]
1-2 برنامه ریزی مدیریت ریسک
اتخاذ تصمیم و تدوین برنامه مدیریت ریسک و روشهای اجرای آن است. در این مرحله میبایست سطح و نوع مدیریت ریسک، متناسب با ریسک پروژه و اهمیت پروژه برای سازمان تعیین گردد.
2-2 شناسایی ریسک
در این مرحله، دستورالعملها و مهمترین روشهایی که میتوان از آنها در جهت شناسایی ریسک اعم از تهدید یا فرصت استفاده شود ارائه میگردند. همچنین تعیین ریسکهای موثر بر پروژه ، تعیین مشخصههای هر یک از آنها و مستندسازی نیز صورت میپذیرد.
2-3 تحلیل کیفی ریسک
در حقیقت هدف اصلی این مرحله انجام تجزیه و تحلیل کیفی ریسک و تبیین اهداف آنها بر اهداف پروژه است و همچنین مرتب کردن ریسکهای پروژه و شناختن مسائل مهمتر برای اعمال مدیریت در زمانهای بعدی است.
2-4 تحلیل کمی ریسک
هدف از این مرحله اندازهگیری احتمال وقوع پیامدهای انواع ریسک و برآورد تاثیر آنها بر اهداف پروژه است.
2-5 برنامه ریزی پاسخ به ریسک
در واقع هدف از برنامه ریزی پاسخ به ریسک، تهیه دستورالعملها و تدوین تکنیکهای لازم در افزایش فرصتها و کاهش تهدیدها در نیل به اهداف پروژه می باشد.
2-6 نظارت و کنترل ریسک
پیگیری و نظارت بر ریسکهای باقیمانده، شناسایی و تعیین ریسک جدید، اجرای برنامه کاهش ریسک و ارزیابی اثربخشی آنها در طول پروژه در این مرحله صورت میپذیرد. از جمله دلایل بکارگیری مدیریت ریسک، به حداقل رساندن بحرانها، انجام هزینه ها و برنامه زمانی کار مطابق برآوردها و پیش بینیهای صورت گرفته و نیز افزایش میزان موفقیت و یا کاهش شکستها است .[4]
-3 مهندسی ارزش
مهندسی ارزش رویکردی گروهی و سیستماتیک است که برای ارزیابی و بهبود ارزش در یک محصول و یا پروژه بکار گرفته میشود. انجمن بین المللی مهندسان ارزش SAVE3، مهندسی ارزش را اینگونه تعریف نموده اند:[5]
بکارگیری سیستماتیک روشهای مشخص و خلاقانه و بر پایه کار تیمی، که هدف از آنها شناسایی و حذف هزینه های غیر ضروری و افزایش کیفیت و کارایی یک محصول یا خدمت در طول عمر آن است.
همچنین مهندسی ارزش متدولوژی قدرتمندی است برای حل مسائل، کاهش هزینه ها و بهطور همزمان بهبود عملکرد و کیفیت که با شناسایی و ارتقای شاخصهای ارزش، رضایت مشتری را افزایش میدهد و به ارزش سرمایه گذاری میافزاید. به طوری که راهحلهای ارائه شده منطبق بر معیارهای کیفی، ایمنی و زیست محیطی مصوب باشد. به بیان دیگر مهندسی ارزش یک روش خلاقانه حل مسئله است که بر محور تحلیل کارکردهای پروژه مورد نظر استوار است.
اساسا فرآیند مهندسی ارزش در 3 مرحله اساسی انجام می گیرد:
1-3 عملیات مقدماتی
این مرحله شامل توسعه اهداف برای مطالعه ارزش، به دست آوردن اطلاعات و دادههای پروژه ، تعیین موارد کلیدی، اهداف مسئله، توسعه برنامه مطالعه و برنامه ریزی و سازماندهی مطالعه ارزش است.
2-3 عملیات ضمنی
این مرحله در 6 فاز اصلی انجام میپذیرند که عبارتانداز:
1-2-3 فاز اطلاعات
در این فاز اطلاعات مسئله به اشکال خاص تجزیه میشوند و تمامی اطلاعات مربوط، به طور دقیق و معنیدار جمعآوری میشوند تا در تصمیمگیری کمک نمایند. حقایق جمعآوری و هزینه ها تعیین میگردند.
2-2-3 فاز تجزیه و تحلیل کارکرد
این فاز مشتمل بر همه تلاشهایی است که برای ارزش صورت میپذیرد. در این مرحله کارکرد اصلی و فرعی تعریف میگردند.
3-2-3 فاز خلاقیت
در فاز خلاقیت، روش خلق ایدههای جدید بکار گرفته میشود.
این روش شامل دو فرآیند ذهنی است: خلق و قضاوت.با مهارکردن قوه قضاوت، آرایه ای از ایدهها برای عملکردهای تعریف شده ایجاد میشود.
4-2-3 فاز ارزیابی
ذهن قضاوتگرا را به فعالیت وا میدارد. ایدههایی که در فاز خلاقیت ایجاد گردیده شده اند مطرح میشوند تا هدف مورد نظر حاصل شود. گزینه های مربوط به عملکرد توسعه داده میشوند و همچنین این گزینه ها برای تحلیل هزینه ها مقایسه و تخمین زده شده و بهترین ایدهها انتخاب میگردند.
5-2-3 فاز توسعه
هدف ازاین فاز مهیاکردن بهترین گزینه برای بهبود ارزش ایده انتخاب شده در فاز قبل است. در این فاز به ارزیابی کامل راهکارهای باقی مانده پرداخته و جزئیات همچون کارفرمایی، امکان اجرا و اثر آن بر دیگر بخشهای پروژه مورد بررسی قرار میگیرد.
6-2-3 فاز ارائه
هدف فاز ارائه دستیابی به توافق و ایجاد تعهد برای اقدام به اجرای پیشنهاد است. در خلال فاز ارائه، تیم گزارش مکتوبی در مورد بهترین گزینه ها مهیا مینماید و طرح عملیاتی برای ضمانت اجرایی گزینه انتخاب شده را ارائه میکند.
3-3 عملیات نهایی
این مرحله شامل بازنگری گزارش اولیه، قراردادن برنامه های اجرایی برای راهکارهای پیشنهادی پذیرفته شده ، فعالیتهای پیگیری مطالعه ارزش، سبک اطلاعات و ثبت موضوعاتی که فرا گرفته شدند و نیز توجه به اینکه چگونه تجربه، ظرفیتهای جدید را توسعه میدهد .[6]
-4 تلفیق مدیریت ریسک و مهندسی ارزش
این رویکرد با این نگرش به موضوع مینگرد که میبایست مدیریت ریسک و مهندسی ارزش بصورت همزمان و با همپوشانی مناسب در مدیریت پروژه پیاده گردد. این دیدگاه نه تنها موجب کاهش زمان اجرای پروژه می گردد، بلکه با شناسایی و تعریف صحیح ریسکها و مسائل پروژه موجب کاهش بار مالی نیز گردیده و در نهایت منجر به پیادهسازی صحیح اهداف و خط مشیهای پروژه میشود .[3]
1-4 ضرورت تلفیق
اغلب مدیران و مهندسان به دلیل تحت فشار قرار گرفتن و مسئولیتهای آنها در قبال حوزه تحت اختیار به همراه ریسک گزینه های پیشنهادی در وضعیت دشوار قرار میگیرند. با توجه به پیچیدگی روند اجرای پروژه بکارگیری مدیریت ریسک و مهندسی ارزش در مدیریت پروژه میتواند به ابزاری بی بدیل جهت شناسایی و یا حذف هر فرآیند که موجب تحمیل هزینه های غیرضروری و اتلاف زمان میشود تبدیل گردد بیآنکه آسیبی به کارکردهای اساسی پروژه وارد گردد .[6]
بهره برداری از مهندسی ارزش و مدیریت ریسک در مدیریت پروژه های عمرانی بصورت مجزا و باتقدم و تاخر زمانی در عمل دارای کارایی و بهرهوری مناسب جهت مدیریت پروژه های عمرانی نمیباشد. عمده دلایل این امر به شرح ذیل می باشد:
الف) هنگامی که در آغاز مطالعات پروژه ، مدیریت ریسک انجام گیرد و بعد از آن مهندسی ارزش صورت پذیرد، مهندسی ارزش مکلف است بسیاری از خط مشیها و رویکردهای آغازین پروژه را با تغییرات اساسی مواجه کند که این خود سبب بروز مخاطرات جدی و ریسکهای ناشناخته در پروژه میگردد و بالعکس.
ب) اغلب اوقات مدیریت ریسک یک نگرش افزایش به هزینه های پروژه است، زیرا حاشیهها و ضریب اطمینان و ایمنی پروژه افزایش مییابد و از سویی دیگر مهندسی ارزش تا حدی یک نگرش کاهش هزینه های پروژه از دو دیدگاه کاهشی و افزایشی میباشد که در عمل این دو نحوه نگرش سبب کاهش کارایی در مدیریت میگردد .[3]
ج) بکارگیری و استفاده از مهندسی ارزش بصورت مجزا به دلایل متعدد نیز خود سبب افزایش یا کاهش ریسک میشود.
2-4 پروژه هایی که تلفیق ریسک و ارزش لازم است
ادغام مهندسی ارزش و مدیریت ریسک را میتوان در تمام ابعاد پروژه بکار گرفت که از جمله آنها میتوان به نمونههای زیر اشاره کرد:[7]
❖ پروژه های نیازمند سرمایه گذاری سنگین
❖ پروژه های دارای فناوری جدید و مدرن
❖ پروژه های اجرای سریع
❖ پروژه های دارای مشخصات خاص و دقیق
❖ پروژه هایی که جریان نقدینگی سازمان را به شدت تحت تاثیر قرار میدهند.
❖ قراردادهای غیر معمول
❖ پروژه های حساس به تغییر شرایط
❖ ❖ پروژه های دارای اهمیت سیاسی، اقتصادی، اجتماعی
3-4 مزایا و معایب و نیز محدودیتهای استفاده از مدیریت ریسک در مهندسی ارزش
محدودیت تلفیق دو روش مدیریت ریسک و مهندسی ارزش، عدم امکان کمّی و دقیق نمودن ریسک در زمان کوتاه مطالعات ارزش است. کمبود اطلاعات و نیز دادههای پیش نیاز تحلیل ریسک نیز ابزارهای تحلیل ریسک را محدود و نادقیق مینماید. میتوان برای جبران این نقص اطلاعات را جمع آوری و آنها را تحلیل کرد و سپس مطالعات ارزش را در یک برنامه از پیش تعیین شده انجام داد .[8]
در دهه اخیر تلفیق این دو رویکرد، کارایی خود را به اثبات رسانیدهاند. مزایای اصلی این تلفیق عبارت اند از:
تلفیق این دو رویکرد مطالعه همزمان ریسک و ارزش را در پروژه امکانپذیر مینماید که با در اختیار قرار دادن تصویری کامل از طرح در مراحل ابتدایی پروژه تصمیمگیران درک بهتری از فرصتها و عدم قطعیت خواهند داشت. تلفیق این دو رویکرد موجب ارتقای کارایی میشود زیرا کیفیت و عمق مطالعه بهبود مییابد و در عین حال نیاز به جلسات و کارگاه کمتری است.
استفاده از رویکرد تلفیق موجب کاهش ابهام در مذاکرات شده و درک مشترک تیم را از موضوع مورد مطالعه بهبود میدهد، در نتیجه تیم با هماهنگی بیشتر برای تحقق اهداف تلاش میکند و رهبر گروه با سهولت بیشتری تیم را هدایت مینماید. استفاده از تلفیق ریسک و ارزش با توجه به شرایط و محیط در دو سطح پیشرفته و ساده میتوان صورت پذیرد. تمامی ابزارهایی که در مهندسی ارزش، مدیریت ریسک مورد استفاده قرار میگیرند بسته به نیاز میتوان در مقاطع زمانی مناسب بکار گرفت.
4-4 فرآیند تلفیق مدیریت ریسک و مهندسی ارزش
دو مقوله اصلی که مدیریت ریسک و مهندسی ارزش را با هم سازگار می کند این است که:[9]
1: هر دو از یک رویکرد ساختار یافته قوی پیروی میکنند.
2: هر دو راه حلهای بهینه تولید مینمایند.
و همچنین هر دو دارای یک عامل سوم مشترک هستند و آن عامل این است که هر دو کیفیت، میزان قابل پذیرش بودن طرح آسانی اجرا را در نظر دارند و تمرکز آنها بسوی بیشتر شدن نسبت " کیفیت حاصله / هزینه صرف شده " میباشد.
استفاده از هر دو این رویکردها در پروژه ها لازم و ضروری است اما دلایلی که ما را به استفاده همزمان این دو سوق میدهند به شرح ذیل میباشند:[10]
:1 فرآیند ریسک و ارزش مکمل یکدیگر هستند به طوریکه مهندسی ارزش میتواند ریسکهای پروژه را کاهش دهد و همچنین می بایست ریسکها شناسایی و کنترل گردند تا ارزش تباه نگردد، ضمن آنکه مدیریت ریسک میتواند فرصتهایی جهت افزایش
