بخشی از مقاله
*** این فایل شامل تعدادی فرمول می باشد و در سایت قابل نمایش نیست ***
توانمندسازی مدیریت پروژه با تلفیق مهندسی ارزش و مدیریت ریسک
واژه های کلیدی : ارزش ، ریسک، تلفیق ، شاخص ارزش بهینه
چکیده :
بهره گیری مجزا از دو رویکرد مهندسی ارزش و مدیریت ریسک در پروژه ها، پیشینه ای طولانی دارد. تلفیق اثربخش آنها، مورد توجه پژوهشگران، به ویژه آقای دالاس قرار گرفته است. این مقاله می کوشد تا الگویی ساده تر و کاربردی با محوریت بهینه سازی شاخص ارزش ایده های برتر حاصل از کارگاه مهندسی ارزش ارائه نماید.
«شاخص ارزش بهینه شده» از ضرب نمودن «عامل ریسک» در شاخص ارزش معمول، حاصل می گردد. این شاخص، با شفاف سازی مزایا و معایب هر ایده ؛ تصمیم گیری اثربخش مدیریت ارشد را تسهیل می نماید.
پیاده سازی عملی این مدل در فاز ساخت «پروژه آبرسانی از سد آرداک تا شهر مشهد » کاهش هزینه ی نزدیک به یقین را معادل 24/7 درصد برآورد نمود که با نزدیک شدن به زمان تحویل موقت پروژه و اتمام فاز «پس مطالعه»؛ میزان کاهش هزینه ی قطعی، معادل 21.32 درصد حاصل گردید.
1 - مقدمه :
«ریسک پروژه » شرایط یا رخدادهای نامعلومی است که اگر اتفاق بیافتد، «اثر مثبت یا منفی» بر حداقل یکی از اهداف پروژه دارد. [1] «ارزش» عبارت است از نسبت کارکرد به هزینه . ارزش میتواند از طریق بهبود کارکرد یا کاهش هزینه، افزایش یابد. 2
مطالعات ارزش فرصتهای مناسبی برای کاهش هزینه ی طول عمر، بهبود کیفیت، کاهش زمان ساخت، افزایش طول عمر و گاه ترکیبی از اینها را در اختیار قرار میدهد .
تحت فشار قرار گرفتن مدیران در پذیرش و اعمال تغییرات پیشنهادی از یک سو و مسئولیت ایشان در قبال حوزه تحت اختیار خود به همراه ریسک و ابهام ذاتی گزینه های پیشنهادی از سوی دیگر؛ اغلب مدیران را در وضعیت دشواری قرار می دهد. از این رو، بسیاری از مدیران بدلیل ابهام در مورد میزان ریسک گزینه های ارائه شده در مطالعات مهندسی ارزش از پذیرش و انجام آنها سر باز زده یا در طول مطالعات مقاومت می کنند. از اثرات این تصورات می توان به انتخاب گزینه های کم خطر تر و اغلب کم ارزش تر ، رد گزینه های خلاقانه، عدم تناسب ریسک در تصمیم ها و پروژه ها و در نهایت تاخیر در تصمیم گیری اشاره کرد. 3 این مقاله به شفاف سازی مسئله برای مدیران به کمک ارائه ی نتایج واقعی پیاده سازی رویکرد تلفیقی مدیریت ریسک - مهندسی ارزش در «پروژه ی آبرسانی از سد ارداک تا شهر مشهد » می پردازد.
2- تعاریف کلیدی :
هزینه ی کارکرد: هزینه ی منابع مورد نیاز برای انجام یک کار کرد.
بهای کار کرد: کمترین هزینه ی کل برای انجام یک کار کرد.
شاخص ارزش : نسبتی است که بیانگر « هزینه ی کرکرد : بهای کار کرد» می باشد. این شاخص برای تعیین میزان فرصت برای تقویت ارزش بکار میرود و معمولا در فاز تحلیل کارکرد شناسایی می شود.
احتمال وقوع ريسک : حد و اندازه ای که محتمل است یک واقعه رخ دهد. 4
شدت تاثیر ریسک : اثر ریسک بیان کننده ی مقدار انحرافی است که در اثر وقوع ریسک در طول پروژه، در اهداف آن به وجود می آید. هر چه اثر ریسک بر اهداف پروژه بیشتر باشد، شدت تاثیر آن بالاتر است.
درجه ی سختی ریسک : حاصلضرب دو ملاک کمی شدت تاثیر و احتمال وقوع ریسک است. [5]
فرصت: دورنمایی است برای اضافه شدن ارزشی سودمند به پروژه برای پشتیبانی از کارفرما و اهداف پروژه
تهدید : شرایط یا وقایعی نامطلوب برای پروژه، مجموعه ای منفی از شرایط یا وقایع، ریسکی که در صورت وقوع، اثری منفی بر هدف پروژه دارد، احتمال تغییرات منفی [6]
ماتریس احتمال و اثر : ابزاری است برای اولویت بندی ریسکها بر اساس درجه ی سختی .
3 - دلایل تلفیق مدیریت ریسک و مهندسی ارزش
محققین دلایل فراوانی را برای تلفیق این دو رویکرد مطرح نموده اند که به بررسی برخی از آنان می پردازیم:
- ارزش و ریسک مکمل یکدیگرند :
برای بیشینه نمودن فرصت های موجود در پروژه، هر دو رویکرد مورد نیاز هستند. ارزش، با استفاده از رویکرد مدیریت ارزش بیشینه می گردد و هم راستا با آن، عدم قطعیت و تهدیدها با کمک رویکرد مدیریت ریسک کمینه می شوند.
- همسانی در فرآیندهای ارزش و ریسک وجود دارد :
هر چند دو فرآیند در جزئیات با یکدیگر متفاوت هستند اما عموما دارای اجزای زیر می باشند:
الف - مرحله ی آمایش و تمهید برای درک پروژه و مفاهیم مرتبط با آن
ب - نیاز به مشاوره و تبادل نظر با ذی نفعان کلیدی پروژه
ج - استفاده از یک کارگاه تسهیل شده د - توسعه ی پیشنهادات اولیه در راستای بهبودی پروژه و اقدامات مدیریتی جهت اجرای آنها
ه -نیاز به یک برنامه ی اجرایی واضح و روشن و
- سوابق و گزارشات مکتوب، امکان ممیزی روشن را فراهم می آورد. ز
- نیاز به بازنگری منظم برای نظارت بر اجرا و گزارشات پیشرفت
ح- هم ترازی گزارشات رسمی با فعالیتهای شاخص کلیدی " [7]
4 - مزایای تلفیق مهندسی ارزش و مدیریت ریسک :
الف - تلفیق همزمان ارزش و ریسک، پی آمد های آنها را توانمند می سازد
ب - تلفیق، باعث افزایش بهره وری مطالعه ؛ نه تنها از طریق بهبود کیفیت آن، بلکه با کاهش کارگاه ها و جلسات مورد نیاز نیز به این مهم یاری می رساند.
ج - استفاده از رویکرد تلفیقی باعث حذف ابهامات و تناقض ها و ترویج زبانی مشترک برای درک تیمی و هماهنگ جهت تحقق بخشیدن به اهداف پروژه می گردد. 8]
د - با بکار گیری اصول مهندسی ارزش در تلفیق با مدیریت ریسک، می توان واکنش هایی بهینه و روشی متفاوت، دارای ارزش و با ریسک قابل پذیرش جهت انجام پروژه ارائه نمود.
5 - روش شناسی رویکرد تلفیقی مدیریت ریسک - مهندسی ارزش
در تعریف ارزش اگر عامل ریسک به درستی بکار گرفته شود، نتایج مثبتی خواهد داشت . اسنودگرس رابطه ی زیر را ارائه نموده است :
با استفاده از این تعریف ، می توان رابطه ی مربوط به محاسبه ی شاخص ارزش را به شکل زیر بهبود بخشید :
« پیش مطالعه »:
ابتدا، در فاز پیش مطالعه ی مهندسی ارزش ، با برگزاری یک جلسه ی توفان مغزی، ریسک های موجود در محدوده ی مطالعات مهندسی ارزش را مورد شناسایی اولیه قرار می دهیم . تسهیلگر گروه موظف است این ریسکها را در قالب یک پرسشنامه ی باز، گردآوری و تدوین نماید. هدف از تدوین این پرسشنامه ، دستیابی به دو عامل شدت تاثیر و احتمال وقوع ریسک های موجود در محدوده ی مطالعات مهندسی ارزش با تکیه بر تجربیات متخصصین حاضر در کارگاه رویکرد تلفیقی مدیریت ریسک - مهندسی ارزش است.
« کارگاه رویکرد تلفیقی مدیریت ریسک - مهندسی ارزش »
در این مرحله ، هر یک از اعضاء گروه، با دعوت از یک کارشناسی خبره و با تجربه جهت مشارکت در این کارگاه؛ بر کارآیی ، اثر بخشی و بهره وری آن می افزاید. تسهیلگر گروه، پرسشنامه ی از پیش تدوین شده را در اختیار کلیه ی حاضرین قرار می دهد. از افراد درخواست می گردد با توجه به تجربیات شخصی خود، چنانچه ریسک یا ریسکهای دیگری علاوه بر ریسکهای مطرح شده در پرسشنامه می شناسند؛ در ردیفهای خالی موجود اضافه نموده و سپس، «با درج اعداد بین 5 تا 90» عامل احتمال وقوع و عامل شدت تاثیر هر یک از ریسکهای موجود و اضافه شده توسط خویش را بر حسب درصد، معین کنند. - اکنون برای هر ریسک شناسایی شده، میانگین و زندار نرمال شده ی اعداد مربوط به درجه ی سختی ریسک درج شده در پرسشنامه ها، محاسبه گردیده و ملاک اولویت بندی ریسکها به کمک ماتریس احتمال و اثر قرار می گیرد. آگاهی از ویژگی های این ریسکها کمک شایانی به خلق ایده هایی بهره ور می نماید. - در این گام ، کارگاه مهندسی ارزش اجرا گردیده ؛ ایده های برتر شناسایی شده و نهایتا، در فاز توسعه ی مهندسی ارزش ؛ شاخص ارزش هر ایده ی برتر بر اساس رابطه ی معمول ، محاسبه می گردد.
۔ بهینه سازی : برای این منظور، در ادامه ی فاز توسعه ی مهندسی ارزش ، جلسه ی توفان مغزی ویژه ای برگزار گردیده و می کوشیم در حد توان ،
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
عامل ریسک در رابطه ی فوق ؛ از افزودن عدد یک به درجه سختی ریسک، بدست می آید. علت این امر، متوازن سازی منطقی با هدف برآورد میزان توانایی ایده در راستای فرصت سازی است. هر چه مقدار این عامل بزرگتر باشد، شاخص ارزش بهینه شده افزایش می یابد.
بر اساس مقیاس تعریف شده در ماتریس احتمال و اثر برای درجه بندی میزان احتمال وقوع و شدت تاثیر ریسک.
وزندهی بر اساس ریشه ی دوم حاصلضرب میزان سابقه ی کار کلی و سابقه ی کار تخصصی هر پاسخ دهنده بر حسب سال و سپس نرمال کردن اعداد وزنها بر حسب درصد ( به منظور افزایش دقت محاسبات ) انجام می شود .
«ریسک های جدیدی» که ممکن است در هر یک از ایده های برتر وجود داشته باشد را شناسایی نماییم. این مهم، جهت خلق بهره ور ترین ایده ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. - سپس، به گونه ای که پیشتر مطرح گردید ( به کمک یک پرسشنامه ی جدید) ، درجه ی سختی ریسک محاسبه گردیده و ریسکهای جدید، به سه گروه ریسک بالا، ریسک متوسط و ریسک پایین اولویت بندی می شوند.
- اکنون، شرح هر ایده ی برتر، ریسکهای جدید شناسایی شده برای آن ایده و درجه ی سختی بدست آمده برای هر ریسک جدید را در جدولی درج می کنیم .
- محاسبه ی « عامل ریسک » در رابطه ی شاخص ارزش بهینه شده : با توجه به ماهیت مثبت یا منفی ریسک ، هر ریسک جدید می تواند یک فرصت و یا یک تهدید محسوب گردد. اگر ریسک جدید، ایجاد «فرصت» می نماید، درجه سختی محاسبه شده برای آن را بصورت « مثبت»؛ و اگر ریسک جدید، «تهدید» محسوب می گردد، درجه ی سختی مربوط به آن را بشکل «منفی » در می آوریم . - اکنون با توجه به جدول تنظیم شده؛ برای هر ایده ی برتر، میانگین مقادیر مثبت و منفی درجه ی سختی ریسک را بدست می آوریم. - میانگین بدست آمده در مرحله ی قبل را با « عدد یک » جمع جبری می نماییم. این عدد، بیانگر عامل ریسک در رابطه ی شاخص ارزش « بهینه شده » می باشد.
- فاز ارائه : اکنون ایده های برتر را بر اساس شاخص ارزش بهینه شده ی حاصل از رویکرد تلفیقی «مدیریت ریسک - مهندسی ارزش » اولویت بندی نموده و در گزارش پایانی خود، به کارفرما ارائه می دهیم .
« پس مطالعه» :
مقصود اصلی از فرآیند پس مطالعه، اطمینان از اجرای تغییرات تصویب شده ی مطالعات رویکرد تلفیقی «مدیریت ریسک - مهندسی ارزش » همراه با ارزیابی نتایج نهایی حاصل از اجرای ایده هاست. 10]
6 - پیاده سازی عملی این مدل در فاز ساخت « پروژه آبرسانی از سد ارداک تا شهر مشهد »
« شناخت پروژه )) :
- ارکان : کارفرما: شرکت سهامی آب منطقه ای خراسان رضوی، مشاور: شرکت مهندسین مشاور ری آب، آبادگر: شرکت ساختمانی طوسی آبگین - موقعیت جغرافیایی : سد ارداک در 60 کیلومتری شمال غرب مشهد واقع شده است. - ذینفعان: حقا به ی سالیانه ی آب شرب و صنعت از محل سد ارداک جمعا 1514 میلیون متر مکعب است که از این میزان آب 3 میلیون متر مکعب سهم صنعت و مابقی سهم آب شرب است.
- مشخصات فنی :
- آبگیری خط لوله از محلی شیرخانه دوم سد واقع در پایین دست تونل آبگیر سد با رقوم ارتفاعی 1346 متر انجام خواهد شد.
- حداکثر دبی خط لوله برابر است با 1000 لیتر بر ثانیه
- طول « بهینه شده ی » لوله گذاری مجموعا 55460 متر است که این طول به سه قطعه به شرح زیر تقسیم شده است:
- قطعه اول : از شیر خانه دوم سد ارداک به طول 70 متر
- قطعه دوم : از کیلومتر 250+7 تا انشعاب صنعت به طول 32022 متر
- قطعه سوم: از انشعاب صنعت تا ورودی ساختگاه مخزن ( تصفیه خانه آب و برق ) به طول 16188 متر ۔
تحوہ ی تامین مالی :
- مبلغ اوليه پيمان (ريال ) : 1300000000
- مبلغ اصلاح شده ی پیمان : کارفرمای محترم تصمیم به حذف بخشی از خط لوله از قرارداد این شرکت و کاهش مبلغ پیمان به میزان 2 درصد گرفت. لذا، مبلغ نهای پیمان به 10125000000 کاهش یافت.
- بودجه ی این پروژه از محل اعتبارات عمرانی تامین می گردد.
«پیاده سازی »
- شناسایی 26 عامل ریسک در پروژه های آبرسانی :
به منظور افزایش اعتبار و قابلیت اعتماد نتایج این مطالعه برای کلیه ی پروژه های مشابه ؛ پس از اجرای چند پرسشنامه ی نمونه ، طراحی نهایی پرسشنامه ای باز - پاسخ صورت گرفته و اقدام به نظرسنجی از ۶ نفر از متخصصین رشته ی خطوط انتقال آب در استان خراسان رضوی گردید. پس از تحلیل نظرات پاسخ دهندگان، گهٔ عامل ریسک به شرح جدول صفحه ی بعد مورد شناسایی ، ارزیابی و اولویت بندی قرار گرفت:
- ترسیم نمودار تحلیل کارکرد وضعیت موجود ( قبل از بهینه سازی) برای شیرآلات و اتصالات طرح :
پس از شناسایی کار کردها، تیم نمودار تحلیل کارکرد وضعیت موجود شیرآلات و اتصالات طرح را به شکل زیر ترسیم نمود :
نمودار 1 : تحلیل کارکرد تکنیکی برای وضعیت موجود شیرآلات و اتصالات
جدول 2 : برآورد شاخص ارزشی، جهت توسعه ی ایده های مناسب؛ در پروژه ی آبرسانی از سد ارداک تا شهر مشهد
پس از معین شدن شاخص ارزش ؛ با طراحی یک پرسشنامه ی باز - پاسخ دیگر، به شناسایی «ریسکهای جدید » ناشی از اجرای هر یک از ایده ها و ارزیابی آنها پرداختیم.
جدول 3 ( صفحه های 9 تا 12)؛ بیانگر «عامل ریسک در رابطه ی شاخص ارزش بهینه شده » برای هر یک از ایده های فوق بر اساس نظرات متخصصین پرسش شونده است :
