بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
قوانين و رويه هاي نگهداری و امحای مدارک پزشكي
laws and procedures pertaining to retention and destruction of medical records
اسلاید 2 :
پرونده های پزشکی به عنوان یک منبع رسمی ومعتبر جهت یاسخگویی به نیازهای مختلف بیماران ، پزشکان ، بیمارستانها وسایر ادارات می باشند وبعد ازترخیص بیمار ازبیمارستان به دفعات مورد درخواست قرار می گیرند ،
بنابراین بیمارستانها موظفند براساس قانون اسناد و پرونده های بیماران خود را برای مدت زمان معینی نگهداری نمایند.
مقدمه:
اسلاید 3 :
کارکنان بخش اطلاعات سلامت بطور مکرر درباره اینکه اطلاعات سلامت چه مدت باید نگهداری شوند سئوالاتی میپرسند. هیچ پاسخ جهانی برای این سئوال وجود ندارد. لازم است فاکتورهای متعددی مورد نظر قرار گیرند(6).
بیان مسئله:
اسلاید 4 :
به عنوان یک قاعده کلی مدت نگهداری هر گونه سند ومدرک ایجاد شده درسازمانها، بستگی به نوع نیاز و شدت نیاز به آن سند دارد.
انواع نیازبه پرونده های پزشکی :
درمانی
قانونی
علمی
شدت نیاز به پرونده های پزشکی باتوجه به نوع بیمارستان (آموزشی/ درمانی) متفاوت میباشد .
مدت نگهداری پرونده پزشکی
اسلاید 5 :
آنچه مشخص است اینکه نخستین و اصلیترین عامل حفظ اطلاعات مراقبت بهداشتی، نیاز از نوع درمانی است که با هدف بهبود کیفیت و مدیریت مراقبت از طریق حل مسائل فعلی بیمار با تکیه بر اگاهی از مشکلات او شکل میگیرد .
پس از آن نیاز قانونی با هدف بهبود قضاوت در مورد دعاوی و شکایات مربوط به کیفیت خدمات ارائه شده به بیمار عامل بقای پرونده پزشکی می باشد .
نیاز علمی (آموزشی پژوهشی ) نیز که در رتبه سوم قرار دارد با هدف توسعه دانش پزشکی و کشف حقایق مربوط به آن مطرح است
اسلاید 6 :
دانستن اینکه یک موسسه مراقبت سلامتی چه مدتی باید مدارک سلامت را نگهداری کند ، مهم است. مدت زمانی که یک مدرک بوسیله یک موسسه نگهداری میشود را جدول زمانبندی نگهداری مدارک (Retention schedule) مشخص مینماید(4).
بسیاری از کشورها در سراسر جهان برنامه زمانبندی ملی برای نگهداری مدارک سلامت دارند هرچند بیمارستانها ممکن است مدارک را برای مدت طولانی تری نگهداری نمایند(10).
اسلاید 7 :
آنچه مسلم است، مدارک پزشکی باید تا زمانی که برای مراقبت از بیمار، پزشکی قانونی و اهداف آموزشی و تحقیقاتی کاربرد دارند، نگهداری شوند ولی هیچ بخش مدارک پزشکی فضای بی پایان برای نگهداری مدارک بیماران ندارد بنابراین برنامه ریزی دقیق برای فهرست زمانبندی نگهداری مدارک جهت جلوگیری از تراکم و ازدحام پرونده ها ضروری است(10).
اسلاید 8 :
در ایران نیزتقریبا برنامه زمانبندی ملی در خصوص نوع مدارکی که در بیمارستانها باید نگهداری شود و مدت زمانی که آنها باید نگهداری شوند وجود دارد
ولی این دستورالعمل علاوه بر غیر علمی بودن، ناقص بوده ، شفافیت لازم را نیز نداشته و خود باعث سردرگمی بیشتر مراکز درمانی گردیده اند. و باعث شده در حال حاضر رویه منظم و یکسانی در بیمارستانهای کشوربرای فرایند مهم نگهداری و امحا ی مدارک پزشکی وجود نداشته باشد
اسلاید 9 :
توکلی نیز در پژوهشی تحت عنوان "بررسی فرآیند نگهداری و امحای مدارک پزشکی و تدوین دستورالعملهای مربوطه در بیمارستانهای شهر اصفهان " نتیجه گیری کرده :
صرف هزینه، زمان و پرسنل جهت حفظ و نگهداری مدارک پزشکی، اشغال فضا به دلیل وجود پرونده های بسیار قدیمی و نبودن دستورالعمل جهت امحا آنها و کمبود فضا برای نگهداری پرونده های فعال که هنوز مدت زمان لازم را برای انتقال یا امحا سپری نکرده اند، از جمله مشکلات موجود در کشور ما در رابطه با موضوع نگهداری مدارک پزشکی است(17).
اسلاید 10 :
سازمان اسناد ملی ایران در سال 1349 تاسیس گردید برای روشن شدن حوزه عملکرد و شرح وظایف این سازمان در ذیل عینا مواد و تبصره هایی از قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران مصوب 17/2/1349 آورده شده است:
ماده اول : به منظور جمع آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازمان واحد
و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد و
همچنين صرفه جويي در هزينه هاي اداري و استخدامي از طريق تمركز پرونده هاي راكد وزارتخانه ها و موسسات دولتي و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد،
سازماني به نام سازمان اسناد ملي ايران وابسته به سازمان امور اداري و استخدامي كشور تأسيس مي گردد(22).
مسئولیت تهیه جداول زمان بندی نگهداری مدارک و نظارت بر امحا
اسلاید 11 :
تبصره: اسناد مذكور در اين ماده شامل كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكسها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها، فيلمها، ميكروفيلمها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و بطور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده و
از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران، ارزش نگهداري دائمي داشته باشند.
اسلاید 12 :
هرچند هدف اصلی از تشکیل این سازمان نگهداری از اوراقی است که دارای ارزش نگهداری دائمی میباشند ولی شناسایی و تعیین تکلیف اوراق زائد قابل امحا نیز بر عهده این سازمان میباشد .
اسلاید 13 :
ماده پنجم : وظايف شورا به شرح زير است:
تشخيص اوراق زائد قابل امحا و تصويب فهرست مشروح آنها كه قبلاً از طرف سازمان اسناد ملي و وزارتخانه يا موسسه دولتي ذيربط تهيه شده باشد.
تصويب آئين نامه هاي مربوط به نحوه بررسي و نقل و انتقال پروند ههاي راكد و اسناد ملي.
تصويب آئين نامه هاي مربوط به تنظيم و نگهداري اسناد ملي و گذاشتن آنها در دسترس عامه و همچنين مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آنها.
تصويب مقررات و ضوابط و معيارهايي كه وز ارتخانه ها و موسسات وابسته به دولت بايد در تنظيم و ضبط و نگهداري پرونده ها و اسناد و مدارك رعايت كنند.
اسلاید 14 :
مطابق با آئين نامه تشخيص اوراق زائد ، وزارتخانه ها و مؤسسات دولتي و وابسته به دولت پس از ارزشیابی اسناد و اوراق خود، فهرستی از آنها را به همراه جداول زمانی آنها به سازمان اسناد ملی ارسال نمایند
ماده 3 : سازمان اسناد ملي ايران پس از بررسي فهرستها و جداولي و حصول اطمينان از اينكه اين اوراق فاقد هرگونه ارزش اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي است ، آنها را براي بررسي و اتخاذ تصميم نهايي به شوراي سازمان اسناد ملي ايران تسليم مي كند.
ماده 4 : شورا فهرستها و جداول زماني اسنادي را كه براي امحاء پيشنهاد مي شود با حضور نماينده تام الاختيار وزارتخانه يا مؤسسه مربوط و با توجه به كليه جوانب ، شرايط و مقررات و موازين قانوني، مورد بررسي و اخذ تصميم قرار ميدهد.
اسلاید 15 :
همانگونه که در آیین نامه فوق ملاحظه میگردد مسئول تهیه جداول نگهداری پیشنهادی، وزارتخانه ها هستند و تصمیم گیری و تصویب این جداول به عهده سازمان اسناد ملی میباشد.
لذا میتوان اینگونه نتیجه گرفت که مسئولیت ناشی ازکامل نبودن و به روز نبودن جداول نگهداری یا وجود هرگونه مغایرت بین جداول نگهداری تایید شده با بعضی از دستورالعمل های وزارتی، به عهده وزارتخانه مربوطه میباشد.
1- 2- 3- 4- 5-
اسلاید 16 :
عدم آگاهي مدیران و مسئولین مدارک پزشکی بیمارستانها از قوانین و دستورالعملهای موجود
عدم تهيه و تدوين راهنما هاي استاندارد توسط حوزه های ستادی دانشگاهها
عدم ارائه پيشنهادات علمي و حرفه اي توسط انجمن علمی مدارک پزشکی ایران
حوزه های مسئول در وزارت بهداشت جهت تکمیل، اصلاح، به روز رسانی و اطلاع رسانی مناسب جداول نگهداری مدارک پزشکی، اقدامی موثری انجام نداده اند.
عد م شفافيت رویه های ابلاغ شده سازمان اسناد ملی برای نگهداری و امحای مدارک،
ناكافي بودن اقدامات دفاتر حقوقی و مدیریت اسناد دانشگاهها نیز شفاف سازی قوانین
نبود سازمان یا واحد مشخصی برای بازرسی, نظارت و ارائه راهنمایی های لازمه در خصوص نگهداری و امحای مدارک
عدم اعمال مجازات برای امحای غیر قانونی مدارک
برخي معضلات نگهداري و امحا مدارك پزشكي
اسلاید 17 :
دوره نگهداری پرونده پزشکی افراد بالغ
دوره نگهداری مدارک کودکان
دوره نگهداری پرونده بیماران فوت شده
دوره نگهداری پرونده های اورژانس
دوره نگهداری پرونده های سرپایی
مقایسه رسانه ذخیره سازی در کشورهای مختلف
استثنائات دوره های نگهداری (یا دوره نگهداری تخصص های مختلف)
دوره نگهداری فیلمهای رادیولوژی و سایر تصاویر تشخیصی
نگهداری مدارک پایه:
امحا مدارک سلامت:
بررسي جدول نگهداي مدارك پزشكي
اسلاید 18 :
جدول نگهداري پرونده بيماران بستري
اسلاید 19 :
5- مقایسه قوانین و رویه های نگهداری مدارک سلامت در کشورهای امریکا، انگلیس، استرالیا و ایران
اسلاید 20 :
1- دوره نگهداری پرونده پزشکی افراد بالغ
