بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
مديريت اسناد الكترونيك و امضاء ديجيتال
اسلاید 2 :
تعريف
كار چاپي يا نوشته اي كه داراي طبيعتي رسمي و قانوني باشد، كه ممكن است به عنوان شاهد و گواه به كار رود،
اطلاعات يا داده اي كه بر رسانه اي قرار گرفته است، كه داراي مندرجات، متن و ساختار است، و به عنوان گسترشي از ذهن آدمي به كار رود و يا قابليت شمارش را به تصوير بكشد؛
داده يا اطلاعاتي كه توليد شده و يا دريافت شده در قالب يك فعاليت شخصي يا سازماني و به منظور حفاظت كنار گذاشته شده باشد، تا به عنوان شاهدي براي ارجاعات آينده و فعاليتهاي بعدي به كار رود.
اسلاید 3 :
تعريف
قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران:
سند شامل كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكس ها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها، نوارها كه در دستگاه هاي دولتي تهيه شده يا به دستگاه دولتي رسيده است و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني، تاريخي، و . . . ارزش نگهداري دائمي داشته باشند
هر اطلاعي كه در يك سازمان دولتي و يا وابسته به آن، در راستاي انجام وظايف اداري و يا ماموريتهاي سازماني و يا به موجب الزام قانوني توليد، ارسال و يا دريافت گردد، سند دولتي ناميده مي شود
اسلاید 4 :
سند الكترونيكي
تكنولوژي الكترونيكي امكان توليد و نگهداري اسناد الكترونيكي را فراهم مي آورد اما تغييرات ساختاري ، پردازشي و ارتباطي سازمانها ،شكل دهنده هدف، محتوا، مبدأ و استفاده از اسناد الكترونيكي است
اسنادي كه براي استفاده از آنها به كامپيوتر نياز دارند
اسنادي كه بصورت كد باينري نگهداري شده و بازبيني آنها به سخت افزار و نرم افزار خاص نياز دارد
اسناد الكترونيكي اسنادي هستند كه به روش رايانه اي توليد(created) ، منتقل و مرتبط(communicated) و نگهداري(maintained) شده اند. آنها ممكن است به شيوه الكترونيكي متولد شده (born digital)و يا از شكل اصلي خود به فرم الكترونيكي در آمده باشند.( مثل اسكن از پرونده هاي كاغذي.)
اسلاید 5 :
معتبر بودن سند
اطمينان از چهار ويژگي قابليت استناد به سند را تضمين مي كند:
اصالت Authenticity ( بازنماي واقعي از محتوا، توليد كننده و زمان ايجاد و يا ارسال باشد)
اعتبار Reliability (از منبع مسئولي صادر شده باشد)
يك پارچگي Integrity (مخدوش نشده باشد)
قابليت استفاده Usability (بتوان به آن دسترسي يافت)
اسلاید 6 :
خصوصيت اسناد الكترونيكي
اسناد الكترونيكي داراي سه خصوصيت هستند.
محتوا (content )
شكل يا زمينه (context )
ساختار (structure )
محتوا: چيزي است كه اطلاعات را منتقل مي كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصوير.
شكل يا زمينه: عبارت از سابقه اطلاعاتي كه درك از محيط تكنيكي و كاري مرتبط با سند را افزايش مي دهد .مثل : ابرداده ، كاربرد نرم افزار ، مدلهاي منطقي كار ، و يا منشأ ها مثل آدرس ، عنوان، ارتباط با هدف يا فعاليت ، سازمان ، برنامه يا بخش.
ساختار: پيدايش و نظم محتواي سند را ساختار مي گويند مثل ارتباط بين فايلها ، موضوعات ، زبان ، نوع قلم ، سايز قلم ، صفحه بندي و ديگر روشهاي اصلاح متن.
اسلاید 7 :
مشخصه انحصاري
اسناد الكترونيكي داراي اطلاعاتي هستند كه انعكاس دقيقي از آنچه كه در زمان خاصي رخداد كرده است را مي نماياند.
از سياق و شكل اين اسناد كه در ارتباط با محتواي آنهاست، مي توان دروه توليد و نوع استفاده آنها را فهميد.
ساختار اين اسناد را مي توان به طريق الكترونيكي باز سازي كرد پس هر جز اين ساختار بر روي هم يك كل را تشكيل مي دهد كه به طريق روشني ارائه مي گردند.
در سيستمهايي كه ماهيتا شامل داده هاي تغيير پذير و قابل به روز شدن هستند مديريت اسناد، كاملا مسئله اي چالشي خواهد بود زيرا اسناد نه تنها در بردارنده محتوا هستند بلكه حاوي اطلاعاتي در شكل (زمينه) و ساختار نيز مي باشندكه توسط ابر داده ها(Metadata) اطلاع رساني مي شوند. و اين ابرداده ها موجب شناسايي اسناد و اشخاص مي شوند و به چرخه عمليات و روشهايي كه آنها را توليد و مديريت كرده و مورد استفاده قرار مي دهند، اعتبار مي بخشند و سياستهاي حاكم بر اسناد را تضمين مي نمايند.
اسلاید 8 :
وروديهاي سيستم به طرق زير خواهد بود:
ميز كار(desktop applications)
Workflows
Websites
اسلاید 9 :
استانداردها
ايزو 15489 عمومي
ايزو 23081 چرخه اسناد
ايزو26122 تفكيك اسناد
ايزو 22310 تلفيق و مقررات
ايزو26102 نگهداري بلند مدت
مؤسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي در تاريخ 86/12/25 استانداردهاي 10047 نسخه 1 و2 را مصوب نموده است
مديريت اسناد استفاده از روشهاي برنامهريزي شدهاي است كه براي دستيابي به كارايي و صرفهجويي، بر مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف پروندهها نظارت دارد؛ براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده ( در دسترس) باشد.
مديريت اسناد حوزهاي از مديريت مسئول در كنترل سيستماتيك و كارآمد بر ايجاد، دريافت، استفاده و نگهداري و تعيين تكليف اسناد است و شامل فرايندهايي براي دريافت و نگهداري اطلاعات بديهي در مورد فعاليتهاي شغلي و معامله در شكل اسناد است ISO 15489
اسلاید 10 :
تعريف مديريت اسناد
مديريت اسناد استفاده از روشهاي برنامهريزي شدهاي است كه براي دستيابي به كارايي و صرفهجويي، بر مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف پروندهها نظارت دارد؛ براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده ( در دسترس) باشد.
مديريت اسناد حوزهاي از مديريت مسئول در كنترل سيستماتيك و كارآمد بر ايجاد، دريافت، استفاده و نگهداري و تعيين تكليف اسناد است و شامل فرايندهايي براي دريافت و نگهداري اطلاعات بديهي در مورد فعاليتهاي شغلي و معامله در شكل اسناد است ISO 15489
با توجه به تعريف مديريت اسناد، مي توان گفت مديريت اسناد الكترونيكي استفاده از روشهاي برنامهريزي شده براي دستيابي به كارايي و صرفهجويي، در مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف اسناد است، براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده باشد.
اجراي اصول مدیریت اسناد براي اسناد الکترونیکی که بر روی دیسک، نوار و یا هر شکلی از رسانه های مغناطیسی و یا نوری قرار دارد
اسلاید 11 :
مديريت اسناد الكترونيكي
با توجه به تعريف مديريت اسناد، مي توان گفت مديريت اسناد الكترونيكي استفاده از روشهاي برنامهريزي شده براي دستيابي به كارايي و صرفهجويي، در مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف اسناد است، براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده باشد.
اجراي اصول مدیریت اسناد براي اسناد الکترونیکی که بر روی دیسک، نوار و یا هر شکلی از رسانه های مغناطیسی و یا نوری قرار دارد
