بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
Office Automation System
سیستمهای اتوماسیون اداری-OAS
اسلاید 2 :
سیستم های اتوماسیون اداری Office Automation
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی و اثربخشی.
افزایش کارایی ناشی از تکامل تبادل اطلاعات در داخل و بین دفاتر و محیط پیرامون آنها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر، موجب تصمیم گیری بهینه می گردد.
اسلاید 3 :
تعامل سیستمهای الکترونیکی رسمی و غیر رسمی بوده که در برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان مربوط میشود آنچه O.A.S را از M.R.Sو D.S.S متمایز میسازد ارتباط است بممنظور تسهیل انواع ارتباطات بصورت کتبی و شفاهی است
اسلاید 4 :
در واقع O.A.S عبارت است از کاربرد الکترونیک در فعالیتهای دفتری، امور دفتری و اداری را تسهیل میکند چهار عنصر مخابراتی شامل داده ، متن، تصویر صوت را انتقال میدهد.
اسلاید 5 :
تاریخچه شکل گیری OAS
دهه 1870: پیدایش ماشین تحریر
دهه 1920: شروع دوران مخابرات با اختراع تلفن جهت ارتباطات فوری محلی و جهانی
دهه 1930: استفاده از مدیریت علمی برای تحلیل و اصلاح امور اداری
دهه 1940: ابداع تکنیکهای ریاضی برای بهبود فرآیند تصمیم گیری(مثلOR)
دهه 1950: ارائه دستگاه کپی جهت تولید مستندات سریع و ارزان
دهه 1960: مکانیزه نمودن امور دفتری به تبع ظهور MIS
دهه 1970: شبکه های مخابراتی، ارتباط از راه دور بین دو سیستم کامپیوتری، استفاده از واژه پردازها
دهه 1980: ترکیب داده ها، صوت، متن و تصویر از طریق سیستم های مکانیزه اداری
دهه1990: توسعه سیستم های چند رسانه ای و ارتقای سیستم های عامل کاربرمدار
دهه 2000: ابداع نرم افزارهای گروهی، گروه افزار و انجام کار گروهی بوسیله آنها
دهه 2010: پست صوتی، SMS
دهه 2014؟
اسلاید 6 :
سیر تکامل فناوری سیستم های اداری
فناوری اداری(Official Technology): جدا سازی فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی
فناوری کامپیوتری (Computer Technology) : استفاده از سرعت و دقت کامپیوترها در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات رایج انسانی.
فناوری ارتباطات (Communication Technology) : یکپارچه سازی و ادغام سیستم ها و در نتیجه ایجاد و بهبود ارتباطات.
اسلاید 7 :
انواع کاربردهای اتوماسیون اداری
الف- کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، دستگاه های کپی هوشمند، بارکد خوان ها، اسکنرها، سیستم های صوتی دیجیتالی و .
ب- ذخیره سازی اطلاعات: فایل های بایگانی الکترونیکی، میکروگرافیک ها و .
ج- ارتباطات: تلفن، کامپیوتری، پست الکترونیکی ، ارسال فاکس، ویدئو کنفرانسها و پست صوتی، SMS
اسلاید 8 :
انواع سیستم های اتوماسیون اداری :
الف- سیستم های پشتیبانی شده: تابلوی اعلانات الکترونیکی، طراحی به کمک کامپیوتر، نرم افزارهای ارائه اطلاعات و .
ب- سیستم های ارتباطات راه دور: کنفرانس صوتی، ویدئو کنفرانس، کنفرانس اینترنتی، کنفرانس ماهواره ای و ..
ج- سیستم های جابجایی اسناد: پست الکترونیک، پست صوتی، پست تصویری، SMS و .
د- سیستم های مدیریت اسناد: واژه پردازها، سیستم های پردازش تصویر، نشر رومیزی، سیستم های بایگانی و ..
اسلاید 9 :
مزايا و معايب اتوماسيون اداري
مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. و اتوماسيون اداري موجب مي گردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختيار مديران قرار گيرد.
اسلاید 10 :
مزاياي مستقيم
اين مزايا عبارتند از:
افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار.
معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:
كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار؛
تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي شود؛
فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود.
سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.
اسلاید 11 :
مزاياي غيرمستقيم
اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از
وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه ديگر؛
نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات؛
به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛
به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛
رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اسلاید 12 :
معايب سيستم هاي اتوماسيون اداري
ايجاد تغييرات شغلی در محيط انساني،
کم شدن امنیت شغلی
ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتها
پيچيده شدن و سختي كار با سيستم ها و رایانه
بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم
مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه،
نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان،
كم شدن امنيت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و تخريب.
عدم ارائه راه حل مشکل
اسلاید 13 :
انواع كاربردها يا زيرسيستم هاي اتوماسيون اداري
1- در زمينه كسب اطلاعات و كپي كردن آنها:
واژه پردازها، ماشينهاي كپي هوشمند، سندخوانها، سيستم هاي صوتي ديجيتالي، حروف چيني نوري.
2 - در زمينه ذخيره سازي اطلاعات:
كشوهاي بايگاني الكترونيك، زير نگاشته ها (ميكرو گرافيك).
3 - در زمينه ارتباطات:
سيستم تلفن رايانه اي، پست الكترونيك، ارسال فاكس، تسهيلات كنفرانس از راه دور.
اسلاید 14 :
اجزاء OAS
اسلاید 15 :
عناصر اصلي سيستم هاي مكانيزه اداري از ديدگاه ديگر
اسلاید 16 :
بخشهاي اصلي سيستم
-كارتابل : وظيفه گردش انواع اطلاعات اداري و سازماني مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پيغام ها، يادداشت ها وانواع فرم هاي اطلاعاتي الكترونيكي و غيرالكترونيكي را بر عهده دارد.
-نامه : يك دبيرخانه و بايگاني الكترونيكي است كه ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها،
پيوست ها و محل فيزيكي نگهداري اين نامه ها را در قالب يك ساختار درختي دارد .
-ارتباطات : مسوول ورود دقيق اطلاعات فرستنده ها و گيرنده هاي مرتبط با سازمان است .
-تقويم : يك سررسيد و تقويم الكترونيكي براي ساماندهي وظايف و قرارهاي سازماني و يادآوري آسان كارها است .
-تماسها : براي ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان
اسلاید 17 :
امكانات عمومي سيستم:
1)پارامتريك بودن سيستم : به طوري كه پيكربندي و استفاده از قسمتهاي مختلف سيستم را آسان،
قابل تنظيم و منطبق با سازمان و كاربران مي كند
2)رابط كاربر بسيار آسان و همه فهم به طوري كه آموزش سيستم تنها در چند ساعت ميسر است
3)دسته بندي اطلاعات : دسته بندي و مرتب كردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام تاريخ فيلدهاي اطلاعاتي نمايش داده شده و. زمان ارسال، فرستنده، موضوع و . مانند
4)فيلتر : فيلتر كردن اطلاعات و نمايش آن بر اساس نيازهاي سازماني
5)نمايش انعطاف پذير : انتخاب نمايش ستون هاي اطلاعات، ترتيب محل نمايش و تغيير عنوان
هاي آن توسط هر كاربر متناسب با نياز و سليقه
امكانات عمومي سيستم:
اسلاید 18 :
اصطلاح ارگونوميك مطالعه عوامل را كه راحتي، رضاء و كارايي افرادي كه با سيستم ها و وسايل توليد، كار مي كنند را تشريح مي كند.
وقتي كاركنان در وضعيتي تحت فشار قرار گيرند و براي مدت مديدي به صفحه مانيتور نگاه كنند، اغلب آنها دچار سردرد، كمردرد و چشم درد و.. مي شوند.
ازطرف ديگر، مي توان گفت اتوماسيون اداري فراتر از اضافـــــه كردن سيستم هاي نرم افزاري جديد است و بايستي مسائل مربوط به تغيير و مقاومت دربرابر تغيير را هم مدنظر داشت. مديران و ساير طراحان و مسئولان ذيربط بايستي با كاربرد تكنيك هاي غلبه بر مقاومت كه مهمترين آنها مشاركت و آموزش كاربران است، بر اين مقاومت غلبه كرده و يا ميزان آن را كاهش دهند.
ارگونوميك
اسلاید 19 :
مقايسه انواع سيستم هاي اطلاعاتي
اتوماسيون اداري براي جريان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بين سازمان و محيط؛ زيرا خيلي از كاربردهاي اتوماسيون اداري به فرستنده و دريافت كننده براي استفاده از وسايل سازگار و يا پروتكل هاي ارتباطات نياز دارد.
البته بايد مدنظر داشت كه اتوماسيون اداري تمام ارتباطات را فراهم نمي سازد. مديران هنوز از تلفن، جلسات حضوري و خواندن گزارشهاي اداري استفاده مي كنند. اتوماسيون اداري راهي براي تكميل و ايجاد ارتباطات خاص است، ولي هنوز مديران به استفاده از گزارشهاي غيررسمي ادامه مي دهند.
اتوماسيون اداري عمدتاً يك سيستم رسمي با رويه تعريف شده است كه بايستي در ارتباط با ديگر سيستم هاي رسمي مانند سيستم پشتيباني تصميم گيري مورداستفاده قرار گيرد.
كاربرد اتوماسيون اداري بسيار ساده است. بنابراين، احتمال استفاده مدير از آن بيشتر است. يك مدير بايستي هم رايانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضي از ابزارهاي پيچيده سيستم پشتيباني تصميم گيري دارا باشد. ولي استفاده از اتوماسيون اداري احتياج به چنين ابزار پيچيده توسط مدير را ندارد به همين دليل اتوماسيون اداري از جذابيت خاصي برخوردار است.
اسلاید 20 :
سیستمهای کارکنان دانشی K.W.S(Knowledge Worker System)
کارکنان دانشی بیشتر به دانش خود پایبندند تا به فیزیک خود. کارهای دانشی کارهائی هستند که مستلزم استفاده از ابزارهای خاص مدل سازی یا ذهنی است افرادی که به این نوع کارها مبادرت می ورزند کارکنان دانشی نام دارند اغلب با داده و تغییر شکل ماهیت داده سرو کار دارند فعالیتها این افراد ماهیتی تحلیلی دارد و دارای قدرت نوآوری و فعالیت میباشند این افراد تحصیلات عادی داشته و در یک زمینه خاص فعالیت دارند مانند قضات، وکلاء ، حسابرسان و .
سیستم کارکنان دانشی مجموعه ای از نرم افزارهایی هستند که جهت حمایت از کارکنان دانشی طراحی میشونداین نرم افزارها معمولاً ماهیتی تخصصی دارند.
