پاورپوینت مبانی سازماندهی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

مبانی سازماندهی

اسلاید 2 :

ساختار سازماني چهارچوب روابط حاكم بر مشاغل، سيستم ها و فرايندهاي عملياتي و افراد و گروههايي است كــه بــراي نيل به هــدف تـلاش مي كنند. آن مجموعه راههايي است كه كار را به وظايف مشخص تقسيم مي كند و هماهنگي ميان آنها را فراهم مي كند . ساختــار، توزيــع قــدرت در سازمان را نشــان مي دهد و صرفاً يك سازوكار هماهنگي نيست بلكه فرايندهاي سازماني را تحت تأثير قرار مي دهد. ساختار سازماني به الگوهاي روابط دروني سازمان، اختيــار و ارتباطات دلالت دارد و روابط گزارش دهي، كانالهاي ارتباط رسمي، تعيين مسئوليت و تفويض اختيار تصميم گيري را روشن ميسازد.

اسلاید 3 :

بــوسيله ساختار سازماني عمليات و فـعاليتـهاي داخل سازمان ، آرايش مي يابد و خطوط مسئوليت واختيار مشخص مي شود. ساختار به مديران نشان ميدهد كه مسؤول سرپرستي چه كساني هستند و به كاركنان ، مديراني را مي شناساند كه از آنها آموزش و دستور مي گيرند. كمك به جريان اطلاعات نـيز از تسهيـلاتي اسـت كه ساختار براي سـازمان فراهـم مـي كنـد. ساخـــتار ســازماني بــايد تــوان تسريـع و تسهــيل تصميم گيري، واكنش مناسب نسبت به محيط و حل تعارضات بين واحدها را داشته باشد. ارتباط بين اركان اصلي سازمان و هماهنگي بين فعاليتهاي آن و بيان ارتباطات درون سازماني از نظر گزارش دهي و گزارش گيري،  از وظايف ساختار سازماني است.

اسلاید 4 :

در سازماندهی وظایف، اختیارات و مسئولیت های واحدها و پست های مشخص و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین میشود.به کمک سازماندهی است که هدفها شکسته شده و تحقق آنها میسر می شود.سازماندهی فعالیتی مستمر و مداوم است از این رو ان را سازماندهی مجدد یا فرایند انتخاب دائم نام نهاده اند.

اسلاید 5 :

پویایی مدیریت ایجاب می کند تا سازماندهی در پی سازگاری سازمان با محیط متغیر ،فناوری های جدید و سایر سازمان ها استمرار داشته باشد.البته مستمر بودن به معنای آن نیست که سازمان دائما دستخوش دگرگونی هی بنیادی است  بلکه تغییر متناسب با بازخور گویای این واقعیت است که سازمان را تغییر داده و آن را با محیط هماهنگ و سازگار ساخته ایم.

انتخاب و مبانی سازماندهی به عوامل مختلفی چون نوع فعالیت سازمان ،محیط سازمان و خط مشی های کلی آن بستگی دارد .

اسلاید 6 :

ابعاد ساختار سازماني
در تعيين ابعاد ساختاري ، عوامل زيادي را شمرده اند و اين عوامل با توجه به ديد و نگرش انديشمندان داراي تنوع زيادي است . از جمله اين عوامل مي توان به اجزاي اداري، استقلال، تمركز، پيچيدگي، تفويض اختيار، تفكيك، رسميت، تلفيق، حرفه گرايي، حيطه نظارت، تخصص گرايي، استاندارد سازي و تعداد سطوح سلسله مراتب عمودي اشاره كرد (Robbins 1987,54) كه اكثر نظريه پردازان سازماني از ميان آنها روي سه بعد؛ تمركز، رسميت و پيچيدگي اتفاق نظر دارند

اسلاید 7 :

الف) پيچيدگي
پيچيدگي درجه اي از تخصصي كردن افراد برحسب متخصصين شغلي در داخل سازمان است ( Fry and Slocum) و ممكن است بوسيله؛ تعداد مكانهايي كه كار در آنجا مي شود، تعداد مشاغلي كه انجام مي شود و تعداد سلسله مراتبي كه وظايف مختلف را انجام مي دهند، تعريف و اندازه گيري  شود.
پيچيدگي، مشكلات كنترل و هماهنگي را افزايش مي دهد و سازمان براي حفظ موقعيت خود در مقابل رقبا بايد نوآوري را افزايش دهــد (Damanpour 1996). پيچيـدگي حاصــل عــدم اطمينان محيطي است و بطور فرايند چرخشي، محيط پيچيده و متغير موجب افزايش عدم اطمينان محيطي مي شود، با افزايش پيچيدگي و تنوع در محيط، سازمان براي تطبيق با آن، در خود پيچيدگي ايجاد مي كند. سازماني كه به طور همزمان داراي سطوح سلسله مراتب زياد (تفكيك عمودي)، حيطه نظارت گسترده (تفكيك افقي) و مكانهاي جغرافيايي چندگانه باشد، بسيار پيچيده است.

اسلاید 8 :

الف -1) تفكيك افقي :
به درجه اي از تفكيك بين واحدها براساس افراد، كاري كه انجام ميدهند و تحصيلات و آموزشي كه دارند ، دلالت مي كند. وقتي سازمان به دانش و مهارتهاي تخصصي زيادي نياز دارد، پيچيدگي افزايش مي يابد، ارتباطات بين افراد مشكل شده و هماهنگي مشكل تر مي شود. تخصصي كردن مشاغل اين معضل را شدت مي بخشد. دو نوع شناخته شده تفكيك افقي، تخصص گرايي و تقسيم سازمان به بخشهاي مختلف است كه افزايش هر كدام موجب افزايش پيچيدگي مي شود.

اسلاید 9 :

الف -2) تفكيك عمودي:
تفکیک عمودی به عمق ساختار دلالت دارد و افزايش اين نوع تفكيك، تعداد سطوح سلسله مراتب را افزايش مي دهد. سلسله مراتب زيـاد، فاصلــه بــيــن مديريت عالي با عمليات واقعي و همچنين تحريف ارتباطات را افزايش مي دهد و هماهنگي بين تصميمات پرسنل مديريتي و نظارت بر عمليات را براي مديريت عالي مشكل مي سازد.  تفكيك افقي و عمودي وابسته به هم هستند،  افزايش تخصص گرايي وظايف هماهنگي را افزايش مي دهد و افزايش نياز به هماهنگي موجب تفكيك عمودي مي شود.

اسلاید 10 :

الف -3) تفكيك جغرافيايي :
با وجود مكانهاي مختلف در نواحي جغرافيايي مختلف، پيچيدگي افزايش مي يابد. تفكيك جغرافيايي به پراكندگي ادارات، كارخانه ها و كاركنان سازمان در مناطق جغرافيايي مختلف اشاره دارد. تفكيك جغرافيايي، تفكيك افقي و عمودي را گسترش مي دهد. يك سازمان وقتي واحد توليد و بازاريابي را از هم تفكيك مي كند، ممكن است اين واحد بازاريابي در چند ناحيه جغرافيايي فعاليت كند كه موجب پيچيده تر شدن سازمان ميشود .

اسلاید 11 :

ب) رسميت
رسميت اندازه اي از مكتوب بودن، مقررات، قوانين، رويه ها، توصيه هاي آموزشي و ارتباطات در سازمان است بجـاي اينكــه شفاهــي بــاشد .
رسميت به درجه استاندارد بودن كارها در سازمان اشاره دارد. اگر رسميت زياد باشد، متصدي شغل اختيار كمي براي چگونگي انجام كار دارد. رسميت ممكن است بصورت صريح و روشن بيان شود يا اينكه ضمني باشد يعني آن هم مي تواند بصورت مكتوب باشد و هم اينكه شامل ادراك كاركنان از مقررات نيز باشد ولي نوع مكتوب آن مورد تأكيد سازمان است. مشاغل ساده و تكراري و يكنواخت درجه بالايي از رسميت را بالقوه پذيرا هستند، در مقابل مشاغلي كه به مهارتهاي چندگانه نياز دارند رسميت كمي دارند.

اسلاید 12 :

وكلاي دادگستري، مهندسين، كاركنان اجتماعي، كتابداران از آن جمله اند. رسميت از سطحي به سطح ديگر نيز متفاوت است. كاركنان سطوح بــالا كه با كارهاي غير برنامه ريزي شده سروكار دارند داراي رسميت كمي هستند در مقابل كاركنان در سطح پائين و در قسمت توليد داراي رسميت زيادي هستند .
رسميت براي كاهش تنوع صورت مي گيرد و هماهنگي را تسهيل مي كند. از مزاياي رسميت بالا اين است كه ابهام را ازبين مي بـــرد ولــي در عــوض اختيــار تصميم گيري را از افراد سلب ميكند.

اسلاید 13 :

ج) تمركز
تمركز به درجه خشكي در تصميم گيري و ارزيابي فعاليتها بصورت متمركز و بــه درجـه اي از متمركز بودن تصميمات در يك نقطه از سازمان اشاره دارد . تمــركز به توزيع اختيار در سازمان برمي گردد و تعيين مي كند كه چه كسي حق تصمــيم گــيري دارد .
اختــيار يك حق ذاتي در پست هاي مديریتی است كه بر مبناي آن مي توانند دستوراتي را صادر كنند و انتظار دارند دستورات صادره اطاعت شود.
تمركز با تفويض اختيار رابطه معكوسي دارد. اگر تفويضي اختيار بيشتري صورت گيرد حالت مقابل تمركز، يعني عدم تمركز رخ مي دهد. در اينصورت نقطه تصميم گيري در سطوح پائين سازمان است.

اسلاید 14 :

مديران در هر سطح سازماني، تصمياتي را اتخاذ مي كنند. گرفتن تصميمات احتياج به گردآوري اطلاعات دارد. از آنجا كه توانايي مدير در جمع آوري و پردازش اطلاعات محدود است و ممكن است اطلاعات بيشتر از حد، مدير را سردرگم كند، يكسري از تصميمات بايد توسط ديگران گرفته شود، اينجاست كه نقطه تصميم گيري در سازمان بجاي يك فرد يا يك واحد يا يك سطح، در كل سازمان پرداكنده مي شود و عدم تمركز ايجاد مي شود.

اسلاید 15 :

عدم تمركز مي تواند دقت در تصميم گيري را افزايش دهد، چون جزئيات بيشتري قابل بررسي است و هر چه تصميم گيري به محل وقوع مشكل نزديك تر باشد بهتر و اثربخش تر است. مشاركت در تصميم گيري را براي افراد فراهم ميسازد و مي تواند بصورت عامل انگيزش مطرح شود. عدم تمركـز موجــب تقويــت تــوان تصميم گيري مديران سطوح پائين تر مي شود ولي بايد اذعان كرد كه خوبي يا بدي عدم تمركز بستگي به موقعيت دارد و وجود تمركز يا عدم تمركز و درجه آن را عوامل اقتضايي تعيين مي كند .

اسلاید 16 :

تعيين كننده هاي ساختار
نگرش اقتضايي كه يك تفكر غالب در تئوري سازمان است، بر اين نكته تأكيد دارد كه اعتبار، اثربخشي و كارايي و بهره وري ساختار سازماني به عوامل اقتضايي ؛ استراتژي ، تكنولوژي ، محيط و طرح سازماني بستگي دارد.

اسلاید 17 :

بايد توجه داشت كه آنچه امروز يك عامل مهم اقتضايي براي سازمان تلقي مي شود ، در آينده ممكن است با عامل ديگري جايگزين شود و يك ساختار سازماني اثربخش و كارا بايد بتواند بين سازگاري داخلي (رسميت، تمركز، پيچيدگي) و سازگاري خارجي (اندازه، تكنولوژي، استراتژي، محيط) سازمان تعادل برقرار كند. توجه به عوامل اقتضايي در محيط متلاطم امروزي امري حياتي است و در مواردي بقاي سازمان را رقم مي زند. از اينرو ساختار بايد با در نظر داشتن اين عوامل طراحي شود تا بــتواند زمــينه تحــقق اهــداف و استــراتژيهاي سـازمان را فراهم كند.

اسلاید 18 :

الف) استراتژي
استراتژي مي تواند به عنوان فرآيند تعيين اهداف بنيادي بلندمدت، اتخاذ شيوه كار و تخصيص منابع لازم براي تحقق اين اهداف تعريف شود ( Robbins 1987 ,86). استراتژي به معناي اعمالي است كه سازمان براي پاسخ يا پيش بيني تغييرات محيط خارجي طراحي مي كند. نخستين بار پذيرش اهداف و استراتژي به عنوان عوامل تعيين كننده ساختار سازماني در مفروضات اقتصاد كلاسيك مطرح گرديد. به اعتقاد پيتر دراكر، ساختار وسيله اي است براي حصول اهداف بلندمدت و كوتاه مدت سازمان، از اينرو هر نوع بحث و بررسي پيرامون ساختار بايد با اهداف و استراتژي آغاز گردد.

اسلاید 19 :

ب) اندازه سازمان
اندازه يكي از عوامل اثرگذار روي ساختار سازمان و فرآيندهاي آن است. در مورد رابطه بين اندازه و ساختار نظرات متفاوتي ارائه شده است و عده اي آن را از علل ساختار و بعضي نتيجه ساختار مي دانند. ولي آنچه مسلم است اندازه يكي از عوامل اثرگذار بر ساختار در كنار ساير عوامل مي باشد.

اسلاید 20 :

ج) تكنولوژي
تكنولوژي به اطلاعات، تجهيزات، فنون و فرآيندهاي لازم براي تبديل نهاده ها به ستاده ها اطلاق مي شود (Robbins 1987).
مطالعات نشان مي دهد كه تكنولوژي روي پرسنل سازمــان، وظـايف ، طراحي سيستم هاي كنترل ، هزينه ها و دستمزدها، تفكيك مديريت از مالكيت، حيطه نظارت مديران و ساختار سازمان بطور كلي تأثير دارد (Singh 1986,800). مطالعــات متعددي در رابطـه با تأثير تكنولوژي بر ساختار صورت گرفته است كه مي توان به تحقيقات وودوارد (Joan Woodward) در اواســـط دهــه 1960، چارلز پرو (Charles Perrow) و مطالعات تامسون (James Tompson) اشاره كرد.