پاورپوینت فرآیندهای کسب و کار (تعاریف و مفاهیم)

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

فرآیندهای کسب و کار (تعاریف و مفاهیم)

1- فرآيند (Process)
مجموعه‎اي از فعاليتهايي كه ورودي را به خروجي تبديل مي‎كنند مجموعه‎اي از فعاليتهايي كه ورودي را به خروجي تبديل كرده و از اين طريق براي مشتري (داخلی یا خارجی) ارزش افزوده ايجاد مي‎كند.

2- فعاليت (Activity)
مجموعه‎ اقدامات، كارها، تلاش‎ها، كوشش‎ها و عملياتي كه در يك سازمان توسط افراد و يا تجهيزات و دستگاه‎ها انجام مي‎شود تا از اين طريق ارزش افزوده ايجاد نمايد. (آن فعالیتهایی که درون سازمان بصورت رسمی انجام می شود)

اسلاید 2 :

تعاریف و مفاهیم (نگرش فرآیندی)

3- ورودي (Input)
ورودي به يك فرآيند شامل موارد زير است:
نيازمندیها و انتظارات مشتري (Needs) مثلا در فرایند Order Processing
ورودي‎هاي ملموس (tangible) مثل مواد اوليه، قطعات، ابزار، نيروي انساني و . . .
ورودي‎هاي غير ملموس (Intangible) مثل داده‎ها، اطلاعات و . . .

4- خروجي (output)
نتيجه و پيامد فعل و انفعالات انجام شده بر روي ورودي‎های يك فرآيند؛ مثل مواد تبديل شده به محصول
يا داده‎‎هاي تبديل شده به اطلاعات

اسلاید 3 :

فرآیند تولید

تمام فرایندها به نحوی با یکدیگر مرتبطند. یکپارچگی و انسجام فرایندها به نحوی که دادهها و ستادهها با هم منطبق باشند یکی از ملزومات موفقیت یک کسب و کار است.

در استقرار کسب و کار باید به چگونگی ارتباط یافتن این فرایندها به یکدیگر توجه کرد.

اسلاید 4 :

اهمیت فرآیندها در ایجاد کسب و کار

توجه به ملزومات فرایندها، یکی از بنیانهای ایجاد و استقرار کسب و کار است.
اگر فرایندها نیاز به مکان خاصی داشته باشند
اگر فرایندها نیاز به دسترسی نزدیک به تأمین کننده یا توزیعکننده داشته باشند (نزدیکی کشتیسازی به دریا)
اگر فرایندها نیاز به نزدیکی فرایندهای دیگر با هم داشته باشند (کارکنان باید در تعامل با یکدیگر باشند)

اسلاید 5 :

بهسازی فرایندهای کسب و کار

اسلاید 6 :

سازمان به عنوان مجموعه ای از فرایندها

هر سازمان از مجموعه ای از واحدهای عملیاتی یا ستادی مانند بازاریابی، فروش، خرید، تولید یا ارائه خدمت، کنترل کیفیت و. تشکیل یافته است.

در واقع واحدهای مختلف سازمانی درون داده ها را از محیط سازمان گرفته و طی عملیاتی آنها را به برون داده ها تبدیل می نمایند.

ارتباط واحدهای تشکیل دهنده سازمان برای به انجام رساندن وظایف خود در نمودارهای سازمانی اکثرا بصورت افقی می باشد. این بدین معنا است که سازمان را می توان مجموعه ای از فرایندهای مرتبط به هم دانست که درون داده ها را از محیط سازمان گرفته و طی عملیاتی آن را به برون داده ها تبدیل می نمایند.

برای مثال برای انجام فرایند خرید، واحدهای مختلف سازمانی مانند واحد خرید، واحد کنترل کیفیت، واحد طراحی و انبار مشارکت خواهند داشت.

اسلاید 7 :

ارتباط فرایند با روش اجرایی

- برای مثال، برای خرید ملزومات اداری مراحلی را باید طی نمود. این مراحل عبارتند از آماده شدن و اجرای مقدمات، پیمودن فاصله شرکت به مغازه، سفارش دادن، پرداخت پول، دریافت کالا، طی مسیر از مغازه به شرکت. در مثال ساده فوق برای تکمیل فرایند خرید ملزومات، مهم نیست کدامیک از روشهای حمل و نقل برای طی نمودن فاصله لازم انتخاب شود (پیاده، با دوچرخه، ماشین و.) یا اینکه کدامیک از روشهای پرداخت (نقدی،اعتباری و .) انتخاب شود. روش های اجرایی مختلف و هماهنگی آنها تنها برای ارزیابی کیفیت فرایند، مهم تلقی می شوند.

- بهتر است برای تشریح هر یک از فرایندهای سازمان یک روش اجرایی تهیه گردد. در صورتیکه یک فرایند شامل دو یا چند روش اجرایی شود، در موارد مقتضی می توان آن را به چند زیرفرایند تقسیم نمود، به ترتیبی که هر یک از زیرفرایندها واجد یک روش اجرایی گردند. زمانیکه تشریح فرایند از طریق دو یا چند روش اجرایی صورت می گیرد، این روشها باید یکدیگر را تکمیل نموده و در یک راستا باشند.

اسلاید 8 :

نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآیند

• اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و كاركنان
• كاهش زمــان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی
• تاثیرگذاری بر كالاها و خدمات
• كاهش نرخ اشتباهات
• كاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت
• برنامه ریزی به موقع
• بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگویی
• جذب و نگهداری كاركنان شایسته
* مستند سازی بهتر انجام کارها
• افزایش کیفیت کالاها و خدمات
• افزایش سطح مشارکت کارکنان

اسلاید 9 :

فرایند تولید: تبدیل منابع به محصول

اسلاید 11 :

اطلاعات موجود در شناسنامه فرآیند

هدف فرایند
ورودی ها
 خروجی ها
فعالیتهای انجام گرفته و نوع آنها
 زیر فرایندها یا روشهای اجرایی
 مسئولین انجام یا مالکان فرایند
تعیین روش اندازه گیری عملکرد و نتایج فرایندها

اسلاید 12 :

تعریف فرآیند

اسلاید 13 :

تعریف فرآیند

* فرایند، بخش اصلی و اساسی یک سیستم است، که با انجام مجموعه ای از فعالیتهای مختلف بر روی نهاده های سیستم، آنها را به ستانده های سیستم مبدل می کند.

* فرایند، مجموعه فعالیتهای یک سیستم است که موجب ایجاد ارزش افزوده در سیستم می گردد.

* فرایند، از منظر تعریف سیستمی، عبارت است از مجموعه ای از فعالیتها، ولی الزامأ هر مجموعه فعالیت نمی تواند یک فرایند تشکیل دهد مگر اینکه شروط ذیل مهیا گردند:

* فعالیتها به هم مرتبط بوده و بر هم اثر متقابل بگذارند.

* فعالیتها با تقدم و توالی خاصی در راستای هدف مشترک که همان هدف فرایند می باشد، انجام شوند.

* انجام فعالیتها در قالب نگرش فرایندی موجب بروز هم افزائی یا سینرژی در آنها شود.

اسلاید 14 :

دسته بندی فرایندهای سازمان

* فرایندهای یک سازمان بر اساس استاندارد ایزو به سه دسته کلی به شرح ذیل تقسیم می شوند:

1- فرآیندهای محوری یا مشتری محور، آن دسته از فرایندهای سازمان هستند که :

* مستقیمأ در راستای رسالت سازمان انجام می پذیرند و محصول یا خدمت قابل ارائه از سوی سازمان به مشتریان آن را تولید می کنند.

* مستقیمأ منجر به کسب درآمدهای عملیاتی و ارزش افزوده برای سازمان می شوند.

* هزینه های مرتبط با این فرآیندها عمدتأ در قالب هزینه های عملیاتی سازمان شناسایی می گردند.

* می توان ادعا کرد که با حذف هر زیر فرآیند اصلی از فرایندهای محوری، امر تولید کالا یا خدمت در سازمان با وقفه جدی مواجه می شود.

اسلاید 15 :

دسته بندی فرایندهای سازمان

2- فرایندهای پشتیبانی عملیاتی، آن دسته از فرایندهای سازمان هستند که:

ارتباط مستقیمی با رسالت سازمان ندارند ولی برای تحقق فرایندهای محوری، نیاز به پشتیبانی آنها با فرایندهای پشتیبانی عملیاتی است.

مستقیمأ منجر به کسب درآمدهای عملیاتی و ارزش افزوده برای سازمان نمی گردند و همین موضوع، امر قیمت گذاری بر محصولات و خدمات این فرایندها در سازمان را مشکل می نماید.

فرایندهایی هستند که برای تولید محصولات و ارائه آنها به مشتریان مورد نیاز و ضروری هستند اما مستقیما جزء فرایندهای محوری سازمان نیستند. به عبارت دیگر این فرایندها به عنوان پشتیبان فرایندهای محوری و مشتری گرایی می توانند مطرح باشند. نوعا شامل فرایندهای تامین (مواد، ماشین آلات و نیروی انسانی)، نگهداری، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و فرایندهای کیفیتی می باشند.

اسلاید 16 :

دسته بندی فرایندهای سازمان

3- فرایندهای پشتیبانی ستادی، آن دسته از فرایندهای سازمان هستند که :
نه محوری و نه پشتیبانی هستند و ذاتا خاصیت اداری دارند.
عموما جزء مسئولیتهای مدیریت می باشند.
مانند فرایندهای مربوط به نگهداری سوابق، کنترل مستندات، ممیزی داخلی، عملیات اصلاحی، و برنامه ریزی تجاری.

اسلاید 17 :

دسته بندی فرایندهای سازمان (نوع دیگر)

الف- فرایندهای اصلی: فرایندهای مرکزی و فرایندهایی هستند که ایجاد ارزش افزوده برای سازمان می کنند. این فرایندها در واقع از سمت مشتری (با سفارش مشتری) شروع می شوند و با دریافت و
تحویل کالای مورد نظر مشتری خاتمه می پذیرند.
در واقع فرایندهای اصلی مربوط به زمینه کار اصلی سازمان می باشند. مانند فرایند تولید در یک سازمان تولیدی یا فرایند تامین قطعه در یک سازمان و خدمات پس از فروش

اسلاید 18 :

ب- فرایندهای پشتیبانی: فرایندهایی هستند که به طور مستقیم ایجاد ارزش افزوده نمی کنند لیکن به عنوان پشتیبان فرایندهای اصلی سازمان مورد نیاز می باشند. مانند فرایندهای مرتبط با منابع انسانی و مالی

ج- فرایندهای توسعه‏ای: فرایندهایی هستند که موجب ارتقاء سطح عملکرد فرایندها و فعالیتهای مربوط به زنجیره ارزش سازمان (فرایندهای اصلی و پشتیبانی) می شوند. به عنوان مثال فرایند توسعه محصول یا ارتقاء تامین کنندگان سازمان

اسلاید 19 :

مثال:
در ایجاد سایت اینترنتی کدام فرایندهای آن اصلی و کدام پشتیبان هستند؟
فرآیند اصلی: فرایندهایی هستند که بودن آنها انجام فعالیت اصلی و ایجاد محصول یا خدمت ممکن نمی باشد.

1- فرآیند تولید: برای سایت اینترنتی شامل برنامه نویسی، تهیه محتوا و تهیه گرافیکی باشد
2-فرآیند توزیع: فرآیندهای بازاریابی

فرآیند پشتیبان: خدمات پس از فروش به مشتریان، فرآیند حسابداری و مالی
آیا یک فرایند برای همه کسب وکارها می تواند کاملاً مشابه و یکسان باشد همین بحث برنامه نویسی برای یک سایت ممکن است اساسی نباشد حتی ممکن است دیدگاه دو مدیر در مورد فرایندها متفاوت باشد برای کارآفرین بسیار مهم است که این فرایندها تشخیص داده شود

اسلاید 20 :

مدل SAMIE برای بهبود فرایندهای سازمان

1- انتخاب Select:
- نیازمندیهای کلیدی مشتریان اصلی سازمان را مشخص کنید.
- فرایندهای مرتبط با این نیازمندیها را جهت بهبود انتخاب کنید.

2- تجزیه و تحلیل Analyze
- فرایند را انگونه که هست (As Is) مستند کنید.
- سنجه ها یا شاخص هایی برای اندازه گیری آن تعیین کنید.

3- اندازه گیری Measure:
- داده های مربوط به شاخص های مشخص شده را جمع آوری کنید.
- اختلافات بین حالت موجود و حالت مطلوب قابل وصول (not ideal) را مشخص کنید.

4- بهبود Improvement:
- اهداف بهبود فرایند را مشخص کنید.
- برنامه بهبود فرایند را بصورت آزمایشی اجرا کنید.

5- ارزیابی Evaluate:
- نتایج مربوط به بهبود فرایندها را ارزیابی کنید.
- فرایند را بصورت استاندارد درآورید و بطور مستمر آن را مانیتور کنید.