بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
كارگاه علمي كاربردي
طراحی و بازنگري ساختار و سازمان
موضوع اين جلسه: طراحي ساختار
اسلاید 3 :
مقدم اساتید، مسئولین، مدیران، میهمانان و سایر شرکت کتتدگان محترم را گرامی
می داریم.
اسلاید 4 :
فهرست:
1- تعاريف و اختصارات
2-اصول و ضوابط باز مهندسي ساختار و سازمان
4- عوامل مؤثر در انتخاب مدل سازماني
5- جدول باكسهاي مشترك و عمومي
6-موقعيت ردهها در نمودار سازماني
8- تفاوتهاي صف و ستاد
9- طبقهبندي ستادها برحسب نوع وظيفه و مسئوليت
10- ضوابط استفاده از پستهاي مختلف سازماني
11- تعداد ردههاي زير مجموعه هر سازمان
12- ضوابط سازماني طراحي ساختار
13- آشنايي با برخي علائم و اصول طراحي
اسلاید 5 :
تعاريف و اختصارات :
سازماندهي:
فرآيند طبقهبندي و تقسيم وظايف، تعيين تركيبات و عناصر سازمان و ارتباطات و اختيارات آنها را سازماندهي ميگويند.
نمودار سازماني:
نموداري است كه براساس مأموريت طراحي ميگردد و گوياي سلسله مراتب فرماندهي، مشخص كننده اختيار، مسئوليت، روابط و مناسبات رده مربوطه با زير مجموعههاي تابعه خود ميباشد.
اسلاید 6 :
صف:
عبارت است از آندسته از واحدهاي اجرايي يك سازمان كه در ارتباط مستقيم با مأموريت اصلي (هدف) آن سازمان قرار گرفتهاند و زير نظر مستقيم شخص فرمانده انجام وظيفه مينمايند.
ستاد:
ستاد سازماني است كه براي كمك به رئیس سازمان بهمنظور فراهم كردن زمينههاي تصميمگيري در جهت تحقق مأموريت اصلي (هدف) بوجود ميآيد.
تعاريف و اختصارات :
اسلاید 7 :
تعاريف و اختصارات :
جانشين (قائم مقام):
اولين مقام بعد از رئيس يا مدير بوده و در غياب آنها همان قدرت و اختيار فرمانده، رئيس يا مدير بعهده وي محول ميگردد. و در حدود اختيارات و وظايف محوله به وي مسئول اصلي را ياري مينمايد. به عبارت ديگر فردی است كه برحسب رتبه و شغل سازماني برابر روشهاي جاري كه رئیس سازمان تعيين ميكند انجام وظيفه مينمايد.
دفتر:
تشكل يا سطح سازماني است كه براي سازماندهي ستاد شخصي مقامات از آن بهرهگيري ميشود. وظايف اصلي دفاتر عبارتند از تنظيم برنامه ديدارها، مقالاتها، جلسات و . مسئول مربوطه و انجا امور مراجعات و اداري (نيروي انساني)، پشتيباني (تداركاتي) و دبيرخانه (بايگاني، تايپ، تكثير و ثبت و توزيع) ميباشد.
اسلاید 8 :
تعريف معاونت:
سطح سازماني است كه عهدهدار يك يا چند فعاليت فرعي (تخصصي) از فعاليتهاي يك سازمان بوده و يا يك يا چند برنامه از مأموريت و وظايف اصلي تشكيلات را داشته باشد.
تعريف مديريت:
آن سطح سازماني است كه عهدهدار يك يا چند فعاليت متجانس از يك يا چند برنامه بوده و زير مجموعه آن در بخشهاي ستادي كارشناسي و در بخشهاي صفي و اجرايي واحد يا دايره و قسمت باشد.
اسلاید 9 :
واحد يا دايره (كارشناس مسئول):
آن سطح سازماني است كه عمدتاً در ردههاي صف و اجرايي پيشبيني میشود در صورتي كه زير مجموعه مديريت باشد، عهدهدار چند وظيفه از يك فعاليت ميباشد. در صورت مستقل بودن، يك يا چند برنامه از مأموريت اصلي تشكيلات را برعهده خواهد داشت. زير مجموعه آن نيز تعدادي قسمت و بخش ميباشد.
اسلاید 10 :
پست:
جايگاه سازماني است كه براي انجام تكاليفي معين توسط يك فرد مشخص، بهطور مستمر در ساختار سازمان وجود دارد.
شغل:
وظايف و تكاليفي است كه به عهده شاغل گذاشته ميشود.
نمودار سازمانی:
شكلي كه روابط بين اجزاء و اركان مختلف سازمان در سطوح متخلف را بيان ميكند.
اسلاید 11 :
سطوح و سلسه مراتب سازمانی:
شامل سطوح مختلف اختيارات و مسئوليتها ميباشد و بهصورت عمودي و ترتيب و تقدم مشاغل و ردههاي زير مجموعه در طول سازمان را نشان ميدهد.
اسلاید 12 :
21- سطوج میانی:
سطوح یا حلقههاي واسطي هستند كه با انجام بخشي از فعاليتهاي ستادي سازمان كه جنبه اجرايي داشته و آن قسمت از فعاليتهاي سطوح اجرایی كه بيشتر ماهيت ستادي دارد، مسئوليت مستقيم اداره سطوح اجرایی در رشته تخصصي مورد نظر را بهصورت حرفهاي برعهده گرفته و با تهيه برنامهها، طراحي سيستمها و تدوين روشهاي تخصصي در حوزه مربوطه، آنان را هدايت و بصورت تخصصي پشتيباني مينمايند.
به این ترتبب، سطح میانی مجموعهاي است متشكل از چند سطح یا زیرمجموعه اجرایی(حداقل 3 و حداكثر 8 رده) كه بهصورت كاملاً حرفهاي در يك رشته و چند گرايش هم سنخ از آن رشته فعاليت نموده و واجد شرايط ذيل باشد:
داراي حداقل تجهيزات و ماشين آلات عمومي و تخصصي منطبق با رشته در چارچوب ضوابط ابلاغي باشد.
داراي حداقل نيروي انساني متخصص، مجرب و ماهر متناسب با رشته مربوطه مطابق با جداول ابلاغي باشد.
داراي سابقه فعاليت مثبت و استاندارد در رشته و گرايشهاي مربوطه باشد.
از ظرفيتهاي لازم براي كار حرفهاي بصورت EPCF برخوردار باشد.
اسلاید 13 :
23- سطوح اجرایی:
سطوح يا واحدهاي اجرايي آن سطح از سطوح سازمان به شمار ميروند كه حتیالمقدور فارغ از فعاليتهاي ستادي، مسئوليت اجراي حرفهاي و پشتيباني و هدايت فني پروژههاي مربوطه (بين 1 تا 4 پروژه) را در سقف مشخص و بهطور مستقيم برعهده دارند.
اسلاید 14 :
24- پروژه:
پروژهها موضوعاتی كاري هستند كه در قالب قراردادهاي مختلف بين كارفرما و مجريان (ستاد سازمان، سطوح میانی یا سطوح اجرایی) تحت سرپرستي مدير پروژه در يك رشته مشخص، عملياتي و اجرا ميشوند.
اسلاید 15 :
25- کارگاه:
منظور از كارگاه در اين مجموعه، محيط هاي اجراي پروژه ميباشد كه ميتواند يك يا چند محيط را شامل شود، پروژه ميتواند متناسب با وسعت، موقعيت جغرافيايي و ساير عوامل، در قالب يك يا چند كارگاه مجزا و در عين حال مرتبط تقسیم بندی و بطور همزمان اجرا شود.
اسلاید 16 :
نگاه رفرمیک به بازنگری ساختار و سازمان:
اسلاید 17 :
اصول و ضوابط باز مهندسی ساختار و سازمان
الف- اصول كلي :
اصل سادگي: درطراحي ساختار جديد بايد بهگونهاي عمل شود كه حتيالمقدور از پيچيدگي ساختاري اجتناب و ساختار صريح و روان طراحي شود.
اصل انعطافپذيري: قابليت تطبيق با شرايط و مأموريتهاي مختلف.
اصل چابكبودن: سازمان بايد بگونهاي طراحي شود كه در كوتاهترين زمان ممكن امكان جابجايي آن فراهم گرديده و قادر باشد با واكنش بموقع ، مأموريت جديد را انجام دهد.
اسلاید 18 :
اصول و ضوابط باز مهندسی ساختار و سازمان
اصل كار حرفهاي: ردههای سازمان حتیالمقدور بايد با تمركز بر روي رشته و گرايش خاص تمام قابليتهاي لازم براي كار حرفهاي و كاملاً تخصصي ، براي اجراي موضوعات خاص را ايجاد نمايند.
اصل تعادل در تقسيم وظايف: تقسيم مسئوليتها بايد بهگونهاي انجام شود كه حتيالمقدور در ردههاي همگن تعادل و توازن منطقي در ابعاد مختلف (تنوع مسئوليت ، تعداد رده تحت پوشش ،تعداد وظايف و .) وجود داشته باشد.
اصل خلاقيت و نوآوري: سازمان بايد بگونهاي طراحي شود كه امكان بروز و شكوفايي استعدادها و خلاقيتها در تمام سطوح فراهم گردد.
اسلاید 19 :
اصول كوچكسازي: برای کاهش هزینههای ستادی بايد به هر شكل ممكن از جمله برونسپاري بخشي از فعاليتهاي ستادي ، كوچكسازي در ردههاي ستادي، ردههاي مازاد، موازي ، متداخل و مشابه در ستاد سازمان و سطوج میانی حذف و يا تعديل شوند.
اصل قابليت هم افزايي: سازمان بايد بگونهاي طراحي شود كه رده بتوانند به هنگام لزوم در پشتيباني از يكديگر ، نيازهاي خود را با اتكاء به منابع و امكانات داخلي تأمين نمايند.
اصول و ضوابط باز مهندسی ساختار و سازمان
اسلاید 20 :
اصل چند منظوره بودن: ساختار زیرمجموعه سازمان بايد بهگونهاي طراحي شود تا ضمن حفظ عمل حرفهاي، در صورت لزوم بتواند در رشتههاي مختلف و مورد نياز وارد عمل شود.
اصل خود اتكايي: سازمان بايد بهگونهاي طراحي شود كه حتيالمقدور از نظر مديريت و همچنين از نظر امكانات و منابع مالي، تجهيزاتي، تأسيساتي ماشين آلات و حتي منابع انساني قادر باشد نيازهاي خود را تأمين نمايد.
اصل حفظ آمادگ: از آنجا كه گاهی بروز بحرانهای سازمانی و فراسازمانی اجتناب ناپذیر است، لذا این اصل بعنوان يك اصل اساسي همواره مورد توجه قرار گرفته و حفظ شود.
