بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
زیر سیستم مدیریت مصوبات
جشنواره راهکارهای جامع نرم افزاری آیکن
اسلاید 2 :
موضوع پروژه
برگزاری جلسات بصورت کاغذی وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص میدهد , هماهنگی های اولیه با شرکت کنندگان تهیه مکان و وسائل پذیرایی , پیگیری وضعیت مصوبات و . همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای سرپرستان و مدیران سازمان ها هستند . لذا استفاده از یک سیستم نرم افزاری که بصورت کاملا کابردی , تمامی مراحل یک جلسه , از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد میتواند نقش ارزنده ای درتسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد .
اسلاید 3 :
اهداف و مزایای سیستم مدیریت مصوبات را می توان به این شرح اعلام نمود:
تعریف کارگروه های متعدد و ثبت فعالیت های آنها
سیستم مصوبات امکان تعریف چندین کارگروه با اعضای مختلف را داشته و فعالیت های هر کدام از آنها مستقل از دیگری می باشد .
چند کاربره بودن
امکان دسترسی کاربران مختلف با دسترسی های تعریف شده از جمله ( رئیس کارگروه ، دبیر کارگروه ، اعضای کارگروه و . )
ارسال پیامک برای حاضرین در جلسه
زیر ساخت سیستم مصوبات بگونه ای طراحی و پیاده سازی شده است برای اعضای کارگروه و حاضرین در جلسه زمان و مکان برگزاری جلسه بصورت پیامک اطلاع رسانی میگردد .
گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرا و پیگیری مصوبات
اسلاید 4 :
فرآیند
تعداد قالب چاپ: 1
فرم
تعداد گزارش: 5
سرویس
تعداد سرویس: 6
قالب چاپ
تعداد فرآیند: 6
گزارش
تعداد فرم: 10
تعداد زیر فرم: 3
اسلاید 5 :
تشکیل کارگروه کمیته های مختلف
دستور کار جلسه
فرم اصلی سیستم بوده و تعیین وضعیت مصوبات از این فرم آغاز میشود
طرح پیشنهاد
پیشنهاد های مختلف کاربران برای تشکیل جلسه
تشکیل کارگروه
فرم های اصلی سیستم مدیریت مصوبات
تشکیل کارگروه
طرح پیشنهاد
دستور کار جلسه
صورتجلسه
ابلاغ
اسلاید 6 :
تشکیل کارگروه
جهت تشکیل کمیته ها و کارگروه های مختلف این فرم ایجاد شده و شامل زیر فرم مشخصات اعضا می باشد .
اسلاید 7 :
درخواست طرح پیشنهاد
کاربران پیشنهادات خود را با تعیین کارگروه مربوطه ارسال میکنند و فرایند تائید درخواست پیشنهاد از دبیر کارگروه آغاز خواهد شد .
اسلاید 8 :
دستور کار جلسه
فرم اصلی سیستم بوده و شامل زیر فرم های دعوتنامه اعضا ͵ ابلاغ ها و مصوبات جلسه میباشد .
اسلاید 9 :
دعوت به جلسه
ابلاغ
مصوبه
فرم های وابسته به دستور جلسه
اسلاید 10 :
صورتجلسه
در نهایت فرم صورتجلسه 5 امضایی با تمامی مصوباتی که تصویب شده اند تشکیل خواهد شد .
اسلاید 11 :
فرایند :طرح پیشنهاد
ICAN Standard BPMS
اسلاید 12 :
فرایند :دستور کار جلسه
ICAN Standard BPMS
اسلاید 13 :
فرایند :دعوتنامه
ICAN Standard BPMS
اسلاید 14 :
فرایند :مصوبات
ICAN Standard BPMS
اسلاید 15 :
فرایند :ابلاغ
ICAN Standard BPMS
اسلاید 16 :
فرایند :صورتجلسه
ICAN Standard BPMS
اسلاید 17 :
سرویس ها
بروزرسانی دعواتنامه ها
بارگذاری دستور جلسه
بارگذاری
رونوشت گیرندگان
ایجاد زیر فرم ها
ثبت پیگیری مجدد
بارگذاری تائید کنندگان
اسلاید 18 :
گزارشات سیستم
مدیریت مصوبات
1 . گزارش کامل از سامانه مصوبات
2 . گزارش درخواستهای طرح پیشنهاد
3 . ابلاغ های معوق در سامانه
4 . کلیه ابلاغ ها به تفکیک کار گروه
5 . گزارش آماری به تفکیک هر فرم
