بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
ارتباط
پیام دهنده / منبع : برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
گیرنده پیام / مخاطب: شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
اصل پیام / محتوی پیام: منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست ویا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
اثر پیام / بازخورد: در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.
اسلاید 2 :
رعايت سطوح مكاتبات اداري
1- تفويض اختيار
2- چارت سازماني
اسلاید 3 :
زمانبندي پاسخ به نامه ها
عادي : 7 روز كاري
فوري: 48 تا 72 ساعت
خيلي فوري: 24 ساعت
آني: بلافاصله اقدام و پاسخ داده شود.
تعطيلات جزو زمان مذكور به حساب نمي آيد.
اسلاید 4 :
عنوان نامه
نام و نام خانوادگي كامل باشد.( بخصوص براي ابلاغ ، تذكر يا تشويق )
شماره نظام پزشكي براي پزشكان قيد شود.
جناب آقاي / سركار خانم.
رياست ، مديريت ، معاونت غلط است مگر اينكه نام اشخاص ثبت نشده باشد.
در عنوان گيرنده نامه كلمه محترم در جاي مناسب قرار گيرد .
در نظر گرفتن سطح و سلسله مراتب ( زيرمجموعه ، هم رده ، مافوق) و نوع نامه ( غيبت يا تذكر )
اسلاید 5 :
شروع نامه
با سلام ، با سلام و احترام مگر در شرايط تذكر شديد
مقام بالاتر : به استحضار مي رساند
همتراز : به اطلاع مي رساند
پايين تر: ابلاغ مي گردد
عطف / بازگشت / در پاسخ : در پاسخ به نامه
پيرو : اشاره به نامه قبلي يا نامه بالا دستي
به تاريخ / مورخ (در مورخ يا در مورخه غلط است)
اسلاید 6 :
درخواست انجام كار:
بالاتر : به استحضار مي رساند
همتراز يا پايين تر: به اطلاع مي رساند.
ارسال پيوست :
مقام بالاتر: تقديم گردد يا ايفاد مي گردد.
پايين تر يا همتراز: ارسال مي گردد.
اسلاید 7 :
رعايت فونت مناسب :
عنوان : 2 Titr 12
متن: 2Mitra 14
اصل امضاء:
همه دعوتنامه ها ، تشويق نامه ها بايد اصل امضاء داشته باشد.
مكاتبه با سازمانهاي بيروني ، بايگاني ، انتصابات ، اسناد مالي و حقوقي و صورتجلسات بايد اصل امضاء را داشته باشد.
امضاء از طرف:
با رعايت سطح بندي و تعريف شده باشد.
اسلاید 8 :
گيرندگان نامه بر حسب شرايط و مقام مافوق بايد تفكيك شده باشند.
براي مقامات همتراز يا زيرمجموعه مي توان از يك نامه كلي استفاده كرد.
رعايت نقطه گذاري : نقطه ، ويرگول ، كاما نقطه
اعداد:
تاريخها به عدد
مبالغ : به عدد مگر اينكه اعداد خيلي بزرگ باشند
اسلاید 9 :
در پاسخ به نامه هاي ارجاع شده بايد پاسخ به صورت پيشنويس ارسال گردد.
تقاضا ، دستور ، اطلاع رساني يا گزارش ، تشويق يا تنبيه بايد دقيق و كامل باشد.
دعوتنامه :
تاريخ ، ساعت و مكان بدون ابهام باشد.
موضوع جلسه و دستور جلسه تا حد امكان مشخص باشد.
در نامه هاي اداري سربرگ اداره يا مهره اداره وجود داشته باشد.
اسلاید 10 :
پيوستها:
در پيوستهاي متعدد بايد به برحسب عنوان چيده شوند.
تعداد پيوستها در متن نامه اشاره شود.
هامش نامه :
امضاي بدون اسم يا پاراف بدون اسم اعتبار ندارد.
اقدام صريح نوشته شود و فاقد كلمات مبهم باشد.
متن نامه :
مقدمه داشته باشد.
هدف نامه مشخص باشد.
در متن نامه از علامت تعجب استفاده نشود.
