پاورپوینت اتوماسیون اداری

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

اتوماسيون اداري

اسلاید 2 :

تعريف
اتوماسيون اداري مكانيزمي است در راستاي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از موارد ذيل:

گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان.
حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداري.
بهبود ارتباطات درون سازماني.
جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده.
اعمال كنترل مناسب بر كاربران.
پاسخگويي سريع و به موقع به مراجعان.
ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات.
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 3 :

اهداف
ايجاد تحول در نظام اداري و خدمت رساني.
حذف مكاتبات كاغذي و انجام به صورت مكاتبات الكترونيكي(paperless).
حذف بايگانيهاي كاغذي و ايجاد بايگاني الكترونيكي .
حذف كارتابل مديران و جايگزيني كارتابل الكترونيكي.
تبادل الكترونيكي نامه ها و حذف نامه رسانها.
افزايش سرعت پاسخگويي به ارباب رجوع.
كاهش چشمگير هزينه ها.
ارتقاء فرهنگ كار با كامپيوتر توسط كاركنان.
امكان تبادل نامه هاي الكترونيكي با ساير ادارات خارج از سازمان.
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 4 :

فرآيند
پياده سازي سيستم
اتوماسيون اداري
شروع

اسلاید 5 :

فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران
مجموعه هاي مختلف صنعت نفت كه به سيستم اتوماسيون اداري مجهز هستند

اسلاید 6 :

رشد سيستم گردش مكاتبات مكانيزه در برنامه چهارم توسعه نسبت به برنامه سوم توسعهدر ستاد وزارت نفت و ستاد شركت ملي نفت ايران

اسلاید 7 :

طرح در دست اجرا اتوماسيون اداري شركت ملي نفت ايران
ارتباط بين دفاتر به جهت ارسال و دريافت مكاتبات و فرمهاي
در گردش سازمان از طريق سيستم مكانيزه يكپارچه
اتوماسيون اداري در داخل صنعت نفت
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 8 :

هدف اتوماسيون اداري شركت ملي نفت در آينده نزديك
امكان تبادل نامه هاي الكترونيكي با ساير ادارات خارج از
صنعت نفت
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 9 :

عمده اقدامات انجام شده در يك سال گذشته
راهبردي:

اجراي بندهاي مطرح شده در طرح اتوماسيون اداري.
ابلاغ به تمامي مجموعه ها براي مجهز شدن به سيستم سازمان الكترونيك، استفاده از كارتابل الكترونيك و چرخه پاراف نامه صادره. ( ابلاغ به امضاي وزير محترم نفت به تمامي زير مجموعه صنعت نفت )
الزام نسبت به حذف گزارشات حجيم كاغذي و جايگزيني آن با فايلهاي كامپيوتري.
پيگيري روند اجراي كار در تمام زيرمجموعه هاي صنعت نفت و برگزاري جلسات دوره ايي با چهار شركت اصلي در اين خصوص.
نظرسنجي حضوري و بررسي مسائل و مشكلات با حضور در واحدهاي مختلف.
بررسي كمي و كيفي از رضايت كاربران و ارباب رجوعان.
بررسي و ارزيابي نرم افزارهاي آرشيو و انتخاب يكي از آنها.
نظام مند نمودن روشها و ساز و كارها در زمينه فرآيند اتوماسيون اداري.
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 10 :

عمده اقدامات انجام شده در يك سال گذشته
برگزاري جلسات متعدد با شركتهاي مختلف.
بازديد از مكانهاي عملياتي شده.
جمع آوري اطلاعات براي بروز كردن سايت.
انجام اقدامات براي راه اندازي فاكس در دفاتر مختلف.
انجام اقدامات لازم براي راه اندازي پروتكل ECE .
راه اندازي BACKUP با استفاده از ARCHIVE MODE .
ايجاد HELP DESK .
برگزاري سمينارهاي آموزشي ( دبيرخانه – كارتابل الكترونيك ) در دو روز از هر هفته.
استقرار كارشناسان اتوماسيون اداري در واحدها براي پاسخگويي حضوري به سؤالات كاربران در مدتهاي متوالي و اطلاع رساني قبل از آن.
تهيه فرمهاي سطح دسترسي كاربران براي ايجاد در سيستم و تهيه فرمهاي نمونه امضاء، حضور در سمينار، پيشرفت كار، آموزشهاي مختلف كاربري سيستم و صورتجلسه چهار صفحه ايي.
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 11 :

عمده اقدامات انجام شده در يك سال گذشته
نظارت هاي دوره ايي توسط مسؤل گروه و كارشناسان گروه.
ثبت تمامي رخدادها در سيستم.
دريافت پيامها و ارجاع كارها از طريق سيستم مكانيزه.
پاسخگويي به كاربران سيستم به صورت ONLINE .
اطلاع رساني هاي دوره ايي به كاربران جهت استفاده بهينه از سيستم.
برگزاري جلسات متعدد جهت بررسي اصل بودن مكاتبات در واحدهاي اصلي جهت ابلاغ به تمامي زيرمجموعه ها.
مستند كردن تمام فرآيند ها و فعاليتهاي انجام شده در زمينه اتوماسيون اداري.
فراگيري آموزشهاي لازم دوره هاي راهبري توسط كارشناسان اين گروه.
اقدامات انجام شده در خصوص ايجاد كد در سيستم جامع پرسنلي، بدين منظور كه آموزش اتوماسيون اداري از آموزشهاي پايه ايي در صنعت نفت محسوب گردد و ابلاغ آن به واحدهاي زيرمجموعه.
برگزاري جلسات ( مشاوره ) با شركتهاي گاز، پالايش و پخش، پتروشيمي.
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 12 :

عمده اقدامات انجام شده در يك سال گذشته
ارتباط بين سيستم اتوماسيون اداري و سيستم جامع پرسنلي.
ارتباط بين سيستم اتوماسيون اداري و سيستم آرشيو.
برگزاري سمينارهاي مختلف جهت آشنايي با سيستم اتوماسيون اداري.
فراهم آوردن گروه هاي كاربري مختلف براي اطلاع رساني هاي كلي به واحدهاي مختلف همچنين برگزاري مسابقات از جمله مسابقات مركز مشاوره صنعت نفت.
تحليل و بررسي نرم افزارهاي مختلف اتوماسيون اداري و كارهاي انجام شده در سازمانهاي مختلف دولتي و خصوصي.
راه اندازي نسخه تحت وب سيستم.
فراهم كردن تجهيزات سخت افزاري مناسب و قوي.
آگاه كردن و اطلاع رساني هاي دوره ايي به كاربران جهت استفاده بهينه از سيستم.
برگزاري جلسات متعدد جهت بررسي اصل بودن مكاتبات در واحدهاي اصلي جهت ابلاغ به تمامي زيرمجموعه ها.
تشويق و ترغيب همكاران جهت كار با سيستم ( فرهنگ سازي )
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران

اسلاید 13 :

عمده اقدامات انجام شده در يك سال گذشته اجرايي :

اجراي تمام بندهاي بخش راهبردي.
امكان سنجي چند شركت، معاونت، مديريت و امور/ واحد.
راه اندازي چرخه پاراف نامه صادره در واحدهاي مختلف.
راه اندازي سيستم تك كاربره محرمانه در 3 شركت.
راه اندازي سيستم سازمان الكترونيك در 15 شركت، معاونت، مديريت و امور/واحد.
راه اندازي پروتكل ECE به صورت آزمايشي در چند شركت، معاونت، مديريت و امور/واحد.
راه اندازي و Convert سيستم قديم به نسخه جديد سيستم.
فن آوري اطلاعات و ارتباطات شركت ملي نفت ايران