بخشی از پاورپوینت
اسلاید 3 :
مدیریت ادعا در پروژه
اسلاید 4 :
ادعا يا Claim در استانداردهاي PMI به اين صورت تعريف شده است:
تقاضائي از سوي يک طرف قرارداد در ازاي وجود دلايلي اصولا صحيح و يا به گمان متقاضي صحيح که معمولا به خاطر اقدامات، دستورات و يا تغييرات اعمالي نامنطبق با مفاد قرارداد پروژه از سوي طرف ديگر قرارداد به وجود آمده و از لحاظ اقتصادي بين طرفين قابل حل و فصل نمي باشد.
به عنوان مثال کارفرما مدعی است که پيمانکار از برنامه اجرائي و پيشرفت مورد انتظار پروژه فاصله قابل توجهي دارد و متناسب با شرايط عمومي و خصوصي پيمان، به دليل تاخير در بهره برداري آتي پروژه ادعاي خسارت مي نمايد. و يا پيمانکار مدعي است وضعيت پيشرفت پروژه همچنان بر اساس برنامه ريزي مصوب اوليه در جريان مي باشد.
در فرآيند مديريت پروژه تعاملاتي في مابين ادعا و تغيير(Change) وجود دارد. در پروژه هاي ساخت، جبران خسارت معمولا از جنس پرداخت هزينه، کلیم مالی، تمديد زمان اجرا و کلیم زمانی يا ترکيبي از هر دو است. وجه تمايز تغيير و ادعا در عدم توافق و اجماع طرفين قرارداد در خصوص درستي يا نادرستي موضوع مي باشد. اگر در خصوص ادعا (که در ابتدا يک Issue محسوب ميگردد) طرفين به اجماع برسند، ادعا تبديل به تغيير(Change order) خواهد شد و در فرآيند مديريت تغييرات پيگيري مي گردد. در غير اينصورت موضوع ادعا در فرآيند مديريت ادعا و در چارچوب ”مذاکره“، ”ميانجي گري“، ”حکميت“ و نهايتا ”دعوي قضائي“ حل و فصل خواهد شد.
يک مثال از تغيير در پروژه : پيمانکار ساختماني به دليل تاخير فراوان پيمانکار نصب مخزن در جريان ساخت(during construction) ادعاي خسارت هزينهاي نموده است. کارفرما با بررسي مستندات ارائه شده توسط پيمانکار و تطابق آنها با مفاد قراردادي، علاوه بر لحاظ متمم هاي هزينه اي، تمديد زماني قرارداد پيمانکار را نيز تاييد مي نمايد.همچنين در فرآيند مديريت پروژه تعاملاتي في مابين ادعا و موضوعات (Issue) وجود دارد.
در ادبيات PMI، موضوع، به مفهوم هر موردي که في مابين برخي از ذي نفعان، محلي از مناقشه بوده و اجماع وجود نداشته باشد تلقي مي گردد. موضوعات حل و فصل نشده مي توانند منبعي براي طرح ادعاهاي آتي قلمداد گردند. کلیم به عنوان يکي از ابزارهاي قراردادي براي حل و فصل موضوعات زمان و هزينه مورد نظر مي باشد.
اسلاید 5 :
انواع ادعاها
ادعاهای پروژه به روش های گوناگونی دسته بندی می شوند. اما یکی از مهم ترین دسته بندی های آن، تقسیم بندی ادعاهای پروژه از دیدگاه مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا می باشد که در این حالت به سه دسته ذیل تقسیم بندی می شوند.
• ادعاهای فنا شونده : ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل بسیار کم است؛ چرا که مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا، از اعتبار کامل و کافی برخوردار نیست.
• ادعاهای به حق : ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل بسیار بالاسات؛ چرا که مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا، از اعتبار کامل و کافی برخوردار است
• ادعاهای مشکوک : ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل مشخص نیست و به نوع مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا، بستگی دارد.
اسلاید 6 :
مدیریت ادعا مشتمل برچهار فرآیند به شرح زیر می باشد :
1-شناسایی ادعا
2-کمی کردن ادعا
3-ممانعت از ادعا
4-راه حل یاتوافق ادعا
اسلاید 7 :
برخی از اقداماتی که در طول فرایند مدیریت ادعا پیشنهاد می گردد به شرح ذیل است:
1-بررسی کامل طرح مورد نظر قبل از مناقصه
2-تخصیص زمان مناسب جهت اجرای پروژه، در نظر گرفتن زمان کوتاه و غیر منطقی برای اجرای پروژه مشکلات زیادی را برای ذی نفعان پروژه به همراه خواهد داشت
3-پس از عقد قرارداد و توافق نامه های پیمان و تشکیل تیم مدیریت پروژه تعهدات، مسئولیتها و اختیارات هریک از ارکان پروژه به صورت موضوعی مشخص و تفکیک شود تا به این صورت محدوده تعریف شده هر یک از ارکان پروژه شفاف و به صورت ساده در دسترس قرار گیرد.
4-شناسایی و پیگیری نیاز ذینفعان
5-استفاده از درس های آموختنی
6-مستند سازی قوی
7-اصلاح سیستم توزیع ریسک بین طرفهای پیمان
8-تبدیل فرهنگ از متهم کردن طرفین به فرهنگ مشارکت
9-استفاده مستمر ومفید از مشاوران حقوقی
10-مذاکرات و جلسات مفید و مستمر طرفین قرارداد قبل وحین اجرا
در واقع با مدیریتی درست مطابق با استاندارد مدیریت پروژه می توان ادعاهای در طول پروژه را به حداقل رساند
اسلاید 8 :
مدیریت دعاوی در پروژهها
از جمله مهمترین مباحث و چالشهایی که روند اجرای پروژهها را تهدید میکند وقوع ادعا در پیمان است. با شناسایی منابع بالقوه بروز دعاوی میتوان دانش صحیحی نسبت به ریسک وقوع آنها پیدا نمود و همین امر موجب افزایش توانایی مدیران پروژه در پیشگیری از بروز دعاوی میشود. در سالهای اخیر افزایش طرحهای عمرانی باعث شده که سیاست گذاریهایی در خصوص نحوه انعقاد قراردادها و اجرای مناسب پیمانها انجام گیرد. از آنجایی که اعتبار این پروژهها از محل منابع دولتی تامین میشود، شرایط حاکم بر این پروژهها تابع قوانین و دستورالعملهایی با مرجعیت معاونت نظارت و راهبردی ریاست جمهوری است. انعقاد قرارداد به صورت سرجمع یکی از قرادادهای جدید است که در پروژههای عمرانی مورد استفاده قرار میگیرد. در این پژوهش پس از بیان انواع ادعاهای رایج در قراردادها، به بررسی موارد ادعایی قراردادهای سرجمع و ارائه راهکارهایی در جهت پیشگیری و مدیریت بهتر آنها پرداخته میشود.
اسلاید 9 :
پروژهها و قراردادهای اجرایی معمولاً در حین اجـرا و انجـام عملیـات، بـه دلایـل مختلفـی بـا ادعـای یکـی از طـرفین قرارداد نسبت به دیگری مواجه میشوند. که در نهایت ممکن است به تعطیلی پروژه، تاخیر در تکمیل آن و یا انجـام پـروژه با هزینهای گزاف بیانجامد. از این رو تهیه و تدوین قراردادی با توجه به شرایط زمانی و اقتصـادی کشـور و در نظـر گـرفتن حق و حقوق طرفین قرارداد از اهمیت بسزایی برخوردار است. مطالعات و تحقیقات گستردهاي بر روی جنبههـای مختلـف مدیریت دعاوی، شیوه مدیران در ارزیابی و سنجش اثربخشی فرایند ادعا و چگونگی پاسخگویی به آن انجام شده است. اساسا بکارگیری کلمه ادعا نوعی واکنش احساسی را به دنبال دارد که در بیشتر مواقع با مفاهیم اتهام و تلافـی همـراه اسـت. این مفهوم هم چنین با نتایجی از قبیل درهم شکستن روابط، تضاد دیدگاهها و نیاز به حکمیت یا تعقیب قضایی همراه اسـت که مجموع این موارد به بروز تاخیر در انجام کار و پرداخت هزینههای گزاف مـیانجامـد.
اسلاید 10 :
ادعاهای متداول در قراردادها
ادعا درخواست کتبی به همراه مدارک پیمان است که به منظور جبران خسارت مالی، زمانی و یا سایر شرایط که از نظر قراردادی موجب اختلاف طرف قرارداد با کارفرما است، طرح میشود. با توجه به تعریف فوق، هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد شود احتمالاً توسط پیمانکار مورد ادعا قرار خواهد گرفت. پیمانکار در زمان انعقاد قرارداد با کارفرما، برای پروژه مورد نظر، هزینهها و سود مشخصی را در مدت زمان معینی پیش بینی میکند. در نتیجه هر عملی ناشی از روند اجرای پروژه، دستورالعملهای ابلاغی کارفرما و ارزش زمانی پول موجب افزایش هزینه، کاهش سود و یا افزایش مدت زمان پروژه است. این به نوبه خود موجب هزینههای اضافی برای پیمانکار میشود. به طبع، شرایط طرح ادعاهایی را از سوی پیمانکار فراهم خواهد کرد.
ادعاهای متعارفی که در قراردادهای پیمانکاری طرح میشود، به طور عمده در یکی از محورهای محدودهای، زمانی، هزینهای و کیفی خواهد بود.
اسلاید 11 :
ادعاهای مربوط به محدوده و شرایط کار
ادعاهای مربوط به محدوده و شرایط کار، دعاویای هستند که در آن کارفرما یا پیمانکار بدلیل اختلاف نظر در خصوص محدوده و شرایط واقعی پروژه و اختلاف آن با محدوده مورد توافق در زمان انعقاد قرارداد، ادعای افزایش یا کاهش محدوده و دستور کار پروژه را مینمایند. این افزایش یا کاهش محدوده کار، خواسته یا نا خواسته به افزایش یا کاهش زمان و هزینه پروژه میانجامد.
ادعاهای زمانی
ادعاهای زمانی، دعاویای هستند که طی آن کارفرما یا پیمانکار بسته به شرایطی که با آن مواجه شده است، تقاضای تجدید نظر در مدت زمان قرارداد را داشته و به اصطلاح خواستار توسعه زمان قرارداد میشود. این نوع ادعا میتواند از سوی هر یک از طرفین قرارداد اعم از کارفرما یا پیمانکار صورت گیرد.
ادعاهای هزینهای
ادعاهای هزینهای، دعاویای هستند که در آن کارفرما یا پیمانکار به دلیل نقص عملکرد طرف مقابل یا به شکل قهری و به دلیل تغییر شرایط محیط متضرر شده و تقاضای جبران خسارت میکند.
اسلاید 12 :
ادعاهای کیفی
ادعاهای کیفی دعاویای هستند که در آن یکی از طرفین نسبت به کیفیت عملکرد طرف مقابل معترض میشود. به عنوان مثال، کارفرما مدعی میشود که پیمانکار، کار را با کیفیت مندرج در قرارداد به انجام نرسانده است یا پیمانکار مدعی میشود که امکانات و تجهیزاتی که از سوی کارفرما در اختیار پیمانکار قرار گرفته ، کیفیت و کارایی مورد توافق در قرارداد را ندارد.
در پروژههای عمرانی دولتی با توجه به تنظیم شیوه نامههای قراردادها و دستور العملها از ناحیه کارفرما، برخی از حقوق مجری یا پیمانکار نادیده گرفته میشود که همین موضوع باعث ایجاد بخش عمدهای از ادعاهای پیمانکاران این پروژهها است. ادعاهایی که در جریان انجام یک پروژه مطرح میشود بسته به جایگاه مدعی متفاوت خواهد بود. بررسی دعاوی پیش آمده نشان میدهد که پیمانکاران به دنبال طرح دعاوی مالی بوده و کارفرماها بیشتر مطرح کننده دعاوی کیفی و زمانی هستند از این رو نگارش شیوه نامه قرارداد و دستوالعمل اجرایی به همراهی وکلا و نمایندگان پیمانکاران و تدوین روشی مناسبتر به منظور جبران خسارات احتمالی.
موجب کاهش این ادعاها شده و از تضعیع حقوق طرفین قرارداد پیش گیری خواهد نمود. نگارش صحیح متن قرارداد که تنها مرجع قانونی مورد استناد است و برگزاری جلسات مشترک به منظور بازخوانی و رفع ابهامات طرفین و تهیه مستندات لازم از این جلسات و دستورات تغییرات اجرایی میتواند نقش بسزایی در کاهش اختلافات داشته باشد. افزودن پیشنهاد مدت زمان انجام پروژه به اسناد مناقصه و بررسی علمی و منطقی مدت زمانهای پیشنهاد شده به همراه مبلغ مورد مناقصه راهکاری مناسب درجهت کاهش ادعاهای زمانی خواهد بود و همچنین تقبل ریسک تغییرات قیمت از سوی کارفرما به عنوان رکن اساسی در قرارداد، میتواند شرایط ایمنی را برای پیشنهادات پیمانکاران فراهم کند و تا حدودی در کاهش قیمت پیشنهادی موثر خواهد بود. تغییر نگرش تقابل به همکاری بین ارکان مدیریتی یک پروژه و ایجاد رویهای مشارکتی در پذیرش تعهدات اجرایی یک طرح از ابتدا تا به انتها، میتواند از ایجاد تنشها و بهبود روند اجرایی طرح موثر واقع شود.
اسلاید 13 :
عوامل بروز اختلافات و دعاوی
به طور کلی میتوان مهمترین عوامل بروز اختلافات و دعاوی در قراردادهای عمرانی را به ترتیب زیر تقسیم کرد.
انتخاب نوع قرارداد
مطالعات اولیه ناقص
اشتباهات و نواقص طراحی
عدم درک صحیح از مفاد قرارداد
تغییرات
تأخیرات
زمینه اعمال هرگونه فعالیت مرتبط با مدیریت دعاوی در چارچوب قرارداد فیمابین است.
مدیریت دعاوی شامل اقدامات زیر است.
شناسایی فعال و به موقع موارد دعاوی
اعمال بهینه دعاوی
جلوگیری و مقابله با اعمال دعاوی
وظایف مدیریت دعاوی در مراحل مختلف اجرای طرح را میتوان به ۳ بخش اصلی تقسیم کرد.
پیشگیری
شناسایی
پیگیری
اسلاید 14 :
پیشگیری از بروز دعاوی
پیشگیری از ادعا شامل اقداماتی است که از اولین تماس با کارفرما تا زمان عقد قرارداد با آن انجام میپذیرد.
طراحی مفاد پیمان
مدیریت فعال عوامل محیطی
تجزیه و تحلیل سیستماتیک ریسک
سازماندهی صحیح و شفاف پروژه
تدوین برنامههای واقعگرایانه زمانبندی و اجرای پروژه
اسلاید 15 :
گامهای فرآیند مدیریت دعاوی به شرح زیر میباشند:
مقایسه برنامه اصلی و اولیه پروژه (Plan) با برنامه واقعی پروژه (Actual)
ایجاد مسئله (Issue) در صورت وجود مغایرت بین Actual و Plan
بررسی Issueهای ایجاد شده در جلسه حل اختلاف با حضور طرفین
در صورت توافق طرفین در مورد Issue، تبدیل آن به تغییر (Change) و اضافه نمودن آن به قرارداد به عنوان الحاقیه (Addendum)
در صورت عدم توافق طرفین در مورد Issue، تبدیل آن به دعوی (Claim) و شروع فرآیند مدیریت دعاوی
ترجمه Claim به هزینه با توجه به موارد زیر:
هزینه مستقیم ایجاد شده توسط Claim
هزینه تاخیر زمانی ایجاد شده توسط فعالیت مورد Claim
هزینه تاخیر زمانی کلی ایجاد شده در طول پروژه به واسطه موضوع Claim
هزینه ایجاد شده توسط فرآیند مدیریت Claim (منابع و زمان)
ارسال پرونده Claim همراه با مکتوبات و مستندات کافی به دفتر حقوقی پروژه
اسلاید 16 :
پاد دعوی
همیشه این امکان وجود دارد که خود ما مورد Claim واقع شویم، بنابراین یک مدیر پروژه هوشمند می بایست همواره آمار تمامی Claimهای پروژه را تا انتهای مرحله شش فرآیند داشته باشد اما از طرح آنها تا زمانیکه بتواند از آنها به عنوان Cross Claim استفاده نماید خودداری کند. Cross Claim یک روش مرسوم و متداول در مدیریت پروژه برای مقابله با Claimهای مطرح شده میباشد. در نهایت کلیه Claimها می بایست در انتهای پروژه و قبل از پرداخت آخرین صورت وضعیت مورد بررسی قرار گیرند.
فرآیند مدیریت دعاوی پروژه در PMBOK
در PMBOK به دلیل تفکر خطی آن و همچنین منحصر کردن موضوع Claim به مبحث ساخت، فرآیندی برای تولید Claim پیشنهاد نشده است اما چهار گام کلی برای فرآیند مدیریت دعاوی به شرح زیر معرفی شدهاست.
شناسایی Claim
کمیت یابی Claim
پیشگیری از Claim
تحلیل Claim
ضعف PMBOK عدم استفاده از برنامه پروژه تا مرحله سه و صرفاً اکتفا به قرارداد به عنوان منبع دعوی میباشد. در صورتیکه یک برنامه درست پروژه در برگیرنده کلیه بندهای قرارداد نیز میباشد و استفاده از آن برای طرح دعوی عملی تر میباشد.
اسلاید 17 :
فرآیند مدیریت دعاوی پروژه در Primavera
در برخی از ویرایشهای نرمافزار پریماورا (Primavera) ابزاری به نام Claim Digger معرفی شدهاست. این ابزار به مدیران پروژه این امکان را میدهد که بتوانند در کمترین زمان و با بالاترین دقت کلیه Claimهای بالقوه و ایجاد شده در پروژه را شناسایی نمایند. وجود Claim Digger در نرمافزار P5 باعث برتری نسبی این نرمافزار نسبت به ویرایشهای دیگر پریماورا و نرمافزار MSP گردیده است.
اسلاید 18 :
دعوی یاب
نرمافزار دعوی یاب یا Claim Digger ابزاریست که بوسیله آن میتوان یک پروژه در حال انجام را با برنامه اولیه آن ویا با وضعیت پیشرفت آن در هر یک از دورههای گزارشگیری مقایسه و تغییرات را پایش (Monitor) نمود. این مقایسه بر حسب نوع نیاز میتواند هم در سطح پروژه و به صورت کلان و هم در سطح ریزترین بخش هر پروژه که همان فعالیتها میباشند صورت گیرد. این برنامه گزینههای بسیار متنوعی را به منظور شناسایی تغییرات ایجاد شده در پروژه و فعالیتها در اختیار مدیران پروژهها به منظور اتخاذ تدابیر صحیح قرار میدهد.
که از جمله مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره نمود :
شناسایی تغییرات زمانی پروژه و فعالیتها .
شناسایی تغییرات در توالی انجام فعالیتها .
شناسایی تغییرات ایجاد شده در ساختار شکست کار پروژه (WBS).
شناسایی تغییرات بودجه بندی پروژه.
شناسایی فعالیتهای حذف یا اضافه شده به پروژه در طول کار.
شناسایی تغییرات مخارج و هزینههای منابع پروژه و فعالیتها.
شناسایی تغییرات میزان مصرف منابع در طول پروژه.
شناسایی تغییرات نحوه انجام فعالیتها توسط منابع تخصیص داده شده در طول پروژه.
شناسایی تغییرات مربوط به تاریخهای برنامهریزی شده انجام پروژه و فعالیتها.
مقایسه درصدهای پیشرفت زمانی، فیزیکی و هزینهای پروژه و فعالیتها.
خروجی این نرمافزار نیز به گونهای طراحی گردیده است تا امکان ویرایش و طبقهبندی گزارشها متنوع و سفارشی توسط کاربر را فراهم آورد.
اسلاید 19 :
پروژه عمرانی طرح تملک داراییهای سرمایهای، به دلیل آنكه تأمین مالی آنها از منابع دولت صورت میگیرد و كارفرما نیز به عنوان ركنی با اختیارات مشخص تعریف شده است، از شرایط خاص برخوردار بوده و با طرح غیر آن یا طرحهای خصوصی بسیار تفاوت میكند. شرایط آن در موقعیتهای مختلف به صورت قوانین و بخش نامههایی با مرجعیت سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور قضاوت شده است. وجود اركان مختلف و پروژههای بزرگ چهارعاملی با مدیریتها و روشهای مختلف برای انجام وظایف محوله در اجرا تا به اتمام پروژههای مذكور ایجاب میكند تا كارفرما وظایف، تعهدات، شرایط و قوانین حاكم بر قرارداد را به دقت آگاه شود و در چهارچوب آنها اقدام نماید.
عموماً به دلیل آنكه اركان پروژه نسبت به شرایط، تعهدات و قوانین حاكم بر قرارداد به صورت كامل آگاه نبوده یا مطابق آنها اقدام نمیكنند، مشكلاتی در حین اجرا و عموماً در پایان پروژهها اتفاق میافتد كه توافق در راه حل قطعی آنها پیچیده و گاهاً غیر ممكن شده و عموماً پیمانكار پروژه بخشی از بهای كاركرد خود را دریافت نمیكند یا آنكه كارفرما بهای بیشتری از كاركرد حاصل شده در مقدار یا كیفیت را پرداخت میكند و بعضاً نیز كار پروژه به صورت كامل به انجام نمیرسد.
مدیریت ادعاها را همانند دیگر حوزههای مدیریت پروژه به صورت مستقل و جدای از حوزههای دیگر نمیتوان بررسی كرد. بلكه این حوزه در ارتباط با دیگر حوزهها از جمله مدیریت زمان، تداركات، ریسك است. مدیریت ادعاها مشتمل بر چهار فرآیند به شرح زیر است.
Claim Identification
Claim Quantification
Claim Prevention
Claim Resolutionn
اسلاید 20 :
با بررسی و تحلیل دقیقتر موضوع و در راستای پاسخ نیازهای تمامی اركان پروژه میتوان فرآیندهای مورد نیاز مذكور را به صورت زیر اصلاح كرد؛ اجرایی شدن آنها در هر یك از اركان پروژه به شكل گیری و اقدام در چهارچوب وظایف، تعهدات، مسئولیتها و اختیارات خود بسیار كمك نموده و نهایت در هدایت و اتمام موفقیت آمیز پروژه بسیار مؤثر واقع خواهد شد.
مرحله برنامه ریزی ادعا به دو بخش دریافت یا ایجاد ادعا (Claim Generating) و پیشگیری از ادعا (Claim Prevention) تقسیم میشود كه با توجه به موقعیت هر یك از اركان پروژه در هر موضوعی به صورت تحكیم انجام به موقع و با كیفیت تعهدات خود و دیگر اركان تعریف میشود. نتایج حائز اهمیت از اجرای مراحل فوق الذكر آن است كه در مواقعی كه احتمال وقوع شرایط از پیش تعیین شده تعهد شده توسط هر یك از اركان پروژه ضعیف یا غیر محتمل میشود، ركن مربوطه به صورت شفاف و بر پایه واقعیتها موضوع را طرح و برنامه ریزی پروژه بر اساس شرایط جدید انجام و جبران یا به روزآوری میشود
در حالی كه مواضع عدم توافق و چالش كه با عوامل غیر واقعی نیز پیچیدهتر میشود، برنامه ریزی ادامه اجرای پروژه را با عدم قطعیتهای بسیار و به دور از واقعیت و گاهی در جهت تأمین منافع یك یا تعداد قلیل ی ازاركان پروژه فارغ از توجه مؤثر به منفعت پروژه مواجه میسازد. شایان ذكر است كه ادعا را از تغییر در شرایط اجرای پروژه جدا دانست به دلیل آنكه تغییر در شرایط اجرا با توافق همراه است. در حالی كه در ادع توافق وجود ندارد. البته اگر برای شرایط تغییر در پروژه رویه توافق شدهای وجود نداشته باشد یا بر اساس رویه توافق شده اقدام نشود، علی رغم توافق در انجام تغییر در شرایط اجرا، چگونگی یا میزان پرداخت یا كسر بهای مربوطه میتواند موردی برای ادعا باشد.
