بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
فصل ششم حسابداری مواد و بهای تمام شده آن
هدف کلی فصل:آشنایی با روند کنترل ورود (خرید )و خروج (مصرف) مواد و چگونگی تاثیر آن بر بهای تمام شده کالا در موسسات تولیدی
اسلاید 2 :
گفتار 1:خرید مواد
هدف:انتظار می رود پس از مطالعه این گفتار بتوانید:1- سه نوع فرم مربوط به نگهداری اطلاعات سفارش و خرید موادرا مشخص کنید.
2-اطلاعاتی را که در هر یک از فرم های مربوط به سفارشو خرید مواد ثبت شده است،مشخص کنید
اسلاید 3 :
حسابداری مواد برای موسسات تولیدی معموالا" با دو فعالیت اصلی ارتباط می یابد:خرید مواد و وصرف آن در جریان تولید.معمولا" خرید مواد در موسسات تولیدی از طریق واحدی تحت عنوان «کار پردازی»،«تدارکات»،«واحدخرید»
یا نامهای مشابه انجام می سود . در صورتی که چنین واحدی هم وجود نداسته باشد در اکثر موارد فرد خاصی مسولیت خرید مواد را به عهده می گیرد . واحد خرید عهده دار سفارش مواد اولیه و ملزومات مورد نیاز تولید است.
اسلاید 4 :
فرم درخواست خرید:
این فرم یک سند مکتوب است که معمولا" افراد درگیردر خط تولید و نیازهای آن یا مسئولین انبار شرکت به کمک این فرم نیاز به تامیین مواد اولیه را به اطلاع واحد خرید و سفارشات می رسانند . مثلا" فرض کنید در اول خرداد ماه ،مسول انبار مواد به دلیل نیاز خط تولید و کمبود ماده الف سفارش برای خرید 45 واحد از این ماده با شماره شناسایی (یا کد) 42-11 صادر می کند
اسلاید 5 :
در شرایطی که نوع خاصی از مواد اولیه با قیمتهای نسبتا" ثابت و از منابع معیین خریداری می شود می توان از سفارش دهنده انتظار داشت که اطلاعاتی در مورد بهای هر واحد از مواد درخواستی را نیز در فرم درج نماید اما در اغلب موارد این کار انجام نمی شود و ضرورتی ندارد که مثلا" کارکنان خط تولید یا انبار از بهای تمام شده هر واحد مواد(یا به تعبیری قیمت آن)آگاه باشند. در صورتی که مواد مورد سفارش باید ظرف مدت معینی حتما" به انبار شرکت برسد ،لازم است اطلاعاتی را در مورد مهلت تهیه مواد نیز به واحد خرید داده شود و برای این کار در فرم سفارش مواد باید جای خاصی در نظر گرفته شود.
اسلاید 6 :
واحد متقاضی مواد یا مسئول انبار شرکت پس از پر کردن فرم درخواست خرید مواد آنرا برای واحد خرید یا تدارکات ارسال می کند.
اگر چه فرم درخواست مواد ممکن است در شرکت های مختلف به اشکال متفاوتی چاپشود اما در هر حال حاوی پاره ای اطلاعات به شرح زیر است:
شماره سریال چاپ شده از قبیل:برگه در خواست خرید غالبا" دارای شماره مسلسل از پیش چاپ شده هستند . این کار کنترل و پی گیری درخواست ها را تسهیل می کند .
اسلاید 7 :
نام واحد یا فرد درخواست کننده مواد
مقدار مورد درخواست
مشخصات کالای مورد سفارش (و در صورت امکان کد محصول)
در صورت لزوم و امکان ستونهای برای بهای هر واحد و جمع بهای مواد مورد درخواست که در برخی موارد توسط واحد خرید یا تدارکات ،ارقام مربوطه در این ستونها درج می شود.
اسلاید 8 :
معمولا" این فرم در دو نسخه تهیه می شود که نسخهع اول آن برای واحد خرید مواد یا تدارکات ارسال می شود و کپی آن نزد واحد یا فرد درخواست کننده جهت پی گیری های بعدی باقی می ماند.
اسلاید 9 :
فرم سفارش مواد
در صورتی که فرم درخواست خرید مواد از طرف متقاضی تکیل و به واحد تدارکات یا خرید ارسال شود ،این واحد با تکمیل فرم دیگری فرایند سفارش مواد مورد نیاز را آغاز می کند .
برگه یا فرم سفارش مواد ،یک سند مکتوب است که طی آن از فروشنده مواد درخواست می شود تا کالای معینی را براساس بهای توالفق شده برای شرکت ارسال کند . در اغلب موارد شرایط حمل و مهلت آن یا اطلاعاتی در مورد نحوه پرداخت و مبلغ مربوطه نیز در فرم درجمی شود . و اصل شدن برگ سفارش مواد بدست فروشنده در حکم مجوزی برای ارسال مواد مورد نیاز و صدور صورت حساب آن است.
اسلاید 10 :
در صورتی که شرکت بخواهد کنترل کافیبر نحوه سفارش و خرد مواد داسته باشد باید فرم های سفارش مواد دارایشماره مسلسل از پیش چاپ شده باشد تا امکان پی گیری و کنترل مواد سفارش شدهو تطبیق آنهابا صورتحسابهای فروشندگان و مواد واصله به انبار نیز وجود داشته باشد . یک فرم سفارش مواد معمولا" شامل اقلام اطلاعاتی زیر است ،اگر چه امکان دارد درشرکت های مختلف شکل این فرم با یکدیگر تفاوت داشته باشد:
اسلاید 11 :
نام و آدرس شرکت (متقاضی یا سفارش دهنده)
شماره سریال از قبیل چاپ شده
نام فروشنده (و در صورت امکان آدرس او)
تاریخ سفارش و مهلت ارسال کالا
شرایط حمل و شرایط پرداخت بهای مواد
شرح و مقداغر و در صورت امکان و لزوم،بهای مواد مورد سفارش و کد آن.
اسلاید 12 :
تعداد نسخ این فرم بسته به ضرورتو کامل بودن نظام اطلاعاتی هر موسسه تفاوتدارد و میتواند بین سه تا پنج نسخه در تغییر باشد . مثلا" فرم نمونه زیر در 5 نسخه تهیه می شود که در نسخه اول آن برای فروشنده ارسال می شود ،دو نسخه از آن در دپارتمان یا واحد تدارکات باقی می ماندکه بعدا"نسخه ای از آن به واحد حسابداری ارسال می شود و دو نسخه بقیه به ترتیب برای انبار و بخش تحویل گیرنده اولیه مواد ارسال می شود.
اسلاید 13 :
نمونه فرم در خواست خرید کالا
نسخه دوم : انبار
اسلاید 14 :
شرکت سفارش گیرنده در صورت صحت اطلاعات مندرج در فرم نسبت به ارسال مواد مورد سفارش برای شرکت سفارش دهنده و صدور صورتحساب اقدام می کند.
انبارشرکت پس از دریافت نسخه ای از فرم سفارش مواد آن را با برگ درخواست خرید مربوطه تطابق داده و درخواست خرید را در پرونده در خواست های در دست اقدام قرار می دهد و در ضمن نسبت به باز کردن فضای فیزیکی لازم برای جا ی دادن مواد مربوطه اقدام می کند.
اسلاید 15 :
واجد تحویلداری شرکت نیز به هنگام وصول مواد،اطلاعات مندرج در فرم سفارش را با مواد ارسال شدهتوسط فروشنده مطابقبت می دهد.
حسابداری شرکت نیز اطلاعات مندرج در صورتحساب فروشنده را با ااطلاعات فرم سفارش مواد مربوطه و برگ رسید انبار (که بعدا" درباره آنتوضیح داده می شود)تطبیق می دهد.
اسلاید 16 :
« نمونه فرم سفارش مواد»
اسلاید 17 :
شرکت آلفا شماره :179234
تهران خیابان وفایی شماره 170
برگ سفارش مواد
اسلاید 18 :
فرم رسید انبار (رسید کالا)
هنگامی که کالای مورد سفارش توسط فروشنده مربوطه ارسال می شود واحد تحویل کالا مسئول باز کردن بسته بندی های مربوطه و تحویل گرفتن مواد مورد درخواست و صدور فرم رسید انبار است .در این هنگام باید دقت شود که نوع کالا و شرایط فیزیکی حاکم بر آن مطابق با سفارش شرکت است و در صورت تطابق شرایط ، نسبت به تحویل کالا و صدور فرم رسید کالا اقدام می شود .
اسلاید 19 :
در هر حال باید توجه شود که اگر تحویل گیرنده اولیه مواد در خواستی کسی غیر ازکارکنان انبار(و در مثال ما واحد تحویل )باشد . باید کپی سفارش مواد که تعوسط دایره خرید برای وی ارسال می سود فاقد رقم مقدار فیزیکی کالا باشد و تحویل گیرنده فقط مسئول بررسی سلامت کالا،تطابق آن با نوع مواد در خواستی و نهایتا"شمارش آن باشد و مقادیر شمارش شده رادر فرم تحویل مواد یا رسید انبار درج کند. این روش امکان برقراری کنترل بیشتر بر تطابق واقعی مقادیر مواد در خواستی و مواد تحویل گرفته شده را فراهم می آوردو در مواردی که واقعی مقادیر درخواستی و مواد تحویل گرفته شده گرفته شده را فراهم می آورد
اسلاید 20 :
مواردی که تشخیص سلامت مواددر یافتی یا تطابق آن با شرایطمواد سفارش شده شرکت امری تخصصی و خارج از توانایی پرسنل تحویل مواد باشد . کارکنان آزمایشگاه شرکت نسبت به بررسی صحت شرایط حاکم بر مواددر یافتی اقدام و نتیجه آزمایش خود را به واحد (تدارکات)ارسال می کنند.
اگر چه فرم رسید انبار (یا تحویل کالا) در شرکتهای مختلف اشکال متفاوتی دارد اما در هر حال باید حاوی اطلاعات اساسی زیر باشد:
