بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
انگیزش( از مفاهیم تا کاربرد )
بسم الله الرحمن الرحیم
اسلاید 2 :
تعریف انگیزش
محصول تعامل میان فرد و وضعیت است.
تلاش
اسلاید 3 :
مقدمه
پیشرفت فناوری و دنیای رایانه با سرعت غیر قابل تصور آن از یک سو و توقعات و نیازهای روز افزون مشتریان و ارباب رجوع در محیط های اداری از سوی دیگر سازمان ها را مجبور به استفاده از روش های سریع تر و ساده تر برای انجام عملیات روزمره کرده است.
اسلاید 4 :
همچنین امروزه محيطهاي كسب و كار با چالشهاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، نياز به ارتباط بيشتر با واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت كارها مواجه اند. مديران سازمانها نياز دارند كه با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند.
تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دورههاي كاري فشرده به اندازهاي افزايش پيدا ميكند، كه انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشكلات زيادي همراه شود.
اسلاید 5 :
برخی مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی
نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است؛ کنترل، دقت، سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.
مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف موجب ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف می شود.
امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها
استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی
احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ..
اختصاص فضای زیاد برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها
اسلاید 6 :
برخی مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذی
طولانی شدن فرآیند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی)
هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها
نداشتن آمارهای دقیق و به هنگام و در نتیجه برنامه ریزی نامطمئن
عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت مستمر
اسلاید 7 :
در نتیجه با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمان ها براي از دست ندادن يكي از مهمترین منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعاتِ موجود در اطراف خود استفاده بهينه كنند و با پردازش مناسب، اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان عرضه كنند.
به همين جهت، بحث سيستم هاي اتوماسيون اداري كه نوعي از انواع سيستم هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي يابد.
اسلاید 8 :
سيستم هاي اتوماسيون اداري
سيستم هاي اطلاعاتي هستند كه مكاتبات اداري را به صورت كتبي ، شفاهي ، يا ويدئويي ايجاد نموده ، پس از ذخيره سازي ، اصلاح و نمايش ، آنها را انتقال مي دهند .
امروزه سيستم هاي اداري، سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است.
اسلاید 9 :
تاريخچه توسعه تكنولوژي در امور دفتري از دیدگاه مِير(Meyer) :
دهه 1870: پيدايش ماشين تحرير سرعت انتقال پيام را افزايش مي دهد اما تهيه نسخ متعدد هنوز با مشكل روبرو است.
دهه 1920 : با اختراع تلفن ارتباطات محلي و جهاني به صورت آني و فوري وارد مرحله جديدي مي شود . در واقع اين دهه ، شروع مخابرات مي باشد.
دهه 1930 : استفاده از مديريت علمي براي تحليل و اصلاح امور اداري به شكلي منطقي كه در واقع شكل ابتدايي براي تجزيه و تحليل سيستمها است ، مطرح گرديد.
دهه 1940 : تكنيكهاي رياضي ( تحقيق در عمليات ) در خلال جنگ جهاني دوم براي فرايند تصميم گيري ابداع شد.
اسلاید 10 :
دهه 1950 : ساختن ماشين فتوكپي براي توليد مستندات ارزان و سريع ، پردازش با حجم زياد را سرعت بخشيد.
دهه 1960 : ظهور سيستم هاي اطلاعات مديريت(MIS) زمينه را براي مكانيزه نمودن امور دفتري فراهم مي كند.
دهه 1970 : شبكه هاي مخابراتي ، ارتباطي راه دور ارتباط بين دو سيستم كامپيوتري فراهم مي كند . با پيدايش كامپيوترهاي شخصي ، گرايش براي انجام عمليات كامپيوتري توسط اشخاص فراهم مي شود و زمينه مكانيزه نمودن امور اداري فراهم مي گردد.
اسلاید 11 :
دهه 1980: با بوجود آمدن سيستمهاي مكانيزه اداري ، داده ها ، صوت ، متن و تصوير با يكديگر تركيب مي شوند و با اختراع سخت افزار و نيز بسته هاي نرم افزاري امكان ارائه خدمات كامل مخابراتي فراهم مي شود.
دهه 1990: توسعه بيشتر سيستم هاي چند رسانه اي و پيشرفت در سيستمهاي عامل مانند Windows قدرت كار در شبكه و سازگاري با سيستم عامل شبكه را افزايش مي دهد.
دهه 2000: در زمينه كار گروهي با كامپيوتر و نرم افزار گروهي مانند لوتوس و نوتز پيشرفت هاي مهمي صورت گرفت.
32/ 11
اسلاید 12 :
نتایج یک تحقیق
در اواخر دهه 1980 نتایج تحقیقی روي بهره وري سازمان درابعاد مختلف نشان داد:
رشد 90 درصدي بهره وري در حوزه صنعت
رشد 4 درصدي بهره وري در بخش امور دفتري
افزايش هزينه هاي امور دفتري از حدود 20 درصد به حدود 40 درصد كل هزينه هاي سازمان
پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.
اسلاید 13 :
تعریف اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري ، مشتمل بر تمام سيستم هاي الكترونيكي رسمي و غير رسمي بوده كه به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج سازمان و بالعكس مربوط مي شود. كلمه اصلي كه اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديــــريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است (ریماند، 1998).
اتوماسيون اداري عبارت است از كاربرد وسايل الكترونيك در فعاليتهاي دفتري (بهشتیان، 1378).
سیستم های اتوماسیون اداری ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد، پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می کند.
اسلاید 14 :
انواع سیستم های پردازش داده
ESS
DSS
MIS
OAS
KWS
TPS
Strategic
Level
Management
Level
Knowledge
Level
Operational
Level
اسلاید 15 :
انواع سیستم های پردازش داده
اسلاید 17 :
INTER RELATIONSHIPS AMONG SYSTEMS
اسلاید 18 :
سير تكامل فناوري اداري
اسلاید 19 :
هدف سیستم اتوماسيون اداري
راهي براي ارتقاء سطح بهره وري
انجام عمليات بيشتر ، سريعتر ، آسانتر و بهتر بر روي اسناد
ابزاري برای كسب اطلاعات به منظور حل مسئله
اسلاید 20 :
مزایای سیستم اتوماسیون اداری
مزاياي مستقيم:
الف) افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار
ب) كنترل بهتر بر كار، به خاطر نيروي كاركمتر
ج) فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود.
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس دیداری و شنیداری، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.
