بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
Management Systems History
اسلاید 2 :
پياده سازي ISO 9001:2000 و مهندسي مجدد فرآيندها
اسلاید 3 :
فهرست مطالب
ضرورت و مزاياي پياده سازي ISO 9001:2000
مزاياي مهندسي مجدد فرآيندها
مراحل و تجربيات پياده سازي ايزو و مهندسي مجدد در اداره كل امور اداري و پشتيباني
دستاوردهاي پياده سازي ايزو و مهندسي مجدد در دبيرخانه
نمونه هايي از مستندات و گزارشات
پرسش و پاسخ
اسلاید 4 :
Quality
Management
System
ISO 9001:2000
Process Reengineering
پياده سازي مهندسي مجدد فرآيندها و ISO 9001-2000 درحوزه ستادي وزارت نيرو
اسلاید 5 :
موضوع پروژه در اداره کل
بهينه سازي سازماني با بهرهگيري از رويكرد مهندسي مجدد فرآيندهاProcess Reengineering) به همراه استقرار ISO 9001-2000 در محدوده اداره کل امور اداري و پشتيباني حوزه ستادي وزارت نيرو
اسلاید 6 :
ضرورت و مزاياي پياده سازي ISO 9001:2000
الف- پيشتازي در پياده سازي الزامات قانوني و ارايه خدمات بهتر:
طبق ماده 31 قانون برنامه چهارم توسعه، سازمان هاي دولتي از ابتداي برنامه چهارم توسعه(سال 84) ميبايستي براي ارتقاء بهره وري، سيستم هاي مديريت را در سازمان خود پياده نمايند و بالطبع سازماني كه زودتر در اين زمينه اقدام نمايد پيشتاز بوده و مشتريان و ذينفعان در مواجهه با اين سازمان از اطمينان خاطر بيشتري برخوردار مي باشند .
اسلاید 7 :
بعلاوه با توجه به اينكه تعداد زيادي از شركت هاي زير مجموعه وزارت نيرو اقدام به پياده سازي اين سيستم نموده اند، حوزه ستادي وزارت نيرو نيز مي تواند با پياده سازي عميق و كاربردي آن نسبت به وزارتخانه هاي ديگر پيشتاز بوده و اميدوار باشد كه اين موضوع موجبات پيشتازي در ارايه خدمات بهتر و بيشتر به مردم خوب كشور عزيزمان ايران را فراهم سازد.
اسلاید 8 :
ب- ارتقاء رضايتمندي مشتريان:
در نظر مشتری ، " کيفيت" ( مرغوبيت ، تنوع ، قيمت و تحويل بموقع ) به عنوان عامل اصلی رضايت مطرح می باشد.
طبق الزامات ISO 9001:2000، بايستي رضايتمندي مشتري طي زمان هاي برنامه ريزي شده اندازه گيري ، تجزيه و تحليل شده و با انجام اقدامات موثر اين رضايتمندي ارتقاء و بهبود يابد. لازم بذكر است كه براي سازمان هاي دولتي كه خدمات عمومي ارايه مي دهند (هرچند كه ممكن است انحصاري باشند) رضايتمندي نسبت به سازمان هاي خصوصي از اهميت بالاتري برخوردار است چرا كه اينگونه سازمان ها با مردم سروكار دارند كه نارضايتي آنها علاوه بر ناديده گرفته شدن اصول اخلاقي و شرعي، جنبه هاي منفي سياسي، اجتماعي و فرهنگي را نيز بدنبال خواهد داشت« در صورتي كه براي سازما ن هاي خصوصي فقط جنبه اقتصادي اين امر اهميت دارد تا جنبه هاي سياسي، اجتماعي و فرهنگي آن.
اسلاید 9 :
پ - مقاصد و مزاياي مستند سازي:
نکته کليدي جهت آماده شده براي استقرار سيستم مديريت کيفيتت، پيروي از چرخه دمينگ"برنامه ريزي، اجرا، بررسي و اقدام “(PDCA)مي باشد.
مقاصد و منافع مستند کردن سيستم مديريت کيفيت مي تواند موارد زير را شامل گردد« اما به اين موارد محدود نيست:
پرهيز از سليقه گرايي: وقتي مستندات تدوين و همه ملزم هستند بر اساس آن اقدام نمايند، از سليقه اي عمل كردن پرهيز خواهد شد.
پرهيز از قائم به شخص شدن كارها: وقتي مستندات تدوين و همه مي توانند بر اساس آن اقدام نمايند، از قائم به شخص شدن كارها پيشگيري خواهد شد.
راحتي دسترسي به شواهد و سوابق: وقتي مستندات تدوين و سوابق نيز بطور منظم حفظ و نگهداري مي شود ميتوان ادعا كرد كه شواهد براي ارايه به مقامات بالا تر و مشتريان براحتي در دسترس خواهد بود.
اسلاید 10 :
مزاياي پياده سازي ISO 9001:2000
ت- بهبود مستمر:
زماني اوئيس کارول نوشت:
"اگر دقت نکنيد که به کجا داريد مي رويد« ممکن است در هر مسيري گام بگذاريد« اما اگر بدانيد به کجا مي رويد« آنگاه لازم است راه درست را بيابيد و بپيماييد."
ثبات وضعيت سازمان بهبود مستمر فرآيندها يک روش سيستماتيکي است، که ميتوان از آن در بهبود تدريجي و جهشي سيستمها ، فرآيند ها و اثر بخشي خدمات حوزه ستادي وزارت نيرو جهت مشتريان ، استفاده کرد. با استفاده از اين روش در فرآيندها دقيقتر شده و راه هاي بهبود آنها پيدا خواهد شد. نتيجه نهايي، كاهش زمان انجام فرآيندها و بهبود اثربخشي، ارزش افزوده آنها ،كاهش هزينه هاي سازمان و افزايش كارائي و بهره وري در ارايه خدمات است.
اسلاید 11 :
پياده سازي ايزو ابزارهايي را جهت حركت به سمت بهبود مداوم در اختيار سازمان قرار مي دهد که به برخي از آنها اشاره خواهد شد:
ت-1 – مميزي داخلي و خارجي: با انجام مميزي هاي داخلي و خارجي اشكالاتي كه از ديد كاركنان سازمان، نهان شده و يا كاركنان نسبت به آنها دچار روزمرگي شده اند، آشكار و اقدامات موثر جهت رفع و عدم تكرار آنها بعمل مي آيد.
ت-2 – اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه: سازمان جهت پياده سازي صحيح استاندارد مي بايست اشكالات يا عدم انطباق هاي بالفعل و بالقوه را شناسايي و اقدامات مناسب را براي رفع و جلوگيري از تكرار آنها انجام دهد كه خود گامي بلند در جهت بهبود مستمر مي باشد.
اسلاید 12 :
ت-3- تعيين و دستيابي به اهداف كيفي : چون سازمان براي خود اهدافي را تعيين و براي رسيدن به آنها برنامه ريزي نموده و انجام اقدامات ، طبق برنامه را نيز پايش مي نمايد تا اطمينان حاصل كند كه سازمان به اهداف تعيين شده نايل شده است ، اين امر نيز سازمان را به سمت بهبود مستمر هدايت خواهد نمود.
اسلاید 13 :
ث - نظم دادن به كارها :
تدوين دستورالعمل ها، روش هاي اجرايي و فرم ها از طريق گروهاي كاري و اجرا طبق آنها سازمان را به سمت نظام مند و سيستماتيك شدن هدايت مي نمايد. اگر بهبودي حاصل شده، اتفاقي نخواهد بود و براساس نظمي بوجود آمده و نظام مند تكرار خواهد شد و اگر اشكالي رخ داده بصورت نظام مند آشكار و ريشه هاي تكرار آن خشكانده خواهد شد .
اسلاید 14 :
ساير مزاياي پياده سازي ISO 9001:2000
حصول به سطح كيفيت مطلوب خدمات و حفظ آنها همراه با تامين نيازهاي اعلام شده و يا تلويحي
نظارت بر نتايج بدست آمده ، مانند نتايج خدمات يا اهداف توافق شده بين سازمانها
تامين شواهد قابل قبول براي مشتريان ( مشتريان بالقوه )
اجراي سيستم شناخته شده بين المللي مديريت كيفيت
اسلاید 15 :
ساير مزاياي پياده سازي ISO 9001:2000
ايجاد مكانيزمي جهت پايش و اندازه گيري وضعيت سازمان
ايجاد مكانيزم تجزيه و تحليل اطلاعات سازمان و تعيين راهبردها و پروژه هاي بهبود
ايجاد مبنايي براي بهبود مستمر عملكرد و نتايج حاصل از آنها
ايجاد مبنايي براي دريافت گواهينامه مربوط به اين استاندارد
آماده سازي بستر لازم براي بهبود فرآيندها
اسلاید 16 :
مزاياي مهندسي مجدد فرآيندها
تغييرات در حوزه ساختار و سازمان:
تيمهاي فرايندي جاي واحدهاي تخصصي را ميگيرند.
شغلها از يك وظيفه ساده به كارهاي چند سويه تبديل ميشوند.
نقش افراد از كنترل شده به داراي اختيار ميگرايد.
انجام كار بهجاي آموزش به دانش نيازمند است.
معيار عملكرد است و پاداشها بهجاي فعاليت به نتيجه داده ميشود.
تواناييها به جاي طرز كار معيار پيشرفت قرار ميگيرد.
ارزشها از حالت حفظ منافع كارفرما به بهرهوري و رضايت مشتريان گرايش يافتهاند.
ساختار سازماني از هرمگونه به گسترده و افقي روي ميآورد.
مديران به جاي ثبت امتياز به رهبري ميپردازند.
اسلاید 17 :
مراحل پياه سازي ISO9001
توجيه و آمادهسازي
شناخت وضع موجود
تهيه گزارش فاز شناخت
تعيين فاصله تا استاندارد
برنامه ريزي پياده سازي
تشكيل جلسه توجيهي با مديران
آشنايي عمومي با الزامات
آشنايي با الزامات استاندارد
آشنايي با فرآيند گرايي و مستند سازي
مميزي داخلي
آموزش
فاز شناخت
مستند سازي
تعيين نماينده مديريت
تشكيل تيم هاي كاري
تدوين مستندات اختصاصي واحدها
تدوين خط مشي كيفيت و مستندات عمومي
اجرا و مميزي داخلي
آموزش مستندات تدوين شده
اجراي مستندات تهيه شده
انجام مميزي داخلي حداقل يك ماه پس از اجرا
تدوين نظامنامه و نقشه فرآيندها
رفع مغايرت هاي احتمالي
مميزي نهايي
انتخاب شركت گواهينامه دهنده
انجام مميزي توسط شركت گواهينامه دهنده
اسلاید 18 :
مراحل مهندسي مجدد
توجيه و آمادهسازي
نقشه برداري وضع موجود
آسيب شناسي و عارضهيابي
تعريف و اندازهگيري شاخصهاي اوليه
اولويتبندي فعاليتهاي بهبود
تشكيل تيمهاي فرايندي
گزينهيابي و خلق ايده
بازطراحي فرايندها
تعريف شاخصهاي ارزيابي عمكرد فرايندها
تعريف اهداف و چشمانداز فرايندها
تعريف سيستم انگيزش جهت دستيابي به اهداف تعريف شده
بازطراحي
فاز شناخت
اجرا
آموزش فرايندهاي جديد
اجراي آزمايشي فرايندهاي جديد
استقرار و اجراي كامل فرايندهاي جديد
فرهنگ سازي
نهايي سازي
ارزيابي عملكرد فرايندها بر اساس شاخصهاي تعريف شده
تحليل ميزان دستيابي به اهداف و انجام اصلاحات لازم در طرح فرايندها
مستندسازي نهايي فرايندها
مميزي داخلي فرايندهاي استقرار يافته
اسلاید 19 :
تجربيات عملي پياده سازي ISO9001:2000 در اداره کل امور اداري و پشتيباني
:
استعلام ازسه مشاور خبره در اين زمينه
بررسي سوابق آنان و مبلغ پيشنهادي و انتخاب مشاور
برگزاري جلسه توجيهي و روند اجراي پروژه با حضور مشاور محترم وزير و تعدادي از مديران ارشد
بر گزاري كارگاه شناسايي فرآيندهاي سطح صفر
انتخاب اعضاي كارگروهها براي شناسايي فرآيندها
اسلاید 20 :
تجربيات عملي پياده سازي ISO9001:2000 در اداره کل امور اداري و پشتيباني
:
تهيه نقشه فرآيندي سطح صفر طي سه كارگاه با حضور 13 نفر از پرسنل اداره كل و مشاور
تدوين فرآيندهاي سطح يك اداره كل
تهيه فهرست كليه مستندات برون سازماني ازجمله قوانين ، مقررات ، دستورالعملها ، بخشنامه ها ، آئين نامه ها
برگزاری دوره هاي آشنايي با الزامات ISO9001:2000براي 40 نفر از همكاران
تدوين روشهاي اجرايي عمومي و الزامي استاندارد
تدوين روشهاي اجرايي مورد نيز و تخصصي واحدها
برگزاری دوره آشنايي با مميزي داخلي براي 30 نفر از همكاران
اخذ استعلام بها و رزومه از 5 شركت صادر كننده گواهينامه (Cetification Body)
و مصاحبه حضوري با نمايندگان آنها
انتخاب شركت CB و انعقاد قرارداد
انجام پيش مميزي توسط شركت CB
انجام مميزي نهايي توسط شركت CB و اخذ گواهينامه
