بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
كارگاه آموزشي ويژه كارشناسان مالي واحدها
روش اجرائي انبارگرداني (شمارش كالا)
اسلاید 3 :
این روش اجرائی تمامی امور مربوط به شمارش موجودی کالای دانشگاه / شبكه بهداشت و درمان/ بيمارستان/ مركز آموزشي و درماني / دانشکده و ..را در بر می گیرد ، همچنين مسئولیت اجرای این روش اجرائی با رئیس کمیته انبار گردانی واحد مي باشد.
2- دامنه کاربرد و مسئولیت اجراء :
این روش اجرائی بمنظور تشریح چگونگی شمارش موجودی انبار و با هدف اثبات وجود و تعیین مقدار موجودیها از طریق شمارش تدوین شده است .
1- هدف :
اسلاید 4 :
تک انبارگردانی : تک انبارگردانی : (برگه شمارش کالا) فرمی خاص جهت مستند کردن شمارش کردن کالا ، جلوگیری از تکرار شمارش یا از قلم افتادن کالا جهت شمارش که قبل از شروع انبارگردانی باید مشخصات هر کالا بر روی آن درج و جهت الصاق به موجودی کالا تحویل انباردار شود. این فرم که دارای سریال می باشد از پائین به بالا به سه قسمت تفکیک شده است . در قسمت اول اطلاعات شمارش اول – در قسمت دوم اطلاعات شمارش دوم و در قسمت سوم اطلاعات شمارش نهائی درج می شود .
با توجه به روش شمارش کالا که یکبار می باشد در هنگام شمارش کالای مورد نظر می بایست قسمت اول تگ که ویژه ثبت شمارش اول می باشد جدا و تعداد اقلام شمارش شده در آن درج شود . بدیهی است چنانچه سایر قسمتها مورد استفاده قرار نگیرد این تگ تا پایان انبارگردانی باید به کالا الصاق باشد و در پایان شمارش جمع آوری و به سرپرست گروه شمارش انبارگردانی تحویل شود .
4- مفاهیم و تعاریف :
اسلاید 5 :
1-5) کلیات :
انبارگردانی معمولاً طبق دستورالعمل مربوطه و معمولاً در پایان سال انجام می شود . اما ممکن است انبارگردانی به هر دلیل از جمله لزوم تهیه و صورتهای مالی میاندوره اي و یا تحویل و تحول بین انبارداران و یا . در طول سال انجام شود . انبارگردانی با استفاده از تگ و لیست شمارش کالا انجام می گردد . چنانچه سیستم انبار مکانیزه باشد تگ انبارگردانی و لیست اقلام قابل شمارش از سیستم مکانیزه به تفکیک هر طبقه کالا یا انبار قابل اخذ است .
جهت شمارش موجودیهای انبار در ابتدا می بایست کمیته ای تحت عنوان انبارگردانی با حضور مسئولین ارشد موسسه تشکیل و وفق دستورالعمل مربوطه نسبت به انبارگردانی پایان سال اقدام نمایند .لذا در ابتدا می بایست اعضاء این کمیته توسط ریاست دانشگاه / شبكه بهداشت و درمان/ بیمارستان/ مرکز آموزشی درمانی/ دانشكده و . انتخاب شوند . معمولاً از میان اعضاء کمیته فردی که مسئولیتی در ارتباط با کنترل و نگهداری حساب موجودیها دارد بعنوان سرپرست گروه شمارش انتخاب می شود . (بهتر است این مسئولیت در واحد ها به رئيس حسابداري«عامل مدير مالي» محول شود ) .
برای اجراي عملیات انبارگردانی هماهنگ كننده که از اعضای کمیته می باشد نیز باید تعیین شود . بهتر است در واحد ها رئيس اموراداري/رئيس امور عمومي بدين منظور انتخاب شود .
1- شرح اقدامات :
اسلاید 6 :
ج) مرحله بعد از شمارش
ب) مرحله شمارش
الف ) مرحله قبل از شمارش
عملیات انبارگردانی در سه مرحله بشرح ذیل انجام می گردد :
اسلاید 7 :
در این مرحله اقدامات لازم توسط ستاد مركزي دانشگاه از جمله انتشار دستورالعمل انبارگردانی و همچنین ارسال یک نسخه از دستورالعمل انبارگردانی به حسابرس مستقل منتخب هيئت امناء دانشگاه جهت حضور در عملیات انبارگردانی واحد به عنوان ناظر و هماهنگیهای لازم و فراهم نمودن امکانات مورد نیاز برای عملیات صورت می گیرد .
تهيه و تكميل و ارسال فرمهاي برنامه زمانبندي ، مشخصات اعضاء كميته انبارگرداني و . به ستاد دانشگاه .
صدور ابلاغ براي اعضاء كميته انبارگرداني و ابلاغ شرح وظايف و تعيين تاريخ حضور در عمليات انبارگرداني
در دستورالعمل انبارگردانی روزها و ساعات شمارش انبارها مشخص میگردد . و از قسمتهای مختلف درخواست می گردد بدلیل تعطیلی انبار در روزهای تعیین شده ، ضروری است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه و ما يحتاج خود را دريافت نمایند (متذکر می شود ، هرگاه در حین انجام عمليات انبارگردانی بنابر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد ، بایستی کلیه نقل و انتقالات با حضور هماهنگ کننده و تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد) .
گروه های شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین و آموزشهای لازم داده شوند.
الف) مرحله قبل از شمارش :
اسلاید 8 :
در این مرحله معمولاً سرپرست شمارش انبار (انبارها) را مورد بازدید قرار دهد تا مطمئن گردد که :
اقلام به گونه ای چیده شده باشند تا امر شمارش به آسانی انحام پذیر باشد
موجودیهای که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل ، مشخص شوند .
اقلام ناباب ، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند .
برای آنکه موجودیهای امانی (اجناس دیگران نزد ما) در شمارش موجودیها به حساب نيایند از سایر موجود ی ها جدا و مشخص چیده شده باشند .
نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب یا گذارده شده باشد .
برای آسانتر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش (تگ انبارگردانی) از پیش آماده و توسط انباردار بر روی قفسه کالاها نصب شود.
هماهنگ کننده انبارگردانی مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده (تسلیم شده) را نگهدارد . برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده (به هر دلیل) همراه با برگه های استفاده شده به هم آهنگ کننده عودت گردد .
اسلاید 9 :
* هر گونه نقل و انتقال در قفسه انبارها در حین شمارش بایستی تحت نظارت هماهنگ کننده انبارگردانی و باطلاع نماینده حسابرس مستقل باشد .
* تمام قسمتها موظفند هر گونه اقلام مازاد بر مصرف خود را تا تاریخ اعلام شده بالا به انبار عودت دهند .
* واحد تدارکات مکلف است برنامه خرید خود را طوری تنظیم نماید تا مشکلی برای تحویل کالا به انبار بوجود نیاید .
* رفع مغایرت موجودی کاردکس انبار و حسابداری .
* قبل از آغاز مرحله شمارش بايستي آخرین شماره (سریال) فرمهای مورد استفاده انبار (انبارها) از جمله رسید انبار ، حواله انبار سال جاری و ليست انبارگرداني سال قبل در اختیار سرپرست گروه شمارش انبارگردانی قرار گیرد و برای این منظور صورتجلسه ای با امضاء هماهنگ کننده ، رئیس انبارها (مسئول انبار ذیربط) تهیه شود .
* كليه رسيد ها و حواله هاي انبارها از ابتداي سال تا كنون به ترتيب سريال بايد جهت بررسي در اختيار سر پرست گروه شمارش قرار گيرد.
اسلاید 10 :
نکته اصلی در این مرحله نحوه شمارش کالا می باشد که در دستورالعمل مربوطه بطور کامل تشریح شده است . شمارش موجودیها با استفاده از تگ که قبلاً به انباردار تحویل و به کالا الصاق شده است و لیست شمارش صورت می گیرد .
تگ انبارگردانی با پرفراژ به 3 قسمت تفکیک شده است تا هر مرحله که شمارش می شود ، قسمت اول از دو قسمت دیگر جدا شود . تا مشخص گردد این کالا برای یک بار شمارش شده است . و در پاكت مخصوص شمارش اول قرار مي گيرد. چنانچه کالائی برای بار دوم شمارش شود نتیجه این شمارش در قسمت دوم درج و قسمت دوم نیز جدا می شود .و در پاكت مخصوص شمارش دوم قرار مي گيرد. و به همین ترتیب قسمت سوم نیز جهت شمارش سوم در نظر گرفته شده است . كه پس از پايان شمارش در پاكت مخصوص شمارش سوم قرار مي گيرد. در هر حال پس از اتمام انبارگردانی تمام تگ ها از انبار جمع آوری وتحويل سرپرست گروه شمارش نمايند .
بهتر است موجودی برداری بوسیله گروه های دو نفری انجام شود. یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش آنرا ثبت نماید . (تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید بگونه ای انتخاب گردد که با موجودی ها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودی ها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد) .
برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمتهای مختلف قفسه هاي انبار تا آنجا که ممکن است انجام نشود .
ب- مرحله شمارش
اسلاید 11 :
* براي جلوگيري از دوباره شمارش نشدن پاره اي از موجوديها ، شمارش بايستي به شكل اصولي انجام پذيرد. مثلا موجوديها را رديف به رديف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاري مشخص نمائيد.
* ثبت اطلاعات لازم ازقبیل صدمه دیدگی ، فاسد بودن و . موجودی مورد شمارش در برگه شمارش ضروری می باشد .
* رهنمود و تذکرات نماینده حسابرس مستقل به شمارش کنندگان می بایستی سریعاً به اطلاع سرپرست گروه شمارش برسد .
* به منظور حصول اطمینان نسبت به صحت تعداد موجودی در اقلام بسته بندی شده مسئولین شمارش موظف به انتخاب نمونه و شمارش آن می باشند . باز کردن بسته بندی و بستن مجدد آن باید بگونه ای باشد که صدمهای به کالا وارد نکند . در مورد اقلام فاسد شدنی و حساس انتخاب نمونه باید با دقت و هماهنگی مسئول واحد مصرف کننده صورت گیرد .
* تمام کارکنان انبار در تمام مدت شمارش باید در موعد مقرر در محل کار خود حاضر بوده و با گروههای شمارش همکاری نمایند .
* ترجيحا ، موجوديها دوبار و هربار به وسيله يك گروه دو نفري متفاوت شمارش گردد.
اسلاید 12 :
در خاتمه عملیات انبارگردانی سرپرست گروه شمارش باید نتایج حاصل از عملیات را به همراه لیست شمارش موجودیها به کمیته انبار گردانی گزارش نماید . این گزارش حاوی نکاتی بشرح ذیل خواهد بود .
توضیح مختصری در خصوص اینکه آیا عملیات انبارگردانی طبق برنامه اجراء شده است یا خیر ؟
تشریح نارسائیها و ارائه پیشنهادات عملی جهت بهبود برنامه و روشها جهت عملیات شمارش سال آتی
ذکر علل کلی ایجاد مغایرت شمارش
چنانچه نسخه شمارش توسط دو گروه اختلافي را نشان دهد يا نتيجه شمارش با مدارك دائمي موجوديها اختلاف داشته باشد شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش كننده و حسابرسان براي مشخص نمودن عدد نهائي و درست لازم مي باشد.
* پس از اتمام عملیات شمارش کلیه برگه های شمارش ( شامل بر گه های استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده ) باید به سرپرست گروه شمارش برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه ها تحویل شود .
ج- مرحله بعد از شمارش
اسلاید 13 :
* پس از خاتمه شمارش ، چنانچه هر گونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد بايد با اطلاع حسابرسان و تائید هماهنگ کننده صورت گيرد .
* نتیجه شمارش کالا (تگ انبارگرداني) باید با حساب موجودی پايان دوره نرم افزار شركت روزآمد(حسابداري تعهدي) .
* برگه هاي شمارش و صورت جلسات بايد بوسيله كليه مسئولين (شمارش كنندگان ، هماهنگ كننده موجودي برداري و رئيس كميته) امضاء شود.
* فرم نهایی عمليات انبار گرداني طي 4 نسخه تنظيم و پس از تكميل و تاييد نهايي اعضاء كميته به شرح ذيل توزيع گردد.
الف) نسخه اول انبار داروئي و جنسي – اداره حسابداري واحد اجرائي
ب) نسخه دوم انبار داروئي و جنسي - اداره اموال دانشگاه
ج) نسخه سوم داروئي به انبار داروئي استان – جنسي به مديريت امور عمومي دانشگاه
د) نسخه چهارم داروئي نزد انبار داروئي واحد _ جنسي نزد انبار جنسي واحد اجرائي نگهداري گردد
اسلاید 14 :
به منظور انجام عملیات انبارگردانی موجودي کالا برای سال مالی منتهی به 29 اسفند سال 1390 دستورالعمل حاضر به واحدهای ذیربط ابلاغ می گردد .
این دستورالعمل حسب مورد و با توجه به حجم عملیات انبارگردانی در هر دانشگاه / دانشکده / شبكه بهداشت و درمان/ بيمارستان/مركز آموزشي درماني و . باید بدون تخطی از اصول جرح ، تعدیل و تکمیل شود .
دستورالعمل انبارگردانی پایان سال منتهی به 1390/12/29
اسلاید 15 :
ترکیب اعضاء کمیته عملیات انبارگردانی دانشگاه و واحدهای تابعه :
اعضاء کمیته انبارگردانی دانشگاه متشكل از افراد ذيل بمنظور برنامه ريزي ، هدايت ونظارت بر حسن اجرای عملیات انبارگردانی واحدهای تابعه می باشد.
اسلاید 16 :
اعضاء كميته انبارگرداني واحدهاي تابعه بشرح ذيل مي باشد :
اسلاید 17 :
2- انبارهاي قابل شمارش ، محدوده زمانی و اداره کنندگان انبار گردانی :
1-2- صورت برداری موجودی ها از تاریخ 1390/12/26لغایت 1391/01/01زیر نظر آقایان . بعنوان هماهنگ کننده انبارگردانی و .. سرپرست عملیات شمارش و با حضور حسابرسان ناظر با توجه به جدول زمانبندی ذیل صورت خواهد گرفت :
تذكر: لازم است فرم بالا در اسرع وقت توسط واحدهاي اجرائي تكميل و به ستاد دانشگاه جهت برنامه ريزي و نظارت بر فرآيند انبار گرداني ارسال گردد.
* صدور ابلاغ براي تركيب اعضاء كميته انبارگرداني به نسبت حجم عمليات انبار و موجودي آن مي باشد. كه رئيس كميته انبار گرداني هر واحد در اين خصوص اقدام خواهد نمود
اسلاید 18 :
2-2- تاریخهای ذکر شده شامل شمارشهای بار دوم و سوم نیز می باشد .
3-2- شروع عملیات انبارگردانی همه روزه از ساعت .. صبح و خاتمه آن ساعت .. خواهد بود .
4-2- بررسی نهائی و تهیه لیست شمارش کالا در تاریخ .. صورت خواهد گرفت .
3- اسامی افراد شمارش کننده بشرح ذیل می باشد :
اسلاید 19 :
منظور از راهنما وجود شخصي متخصص براي توضيح در خصوص اقلام تخصصي مي باشد.
1-3- گروه هاي شمارش انبارها طبق جدول ذيل خواهد بود :
اسلاید 20 :
الف – اهم وظایف سرپرست گروه شمارش به شرح ذیل می باشد :
تنظیم برنامه ريزي عملیات شمارش موجودی ها .
هماهنگ کردن عملیات شمارش گروههای تحت مسئولیت .
آماده سازی فرم ها ، وسائل و ابزار کار شمارش و کنترل لیست شمارش موجودی .
پیگیری و نظارت بر تهیه مقدمات شمارش و اقدامات قبل از شمارش و تامین وسائل مورد نیاز (تگ انبار گردانی و لیست گردش کالا از نرم افزار (حسابداري تعهدي).
مطالعه دستورالعمل انبارگردانی و ارائه آموزشهای لازم به اعضاء کمیته انبارگردانی .
نظارت بر انجام عملیات شمارش موجودیها (اقدامات لازم در زمان شمارش) وحصول اطمینان از اجرای صحیح و به موقع عملیات انبارگردانی .
جمع آوری لیست شمارش کالا، گزارش حضور و غیاب اعضاء تیم انبارگردانی و سایر مدارک مرتبط .
تهیه گزارشات نتایج عملیات شمارش و گزارشات مربوط به تنگناهای رفع نشده و ارائه به مدیریت .
4- شرح وظائف مسئولان شمارش و مطابقت اقلام موجودی
