بخشی از مقاله
Access
فصل اول
مقدمه
تعريف كلي از اكسسAccess
تكنيك‌هاي كار در اكسس
Blank Database
طراحي جدولTable
قواعد نامگذاري فيلدها
Table Wizard
فصل دوم
آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي
Date/Time
Yes/No
انواع عملگرها
Edit روي محيط Design
فصل سوم
آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View
ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده
انواع فيلترها
طرز ايجاد Relationship
تعريف كلي از اكسسAccess
اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره سازي ،جستجو و بازيابي فراهم ميكند.
اجزا بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:
DataBase:
1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Macros
6. Modules
• Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.
• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.
• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.
• Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.
• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري ميكند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.
• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.
تكنيك‌هاي كار در اكسس
الف - تعريف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.
ب- تعريف Fild :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون ميباشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.
ت- تعريف Rcord :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان ميدهد ، ركورد گويند.
ث- تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:
پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدولهاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.
به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي ايجاد نمود:
Database :
1. Blank database
2. Database Wizard
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شاملTable ,……… قابل طراحي توسط كاربر ميباشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود.
گزينه‌هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد
1. Open(نماي ورود داده)
2. Design(نماي طراحي)
3. New(ايجاد شئ جديد)
Macros ,modules داراي گزينه‌هاي زير مي‌باشند:
1. Run(اجرا)
2. Design
3. New
Report شامل:
1. Preview(پيش نمايش)
2. Design
طراحي جدولTable
با انتخاب گزينه New گزينه‌هاي زير قابل استفاده براي طرحي جدول ميباشد.
Table
New:
1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table
DataSheet View :
داده‌ها را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش ميدهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود ميباشد
Open-DataSheet View :
در اين نما مي‌توان مراحل زير را انجام داد:
1. وارد كردن داده
2. ويرايش داده‌ها
3. مشاهده داده‌ها
4. چاپ كردن داده‌ها
5. كنترل املاي متن
6. تغيير ساختار جدول
7. مرتب كردن ركوردها
8. فيلتر يا صافي روي جدول
9. تغيير صفحه داده‌ها
Design View :
با استفاده از اين نما مي‌توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.
در اين نماي طراحي با گزينه‌هاي زير مواجه مي‌شويم :
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:
1. Field Name
2. Data Type
3. Description
Field Properties :
1. General
2. Look Up
قواعد نامگذاري فيلدها
1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.
Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص ميكند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص ميكند.
نوع داده شامل گزينه‌هاي زير ميباشد:
Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد.
Memo : نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.
Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.
Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.
Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.
AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.
Yes/No : نوع داده به صورت گزينشي
Ole Object :كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole را پشتيباني ميكند ، نگهداري ميكند.
HyperLink :كليه سندها و صفحات Web را نگهداري ميكند.
LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم ميكند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :
1. از Table or Query
2. ايجاد مقادير توسط كاربر
در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد.
• Description :
ايجاد توضيحات در مورد فيلدها در صورت لزوم
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان ميدهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد
Table Wizard
امكان استفاده از جداول از پيش طراحي شده براي جدول مورد طراحي.
در قسمت Table wizard گزينه‌هاي زير موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب ميباشد.
2. Sample Fields :نمونه فيلد را تعيين ميكند.
3. Fields In My Table : تعيين فيلد براي جدول مورد طراحي توسط دكمه‌هاي راهنما.
4. NEXT
5. در اين مرحله انتخاب نام براي جدول و تعيين فيلد كليد اصلي ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد ميكند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد.
6. NEXT
7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:
أ. اجرا در نماي ورود داده Data Enter
ب. اجرا در نماي طراحي Modify
ت. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان 8. Finish
Import Table :وارد كردن يك
آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي
• Field Size :
نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.
Text
Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.
• Format :
نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل ميكند فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:
Text :
Number,Autonumber,Currency :
