بخشی از مقاله
چکیده: یک سیستم، گروهی از اجزای به هم پیوسته است که با گرفتن دروندادها و تولید بروندادها در یک فرایند تبدیل سازمان یافته درجهت رسیدن به هدفی مشترک باهم کار میکنند. هر سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یکدیگر که با اجرای روشهای مزبور قسمتی از هدف یک سازمان تامین میشود. روشها نیز به نوبه خود مجموعهای از شیوههای گوناگون انجام کار به شمار میآیند که با استفاده از آنها می-توان به هدف نهایی سازمان دست یافت. تجزیه و تحلیل سیستم به ما کمک میکند تا موقعیت کنونی سازمان را بخوبی درک کرده، از جریان کار مطلع شویم و آنرا مورد ارزیابی قرار دهیم و هدف آن اصلاح و بهبود در وضع سازمان از طریق یافتن رویهها و روشهای بهتر انجام کار است. در این مقاله برآنیم که به بررسی و معرفی برخی از روشهای سیستماتیک که به نحوی موثر در اصلاح و بهبود وضع سازمان هستند بپردازیم.
مقدمه
گستره وظایف و عملیات سازمانها با روندی رو به رشد، به سمت پیچیدگی میل می کند. این پیچیدگی ناشی از پیدایش متغیرهای متنوعی است که در صحنههای کاری پدیدار شده اند و بر سیستمها و ساختارهای ساختمانی تاثیر گذاشته اند. پیشبینی مقدار تاثیر هریک از این متغیرها می تواند عاملی در موفقیت سازمان در نیل به هدفهای تعیین شده باشد. بدیهی است که بیتوجهی به آثار متغیرهای مزبور بر احتمال شکست در اداره امور سازمان خواهد افزود. در سیستمهای پیچیده امروزی که به تبع پیچیدگی خواص متنوع تری را نیز از خود بروز می دهند، به مدیرانی نیاز است که آگاهانه تر عمل کنند و از کلیه تمهیدات و فنون موجود بهره گیرند و تصمیماتی را اتخاذ کنند که آثار مثبت و مفید بیشتر و پیامدهای نامساعد کمتری داشته باشد.
نکته درخور توجه این است که روند افزایش امکانات، بسیار کندتر از روند افزایش نیازها و خواست هاست و تخصیص مناسب به گونه ای که بیشترین فایده را به بار آورد و تعداد بیشتری از نیازها و خواستها را پاسخگو باشد بسیار حیاتی است. برای تجهیز و تخصیص مناسب امکانات، ابزارها و فنونی موردنیازند که روشهای کمی از جمله آنهاست که در این مقاله به برخی از این روشها اشاره می شود. - زاهدی، - 259 :1394 امروزه، در جهانی از پیچیدگی های سازمان یافته زندگی می کنیم. پیچیدگی بوسیله عناصر سیستم، صفات آنها، تعامل بین عناصر و درجه ذاتی سازمان در سیستم تعریف می گردد.
سیستمها ممکن است مانند موجودات زنده طبیعی باشند یا همچون سازمانهای اجتماعی طرح ریزی شده باشند. سیستمهایی وجود دارد که مانند سازمانهای بزرگ رشد میکنند، آنها همچون افراد خانواده میمیرند. سیستمهای دولتی مانند حکومت-های فدرال و ایالتی و سیستمهای خصوصی همچون موسسههای بازرگانی خانوادگی و یا سیستمهای رایانه شخصی می باشند. سیستمهایی مثل یک مدرسه یک کلاسه و یا سیستم آبیاری توسط چاه در یک کشور در انزوای نسبی فعالیت میکنند.
سیستمهایی مانند سیستم حمل و نقل هوایی که هواپیماها، فرودگاهها، تسهیلات حمل بار، کنترل کنندههای ترافیک و تجهیزات رادار، سیستمهای فرعی ارتباطات، خدمه تعمیر و نگهداری، بنگاههای فروش بلیط، سیستمهای فرعی تهیه غذا و دانشکدههای آموزش پرواز را شامل می شوند قلمرو وسیعی دارند. آنچه بین همه انسانها مشترک است پدیده اولیه پیچیدگی و ارتباط درونی متقابل است. هریک از این سیستمها کاملا پیچیده اند و دارای عناصر درحال تعامل با یکدیگرند و همگی جهت نیل به اهداف خاطی طراحی شدهاند. بدین ترتیب امروزه برای حل مشکل درنظرگرفتن کل سیستم از ضروریات است و بررسی یک مشکل خاص به صورت تک بعدی امکانپذیر نیست.
- شودربک، کفالاس، - 7 :1385 یکی از مهم ترین وظایفی که برای مدیران برشمرده اند، وظیفه ایجاد تغییر به منظور بهبود سازمان است. مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ میکنند، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ میدهد تغییرات لازم را در سازمان خود بوجود آورند و از جدیدترین روشها و شیوههای انجام کار در اداره امور سازمان خود بهره گیرند و حتی اگر مدیری در راس پیشرفته ترین سازمانها قرار داشته باشد همچنان از انجام این وظیفه مبری نخواهد بود. زیرا ما در دنیایی شتاب زده و با تغییرات سریع زندگی می کنیم. تغییر و تحول در زندگی بشر به گونه ای جبری رخ میدهد و این تغییرات در تمام ابعاد زندگی اتفاق می افتد.
شتاب این تغییرات، روزافزون است و سازمانهای ما نیز، همزمان با سایر پدیده های زندگی، دستخوش تغییر و تحول بدون وقفه اند. درواقع کلیه سیستمهای موجود، در این دنیای متغیر و متحول محاط شده اند. هدف تمام سیستمها بقاست، یعنی بودن و وجود داشتن. برای نیل به این هدفها سیستمها چاره ای جز هماهنگ شدن با تغییرات و تحولات را ندارند. شرایط محیط بر سیستم، تغییر و تحول است و وظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییر و تلاش درجهت اعمال نفوذ بر تغییر است. درچنین وضعیتی اگر به شدت تلاش نکنیم، سخت عقب میمانیم. حتی برای حفظ وضع موجود نیز ناچاریم بی وقفه تلاش کنیم، در غیر این صورت در همان جایی که هستیم هم نمیتوانیم باقی بمانیم.
بدیهی است که هرچه گرایش و تمایل، به پیشرفت، بیشتر و جدی تر باشد، کوشش ما نیز باید بیشتر و جدی تر صورت گیرد و تغییر را نیز سریع تر پذیرا شویم. پس همگامی با آخرین پیشرفتها، نیاز به تلاش صدچندان دارد و با چنگ زدن به روشها و رویههای کهنه و با بسندهکردن به آنها نخواهیم توانست در چنین دنیای متحول و متغیری به حیات خود با کیفیت خوبی ادامه دهیم. در دنیایی که به سرعت درحال حرکت است، توقف، شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد. سازمانهای ما نیز برای حفظ بقای خود در چنین محیطی، ملزم به پذیرش تغییر و استقبال از آنند. - زاهدی، - 40-39:
سیستم
واژه سیستم از علوم دقیقه، بویژه فیزیک به علوم اجتماعی راه یافته است. فیزیک با ماده، انرژی، حرکت و نیرو سروکار دارد که همگی قابل سنجش بوده، از قوانینی معین پیروی میکنند. به همین دلیل در فیزیک »سیستم« را با واژگانی بسیار دقیق و در قالب یک مدل ریاضی که بر-وجود روابط معینی میان متغیرها دلالت دارد تعریف می کنند. به هرحال در علوم اجتماعی که با متغیرهایی بسیار پیچیده تر و اغلب چند بعدی سروکار دارند، این نوع تعریف کاربرد کمتری دارد.
تعریفی که در اینجا ارائه می شود، یک تعریف کاربردی است. با وجود آنکه این تعریف غیرکمی است ولی مانند آنچه که در علوم دقیقه مطرح می شود تعریفی کاملا دقیق و جامع است: »سیستم مجموعه ای از اجزا و روابط میان آنهاست که توسط ویژگی های معینی، به هم وابسته یا مرتبط می شوند و این اجزاء با محیطشان یک کل را تشکیل میدهند« - رضائیان، 1377 به نقل از هال و فاگن، 1968، ص - 81 این تعریف دو ویژگی دارد:
-1 به اندازه کافی جامع است و کاربرد گسترده ای دارد.
-2 به اندازه کافی ژرف نگری دارد بهگونه ای که همه عناصر لازم برای تمیز و شناسایی سیستمها را معرفی میکند. - رضائیان، - 27 :1377 یک سیستم به شکل ساده میتواند بعنوان گروهی از اجزای بهمپیوسته یا متعامل تعریف شود که یک کل واحد را تشکیل میدهند. مثالهای فراوانی از سیستمها را میتوان در علوم فیزیک، زیست شناسی، فنآوریهای مدرن و همچنین در جوامع انسانی یافت. از این رو ما میتوانیم از سیستم فیزیکی خورشید و سیاراتش، سیستم زیستی بدن انسان، سیستم فنی تصفیه نفت و سیستم اقتصادی-اجتماعی یک کسبوکار صحبت کنیم. یک سیستم گروهی از اجزایی به هم پیوسته است که که با گرفتن دروندادها و تولید بروندادها در یک فرایند تبدیل سازمان یافته، درجهت رسیدن به هدفی مشترک باهم کار میکنند. چنین سیستمی سه جزء اصلی دارد:
* درونداد: شامل کسب و جمعآموری عناصری ورودی به سیستم جهت پردازش است. برای مثال، مواد خام، انرژی، دادهها و تلاشهای انسانی باید برای پردازش ایمن و سازماندهی شوند.
* پردازش: شامل فرآیندهای تغییر شکل است که درونداد را به برونداد تبدیل می کند مثلا فرآیند ساخت، نفس کشیدن یا محاسبات ریاضی جزء پردازشها میباشند. برونداد: شامل انتقال عناصری است که توسط یک فرآیند تغییر شکل به فرم نهایی خود تبدیل شدهاند. برای مثال محصولات تکمیل شده، خدمات انسانی، اطلاعات مدیریتی...و . - اُبراین، - 36-35 :1386 فرهنگ و بستر1 سیستم را چنین تعریف میکند: »سیستم مجموعه ای است که از چندین جزء وابسته به یکدیگر تشکیل یافته است.« در دو تعریف زیر نیز به اهمیت ارتباط و همبستگی میان اجزای تشکیل دهنده یک سیستم توجه شده است:
-1 سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یکدیگر که با اجرای روشهای مزبور، قسمتی از هدف یک سازمان تامین میشود. سیستم کارگزینی - پرسنلی - یک سازمان از روشهای استخدام، ترفیعات، اضافه حقوق، بازنشستگی و غیره تشکیل میشود. اجرای این روشها موجب اجرای سیستم پرسنلی سازمان میشود و اجرای سیستم مزبور به تامین قسمتی از هدف سازمان کمک میکند. همچنین سیستم دریافت و ارسال کالا در یک سازمان پخش و توزیع محصولات صنعتی از روشهای: -1 دریافت کالا از فروشندگان یا تولیدکنندگان -2 کنترل موجودی و نگهداری حسابهای انبار -3 ارسال سفارشهای مشتریان تشکیل میگردد. اجرای این سه روش، سیستم دریافت و ارسال کالا در سازمان پخش و توزیع محصولات صنعتی را تشکیل داده و اجرای این سیستم قسمتی از هدف سازمان را تامین میکند.
-2 تعریف دیگر سیستم این است که سیستم عبارت از یک سری وظایف وابسته به یکدیگر که با اجرای آنها قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق مییابد. طبق دو تعریفی که از سیستم به عمل آمد در یکی سیستم متشکل از چند روش است و در دیگری متشکل از چند وظیفه. آنچه که در این تعریفها دارای اهمیت است موضوع هدف سازمان میباشد.
