بخشی از مقاله
چکیده
مدل تعالی سازمانی یک چارچوب، مدل و الگوی خودارزیابی و سنجش است که موجب حرکت و هدایت فعالیت-های سازمانها در جهت بهبود مستمر میگردد.
بر کسی پوشیده نیست که عملا یک مدل و سیستم مدیریتی کاری از پیش نمیبرد، بلکه کل یک سازمان وقتی به توسط آن هدایت و یکپارچه میشوند میتوانند به اهداف خود که همانا نتایج متوازن پایدار است دست پیدا کنند. اینجا یک سوال مطرح است که چرا در سازمانها با وجود اجرا و پیگیری مدل تعالی سازمانی، آنها پس از مدتی به فراموشی سپرده شده و دیگر جذابیتی برای سازمان ندارد؟ آیا ایراد از مدل تعالی EFQM است؟ آیا ایراد کار در بومیسازی آن است؟
به نظر میرسد باید فراتر نگاه کرد و پیش از اینکه یک سازمان را وارد اجرای مدل و بحث-های آن نمود آمادگی این سازمان را برای اجرای آن سنجید و سپس پروژههای بهبودی برای آمادهسازی سازمان برای اجرای آن تعریف نمود و سپس اقدام به پیادهسازی مدل تعالی EFQM و استقرار آن در سازمانها نمود.
در این پژوهش برآنیم تا به این موضوع پرداخته و الگویی طراحی کنیم تا آمادگی سازمان را برای استقرار مدل تعالی EFQM مورد ارزیابی قرار دهیم.
مقدمه
برای یک مقصد نه چندان دور و نه چندان سخت، آمادگی لازم نیست اما برای رفتن به مقصدی سخت، دور و مبهم، کسب آمادگی لازم به اندازه رفتن و رسیدن اهمیت دارد
برای استقرار سیستمهای مدیریتی، ارزیابی آمادگی سازمان با هدف شناسایی فقدان یا نواقص موجود در پیش نیازهای سازمانی ضروری برای استقرار آنها و ارائه طرح بهبود برای آنها، بسیار حائز اهمیت است.
در واقع آمادگی به عنوان پیشنیازی ضروری برای یک شخص یا یک سازمان جهت موفقیت در مواجهه با تغییر سازمانی است - هالت، - 2000 و آمادگی برای سیستمهای مدیریتی، مجموعهای از پیش نیازهای ضروری برای اجرای موفقیت آمیز سیستمهای مدیریتی است. بنابراین سنجش آمادگی سازمان جهت پذیرش و استقرار سیستمهای مدیریتی، به عنوان یکی از پیش شرطهای غیر قابل چشمپوشی، باعث کاهش زمان و هزینه پیادهسازی سیستمهای مدیریتی شده و به تبع آن، موفقیت پیادهسازی برنامههای آن را افزایش میدهد.
در ارزیابی آمادگی سازمان، ابعاد مختلف سازمان بررسی شده و آمادگی هر یک از اجزای سازمان برای پذیرش سیستمهای مدیریتی سنجیده میشود. در صورتیکه سازمان از جهاتی آمادگی لازم را برای پذیرش آنها نداشته باشد، باید راهکارهایی برای ایجاد آمادگی در حوزههای مذکور تعیین و تبیین گردد.
مطالعات ارزیابی آمادگی با گردآوری اطلاعات اولیه، ایجاد چارچوب تحقیق، گردآوری مفصل اطلاعات مورد نیاز و تحلیل اطلاعات با استفاده از ابزارهای مدیریتی استاندارد و نظر خبرگان صورت میگیرد. خروجی این مطالعات و تحلیلها بیان الگویی برای ارزیابی وضعیت آمادگی سازمان برای پذیرش سیستمهای مدیریتی است. در این پژوهش برآنیم تا الگویی طراحی کنیم تا از طریق آن آمادگی سازمان را برای استقرار مدل تعالی سازمانی مورد ارزیابی قرار دهیم. و در بخش پایانی به جهت ارزیابی مدل آن را در چند سازمان بزرگ به اجرا در خواهیم آورد.
ارزیابی آمادگی
ارزیابی آمادگی سازمان روشی است که با بهرهگیری از آن، ابعاد مختلف سازمان همچون ابعاد مدیریتی و سازمانی، نیروی انسانی، ساختاری، فرآیندی، فنی، زیرساختاری و فرهنگی، بررسی شده و آمادگی هر یک از اجزای سازمان برای پذیرش سیستمهای مدیریتی مورد ارزیابی قرار میگیرد. مطالعات ارزیابی آمادگی با گردآوری اطلاعات اولیه، ایجاد چارچوب تحقیق، گردآوری مفصل اطلاعات مورد نیاز و تحلیل اطلاعات با استفاده از ابزارهای مدیریتی استاندارد و نظر خبرگان صورت میگیرد.
طی انجام مطالعات ارزیابی آمادگی، پیشنیازهای لازم برای اجرای سیستمهای مدیریتی و آمادگی سازمان برای پیادهسازی آن مورد سنجش قرار میگیرد. ارزیابی آمادگی سازمان با هدف شناسایی فقدان یا نواقص موجود در پیش نیازهای سازمانی ضروری برای استقرار سیستمهای مدیریتی و ارائه طرح بهبود برای آنها، بسیار حائز اهمیت است. در واقع آمادگی به عنوان پیشنیازی ضروری برای یک شخص یا یک سازمان جهت موفقیت در مواجهه با تغییر سازمانی است
هدف از ارزیابی آمادگی سازمان، سنجش سریع و همه جانبه ابعاد آن برای تعیین وضعیت فعلی و اینکه آمادگی چه نوع تغییراتی را در چه سطحی دارد. آیا منطقی نیست که قبل از هرگونه اقدامی دریابید برای استقرار سیستمهای مدیریتی، آیا نیروهای شما، در کنارتان هستند یا در مقابلتان؟ آیا ساختار و سیستمهای سازمان، شما را پشتیبانی میکنند و یا مانع پیشرفت پروژه خواهند شد؟ آیا ذینفعان شما اجازه خواهند داد تا این حرکت به سرانجام برسد؟ آیا خود شما و تیم مدیریتیتان آمادگی لازم برای شروع این حرکت را دارید؟
طی انجام مطالعات ارزیابی آمادگی، پیشنیازهای لازم برای اجرای موفق پروژه تعیین شده و آمادگی سازمان برای پیادهسازی آن سنجیده میشود. آمادگی سازمان از ابعاد مدیریتی و سازمانی، فنی، نیرویانسانی و زیرساختی قابل بررسی و سنجش است. در صورتیکه سازمان از جهاتی آمادگی لازم را برای پذیرش سیستم نداشته باشد، باید راهکارهایی برای ایجاد آمادگی در حوزههای مذکور تعیین و تبیین گردد.
مطالعات ارزیابی آمادگی با گردآوری اطلاعات اولیه، ایجاد چارچوب تحقیق، گردآوری مفصل اطلاعات موردنیاز و تحلیل اطلاعات با استفاده از ابزارهای استاندارد صورت میگیرد. خروجی این مطالعات و تحلیلها بیان وضعیت آمادگی سازمان برای پذیرش سیستمهای مدیریتی است.
همچنین چالشها، مشکلات و عوامل کلیدی موفقیت پیادهسازی سیستم نیز در این مرحله تعیین میگردد. در ضمن راهکارهایی برای ارتقای وضعیت سازمان برای پذیرش سیستم نیز ارائه میگردد. یکی از خروجیهای مهم مطالعات ارزیابی آمادگی سازمان، مجموعهای از طرحهای آمادهسازی است. این طرحها برای آمادهسازی اجزای مختلف سازمان برای پذیرش سیستمهای مدیریتی ارائه میگردند و قبل از پیادهسازی سیستم، اجرای طرحهای مذکور آغاز میگردند.
مدلهای ارزیابی آمادگی
راهکارها و مدلهای مختلفی برای سنجش آمادگی استقرار سیستمهای مدیریتی وجود دارد. از مدلهای مطرح شده در مقالات بسیاری برای ارزیابی آمادگی استقرار سیستمهای مدیریتی همچون سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان، مدیریت دانش، هوشتجاری، آمادگی الکترونیکی، مدل تعالی سازمانی، ایزو، مدیریت کیفیت جامع، سیستمهای اطلاعاتی، شش سیگما، مدیریت تغییر، مدیریت فرآیند و ... استفاده شده است. در ادامه برآنیم به بررسی دقیقتر مقالات پرداخته و مدلهای ارزیابی آمادگی استقرار سیستمهای مدیریتی و عواملی که در آنها مطرح شده است را معرفی نمائیم.
ارزیابی آمادگی استقرار مدل تعالی
یکی از چالشهای بزرگی که مدیران سازمانها با آن مواجه هستند این است که آیا سازمان آنها از آمادگی لازم جهت استقرار و بکارگیری مدل تعالی سازمانی برخوردار است یا خیر. به عبارت دیگر پائین بودن سطح آمادگی برای پذیرش و استقرار مدل تعالی سازمانی و درک صحیح از میزان آمادگی برای جهتگیری درست تلاشهای آغازین و تدوین استراتژیهای مناسب برای پذیرش، ضروری به نظر میرسد.
قبل از هر اقدامی در جهت استقرار مدل تعالی سازمانی، ارزیابی آمادگی سازمان با هدف شناسایی فقدان یا نواقص موجود در پیشنیازهای سازمانی ضروری برای استقرار مدل تعالی سازمانی و ارائه طرح بهبود برای آنها، بسیار حائز اهمیت است.
در واقع آمادگی به عنوان پیش-نیازی ضروری برای یک شخص یا یک سازمان جهت موفقیت در مواجهه با تغییر سازمانی است - هالت، - 2000 و آمادگی برای تعالی سازمانی، مجموعهای از پیشنیازهای ضروری برای اجرای موفقیتآمیز تعالی سازمانی است. بنابراین سنجش آمادگی سازمان جهت پذیرش و استقرار مدل تعالی سازمانی، به عنوان یکی از پیش شرطهای غیر قابل چشمپوشی، باعث کاهش زمان و هزینه پیادهسازی مدل تعالی سازمانی شده و به تبع آن، موفقیت پیادهسازی برنامههای تعالی را افزایش میدهد.
در ارزیابی آمادگی سازمان، ابعاد مختلف سازمان بررسی شده و آمادگی هر یک از اجزای سازمان برای پذیرش مدل تعالی سازمانی سنجیده میگردد. در صورتیکه سازمان از جهاتی آمادگی لازم را برای پذیرش مدل تعالی نداشته باشد، باید راهکارهایی برای ایجاد آمادگی در حوزههای مذکور تعیین و تبیین گردد. مطالعات ارزیابی آمادگی با گردآوری اطلاعات اولیه، ایجاد چارچوب تحقیق، گردآوری مفصل اطلاعات مورد نیاز و تحلیل اطلاعات با استفاده از ابزارهای مدیریتی استاندارد و نظر خبرگان صورت میگیرد.
خروجی این مطالعات و تحلیلها بیان الگویی برای ارزیابی وضعیت آمادگی سازمان برای پذیرش مدل تعالی سازمانی است. در راستای تحقق این مهم و ارزیابی آمادگی سازمان برای استقرار مدل تعالی سازمانی، ابتدا پژوهشهای انجام شده در زمینه الگوهای تعالی سازمانی، مدل تعالی سازمانی اروپا سال 2013، الگوهای ارزیابی آمادگی، ارزیابی آمادگی سیستمهای مدیریت کیفیت و تعالی سازمانی مطالعه و بررسی گردید. سپس به بررسی مطالعات و پژوهشهای انجام شده در زمینه عوامل تاثیرگذار بر میزان آمادگی سازمان برای پیادهسازی مدل تعالی سازمانی پرداخته میشود که در این مرحله به عناصر طراحی ساختار ارزیابی آمادگی دست پیدا کردیم.
در مرحله بعدی ساختار کلان الگو در یک کمیته خبرگان - ترکیبی از ارزیابان ارشد مدل و مدیران تعالی سازمانها - ارزیابی شوندگان - ارائه و نظرات آنها در این مورد اخذ گردید. در مرحله بعد پرسشنامه اندازهگیری آمادگی سازمان برای هر یک از عناصر ساختار کلان طراحی و سپس دادههای حاصل در جمع خبرگان مطرح و هر یک از عناصر تجزیه و تحلیل و صحهگذاری شد. پس از آن حد نصابهای هر عنصر - هر عنصر چه نمرهای بگیرد مورد قبول قرار میگیرد - تعیین و به جهت تعیین ارتباط درونی عناصر با هم، وزندهی بر اساس میزان تاثیر در آمادگی سازمان برای اجرای مدل تعالی برای هر عنصر انجام شده و در جمع خبرگان مطرح و صحهگذاری میشود. در نهایت الگوی ارزیابی آمادگی سازمان برای استقرار مدل تعالی سازمانی طراحی میگردد.
