بخشی از مقاله
چکیده
شناخت روشهای برخورد با تغییرات ناگهانی و مدیریت بحران بخشی از تمام برنامههای راهبردی بوده و تدوین سیاستها و برنامههای اجرایی برای پیشبینی، مدیریت و کنترل بحرانها نیازمند تهیه برنامههای راهبردی و اجرایی اختصاصی براساس توان و انتظارات موجود از سازمانها و واحدها مسؤل میباشد. در این شرایط، زمان و سرعت العمل در بررسی و تصمیم گیری نقش اساسی را ایفا می نماید و این امر مستلزم وجود اطلاعات کافی بصورت بلادرنگ از وضعیت و شرایط منطقه بحران و امکان هدایت و کنترل نیرو ها و تجهیزات بصورت یکپارچه و متمرکز درعملیات می باشد.
در این مقاله ضمن بررسی لزوم اهمیت دادن به داشتن برنامه و سناریو در زمان بحران، به فازهای ارتباطی مدیریت بحران، فعالسازی سرویسهای مخابراتی بنابه شرایط بحران و چگونگی انجام عملیات فرماندهی و کنترل ارتباطات در شرایط بحران پرداخته می شود.
همچنین در انتهای هر فاز ارتباطی مدیریت بحران نیز یک شبکه مستقل ارتباطی فرماندهی کنترل شرایط بحران با در نظر گرفتن نیازمندیهای اساسی ارتباطات بحران برای تبادل داده بین مراکز تصمیم گیری و منابع داده پیشنهاد خواهد شد.
.1 مقدمه
بحران چیزی جز تجلی برخورد تمام عواملی که یک مرتبه از حالت نظم به حالت بینظمی درآمده، نیست . وضعیتی که نظم سیستم اصلی خدمات رسان یا قسمتهایی از آن را مختل کرده و پایداری آن را برهم زند. غافلگیری اولین عامل مخرب در سوانح و بحرانها بوده و تصمیمگیریهای مهم در لحظات اولیه همواره از اصلیترین ضروریات واکنش به بحران بودهاند.
همواره اتخاذ تصمیمهای درست بههنگام بروز سوانح و پیش از آغاز بحران به دستهبندی و اقعیتها، آگاهی از وضعیت موجود و قابل استفاده در سازمانهای پاسخگو به حوادث بستگی دارد.
همچنین؛ بحران ها موقعیت هایی هستند که کنترل آن ها مستلزم پاسخ دهی ساعت به ساعت در برابر مردم و مقامات می باشد و بدلیل غیرمنتظره بودن آنها، غالبا اطلاعات کافی درباره موضوع یافت نمی شود زیرا اطلاعات مناسب و طبقه بندی شده و مطابق با ویژگی های خاص آن وضعیت بحرانی در دسترس نیست.
مدیریت ارتباطات در زمان بحران
مدیریت ارتباطات در زمان بحران بخشی از طرح کلی مدیریت بحران است که توسط مدیریت سطوح بالا و متخصصان روابط عمومی برای کاهش آسیب ها و تخریب هایی که به واسطه ی بحران ایجاد می شود، طراحی می گردد. ارتباطات در زمان بحران به نحوه جریان اطلاعات از طریق کانالهای مخابراتی در طی یک بحران در سازمان، کارمندان آن، رسانه ها، دولت، مراجع قانونی و عموم مردم اشاره می کند.
وظیفه مدیریت بحران اتخاذ تصمیمات موثر براساس اطلاعات صحیح درجهت کاهش خسارات و کنترل سریع سوانح و پیشگیری از وقوع وضعیت بحرانی است. باید در تمام برنامهریزیهای بحران جایی را برای موقعیتهای پیشبینی نشده درنظر گرفت. هیچ سانحه و بحرانی شبیه دیگری نیست و درک تشابهات کلیدی برای برنامهریزی کنترل و هماهنگی بهمنظور رویارویی با آن و تخفیف اثرات سوء بسیار ضروری است.
به منظور آماده شدن در برابر یک بحران، هر سازمانی باید یک طرح ارتباط در زمان بحران1 در کنار تیم ارتباط در زمان بحران2 که مجری طرح است داشته باشد. با داشتن این طرح، قبل از بروز بحران - و بازنگری دائم آن - ، یک سازمان قادر می شود سریع تر در برابر بحران عکس العمل نشان دهد، گام های بلافصلی برای کنترل پیام بردارد و به شکلی موفقیت آمیز مجدداً اطمینان جامعه را به دست آورد و بدون از دست دادن وجهه ی عمومی خود، حتی گاهی اوقات اعتبار خود را نیز افزایش دهد. در واقع، طرح ارتباط در زمان بحران در واقع نوعی سیاست بیمه ای برای سلامت دراز مدت یک سازمان است.
تصمیمگیری
باید توجه کرد تصمیمگیریهای مهم و عمده همواره از ضروریات بحران در لحظات اول است. تصمیماتی که نهتنها در ابعاد وسیعی تاثیر میگذارد و در حقیقت آینده و گستره سوانح و بحرانها را میسازد، بلکه همه در مورد آن قضاوت میکنند. بنابراین، طبیعی است، در مواجهه با بحران اتخاذتصمیمهای صحیح منوط به دستهبندی حقایق و واقعیتها باشد. حیاتیترین اقدام در آغاز این است که باید بهسرعت فهمید چه چیزی رخ داده است و چه اقدامی در مقابل آن باید انجام داد و پس از آن شرایط چگونه خواهد بود. بیش از %90 تصمیمات حساس در ساعات اولیه بحران صورت میگیرد و عوامل بسیار متعددی باید در مورد افراد و مسائل مرتبطدر آنِ واحد در نظر گرفته شود
2. فازهای ارتباطی مدیریت بحران - 1 -
. برنامه ریزی برای لحظات قبل از وقوع بحران
در صورت انجام تجسم و پیشبینیهای لازم از قبل در سازمانها، میتوان به هنگام وقوع حوادث متناسب با شرایط سازمان و ارکان آن خود را با شرایط پیشآمده تطبیق داده و برنامههای از پیش طراحی شدهسریعاً به مرحله اجرا گذاشته شود. هرچه بیشبینی جامعتر باشد هنگام بروز بحران فرصتهای بهتری برای حل موفقیتآمیز آنها وجود خواهد داشت. زمانی که سازمانی در فکر آمادگی برای مقابله با بحران است، در حقیقت در نیمه راه برنامهریزی برای مواقع اضطراریاست. مسلماً مدیران خلاق و مبتکر میتوانند شرایط بالقوه بحرانها را تصور و جزئیات پیچیده آنرا ترسیم کنند. لیست اقدامات اولیه قبل از وقوع بحران عبارتند از:
✓ پیشبینی استقرار نیروها در محلهای از پیش تعیین شده
✓ تعیین روشهای کسب خبر و اطلاعات رخداد بحران چه از طریق دستگاههای لازمه یا ستادهای خبری مردمی
✓ تمرین ارتباطات نیروهای امدادی برای برآورد زمان تقریبی رسیدن به محل وقوع بحران
✓ آماده بکار قرار دادن تجهیزات مخابراتی و آزمایش آنها در فواصل زمانی
✓ هماهنگی با کاربران شبکه سلولار و امداد رسانان محلی برای قرار دادن فرکانسهای خود در دیتابیس مخصوص و تمرین شرایط استفاده از تجهیزات رادیوئی در شرایط بحران
. برنامه ریزی برای لحظات اولیه وقوع بحران
سادهترین و در عین حال اساسیترین اشتباهات در لحظات حساس و شرایط بحرانی رخ میدهد . با مروری به تجربیات پیشین میتوان دریافت که در بحرانهای گذشته مردم، نیروهای عملیاتی، برنامهریزان و مدیران تصمیمگیر، مدیران تصمیمساز و سیاستمداران در اکثر مواقع موارد دچار سردرگمی میشوند. دستپاچگی و عکسالعملهای غیرمنطقی در چنین شرایطی بسیار دیده میشود، جلوگیری از ازدحام خبرنگاران کنجکاو، حفظ اعتبار سازمانی، کاهش عوارض و بازتابهای منفی سخن و عملکرد برخی مسئولان بر افکار عمومی مسائلی هستند که گاه از کنترل خود بحران برای مسئولان مشکلتر میشود.
تضادی که بین کنترل بحران و تسلط بر شایعات و اعصاب ایجاد میگردد، دقیقاً نمایانگر عدم آمادگی است. تعجب و غافلگیری اولین عامل مخرب در بحرانهاست. در حقیقت دوباره بهدست گرفتن اوضاع یا شکست درهمان ساعات اول مشخص میشود.
پیشنهاد ما اینست تا » در آغاز بحران، توانمندیها و محدودیتهایخود را فوراً ارزیابی نموده و کمکهایی را که میتوان از سازمانها و منابع مشابه بهدست آورد مشخص نمائید.« همچنین »در یک زمان واحد ممکن است بیش از یک بحران بهوجود آید که باید به مسئولان امر برای برخورد با سایر مسائل، اختیارات کافی تفویض گردد.« مشابه چنین مواردی را میتوان در مورد میزان صحت اطلاعات کسب شده، کانالهای ارتباطی و مخابراتی، امکانات متنوع قابل جایگزین و غیره شناسایی و با استفاده از تجربیات پیشین اقدام به طرح فرضیههای مختلف، تبدیل آنها به قاعده و پس از آن طرحهای کامل و جامعی برای مقابله با بحران نمود.
شکل شماره -1 فاصله زمانی قبل از بحران تا زمان رخداد بحران- پاسخ اولیه تیم امداد و سپس هدایت عملیات - آمار و ارزیابی خسارت
بعد از اطلاع از وقوع بحران، نیروهای امدادی از سایتهای امن بهمراه وسائل ارتباطی ضروری برای کمک به آسیب دیدگان و برآورد خسارات توسط خودروی سیار پشتیبانی ارتباطی در شرایط بحران3 به مناطق آسیب دیده اعزام می شوند.
با بکار گیری خودروی سیار پشتیبانی ارتباطی در شرایط بحران ، یک مامور امداد و نجات می تواند به تبادل اطلاعات بین کلیه عناصر شبکه بپردازد، آنها را پالایش، پردازش و ذخیره کند، گزارشات مورد نیاز را تولید کرده و نمایش دهد و آ ن ها را در معرض دید فرمانده بحران بگذارد تا وی و اعضاء ستادش که در اتاق وضعیت مستقرند، بتوانند تصمیمات لازم را جهت اداره عملیات واگذاری به صورت بهنگام و موثر اتخاذ نمایند . افزایش سرعت و دقت فرایند تصمیم گیری فرماندهان از طریق ایجاد تصویر مشترک بین گره های عملیاتی، تسهیل به اشتراک گذاری اطلاعات، خدمات و توانمندی های عناصر عملیاتی از دیگر دستاوردهای مهم استفاده از این خودرو خواهد بود.
با اعزام این خودرو و همچنین بکمک توانمندیهای فراهم شده توسط این خودرو و آموزشهائی که نیروهای امدادی از قبل در این شرایط دیده اند، می توانند بترتیب نسبت به انجام امور محوله ارتباطی زیر اقدام نمایند:
✓ برقرای ارتباطات رادیویی -HF-VHF ماهواره و مخابرات در منطقه حادثه دیده
✓ برقراری پوشش ارتباطی با امکان نصب یک دستگاه تکرارکننده - امکان ایجاد یک سایت مخابراتی منطقه ای -
✓ امکانات مناسب جهت تعمیر و سرویس سیستم های رادیویی مذکور
✓ ارتباط مستقیم و هماهنگی با نیروهای امدادی محلی در عرض یک ساعت
✓ راه اندازی ماهواره برای بکارگیری تلفن، داده و ویدئو
✓ راه اندازی سیستم های GSM - کشوری -
✓ دسترسی به اینترنت و شبکه رادیوئی Wi-Fi
✓ فعال سازی ارتباطات مرکز فرماندهی و کنترل بحران4
✓ مدیریت ارتباطات بحران و سازماندهی میدانی
✓ ارتباط و تعامل با سلسله مراتب مدیریتی سازمانی
