بخشی از مقاله
تدوین مدل شایستگی مدیریت پروژه براساس استاندارد PMCD در پژوهشگاه نیرو
چکیده
تجربه نشان داده است که اغلب مدیران اشتیاق زیادی به ایجاد چارچوب یا مدل شایستگی در سازمان های خود دارند ولی نمیدانند برای ایجاد این مدل به چه پارامترهایی نیاز دارند. (2007 Sanghi. Seem) در این پژوهشی سعی شده است با بهرهگیری از یک روش کیفی ساده، چگونگی تدوین مدل شایستگی برای یک شغل خاص نشان داده شود. این مقاله که طی انجام پروژه تدوین مدل شایستگی در پژوهشگاه نیرو تهیه شده است، چگونگی تدوین مدل شایستگی شغل مدیریت پروژه را طی اجرای پنج گام اساسی نشان میدهد. برای این منظور ابتدا به مطالعه مدل های شایستگی و انجام مصاحبه با صاحبنظران پرداخته شده و مدل PMCD بعنوان مبنایی جهت تدوین مدل شایستگی مدیریت پروژه در پژوهشگاه تعیین شده است. سپس در گام دوم با بررسی عملکرد افراد موفق سازمان ، فهرستی از شایستگیها که دربردارنده تمام شایستگیهای عملکردی افراد در پژوهشگاه است، مشخص می شود. در مرحله بعد فهرست شایستگیها به همراه تعاریف آن تهیه و در گام چهارم میزان اعتبار و اهمیت شایستگی ها برای هر سطح از مدیریت پروژه، براساس تکنیک دلفی از نمونه مورد بررسی نظرسنجی می شود. در آخرین گام، با شناسایی شایستگی های اصلی و معتبر برای هر سطح، مدل شایستگی مدیریت پروژه در پژوهشگاه نیرو برای هر سطح تدوین می شود. واژگان کلیدی: مدل شایستگی، مدیریت پروژه، مدل PMCD، سطوح مدیریت پروژه، پژوهشگاه نیرو.
1 -مقدمه
از اواسط دهه هشتاد، توسعه شایستگی های مدیریتی مورد توجه سازمانها قرار گرفت. دلیل عمده چنین توجهی، این باور بود که توسعه شایستگیهای مدیریتی منافع بیشماری را برای سازمانها به همراه دارد و این باور هنوز هم پابرجاست. تحقیقات نشان میدهد که 75٪ سازمان ها از مدل شایستگی ها استفاده می کنند و همچنین 69٪ برنامه های توسعه مدیران بر پایه مدل شایستگی ها استوار است.(2003 WOOd&Payne) سازمان های مختلف با توجه به مهارتهای مورد نیاز برای ایفای نقش و نیاز به بهبود و توسعه عملکرد، مدلهای شایستگی متفاوتی را طراحی نموده اند سازمانهای موفق مزیت رقابتی خود را با توسعه شایستگی های مدیریت و افراد حفظ می کنند. این توانمندی ها برای بهبود عملکرد ضروری هستند. از این رو سازمان هایی که در شناسایی و توسعه شایستگیها قصور کنند، با ریسک بالایی مواجه خواهند شد. از سوی دیگر، توسعه شایستگیها، برای مدیران نیز مهم میباشد، زیرا عملکردشان را بهبود می بخشد و دانش آنان را توسعه می دهد (2000 ,Cohen, 1995: Horton).
یکی از مشاغلی که بیشترین مدل های شایستگی برای آن تهیه شده است، شغل مدیریت پروژه می باشد. در دهه اخیر رشد چشمگیر تعداد سازمانهایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می کنند، دیده شده است. پژوهشگاه نیرو نیز - بعنوان یک مرکز تحقیقاتی که وظیفه اصلی اش اجرای پروژه های تحقیقاتی است - از رویکرد مدیریت پروژه جهت انجام وظایفش بهره می برد با توجه به اینکه سرمایه انسانی مهمترین نقش را در توسعه و بهبود سازمان دارد، و از آنجائیکه رویکرد پژوهشگاه جهت پیشبرد اهدافش بصورت پروژه محور است، تدوین مدل شایستگی شغل مدیریت پروژه در پژوهشگاه نیرو اصلی ترین گام جهت توسعه و بهبود منابع انسانی بشمار میرود. با استفاده از مدل شایستگی مدیریت پروژه فرآیندهای جذب نیرو، ارزیابی عملکرد، ارتقاء، جبران خدمت و... براساس مدل شایستگی مدیران پروژه انجام می شود. در این مقاله سعی شده است با بهره گیری از یک روش ساده و کیفی چگونگی تدوین مدل شایستگی ارائه شود.
2 - مديريت پروژه
2 - 1 - تعریف مدیریت پروژه مدیریت پروژه تلاشی است که از بکاربردن دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکها جهت انجام فعالیتهای پروژه در دستیابی به اهداف پروژه انجام می شود. مدیریت پروژه از طریق کاربرد و تلفیق فرآیندهای آغاز، برنامه ریزی، اجرا، ارزیابی، کنترل و اختتام امکانپذیر است. فردی که مسئول دستیابی به اهداف پروژه است، مدیر پروژه نامیده می شود. مدیریت کردن یک پروژه بطور مختصر شامل گامهای ذیل می شود (1982 ,BoyatZiS)
- شناسایی نیازها و الزامات پروژه
- تعیین اهداف شفاف و قابل دستیابی
- برقراری تعادل در اجرای الزاماتی چون کیفیت، محدوده، زمان و هزینه پروژه
- تطبیق ویژگی ها و برنامه ها با خواسته ها و انتظارات متفاوت ذینفعان
2-2- سطوح مدیریت پروژه شغل مدیریت پروژه براساس پیچیدگی و سادگی پروژه، و تعداد پروژههای همزمان به سه سطح قابل تفکیک می باشد. مدیر پروژه سطح آ: به مدیری گفته می شود که توانایی اداره چند پروژه را به صورت همزمان داشته باشد. (رهبر پروژه) مدیر پروژه سطح 2 به مدیری گفته می شود که توانایی اداره پروژه های سنگین و پیچیده را داشته باشد(مدیر ارشد پروژه) مدیر پروژه سطح به مدیری گفته می شود که توانایی اداره پروژه های ساده و غیر پیچیده را داشته باشد (مدیر پروژه) یک کارشناسی پروژه، پس از کسب مهارتهای مدیریت پروژه و دادن آزمون می تواند بعنوان مدیر پروژه سطح مسئولیت پروژههای ساده و غیر پیچیده را بعهده بگیرد. (البته صرفاً اجرای یک پروژه در طی یک دوره زمان مشخص) مدیر پروژه سطح با کسب دانش، شایستگی های فردی و تجربه لازم، پس از ارزیابی می تواند به سطح۶ یعنی مدیریت پروژههای پیچیده بپردازد (در دوره زمانی مشخص فقط یک پروژه را اداره می کند) همچنین با کسب شایستگی های رهبر پروژهها میتواند چندین پروژه را در طی یک دوره مدیریت کند. دانش، شایستگیهای فردی و سایر شایستگی ها برای داشتن این سطوح از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است و با توجه به مدل شایستگی مدیریت پروژه در آن سازمان می توان مشخص کرد که مدیر پروژه سطح چه میزان از شایستگی های فردی، دانش و تجربه را باید داشته باشد.
1-3- تعریف مدل شایستگی:
توجه به لیاقت و شایستگی افراد در کار را شاید بتوان با قدمت تاریخ پیدایش دولتها در جهان مقارن دانست ولی واژه شایستگی اولین بار در سال 1973 و در مقالهای توسط مکلند وارد ادبیات مدیریت و چندی بعد از دنیای آکادمیک، وارد دنیای سازمان ها و کسب و کار شد. در سال 1982 مک لند و بواتزیس۶، در کتاب "مدیر شایسته " اولین مدل شایستگی ها را ارائه دادند. تعریف آنان از شایستگی عبارت است از: "ویژگی های ریشه ای فرد - انگیزه، خصوصیات، مهارت، نقش اجتماعی و مجموعه دانش - که او برای انجام وظیفه به کار می برد". شایستگی ها مجموعه ای از دانش، مهارتها و رفتارهای مشخصی هستند که برای ارزیابی، سنجش و توسعه افراد بکار می روند. مدل شایستگی نیز چارچوب یا لیستی از شایستگی هاست که اغلب به چندین گروه و دسته - براساس نوع شایستگی و سطح عملکرد - طبقه بندی شده اند. این شایستگی ها برای نشان دادن عملکرد مطلوب افراد قابل استناد بوده و اغلب بصورت گرافیکی توسط - جهت تسهیل در فهم - جمعی از صاحبنظران ترسیم شدهاند. (2008 ,Kim LamOureuX)
2-3- مدل شایستگی مدیریت پروژه PMCD سازمانهای مختلف با توجه به مهارتهای مورد نیاز برای ایفای نقش و نیاز به بهبود و توسعه عملکرد، مدل های متفاوتی طراحی نموده اند. استاندارد PMCD در چارچوب استاندارد PMP ،PMI و PMBOK شایستگیهای مدیریت پروژه را توسعه داده است. این مدل شامل همه دانش ها، مهارتها، نگرشها و رفتارهایی است که یک مدیر پروژه جهت مدیریت اثربخش پروژهها، ملزم به داشتن این شایستگی هاست (1982 ,BoyatZiS). موفقیت مدیر پروژه در سه سطح 1- 1 :شایستگیهای فنی، ۶ - شایستگیهای فردی و 3 - شایستگیهای کسب وکار و رهبری تعریف شده است. شایستگیهای فنی شامل مدیریت یکپارچگی، ۶ - مدیریت محدوده، 3 -مدیریت تیم، 4 - مدیریت کیفیت، 5-مدیریت تدارکات، 6- مدیریت منابع انسانی، 7 - مدیریت ارتباطات، 3-مدیریت ریسک و 9-مدیریت هزینه بوده که همان شایستگیهای فنی مدیر پروژه در استاندارد PMBOK است. هر کدام از این شایستگی ها ابعاد خاص خود را دارند و همه آنها از پنج مرحله؛ فعالیتهای آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و فعالیتهای اختتامی تشکیل میشوند. بعنوان مثال مدیریت تدارکات از ابعاد 1- برنامه ریزی مقدماتی تدارکات، ۶ - برنامه ریزی تدارکات، 3 - برنامه ریزی درخواست، 4- ارائه درخواست، 5 - انتخاب منبع تامین/تنظیم قرارداد، 6- مدیریت قرارداد، 7 - نظارت بر قرارداد و 3- خاتمه قراداد تشکیل شده که معیارهای عملکردی هر کدام بطور مفصل در استاندارد PMCD و PMBOK مشخص شده اند.
شایستگی های فردی شامل؛ آ-اقدام و دستیابی، ۶-خدمت به منابع انسانی، 3 - اثرگذاری، 4-مهارتهای مدیریتی، 5 - مهارتهای ادراکی و 6 - مهارتهای شناختی است. همانطور که در شکل (1) نشان داده شده است، دسته سوم مختص به شایستگی های کسب و کار و رهبری است که دلالت بر درک و شناخت کسب و کار و سازمان، نگرش به شرکت و محیط کاری بهره ور دارد.
4 -متدلوژی تحقيق
4 - 1 - گام اول، مطالعه و بررسی مدلهای شایستگی: جهت تدوین مدل شایستگی مدیریت پروژه در پژوهشگاه نیرو، ابتدا به بررسی مدل های شایستگی مدیریت پروژه در داخل و خارج از کشور پرداخته شد و آرای صاحبنظران مختلف در این زمینه مورد بررسی قرار گرفت . پس از بررسی مدلهای متعدد ، شرایط سازمان و اراء صاحبنظران، مدل چار چوب نوسعه شایستگیهای مدیریت پروژه بعنوان مبنایی برای اعتباردهی، وزن دهی و سطح بندی شایستگی ها مورد تائید قرار گرفت. جهت بدست آوردن اجماع در مورد انتخاب مدل PMCD بعنوان مبنای تدوین مدل شایستگی، از روش مصاحبه و مطالعه اسناد و مدارک استفاده شده است.
4 - 2 - گام دوم، مصاحبه با افراد موفق و صاحبنظر در پژوهشگاه این مرحله در واقع شامل مصاحبه با افرادی است که دارای عملکرد عالی هستند. این کار به منظور شناسایی دانش، مهارت و توانایی هایی که موجب برجسته شدن عملکرد آنها و تمایزشان از بقیه سازمان شده است، انجام می شود. قسمت عمده این مرحله به متوسل شدن به نمونههای عملکرد اثر بخش و غیر اثر بخش اختصاص مییابد. اجرای این مرحله موجب ارزیابی فهرست تهیه شده در مرحله قبل شده است، بدین صورت که از طریق مصاحبه با افراد شاخص، فهرستی از شایستگی ها تهیه و مشخص شده که شایستگی های مدل PMCD و ابعاد آن دربردارنده تمام شایستگیهایی است که در عملکرد موفق افراد نقش داشته است. جدول (1) ابعاد مدل شایستگی مدیر پروژه را مطابق با استاندارد PMCD نشان میدهد.
3-4-گام سوم، تهیه فهرست اولیه شایستگی ها در این مرحله به تعریف شایستگی های لیست شده در مرحله قبل پرداخته می شود. بدین صورت که هر یک از شایستگیها در حد یک یا دو خط و ترجیحاً بصورت مصدری تعریف شده تا منظور و مقصود از شایستگی مشخص شود. این کار ورودی مرحله بعدی که اعتباریابی شایستگی هاست، میباشد. جدول2 تعریف شایستگی های لیست شده در مرحله قبل را نشان میدهد.
4 - 4-گام چهارم، اعتباریابی شایستگیها:
لیست شایستگی هایی که در مرحله قبل بدست می آید، در واقع فهرست خام شایستگی ها است. به همین دلیل بایستی به اعتباریابی آن پرداخته شود. در واقع هدف از اعتباریابی دست یافتن به موارد زیر استه اول آنکه شایستگی های مطرح شده بعنوان شایستگی های عام مطرح است و کمتر صاحبنظران به تقسیمبندی آنها براساس سطوح مدیریت پروژه پرداختهاند به بیان دیگر همانطور که در مدیریت، مدیران عمدتاً به سه سطح ارشد و میانی و عملیاتی تقسیم می شوند و هرکدام از این سطوح بی شک دارای شایستگیهای خاص خود می باشند مدیریت پروژه نیز به سه سطح با توجه به پیچیدگی پروژه و تعداد پروژههای در دست اقدام تقسیم می شود. در این مدل مدیران پروژه به سه سطح از مبتدی تا پیشرفته تقسیم شدهاند. دوم آنکه شایستگی ها از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. بعبارتی دیگر همه مدیران پروژه در همه سازمان ها نیازمند شایستگیهای یکسانی نیستند. قطعاً شایستگیها مورد نیاز یک مدیر پروژه در شرکت تولیدی متفاوت با شایستگیهای مورد نیاز یک مدیر پروژه در سازمان پژوهشی است. پس در اعتباریابی به مشخص ساختن شایستگی ها از این لحاظ پرداخته می شود. سوم، پس از اینکه شایستگیهای مدیران پروژه سازمانی خاص، در سطوح مختلف مشخص شد، نکته دیگری که باقی می ماند این است که یک مدیر به همه شایستگیهای مطرح شده در سطح مدیریتی خود به یک اندازه نیاز ندارد. بنابراین در اعتبار یابی به مشخص کردن این امر یعنی وزن دهی به شایستگی های مختلف نیز پرداخته می شود. (کرمی 1336)
روش اعتباریابی در این پژوهشی براساس تکنیک دلفی بوده است. روش دلفی فرآیندی ساختار یافته برای جمع آوری 9 طبقه بندی دانش موجود در نزد گروهی از کارشناسان و خبرگان است که از طریق توزیع پرسشنامههایی در بین این افراد و بازخور کنترل شده پاسخ ها و نظرات دریافتی صورت میگیرد (1996 Adler and Ziglio) مراحل زیر جهت اجرای تکنیک دلفی در این مرحله از پروژه صورت گرفته است .
1-تشکیل تیم اجراو نظارت برانجام دلفی
2 - انتخاب یک یا چند هیات (پنل) جهت شرکت در فعالیت ها
3- راه اندازی فعالیتهای تنظیم پرسش نامه برای دور اول
4- بررسی پرسش نامه از نظر نوشتاری (رفع ابهامات استنباطی و ...)
5-ارسال اولین پرسش نامه به اعضاء هیات ها
6- تجزیه و تحلیل پاسخ های رسیده در دور اول
7 - آماده کردن پرسش نامه دور دوم (با بازنگری های مورد نیاز)
3- ارسال پرسش نامه دور دوم برای اعضاء هیات ها
9 - تجزیه و تحلیل پاسخ های رسیده در دور دوم
10 - آماده سازی گزارش توسط تیمم تحلیلگر
بدین صورت که فهرست اولیه شایستگی ها تبدیل به فرمت پرسشنامه شده و به نمونه آماری جهت تکمیل ارجاع شده است. پرسش این است که کدام شایستگی ها برای عملکرد موفقیت آمیز در پژوهشگاه ضروری و چقدر ضروری هستند. پس از جمع آوری پرسشنامه ها نتایج از لحاظ کیفی تجزیه و تحلیل می شود تا اعتبار هر شایستگی بدست آید. پرسشنامه شایستگیها بین 15 نفر (نمونه) از مدیران پروژه موفق پژوهشگاه تقسیم و درجه اهمیت هر کدام از شایستگیها در سه سطح مدیریت پروژه نظرسجی می شود. میانگین امتیازهای داده شده در جدول (3) نشان داده شده است.
5- 4 - گام پنجم تهیه مدل شایستگی: پس از اعتباریابی شایستگی ها، شایستگیهای مورد نظر و معتبر شناسایی و سپس به تهیه مدل شایستگی برای سطوح مختلف پرداخته میشود. در این مرحله اهمیت هر کدام از شایستگی ها برای هر سطح از مدیریت پروژه مشخص میگردد (نمودار (): اعتبار هرکدام از شایستگی ها در 3 سطح مدیریت پروژه را نشان می دهد)
