دانلود مقاله مدیریت پروژه

بخشی از مقاله

مدیریت پروژه

مقدمه
«گستره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) عبارتی جامع و فراگیر می باشد که به توصیف مجموعه دانش های درگیر در حرفه مدیریت پروژه می پردازد. همچون دیگر حرفه ها نظیر حقوق، پزشکی و حسابداری، وظیفه بکارگیری و پیشبرد گستره این دانش بر عهده دست اندرکاران این حرفه و اقشار دانشگاهی است. گستره دانش مدیریت پروژه دربردارنده شیوه های سنتی قابت شده ای است که به صورت فراگیر به کار گرفته شده و همچنین شامل علوم ابتکاری و شیوه های پیشرفته ای می باشد که پیش از این، دامنه استفاده از آنها محدودتر به نظر می رسیده و اطلاعات منتشر شده و غیر منتشره در این زمینه را در برمی گیرد.

چکیده ای از مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک حرفه نو ظهور است. همیشه تیم مدیریت پروژه مسئول مشخص سازی این نکته می باشد که در هر پروژه معین چه مواردی برای آن مناسب بوده و با آن در تناسب می باشد.
مدیریت پروژه یک حرفه نسبتاً جوان است.
مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به کار بستن دانش ها، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های مرتبط با فعالیت های یک پروژه در جهت رسیدن به نیازهای آن می باشد. با بهره گیری از موارد فوق الذکر در خلال مراحلی همچون «مرحله آغازین»، «برنامه ریزی»، «اجرا»، «کنترل» و «اختتامیه (مرحله پایانی)»، فرایند مدیریت پروژه صورت می پذیرد. تیم پروژه به مدیریت کارهای پروژه پرداخته و این کارها عموماً شامل موارد ذیل است :

 مدیریت تقاضاهای متناقض مرتبط با محدوده طرح، مدت زمان اجرا، هزینه اجرا، ریسک طرح و کیفیت آن.
 مدیریت سهام داران با مجموعه انتظارات و احتیاجات متفاوت.
 مدیریت ملزومات شناسائی شده طرح.

این نکته، بسیار حائز اهمیت است که تعداد زیادی از فرایندها در مدیریت پروژه طبیعتاً تکرارپذیرند. تا حدودی می توان شرح قدم به قدم جزئیات پیشرونده یک طرح را نیز به واسطه ماهیت و لزوم آن در تمام طول چرخه حیات پروژه، در زمره این دسته از فرایندها به شمار آورد. به عبارت دیگر هرچه بیشتر در مورد پروژه خود بدانید، بهتر می توانید آن را مدیریت نمائید.
گاهاً (حتی) برای بیان رویه سازمانی مدیریت کارهای مستمر یک سازمان اجرائی از اصطلاح «مدیریت پروژه» استفاده می گردد ؛ (اما) صحیح تر آن است که این شیوه مدیریتی را «مدیریت پروژه ای» بنامیم، چراکه در این شیوه، با بسیاری از جنبه های مختلف این قبلی کارها، برخوردی همچون یک پروژه به عمل می آید تا تکنیک های مدیریت پروژه را در مورد آنها بکار بندند.

رابطه با دیگر جنبه های (دانش) مدیریت
(Relationship to Other Management Disciplines)
اغلب مهارت های مورد نیاز به جهت مدیریت پروژه ها منحصراً به (دانش) مدیریت پروژه تعلق دارند. (به عنوان مثال روش تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی و یا ساختار شکست کار (WBS). به هر صورت، PMBOK سایر موضوعات و جنبه های مدیریتی (مورد نیاز جهت مدیریت پروژه ها) را نیز پوشش می دهد. همانگونه که در شکل 1-2 این مطلب به وضوح نشان داده شده است.

«مدیریت عمومی» دربردارنده مباحثی چون برنامه ریزی، سازماندهی، کارگزینی، اجرا و کنترل کلیه عملیات های یک موسسه فعال می باشد. PMBOK بسیاری از جنبه ها و زمینه های «مدیریت عمومی» را تعدیل نموده و یا تحت پوشش خود قرار می دهد؛ مواردی همچون رفتار سازمانی، پیش بینی های مالی و تکنیک های برنامه ریزی که عناوین مذکور تنها اسامی تعداد اندکی از آنهاست.

زمینه دانش مدیریت پروژه
مدیریت یکپارچگی پروژه (Project Integration Management)
مدیریت یکپارچگی پروژه، دربردارنده فرایندهای مورد نیاز، جهت تضمین هماهنگی و یکپارچگی میان اجزاء مختلف یک پروژه به نحو مناسب بوده و همچنین، مبحث یکپارچگی، با هدف برآورده سازی مجموعه انتظارات و نیازمندیهای سهامداران ( و یا فراتر روی از آنها) به ایجاد تبادل و توازن میان اهداف و گزینه های متعارض پروژه می پردازد. امکان یکپارچه سازی و منسجم نمودن کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه، مقدمتاً به واسطه انسجام فرآیندهای مشروح در این بخش فراهم می آید.
- ایجاد برنامه پروژه (Project Plan Development) ؛ به جمع آوری نتایج سایر فرآیندهای برنامه ریزی پرداخته و آنها را در قالب یک مستند یکپارچه و منسجم، در کنار یکدیگر قرار می دهد.

- اجرای برنامه پروژهExecution) ؛ (Project Plan به انجام برنامه پروژه از طریق فعالیت های موجود در آن می پردازد.
- کنترل تغییر یکپاچه ( Integrated Change Control ) ؛ هماهنگ نمودن تغییرات در طول کل پروژه می پردازد.

فرآیندهای فوق الذکر، با یکدیگر و نیز با سایر فرآیندهای موجود در زمینه های دیگر دانش مدیریت پروژه در تعامل می باشند. هر فرآیند، بر حسب نیازمندیهای پروژه، ممکن است تلاش یک فرد، تعداد بیشتری از افراد و یا گروه ها را متوجه خود نماید. عموماً هر یک از این فرآیندها، حداقل یکبار در هر فاز پروژه به اجرا درمی آیند.
وقتی نیازمند انجام یک برآورد هزینه ای، برای یک برنامه احتیاطی هستیم و یا در تعیین و شناسایی ریسک های درگیر با گزینه های مختلف مبحث کارگزینی، الزامی وجود داشته باشد، مدیریت یکپارچگی پروژه، وارد معرکه می گردد. به هر صورت، برای تکمیل موفق یک پروژه لازم است تا فرآیند یکپارچه سازی در تعدادی دیگر از زمینه های پروژه نیز، به اجرا درآید. به عنوان نمونه :
*کارهای هر پروژه، همواره می بایست، با فعالیت های مستمر و پیشرونده سازمان اجرایی درگیر آن یکپارچه و هماهنگ گردد.
* «محدوده پروژه» و «محدوده محصول» نیز می بایست یکپارچه و منسجم گردند.

از جمله تکنیک های مورد استفاده جهت یکپارچه سازی فرآیندهای مختلف هر پروژه و همچنین سنجش میزان کارایی آن به هنگام پیشرفت، از لحظه شروع تا پایان، تکنیک مدیریت ارزش حاصله ( Earned Value Management) می باشد.
نرم افزار مدیریت پروژه نیز ابزاری است، که به فرآیند یکپارچه سازی، در خلال یک پروژه کمک می نماید و همچنین ممکن است، کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه را به یکدیگر پیوند دهد.
روش حصول سیستمی در مدیریت پروژه

مدیران بایستی تعداد زیادی از متغیرهای مرتبط به هم را در کارشان به حساب آورند. مدیریت پروژه، معرف یک سیستم است. یک پروژه در داخل سیستم یک شرکت کار می کند؛ لیکن هم پروژه و هم شرکت هر دو در داخل یک سیستم پیچیده ای به نام «صنعت» فعالیت می نمایند. سیستم همان گونه که در «فرهنگ لغت آکسفورد» تعریف شده عبارت است از : « مجموعه ای از اشیاء سرهم (مونتاژ) شده، متصل، و یا وابسته به هم، با این فرض که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند». درواقع «یک مجموعه متشکل از قسمت ها و قطعات منظم بر اساس یک برنامه و یا مونتاژ کامل حقایق، اصول، دکترینها و غیره، در محدوده یک دانش خاص و یا یک تفکر مشخص را سیستم می نامیم ».

علاوه بر تعریف کلی سیستم به شکل فوق، مفاهیم اساسی نظریه سیستم به طور خلاصه به شرح زیر می باشند :
1.یک سیستم مانند یک موسسه بیش از جمع قسمت های مختلف آن است؛ یعنی باید به مثابه یک کل نگریسته شود.
2.سیستم می تواند باز یا بسته باشد. سیستم وقتی «باز» است که اطلاعات، انرژی یا مواد را با محیطش مبادله نماید؛ مانند آنچه در بیولوژی عمل می شود (مانند انسان یا حیوان)، و یاآنچه در علوم اجتماعی عمل می شود (مانند شرکت)، و حالت عکس آن را سیستم بسته می نامیم.
3.برای آنکه سیستمی به مثابه یک «سیستم» تلقی شود، باید «مرزهایی» داشته باشدکه آن را از محیط خویش متمایز نماید.

4.اگر سیستم باز بخواهد حیات یابد، باید خوراک کافی برای ادامه حیاتش را از محیط پیرامون خویش جذب کند.
5.اگر سیستم خواهد تعادل پویا برقرار کند، بایستی دارای بازخورد باشد؛ اطلاعاتی که حداقل به ما بگوید که سیستم در خطر نابودی است یا خیر؟
6.به استثنای کل هستی، تمامی سیستم ها، سیستم های «فرعی» از یک سیستم کلی اند.
7.سیستم های باز و سیستم های اجتماعی به طور خاص، تمایل به «تنوع» دارند.
8.نظریه های سیستم تأکید بر این دارند که سیستم های باز می توانند نتایج مطلوب (ایستا یا پویا) را – در راه های مختلف – از طریق خاصی که به نام «هم پایانی» معروف است، به دست آورند. باید دانست که همواره یک راه حل به مثابه بهترین راه حل، برای همه حالات وجود ندارد.
روش حصول از طریق سیستم در مدیریت عملی یک پروژه :

بدیهی است که هیچ پروژه ای در خلأ وجود ندارد؛ برعکس هر پروژه با محیط خارجی خود مرتبط است. چراکه پروژه، مواد و عوامل تولید را دریافت می نماید، آنها را تغییر شکل می دهد و سپس محصول نهایی را به محیط تحویل می دهد (نمودار 1-1).
(بازخورد)
نیرو دادن به سیستم

نمودار 1-1 مدل ورود و خروج عوامل
ورودی های پروژه از محیط خارجی – همان گونه که در نمودار بالا نشان داده شده است – شامل نیروی انسانی، سرمایه، مهارت های مدیریت، دانش و مهارت های فنی است. به علاوه گروه های زیادی برای پروژه ایجاد تقاضا می نمایند و بسیاری از این تقاضاها گاهی یکسان و در یک جهت و هماهنگ نیست. وظیفه مدیریت، تلفیق این تقاضاها و اهداف است. مثلاً تقاضای کارکنان برای افزایش دستمزد، سود بیشتر و امنیت شغلی بالاتر.
وظایف مدیران پروژه و ویژگی های آنان
بیان موضوع
سرپرست یک پروژه، یک مدیر میانی است که بین مدیران رده های بالاتر و کارکنان تحت سرپرستی قرار داشته و بایستی نماینده هر دو گروه باشد و در چالش های ایجاد شده بین این دو گروه و یا بروز اختلاف نظر بین آنان، این مدیر پروژه است که بایستی قادر به حل این مسائل باشد تا بتواند با ایجاد هماهنگی و همگرایی به بهره وری اجرای پروژه کمک نماید و این وظیفه ای بس دشوار در فراگرد مدیریت پروژه است ؛ لذا بایستی، اولا: وظایف خود را به مثابه یک مدیر بداند؛ ثانیا : مهارت ها و دانش های لازم را در این مورد کسب نماید.
وظایف مدیران پروژه
با هر دیدگاهی (اعم از دید کلاسیک، رفتاری و یا سیستمی – اقتضایی) که به مدیریت نگریسته شود، این جمع بندی حاصل می شود که مدیران پروژه با سه وظیفه مدیرتی مواجه هستند :
1. مدیریت کار و سازمان پروژه
2. مدیریت منابع انسانی پروژه
3. مدیریت عملیات پروژه
مجرد از آنکه پروژه ها در چه نوع کاری درگیراند، مدیران با این سه وظیفه مواجه هستند. بنابراین قلمرو مدیریت، فراتر از حل مسائل و مشکلات رفتاری و فنی و فردی، و بیش از برنامه ریزی برای آینده پروژه است. برای آنکه فرد بیاموزد که مدیر باشد، نیازمند دستیابی به دانش و مهارت هایی است که به هر کدام از سه وظیفه فوق الذکر مرتبط است. لذا به طور مختصر به هر کدام از سه وظیفه فوق، اشاره می گردد.
مدیریت سازمان پروژه
اعم از اینکه پروژه ها کوچک یا بزرگ، خصوصی یا عمومی باشند، مدیر این پروژه ها بایستی از اینکه کار پروژه تحقق یافته و کل پروژه اداره گردد، کسب اطمینان نماید.
مدیریت منابع انسانی پروژه
هرچند این یک شعر رایج در فرهنگ مدیریت است که مدیریت را انجام امور از طریق دیگران تعریف می نمایند – شاید مدعیان این شعار خواسته باشند تأکید بر انسان در مدیریت را مطرح نمایند – لیکن می توان گفت که این بیان خود نوعی ساده اندیشی و ساده نگری در مورد اهمیت وظیفه مدیریت در مورد اداره نیروی انسانی است.
اصولا پروژه ها مانند سازمان ها، واحد مکانیکی بی جان نیستند؛ هرچند عده ای نگران آنند که در موج سوم و دنیای الکترونیک، رایانه و آدمک های ماشینی، جای انسان را خواهند گرفت. این طرز تفکر باعث شده تا خود نوعی مقاومت طبیعی را در بین مردم به وجود آورد؛ لیکن اگر از دریچه دیگری بدان اندیشه شود، ملاحظه می گردد که منزلت تخصصی انسان در دنیای آینده و نیاز سازمان ها به انسان ها شدیدتر شده و نمی توان چه در حال حاضر و چه در آینده، سازمان بی انسان را تصور نمود. لذا، مدیران بایستی چگونگی انگیزش، رهبری و ارتباطات را بیاموزند و فهم و درک لازم در مورد روابط بین فردی و گروهی را به دست آورند.
مدیریت عملیات پروژه

طبیعتاً هر پروژه ای، کاری را انجام می دهد. بخشی از پروژه ها در رابطه با تولید اتومبیل، درمان بیماران، آموزش و حفظ امنیت جامعه و بخشی دیگر برای رسیدگی به مسائل مذهبی، فرهنگی و سیاسی شکل یافته اند. لذا فراگردی که به منظور تولید محصول پروژه به کار می رود، بایستی «مدیریت» گردد. منظور از مفهوم «عملیات» در این بحث، تأکید بر مسائل فنی مرتبط با پروژه است. درحقیقت وظیفه عملیات در یک پروژه به طور مشخص، شامل طراحی و عملیاتی کردن سیستمی از انسان، مواد اولیه، ابزار و تجهیزات، وجوه مالی و اطلاعات برای اجرای یک یا گروهی از پروژه است.

درواقع واژه عملیات در معنی وسیع تر خود، مترتب کلیه عملیات در هر پروژه اعم از پروژه تولیدی، خدماتی، دولتی، خصوصی و پروژه های انتفاعی و غیرانتفاعی است.
نمودا 1-2 این سه وظیفه را که ضمن مستقل بودن، دارای تعاملند، و به مثابه فراگردی عمومی که مدیریت برای انجام هر سه وظیفه به آنها نیازمند است و دانشی که برای انجام این فراگرد باید مورد توجه قرار گیرد، نشان میدهد، همان گونه که در نمودار مزبور ملاحظه می شود، مدیران بایستی توانایی به کارگیری فنون برنامه ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی، کنترل و رهبری را داشته و بایستی نقش رفتار انسانی در سازمان ها را درک کرده و مهارت های لازم برای مدیریت عملیات را کسب نماید.
مدیران پروژه بایستی برای مدیریت سازمان پروژه، مدیریت منابع انسانی و مدیریت عملیات پروژه، از نظریه های کلاسیک، علوم رفتاری و مدیریت علمی (مکتب ریاضی مدیریت) بهره جسته و دانش لازم را به دست آورند.

در 25 سال اخیر کوشش های فراوانی برای دستیابی به یک روش تلفیقی از سه روش کلاسیک، رفتاری و مدیریت علمی صورت گرفته است. این کوشش ها به طرح نگرش سیستمی که تکیه اش بر سازمان به مثابه یک کل با اجزای به هم مرتبط و دیگری نگرش اقتضایی که تکیه اش بر تطابق الگوی مدیریت در موقعیت های مختلف می باشد، منجر گردیده است.
به بیانی دیگر نظریه های کلاسیک به مدیران توان لازم برای افزایش اثربخشی، ابزار و فناوری لازم برای طراحی واحد تولیدی و طراحی شغل و روش های انجام کار در جهت افزایش کارآیی را اعطا می نماید. نظریه های علوم رفتاری توان لازم برای فهم رفتار انسانی در محیط کار و سازمان توسط مدیران را فراهم می سازد. این نوع نگرش، توانایی لازم به مدیر برای برقراری رابطه میان کارکنان و کار و سازمان را عرضه می نماید.

رویکرد مدیریت علمی یا ریاضی، درواقع نگرش جدید به مدیریت کلاسیک است و تکیه اساسی آن، استفاده از ریاضیات و آمار به مثابه ابزاری برای مدیریت تولید و عملیات می باشد که توانایی حل جنبه های فنی مسائل مربوط به تولیدات سازمان را برای مدیر فراهم می سازد.
در نگرش تلفیقی سیستمی – اقتضایی، توانایی مدیر در نگرش به سازمان مثابه یک مجموعه واحد جهان شمول و عنایت به تفاوت های موقعیتی، افزایش می یابد. در کل، این روش تلفیقی به عنوان پارادایمی در مدیریت در دهه های اخیر تغییر عمده ای در نگرش به مدیریت ایجاد نموده است. درمجموع باید اشاره نمود که مدیر با به کارگیری دانش، نظریه ها، اصول و مفاهیم مکاتب فوق الذکر سه وظیفه اداره سازمان، نیروی انسانی، تولید و عملیات را انجام میدهد و در هر کدام از این سه وظیفه باید به مسائل و نکات توجه نموده و مهارت ها و توانایی های لازم را به دست آورد و با عنایت به محیط و شرایط آن وظیفه مدیریتی خود را انجام دهد.

لذا، مدیر با توجه به محیط و عناصر سیاسی، اقتصادی، فرهنگی، فنی و حقوقی و مواد، اطلاعات و انرژی که سازمان از محیط می گیرد، بایستی در انجام سه وظیفه مزبور به عوامل و عناصر در اداره هر کدام از سه قلمرو تولید و عملیات، کار و سازمان و مردم توجه نموده و برای انجام این سه وظیفه، با مجموعه متغیرهای آن، مهارت ها و توانایی های لازم را کسب کند و مدیریت جامع را به مثابه محصول این سیستم ارائه و تحقق بخشد.