پاورپوینت راهنمای مدیریت مؤثر جلسات

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 2 :

راهنماي مديريت مؤثر جلسات

اسلاید 3 :

تبادل نامه و يادداشت
تماس تلفني
ارائه گزارش
تشكيل جلسه
اشكال ارتباطات سازماني

اسلاید 4 :

طرح اوليه براي مؤفقيت
هدف از برگزاري جلسات را بدانيد.

هدف جلسه يعني آنچه اميد داريد، حاصل آيد-تبادل نظر و اطلاعاتي است که براي خلق يک طرح ضروري است.

در بدو امر 2 هدف اساسي براي جلسه متصور است:

ارائه اطلاعات
کسب اطلاعات

اسلاید 5 :

جلسه را ميتوان گردهمايي دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدفهاي مشترك هستند و ارتباطات (شفاهي و يا كتبي) را وسيله اصلي نيل به اين اهداف قرار ميدهند (هينز: 1387).
تعريف جلسه

اسلاید 6 :

1) خلق يک ايده، طرح، يا پروژه مستلزم تعامل عقايد باشد.
2) پوياي گروهي از اساسي ترين عوامل تحقق يک هدف باشد.
3) محدوديت زماني، ديگر موارد حق انتخاب را محدود نماید.
4) موضوع آنقدر پيچيده باشد که تعامل و توضيح را طلب کند.
5) دستور مافوق، برگزاري جلسه باشد.
چه وقت بايد اجلاسي برگزار گردد؟

اسلاید 7 :

چرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟
چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟
چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟
بعد از جلسه چه بايد کرد؟
مديريت جلسات

اسلاید 8 :

چرا جلسات درست پيش نمی رود؟
در يك بررسي كه از 635 مدير بعمل آمد ،
75% آنها از غير اثربخش بودن جلساتي كه در آنها حضور يافته اند ، ناراضي بوده اند ، دلايل آن بشرح جدول زير آمده است .

اسلاید 9 :

خصوصيات جلسه

خارج شدن بحث از موضوع جلسه

آمادگي ضعيف اعضاء

نا معلوم بودن اثربخشي

نشنيدن مطالب

پرحرفي شركت كنندگان

طول مدت جلسه

فقدان اشتراك مساعي
در صد نارضايي

اسلاید 10 :

هيچ وقت به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشتهايد يا اگر موردي براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد.
جلسات سنتي و روتين

اسلاید 11 :

استراوس جلسات را به 4 نوع زير تقسيم ميكنند: (دويل، استراوس: 1375)

اسلاید 12 :

1- جلسه حل مساله
يك جلسه حل مساله زماني خوب جواب ميدهد كه تمايل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد.

اسلاید 13 :

2- جلسه تصميمگيري
جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است و الزاماً تصميمگيري نيست.
درحالي كه در يك جلسه تصميمگيري فشار براي تصميمگيري نهايي است.

اسلاید 14 :

3 - جلسهگزارشدهي واطلاعرساني
هدف مديران از برگزاري چنين جلساتي ، برقراري اعتماد و حصول اطمينان از انجام كارهاست.

اسلاید 15 :

4 - جلسه ارزيابي (بازخور)
اينگونه جلسات ارزشمند است چرا كه هريك از افراد فرصت مشاركت و گوش دادن به نظريات ديگران را دارند.

برخلاف جلسات گزارشدهي، جلسات بازخور بايد سازمانيافته و برنامهريزي شده باشد.

اسلاید 16 :

اطلاعيه جلسه
مشخص نمودن اعضاي جلسه
دعوت نامه جلسه
دستور جلسه
اداره جلسه
نکات مهم در برگزاري جلسه
صورت جلسه
کنترل جلسه
جمع بندي جلسه
مراحل برنامه ريزي و كنترل جلسه

اسلاید 17 :

رعايت موارد قبل از تشكيل جلسه
مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم؟
چه کساني را بايد دعوت کنم؟
چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنم؟
در چه مکاني بايد اين جلسه را برگزار کنم؟

کساني را دعوت کنيد که بايد در جلسه تان باشند.
براي گردهمائي خود فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهيد.
تنها کساني را دعوت کنيد که مي خواهيد شنونده نظراتشان باشيد.

اسلاید 18 :

زمان جلسه
1) وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد.
2) برگزاري جلسه را در تاريخ و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند.
3) از برنامه ريزي براي برگزاري جلسات در روزهاي تعطيل و تعطيلات طولاني، يا در روزهاي اول و آخر هفته اجتناب کنيد.
4) جلسات صبح به مراتب پربارتر از جلسات آخرين ساعات روز است.
5) کار را با تفريح مخلوط نکنيد.

اسلاید 19 :

مکان جلسه
1) مکاني بيابيد که راحت و نزديک باشد.
2) يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد.
3) نسبت به سياست بازي حساس باشيد.
4) هزينه ها را بررسي کنيد.
5) تسهيلات لازم و مناسب را در نظر بگيريد.

اسلاید 20 :

آماده سازي ديگران
تهيه و تأمين اطلاعات لازم:

1- هدف از تشکيل جلسه و موضوع موردبحث را به انها ابلاغ کنيد.
2- اگر قرار است بيش از يک موضوع در جلسه مطرح شود، لازم است قبلاٌ همه انها در دستور جلسه ذکر شود.
3- به انها اطلاع دهيد که چه انتظاري از آنان مي رود.
4- اعلام کنيد که جلسه چه وقت و در کجا برگزار خواهد شدو چه مدت به طول خواهد انجاميد.