پاورپوینت گزارشی از ایجاد اتوماسیون در شهرداری تهران

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 2 :

گزارشی از ایجاد اتوماسیون در شهرداری تهران

اسلاید 3 :

*سيستم اتوماسيون يك پديده جهاني است؛ پديدهاي كه به موازات ناكارآمدي نظام بوركراسي رشد و پيشرفت کرده است. سيستم و شيوهاي كه ميداند نظام اداري گذشته، جوابگوي خواستههاي شهروندان و متقاضيانش نيست و جز اتلاف وقت و ايجاد دردسرهاي روزمره، مانند ترافيك، تخريب محيط زيست انساني و .. فايده ديگري ندارد.
*اتوماسيون بهترين جايگزين براي نظام بوركراسي در شهرداری است. اتوماسيون به حفظ اسناد و از میان برداشتن كاغذ همچنين صرفهجويي در هزينهها و زمان و نيروي انساني و در نهايت به بازدهي بالا در نظام اداري كمك قابل توجهي میکند.
اتوماسيون بهترين جايگزين براي بوركراسي در شهرداریها

اسلاید 4 :

نظام اداری شهرداری تهران تا سال 1384 برخلاف توسعه ساختاری خود همچنان بر حفظ نظام بروکراسی تاکید میورزید تا اینکه با دستور شهردار محترم وقت مکانیزهکردن گردش کار اداری و بالا بردن سرعت و ارتقای کیفیت خدمات در قالب یک طرح جامع در اولویت برنامهها قرارگرفت.
به همین منظور معاونتهای مختلف شهرداری تهران اقداماتی را تحت عنوان برنامهریزی استراتژیک دنبال کردند و با ارائه راهکارهای لازم اما ناکافی چشماندازی را برای تحقق شهرالکترونیک ترسیم کردند اما اجرای آن زمان زیادی را میطلبید که با توجه به تجارب موفق و اثبات شده شهردار محترم در بکارگیری سیستمهای نوین الکترونیکی و نظر به هدفگذاری اولیه، مسئولیت، راهاندازی و مدیریت در اجرای سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات الکترونیکی از حیث راهبری و پیادهسازی در تمام سطوح شهرداری به اداره کل دفترشهردارتهران محول و تکلیف شد.
روند ایجاد و بهرهگیری اتوماسیون در شهرداری تهران

اسلاید 5 :

1- مشکلات سخت افزاری ونرم افزاری
2- عدم هماهنگی بین کاربران وعدم وجود دستورالعمل مشترک
مشکلات اصلی درابتدای راهاندازی اتوماسیون

اسلاید 6 :

با توجه به گسترش حجم فعالیتها و لزوم ارتقاء ، بهرهوری و امنیت پروژه، با تصمیم مدیریت، شورای هماهنگی دبیرخانه متشکل از هسته اصلی،کمیتههای تخصصی و اعضاء ثابت با حکم مدیرکل محترم دفترشهردارتهران در سال 1388تمامی فعالیتها را حول محورهای زیر ساماندهی کردند:
1. راهاندازی اتوماسیون اداری در کل حوزههای شهرداری تهران.
2. ارتقاء سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد هماهنگی مطلوب و ارائه دستورالعمل.
3. تمرکز فعالیت دبیرخانه حول محور دبیرخانه مرکزی و ساماندهی دبیرخانهها و حذف دبیرخانههای جزیرهای و سازماندهی مکاتبات اداری.
4. تلاش در جهت اصلاح و بهبود رفتارهای سازمانی.
تشکیل شورای هماهنگی دبیرخانه

اسلاید 7 :

سیستم اتوماسیون با توجه به گستردگی مجموعه شهرداری تهران و برخورداربودن از 9 معاونت، بیش از20مشاور، 22 منطقه، 123ناحیه، 37 شرکت، 30 اداره کل و 31 سازمان در حال حاضر بالغ بر 47 هزار کاربر در مجموعه را پوشش داده است.

اسلاید 8 :

نمودار سازمانی شورای هماهنگی دبیرخانههای شهرداری تهران

اسلاید 9 :

کمیته نظارت، بازدید و پیگیری
نظارت بر نحوه فعالیت دبیرخانهها، واحدها و تکمیل چک لیستها(بالغ بر 110 بازدید)
2) نمرهدهی به واحدها و برگزاری جلسات با مدیران ارشد و بیان مشکلات مجموعه
3) شناسایی واحدهای فاقد اتوماسیون اداری و شبکه
کمیته منابع انسانی و آموزش
برگزاری کلاسهای آموزشی برای راهبران و کاربران به صورت گروهی و برای مدیران به صورت فردی
کمیته دستورالعمل
نظارت بر نحوه انجام مکاتبات براساس دستورالعمل توسط کمیته دستورالعمل بالغ بر 9 جلسه و ابلاغ اولین دستورالعمل در سال 88 با امضاء شهردار محترم تهران و بازنگری نهایی در سال 91 با برگزاری هشت جلسه و ابلاغ مجدد آن توسط معاونت برنامهریزی، توسعه شهری و امور شورا
اولین و مهمترین مصوبه شورای هماهنگی دبیرخانههای شهرداری تهران

اسلاید 10 :

فضا وتجهیزات.
تکریم ارباب رجوع،چارت وساختار سازمانی.
منابع انسانی مناسب، کافی ومتخصص.
آگاهی از دستورالعمل مکاتبات اداری.
تخصص دراتوماسیون ونرم افزار.
تعامل با سازمان فناوری اطلاعات وارتباطات.
آموزش.
استفاده مدیران از سیستم اتوماسیون اداری.
حذف کاغذ از سیستم.
استفاده به روز ازسیستم اتوماسیون اداری.
تعامل سازمان با بازرسین.
معـیارهـای بـررسی شـده طـبق چـک لـیست

اسلاید 11 :

رتبـهبنـدی منـاطـق

اسلاید 14 :

معایب مشاهده شده طی بازدیدها
معایب دبیرخانه
معایب سازمانی

اسلاید 15 :

معـایب مشـاهده شـده در دبیرخـانه

اسلاید 16 :

معـایب مشـاهده شـده در سـازمان

اسلاید 17 :

بـازخـورد نظـارت دوره ای

اسلاید 18 :

بـازخـورد نظـارت دوره ای

اسلاید 19 :

1- حذف دبیرخانهها جزیرهای و کاهش دبیرخانهها از 478 به 146 دبیرخانه و اصلاح ساختار آنها
2- ساماندهی دبیرخانهها و قرارگرفتن دبیرخانه زیرمجموعه حوزه رییس
3- تعیین چارت و پست و ارتقاء دبیرخانهها و راهبران
4- اخذ ایزو 9001 برای دبیرخانه مرکزی که به هفت واحد 1- ارتباطات مردمی 2- پذیرش 3- پردازش 5.نگارش 5- صدور وتفکیک 6- بایگانی 7- توزیع نامه ها
5- فعال شدن 47 هزار كاربر سيستم اتوماسيون
6- برقراري ارتباط سيستم اتوماسيون اداري با سيستم شهرسازي به منظور يكپارچهسازي امضاي الكترونيكي در صدور پروانه و گواهيهای مربوطه
7- برقراری ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با سیستم منابع انسانی برای ساماندهی پروندههای پرسنل
8- ایجاد سامانه اینترنتی مکاتبات مردمی از ابتدای سال 90 بالغ بر 9هزار مکاتبه صورت گرفته است
9- حذف كامل ارسال و مراسلات نامه كاغذي في ما بين مراكز استفادهکننده از سيستم اتوماسيون در سطح كل شهرداري تهران (به استثناء نامه های مالی و حقوقی)
گامهای طی شده برای استقرار اتوماسیون در نظام اداری شهرداری تهران و بومیسازی آن:

اسلاید 20 :

10- راهاندازی ECE
11-ايجاد روشهاي نوين، صحيح و استاندارد گردش امور در سازمان و پيگيري بهبود مستمر آنها.
12- افزايش سرعت و دقت در پاسخگويي به مراجعان و صرفهجويي در زمان آنها.
13- حذف 50 درصدی بودجه لوازم تحریر واحدها و هزینه نمودن آن جهت ارتقاء رایانهها
14-تشکیل کمیته رسیدگی به مشکلات اتوماسیون اداری و برگزاری 26 جلسه رسیدگی به صورت هفتهای در یک منطقه و پاسخگویی به سئوالات و مشکلات احتمالی
15- حذف عناوین و کارتابلهای متعدد برای یک شخص
16- بازدید بالغ بر 10 وزارتخانه و ادارات دولتی از دبیرخانه مرکزی و اتوماسیون شهرداری تهران در جهت تبادل اطلاعات
مانند: سازمان میراث فرهنگی و گردشگری - وزارت دادگستری - دفتر عمومی حفاظت اطلاعات فرماندهی کل قوا - مرکز فناوری ریاست جمهوری - نیروی انتظامی(ناجا) - وزارت نیرو - سازمان محیط زیست - وزارت آموزش و پرورش-بنیاد ریاست جمهوری - نهاد ریاست جمهوری